احتمالاً با واژه ” داشبورد مدیریتی ” آشنایی دارید، حتی اگر تا الان با این کلمه برخورد نکرده‌اید باز هم لفظ داشبورد به‌تنهایی چیزی را در ذهن شما تداعی می‌کند.
استفاده از مثال داشبورد ماشین برای رساندن مفهوم داشبورد هوش تجاری شاید بیش از اندازه کلیشه‌ای و تکراری باشد؛ اما هنوز هم بهترین و سرراست‌ترین راه برای توضیح این مطلب است. ما را برای استفاده از این مثال تکراری عفو کنید؛ اما به همین یک مورد بسنده نکرده‌ایم.
در این مقاله سعی کرده‌ایم به طور مفصل درباره انواع داشبورد، داشبورد مدیریتی، کاربرد و تفاوت داشبورد هوش تجاری با سایر نرم‌افزارها صحبت کنیم. با دیکام همراه باشید.
زمانی که درباره هوش تجاری با مخاطبمان صحبت می‌کنیم گاهی با این سؤال مواجه می‌شویم ” منظورتان همان داشبورد مدیریتی است؟ ” خیر این دو معادل و هم‌معنای هم نیستند و داشبورد هوش تجاری لازم نیست حتماً برای مدیران ساخته شود.
داشبورد یک ابزار مدیریت اطلاعات است که برای رصد کردن، تحلیل و نمایش شاخص‌های عملکرد یک کسب‌وکار (KPI,PI, Metrics…) استفاده می‌شود. داشبورد مجموعه‌ای از نمودارها و جداول است که اطلاعات مرتبط با هم را برای یک کاربر خاص نمایش می‌دهد.
بیاید به مثال آشنای داشبورد خودرو برگردیم! داشبورد ماشین چیست؟ تعدادی عقربه و نشانه که کنار هم قرار گرفته‌اند. هرکدام از عقربه‌ها اطلاعات خاصی را نمایش می‌دهند
داخل یک خودروی در حال حرکت ده‌ها اتفاق و فعالیت متفاوت در حال رخ‌دادن است. صدها قطعه مکانیکی و الکترونیکی با هم کار می‌کنند و روی عملکرد کلی خودرو تأثیر می‌گذارند. یعنی حجم زیادی از داده در هر لحظه تولید می‌شود.اما راننده خودرو لازم نیست از تمام این اتفاقات مطلع باشد. سرعت انجام امور، تعداد و میزان اهمیت آنها به‌گونه‌ای است که یک نفر نمی‌تواند (و نباید) به همه آنها توجه کند.
داشبورد اینجا به کمک ما می‌آید، اطلاعات مهم را جمع‌بندی می‌کند و به‌صورت تصویری به ما نشان می‌دهد. آنچه داشبورد نمایش می‌دهد شاخص‌های مهمی هستند که نحوه عملکرد و سلامت سیستم را نشان می‌دهد. در مثال بالا این داده‌ها عبارت هستند از دور موتور، سرعت خودرو، میزان سوخت باقی‌مانده و غیره …
? چه شاخص‌هایی برای بررسی عملکرد و یا سلامت یک شرکت می‌توانیم نام ببریم؟
اگر مثال کلیشه‌ای بالا برای شما جالب نبود مثال زیر برای شما است.
یک پازل را تصور کنید! پازل‌ها از قطعات زیادی تشکیل شده‌اند وقتی قطعات به‌درستی در کنار هم قرار می‌گیرند یک تصویر کلی و زیبا را شکل می‌دهند. شما وقتی تصویر اصلی را می‌بینید که همه قطعات کنار هم قرار گرفته باشند.
داشبورد یک پازل تکمیل شده است. هر قسمت از آن می‌تواند بخشی از تصویر کلی را بیان کند؛ اما تمام قطعات آن در کنار یکدیگر یک نمای شفاف از فعالیت یک کسب‌وکار را نشان می‌دهد.
وقتی گزارش‌های حسابداری مالی و … را داریم اصلاً چه نیازی به داشبورد اطلاعاتی است؟ اگر دلایل زیر شما را قانع نکرد به خواندن ادامه بدهید.
انتقال اطلاعات و مفاهیم از طریق داشبورد سریع‌تر و راحت‌تر انجام می‌شود. تصویرسازی اطلاعات روش مؤثرتری نسبت به جدول‌های گزارش است.
