یکی از عمده‌ترین چالش‌هایی که برگزارکنندگان همایش همواره با آن مواجه‌اند، بودجه‌بندی درست است. بخش بزرگی از مشکلات مالی، به مراحل اولیه‌ی تنظیم بودجه و ایجاد لیست هزینه های برگزاری رویداد برمی‌گردد. بنابراین رسیدن به کامل‌ترین لیست ممکن و پیش‌بینی درست هزینه‌ها، می‌تواند مانع بسیاری از مشکلات بعدی باشد. با ما هم‌راه باشید تا تمام هزینه‌های یک همایش را لیست کنیم.
هزینه‌های مربوط به روز برگزاری، معمولا بزرگ‌ترین بخش از هزینه‌های همایش را تشکیل می‌دهند اما در عین حال پیش‌بینی آن‌ها هم آسان‌تر است. هزینه‌ای که مستقیما باید به سالن همایش بپردازید، هزینه‌ی پذیرایی از شرکت‌کنندگان، هزینه‌ی اجاره‌ی ابزارهای مورد نیاز و هزینه‌ی اقلام تبلیغاتی از جمله هزینه‌های مربوط به روز برگزاری محسوب می‌شوند. و برای پیش‌بینی موارد این‌چنینی می‌توانید به راحتی نرخ خدمات را از ارائه‌دهنگان آن‌ها سوال کنید.
نکته‌ای که در این بخش نباید از خاطر ببرید این است که بخشی از این هزینه‌ها به تعداد شرکت‌کنندگان و میزان موفقیت شما در فروش بلیت همایش بستگی دارند. و به همین خاطر ممکن است -نسبت به پیش‌بینی اولیه- دچار تغییر شوند. طبیعتا هزینه‌ی پذیرایی از ۲۰ نفر با هزینه‌ی پذیرایی از ۲۰۰ نفر برابر نخواهد بود.
حتی اگر قرار باشد بهترین همایش سال را برگزار کنید، بدون داشتن یک استراتژی بازاریابی خوب و تبلیغات درست نخواهید توانست به اهداف‌تان دست پیدا کنید. کار با افراد متخصص در این حوزه‌ها (مثل طراحان، تولیدکنندگان محتوا، آژانس‌های تبلیغاتی، بازاریابان دیجیتال و…) هزینه دارد. علاوه بر این، مجبورید برای انجام تبلیغات پربازده هزینه کنید. فروش بلیت و مدیریت ثبت‌نام شرکت‌کنندگان هم -چه آنلاین باشد و چه آفلاین- شامل هزینه خواهد بود.
همان‌طور که گفتیم، انجام این هزینه‌ها برای موفقیت و ساخت برند همایش ضروری هستند. پس برای حذف‌شان تلاش نکنید.
هیچ‌کس نمی‌تواند یک رقم مشخص برای هزینه‌های اضطراری همه‌ی همایش‌ها مشخص کند. برخی برگزارکنندگان باتجربه ۵ تا ۱۰ درصد از کل بودجه را به عنوان مبلغ هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده در نظر می‌گیرند تا بتوانند در مواقع اضطراری عمل‌کرد مناسبی داشته باشند. برخی دیگر، با توجه به تجربه‌ی شخصی خودشان یک رقم ثابت را برای هزینه‌های اضطراری در نظر می‌گیرند.
البته میزان بزرگی این رقم با میزان بزرگی همایش هم رابطه‌ی مستقیم دارد. چون در این موارد، یک اشتباه ساده‌ی محاسباتی در لیست هزینه‌های برگزاری همایش می‌تواند هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده‌ی زیادی به هم‌راه داشته باشد؛ به خصوص وقتی درمورد هزینه‌هایی باشد که به ازای هر شرکت‌کننده به آن‌ها افزوده می‌شود. (مثل هزینه‌ی پذیرایی)
کم‌تر همایشی پیدا می‌شود که بودجه‌ی نامحدود داشته باشد. و دقیقا موقع تلاش برای بودجه‌بندی در چارچوب‌های از پیش تعیین‌شده است که یک برگزارکننده‌ی باتجربه خودش را متمایز می‌کند. اگر قرار است همایش بزرگ و مهمی برگزار کنید و بودجه‌ی محدودی دارید، استفاده از یک شرکت برگزاری همایش را به عنوان یک هزینه‌ی اضافه در نظر نگیرید. یک برگزارکننده‌ی خوب می‌تواند -با استفاده از قدرت مذاکره و روابط حرفه‌ای‌اش در صنعت رویداد- جای‌گزین‌های کم‌هزینه‌تری برای موارد لیست شما پیدا کند و با در نظر گرفتن نیازهای واقعی‌تان، از هزینه‌های اضافی به شدت بکاهد.
با توجه به توضیحات بالا، مواردی که می‌توانند لیست هزینه‌های شما را تشکیل دهند در ادامه آمده‌اند. با توجه به نوع همایشی که برگزار می‌کنید، ممکن است بخواهید برخی موارد را حذف کنید و برخی دیگر را با جزئیات بیش‌تری لیست کنید.
توجه داشته باشید که تهیه‌ی لیست هزینه‌های برگزاری همایش برای بالانس کردن مجموع آن‌ها با مجموع بودجه‌ی همایش است. پس فقط مبالغی که باید خرج شوند را حساب نکنید. مبالغ ورودی را هم پیش‌بینی کنید. این مبالغ ورودی می‌توانند شامل بودجه‌ی اولیه‌ی سازمانی، مجموع فروش بلیت و مبالغ دریافتی از حامیان مالی باشند.
اگر همایش را به قصد سود مالی برگزار می‌کنید، میزان سود مورد نظرتان را هم در نظر بگیرید و بعد لیست هزینه‌ها و مبلغ بلیت برای شرکت‌کنندگان را نهایی کنید. ممکن است بخواهید برای جذب حامیان مالی بیش‌تر هم تلاش کنید تا بتوانید همایش را به همان صورت برگزار کنید که واقعا می‌خواهید. تمام فرآیند بودجه‌بندی را به شکل مکتوب (مثلا در نرم‌افزار اکسل) انجام دهید.
نظر شما چیست؟ فکر می‌کنید موردی را جا انداخته‌ایم یا لیست‌مان کامل است؟ حتما در کامنت‌ها از تجربه‌ی شخصی‌تان در فرآیند برگزاری همایش‌های مختلف بنویسید.
اگر سوالی درمورد تدوین بودجه‌ی همایش دارید یا می‌خواهید در این فرآیند کمک‌تان کنیم، با ما تماس بگیرید.
