مجموعه نرم افزاری آفیس شامل برنامه هایی است که در بیشتر رایانه های جهان وجود دارند؛ اعضای این خانواده برای اموری مانند تایپ کردن، ایجاد و ویرایش اسناد، انجام محاسبات ریاضی، ارائه و سخنرانی، مدیریت پایگاه های داده و ارسال و دریافت اطلاعات از ایمیل و ده ها عمل دیگر استفاده می شوند. به عبارت دیگر، مایکروسافت آفیس، بسته نرم افزاری کاربردی است که تمام سیستم های کامپیوتری و حتی سیستم عامل های گوشی های همراه را تسخیر کرده است.
پس از نصب مجموعه نرم افزاری آفیس بر روی رایانه خود، با چند برنامه مواجه خواهید شد که هر کدام کارایی متفاوتی دارند. در ادامه با ما همراه باشید تا به بررسی برخی از نرم افزارهای این بسته بپردازیم.
یکی از محبوب ترین و پر کاربردترین نرم افزارهای آفیس، مایکروسافت ورد است، این برنامه بیشتر برای ایجاد و ویرایش متون استفاده می شود و شما با این برنامه می توانید نامه، مقاله، متن کوتاه یا بلند، گزارش و یا هر فایل متنی دیگری را ایجاد کنید؛ به طور کلی برای خلق و ویرایش هر نوع فایل متنی می توانید بر روی Microsoft Word حساب باز کنید.
مایکروسافت اکسل برای ایجاد جداول مختلف و مدیریت آن ها استفاده می شود. با این برنامه می توانید جدول های اطلاعاتی ایجاد کرده و از آن اه برای رسم نمودارهای دقیق و گرافیکی استفاده کنید. بر روی جداول خود محاسبات عددی انجام دهید و یا از توابع پیش فرض اکسل استفاده کنید و مقادیر موجود در جداول را با هم مقایسه کرده یا آن ها را مرتب کنید.
با توجه به گستردگی ابزارهای گنجانده شده در این نرم افزار، می توان از آن در تمام حوزه های کاری که به نوعی با دسته بندی و تحلیل داده ها، بانک های اطلاعاتی یا گزارش گیری سر و کار دارند، استفاده نمود.
یکی از معروف ترین نرم افزارهای مایکروسافت در داخل ایران، مایکروسافت پاورپوینت است؛ این برنامه نرم افزاری جامع و کامل برای ارائه محتوا و ایجاد اسلایدهای متنی و گرافیکی می باشد. شما می توانید چکیده ای از مطلب خود را در قالب انیمیشن و افکت های گرافیکی جذاب پاورپوینت تنها با یک کلیک ارائه دهید. پاورپوینت به طور قطع دستیار بسیار خوبی در کنفرانس و سخنرانی های شما خواهد بود.
مایکروسافت اکسس، یک برنامه مدیریت پایگاه داده بر روی سیستم عامل ویندوز است؛ در واقع این نرم افزار یک بانک اطلاعاتی به صورت فرم یا گزارش ایجاد کرده و آن را مدیریت می کند. شما می توانید داده های مورد نیازتان را در اکسس ذخیره کرده و آن ها را ویرایش کنید. تفاوت اکسس و اکسل در این است که مایکروسافت اکسس اطلاعات را به صورت ساده و قابل فهم ذخیره می کند؛ اما در اکسل شما داده ها را ذخیره کرده و بر روی آن ها محاسباتی انجام می دهید.
مایکروسافت پروجکت، همانطور که از نام آن مشخص است، یک نرم افزار مدیریت پروژه است که در آن می توانید بر روی توسعه طرح ها، مراحل پیشرفت هر پروژه و طرح، مواد و منابع مورد نیاز، بودجه و هزینه های مصرفی و در نهایت بازدهی پروژه ها کار کرد. این نرم افزار برای کاربران خاص مانند مدیران پروژه بسیار کاربردی می باشد.
این مجموعه شامل نرم افزارهای دیگری مانند Outlook, OneNote, Publisher و غیره است که دارای کاربردهای محدودتری است.
امروزه تمام کارهای اداری و غیر اداری با کامپیوتر و ابزارهای ابتدایی آن انجام می شود. یادگیری این ابزارها برای تمام افراد واجب است. سازمان جهانی یونسکو در اواخر قرن بیستم در تعریف سواد می گوید:
افرادی که علاوه بر توانایی خواندن و نوشتن، مهارت استفاده از کامپیوتر و صحبت و درک مطلب زبان خارجی را داشته باشند باسواد می گویند.
در واقع حتی اگر شما مدرک دانشگاهی داشته باشید اما به کامپیوتر و زبان خارجی مسلط نباشید، بی سواد محسوب خواهید شد!