گزارش‌های متنی معمولاً درباره یک شاخص و معیار خاص هستند. مثلاً گزارش درآمد ماهیانه درباره میزان و جزئیات درآمد در ماه گذشته است این در حالی است که داشبوردها می‌توانند چندین معیار مختلف را در خود جا بدهند. یک داشبورد اصولاً از مجموعه‌ای از شاخص‌های مرتبط تشکیل شده است
معمولاً گزارش‌گیری به‌صورت دوره‌ای و در زمان‌های خاصی صورت می‌گیرد و داده‌های آن تاریخ‌گذشته هستند. دریافت و بروز رسانی اطلاعات جدید در هوش تجاری به‌صورت اتوماتیک انجام می‌شود و یک داشبورد می‌تواند به‌سرعت و حتی در دقیقه اطلاعات خود را به‌روز کند.
گزارش‌گیری از اطلاعات داخل یک سازمان می‌تواند (بسته به نوع اطلاعات و نرم‌افزار گزارش‌گیری) امری وقت‌گیر و حتی پیچیده باشد. در مقابل داشبوردها مشکل عملکرد و تأخیر را به حداقل می‌رسانند.
داشبوردها قابلیت شخصی‌سازی به نسبت نیاز کاربر را دارند. یعنی می‌توان برای استفاده در هر سطحی از سازمان از مدیریت تا پرسنل (باتوجه‌به سطح دسترسی) داشبوردهایی را طراحی کرد که پاسخگوی نیاز آن کاربران باشد
معمولاً خروجی گرفتن از اطلاعات یک گزارش با چاپ صفحات آن روی کاغذ انجام می‌شود. در یک سیستم هوش تجاری می‌توان اطلاعات داشبورد را به اشتراک گذاشت و یا برای استفاده در جلسات با فرمت‌های مختلف (Excel,PDF,PNG,Doc) از اطلاعات خروجی گرفت.
ممکن است تصور کنید که گزارش‌های متنی حاوی اطلاعات بیشتری هستند؛ اما داشبوردها اطلاعات را به‌صورت تصویری نشان می‌دهند و مقدار داده‌هایی که استفاده می‌کنند به‌مراتب بیشتر از یک گزارش است؛ بنابراین اگر با حجم زیادی از داده سروکار دارید معقول‌تر است که از داشبورد استفاده کنید؛ چون نمایش و درک آنها را راحت‌تر می‌کند.
نرم‌افزارهای هوش تجاری که داشبوردها توسط آنها طراحی و ساخته می‌شوند امکانات زیادی را برای استفاده هوشمند از داده‌ها فراهم می‌کنند. این امر در کنار تحلیل داده و یادگیری ماشین توانایی‌هایی را برای استفاده‌کنندگان ایجاد می‌کند که در گزارش‌گیری سنتی به‌هیچ‌وجه ممکن نیست.
داشبورد هوش تجاری معمولاً برای یک مخاطب خاص ساخته می‌شود. یعنی هر داشبورد برای یک کاربر مخصوص ساخته می‌شود. (اگر چندین نفر از یک داشبورد اطلاعات استفاده می‌کنند احتمالاً یک جای کار ایراد دارد) در مثال اول ما این مخاطب راننده خودرو بود که با یک نگاه اطلاعات لازم را می‌بیند و می‌تواند حواس خودش را معطوف به مسئله مهم‌تر یعنی جاده و رسیدن به مقصد کند.
اما مخاطب داشبورد در هوش تجاری ممکن است در هرجایی از شرکت باشد از مدیران ارشد یک سازمان تا کارکنان در پائین‌ترین سطوح سازمانی امکان استفاده از داشبورد هوش تجاری را دارند. در واقع نوع داشبورد را علاوه بر نوع نیاز، مخاطب آن تعیین می‌کند. چند نوع داشبورد داریم؟
اگر با نرم‌افزارهای عملیاتی مثل حسابداری یا CRM سروکار دارید قطعاً با داشبوردهای استاتیک برخورد کرده‌اید. یک داشبورد استاتیک همواره اطلاعات مشخصی را به یک‌شکل ثابت برای تمام مخاطب‌ها نمایش می‌دهد و امکان تغییر در شاخص‌ها و ابعاد داده آن وجود ندارند.
در واقع داشبورد استاتیک مصداق این جمله است ” همینه که هست” ، اگر قرار باشد تغییری در آن اتفاق بیفتد (مثلاً نمودار جدید اضافه شود) باید توسط توسعه‌دهنده نرم‌افزار انجام شود. داشبورد داینامیک نرم‌افزارهای هوش تجاری نقطه مقابل این موضوع است.
