چند دلیلی که نباید یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری را با اکسل مقایسه کنیم.
شاید از خود بپرسید چه دلیلی برای استفاده از یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری است.
حضور شما باید عرض کنم که نرم‌افزار اتوماسیون اداری صرفاً فقط ثبت‌نام را انجام نمی‌دهد بله اگر شما بخواهید فقط نامه‌های ارسالی و دریافتی را ثبت کنید شاید بتوان گفت که فایل اکسل هم کار شما را راه بیندازد اما اجازه بدید، مقداری جلوتر برویم و چند دلیل را ذکر کنم که اکسل از پس این کار برنمی‌آید.
تصور کنید که شرکت شما درحال حاضر هزار نامه ثبت کرده است.
یکی در شیت نامه‌های دریافتی و دومی در شیت نامه‌های ارسالی .
خوب اولین مشکل اینست که چند کاربر به‌صورت هم‌زمان بخواهند فایل اکسل را مشاهده کنند .
اگر مسئول دبیرخانه درحال نوشتن در فایل اکسل باشد مدیریت شرکت چطور می تواند فایل اکسل را باز کند و ببیند و بر روی آن تغییرات موردنظر را اعمال نماید آیا به‌نظر شما برای شرکتی که ده‌‌ها نفر پرسنل دارد استفاده از فایل اکسل مناسب است؟
مشکل چند کاربری به شیوه‌های دیگر دیگری هم در این سیستم نمود پیدا می کند.
تصور کنید در شرکتی هستید که از واحدهای مختلف نام های گوناگونی برای ارسال آماده می شود آیا تمام نامه‌ها باید توسط مسئول دبیرخانه تایپ شوند؟
در اتوماسیون اداری آهارسافت کلیه پرسنل برحسب دسترسی‌ای که به آن‌ها داده می‌شود بتوانند نامه‌های خود را ثبت کنند و درنهایت به مسئول دبیرخانه بفرستند و ایشان کارهای ارسال و فکس نامه را انجام دهند؟
هرج و مرج
پس مشکل دوم در اکسل که درواقع مرتبط با مشکل اول است همین موضوع چند کاربری است.
کاربران به‌صورت هم‌زمان نمی‌توانند نامه‌ها را ارسال نامه‌ها را ثبت و ارسال نمایند .
شاید با خود بگویید کاربرانی که نامه‌هایی برای ارسال دارند نامه‌های خود را تایید می نمایند و آن‌ها را به مسئول دبیرخانه ارسال می‌کنند اما اجازه دهید کمی فراتر رویم و از تجربه شخصی‌ام بگویم کار ثبت‌نام کار راحتی نیست.
حتی اگر این کار هم توسط مسئول دبیرخانه با دقت انجام شود بازهم وقت زیادی هدر شده است .
اظهار نظر روی نامه ها
حالا بپردازیم به مشکل سوم در استفاده از فایل اکسل.
فرض کنید نامه‌ای را ثبت کردید چطور مدیریت از این نامه مطلع شود اصلاً اگر واحد مالی یا بازرگانی نامه‌ای را ثبت کردند و برای شما ارسال کرده‌اند و ویرایش کاراکتری هم توسط مسئول دبیرخانه انجام شد، آنگاه چطور مدیریت از ارسال این نامه مطلع شود و آیا اصلاً این نامه برای ارسال مورد تایید می‌باشد؟
پس کم‌کم فضای ذهنتان آماده شد درمورد چه چیزی می‌خواهم صحبت کنم.
مشکلی که فایل اکسل به‌هیچ‌وجه از پس آن برنمی‌آید بحث مکاتبات روی نامه است. صحبت‌هایی که روی یک نامه انجام می شود یا ارجاعاتی که به اشخاص دیگر انجام می شود.
تصور کنید واحد مالی نامه‌ای را برای ارسال صورت وضعیت آماده کرده است آیا بخش فنی از ارسال این نامه اطلاع دارد آیا محتوای نامه درست نوشته شده است آیا مدیریت از ارسال این نامه اطلاع دارند؟
نرم‌افزار اتوماسیون اداری آهارسافت به شما امکان گردش نامه‌ها را میدهد.
نامه‌هایی که توسط مسئول دبیرخانه به افراد مطلع ارسال می‌گردند و پس از آنکه مورد تأیید داده شدند برای ارسال آماده می شوند مکاتبات داخل سازمانی عضو مهمی از اتوماسیون اداری است.
اتوماسیون اداری این مکاتبات را باید به بهترین شیوه انجام دهد.
کارتابل دبیرخانه و کارتابل ارجاعات
در مشکل چهارم کمی عمیق می‌شویم و به شما مورد بسیار جالبی را متذکر می شوم.
تصور کنید نامه‌ای به کارتابل شما آمده است لطفاً کار های تکمیلی را انجام دهید.
برداشت شما از جمله فوق چیست کارهایی تکمیلی چه و چه هستند و چه زمان طول می‌کشد؟
آیا باید تا انتهای این که اینکار را انجام می دهید نامه در کارتابل شما باشد؟
خیر نیازی نیست با سیستم ارجاعات نرم‌افزار اتوماسیون اداری آهارسافت شما می توانید نامه‌های خود را به وظایف تبدیل کنید.
وظایف در کارتابل افراد مختلف قرار می‌گیرند و روی آن‌ها اقدامات متناسب با هر وظیفه انجام می‌شود و گزارشاتی ارائه می‌شوند و درنهایت توسط شخصی که وظیفه را برای شما ارسال نمود بایگانی می شوند .
ویژگی های سامانه یکپارچه آهارسافت
. اتوماسیون اداری و دبیرخانه
. سیستم فرآیند ساز و فرم ساز - BPMS
. سیستم مدیریت تردد پرسنل
. سیستم حقوق و دستمزد
. سیستم مدیریت خرید
. سیستم کارتابل وظایف شخصی
. تحت وب
. بسیار سریع
. اطلاع رسانی بلادرنگ
. امکان تجمیع تمام موارد فوق الذکر در یک محیط نرم افزاری