داشبورد داینامیک می‌تواند بر اساس نیاز هر کاربر شخصی‌سازی شود. به عبارتی کاربران داشبورد را بر اساس نیاز خود می‌سازند تا آنچه را که می‌خواهند ببینند نه آنچه برای آنها از قبل تعیین شده است.
البته این تنها مزیت داشبورد داینامیک نسبت به استاتیک نیست. باز هم مثال خودرو را به‌خاطر بیاورید (نمونه یک داشبورد استاتیک) حال تصور کنید داشبورد خودرو به شما می‌گفت دیروز با چه سرعتی رانندگی کرده‌اید، یا خودرو همسایه شما با چه سرعتی حرکت می‌کند!
داشبوردهای داینامیک امکان کنترل، جستجو و کاوش درداده را به ما می‌دهند بدون اینکه نیاز به ساخت چندین داشبورد استاتیک برای انجام همان کار را داشته باشیم. تعاملی بودن نمودارها در یک داشبورد این امکان را برای ما فراهم می‌کند
کاربر داشبورد در هوش تجاری با دنبال‌کردن، تحلیل، رصد و نمایش شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌تواند با داده‌ها تعامل داشته باشد. به زبان ساده داشبورد تعاملی چیزی بسیار بیشتر از نمایش صرف اطلاعات را در اختیار ما قرار می‌دهد.
داشبورد تعاملی فیلترکردن و جستجو داخل داده‌ها را ممکن می‌کند. برای مثال کاربر می‌تواند اطلاعات مالی و اجرایی را در کنار یکدیگر داشته باشد تا رابطه بین یک فعالیت اجرایی با بعد مالی آن را ببینید. تصویر زیر به‌صورت ساده تعاملی بودن یک داشبورد را توضیح می‌دهد.
در این تصویر سه جزء داریم پراکندگی فروش روی نقشه، نمودار میله‌ای فروش بر اساس گروه‌های کالایی و نمودار دایره‌ای درصد فروش برای روش‌های فروش، انتخاب هر قسمت از اجزای این نمودارها باعث می‌شود اطلاعات سایر نمودارها بر اساس قسمت انتخاب شده فیلتر و مرتب شود.
این امر به کاربر اجازه می‌دهد تا داخل داده‌ها کاوش کند و ارتباط داده‌های مختلف را با یکدیگر ببیند.
حال که درباره داشبورد داینامیک و تعاملی بودن نمودارها در هوش تجاری صحبت کردیم به سراغ انواع داشبورد ازنقطه‌نظر مخاطب و کاربرد آن در شرکت‌ها می‌رویم.
به‌طورکلی داشبوردهای هوش تجاری سه نوع اصلی دارند
همین‌الان که پشت میز خود نشسته‌اید چه اتفاقی دارد در سازمان یا شرکت شما می‌افتد، کارها چطور پیش می‌روند؟ برای رسیدن به جواب باید منتظر گزارش روزانه یا هفتگی بمانید؟
داشبورد عملیاتی به این سؤال مهم پاسخ می‌دهد ” چه اتفاقی دارد می‌افتد”. داده در این نوع داشبورد به‌صورت لحظه‌ای به‌روزرسانی می‌شود تا آخرین اطلاعات را به کاربر نمایش دهد.
چه اطلاعاتی را با این داشبوردها نمایش می‌دهند؟ داده‌های مربوط با فعالیت‌های روزانه یا فرایند‌هایی که به‌صورت مداوم اتفاق می‌افتند. برای مثال:
? چه مثال‌های دیگری به ذهن شما می‌رسد؟
این نوع از داشبورد کارکرد مهمی برای مدیران ارشد و عامل دارد و واژه “داشبورد مدیریتی” در واقع از همین‌جا آمده است. داشبورد استراتژیک شاخص‌های کلیدی عملکرد یک شرکت (KPI) را نمایش می‌دهند.
بازه زمانی به‌روزرسانی داده در این داشبوردها بسیار طولانی‌تر از داشبوردهای عملیاتی است و دفعات استفاده از آن برای یک مدیر معمولاً بیش از یک‌بار در روز نیست.
? شاخص‌های کلیدی معمولاً در بازه‌های زمانی ماهانه یا سه‌ماهه نمایش داده می‌شوند. چه شاخص‌هایی را می‌توان استفاده کرد؟
بسیاری از شاخص‌های مهم مالی که بیانگر عملکرد شرکت هستند را می‌توان در داشبورد استراتژیک نمایش داد (مثلاً درآمد کل قبل از کسر هزینه‌ها)
وقتی از داشبورد تحلیلی صحبت می‌کنیم معمولاً با حجم بسیار زیادی از داده روبرو هستیم. تصویرسازی این داده‌ها کمک فوق‌العاده‌ای به درک چیزهایی که اتفاق افتاده‌اند می‌کند. اما استفاده داخل یک داشبورد امکانات بیشتری هم به ما می‌دهد.
می‌توانیم روند یک اتفاق را در طول زمان بررسی کنیم، ارتباط آن را با اتفاقات مرتبط ببینیم، داخل داده‌ها جستجو کنیم و بر اساس اتفاقاتی که قبلاً رخ‌داده است آینده را پیش‌بینی و برای آن هدف‌گذاری کنیم.
داشبورد تحلیلی به درد چه کسانی می‌خورد؟ درگذشته دانشمندان علوم داده بیشترین استفاده را از این داشبوردها داشتند؛ اما به لطف نرم‌افزارهای هوش تجاری (مثل دیکام) مدیران و پرسنل یک شرکت هم می‌توانند این نوع داشبورد را بسازند و استفاده کنند.
یک مثال از اطلاعاتی که می‌توان در داشبورد تحلیلی نمایش داد، روندهای فروش و پراکندگی آن بر اساس موقعیت جغرافیایی، میزان ریالی، دسته‌بندی مشتری و … است.
جدول زیر کمک می‌کند تا نوع داشبوردی که مناسب شماست را پیدا کنید. سؤالات ستون اول مشخص می‌کند چرا به داشبورد نیاز داریم، طراحی، خصوصیات و آموزش موردنیاز بر اساس مخاطب داشبورد باید صورت می‌پذیرید، شاخص‌هایی که مورداستفاده قرار می‌گیرند به پرکردن شکاف‌های عملکردی کمک می‌کنند و هدف نهایی که به کمک داشبورد به سمت آن حرکت می‌کنیم.
ابزارهای زیادی برای ساخت داشبورد وجود دارد؛ اما نرم‌افزارهای هوش تجاری مدرن (مثل استودیو دیکام) این امکان را فراهم می‌کنند که هر سه نوع اصلی داشبورد را باتوجه‌به نیاز خود ترکیب کنید تا به بهترین نتیجه ممکن برسید.
در ادامه درباره نکات مهم ساخت داشبورد صحبت می‌کنیم.
اگر از نرم‌افزارهای هوش تجاری برای ساخت داشبورد استفاده می‌کنید حتماً موارد زیر را در نظر داشته باشید
داشبورد یک ابزار برای انتقال اطلاعات است و یک داشبورد خوب باید پیام خود را شفاف و سریع منتقل کند. به همین دلیل شناخت مخاطب قبل از ساخت داشبورد مهم است. مثال داشبورد خودرو را به یاد بیاورید! داشبورد برای راننده ساخته شده بود تا در کاری که انجام می‌دهد به او کمک کند.
چه کسی قرار است از داشبورد استفاده کند؟ پاسخ به این سؤال نوع داشبورد، اطلاعات آن و نحوه نمایش آن (مانیتور، تبلت، موبایل) را مشخص می‌کند.
چه مشکلی را می‌خواهیم حل کنیم؟ این اولین سؤالی است که قبل از ساختن یک داشبورد باید پرسید. داشبورد شاخص‌ها و اطلاعاتی را که نیاز داریم به ما نشان می‌دهد اگر مشکلات و نقاطی که نیاز به شفاف‌شدن دارند را بشناسیم و شاخص‌های مربوط به آنها را پیدا کنیم بخش بزرگی از مسیر را پیموده‌ایم
بعد از اینکه مخاطب داشبورد مشخص شد پیش‌زمینه و ترجیح او را در نظر بگیرید. برای مثال مدیران عامل احتمالاً ترجیح می‌دهند داشبوردی داشته باشند که از تصویرسازی ساده استفاده کرده و اطلاعات را به‌سرعت منتقل کند؛ اما یک تحلیلگر کسب‌وکار ممکن است به تصویرسازی و نمودارهای پیچیده‌تر برای پیداکردن الگو در داده‌ها نیاز داشته باشد.
پس از ساختن داشبورد از کاربرهای آن بازخورد بگیرید. اصلاحاتی که بر اساس نظرسنجی از کاربران روی داشبوردها انجام می‌شود به تعامل بیشتر کاربران و مؤثر واقع‌شدن هوش تجاری در سازمان کمک می‌کند.
منبع : داشبورد هوش تجاری چیست؟
