«اهداف ما فقط از طریق وسیله یک برنامه قابل دستیابی است. هیچ مسیر دیگری برای موفقیت وجود ندارد.» - پابلو پیکاسو
برگرفته از نوشته Sandeep Kashyap
این دانش عمومی است که پروژه ها از وظایف / وظایف فرعی تشکیل شده اند که هر کدام اهمیت خاص خود را در تکمیل موفقیت آمیز پروژه دارند. اکنون تنها راز تکمیل موفقیت آمیز یک پروژه، مدیریت وظایف مرتبط با آن با حداکثر کارایی است. و استراتژی‌های مدیریت وظیفه به مدیر پروژه کمک می‌کند تا همه اینها را با موفقیت به دست آورد.
به عبارت ساده، اگر استراتژی های مناسبی برای مدیریت تیم و وظایف آن نداشته باشید، نمی توانید به عنوان مدیر پروژه موفق شوید. این بدان معناست که شما باید مهارت های سازمانی خود را وارد بازی کنید. در حین کار بر روی یک پروژه، باید تمام وظایف را شناسایی کنید، مدت آنها را مشخص کنید و تمام تلاش خود را برای جلوگیری از عقب افتادن آنها از برنامه به کار بگیرید. به هر حال، به عنوان مدیر پروژه، شما مسئول حفظ پروژه ها و تیم ها در مسیر هستید، به خصوص زمانی که فشار در اوج خود است.
1. نقش همه را مشخص کنید
قبل از شروع کار با تخصیص و مدیریت، باید نقش ها و مسئولیت های هر فرد را در پروژه به وضوح مشخص کنید. برای همه افراد تیم مهم است که بدانند قرار است چه کاری انجام دهند و چگونه کار آنها بر پیشرفت کلی پروژه تأثیر می گذارد. این تلاش های آنها را متحد می کند و اعضای تیم می توانند تلاش های خود را در یک جهت هماهنگ کنند. همچنین، به این ترتیب شما مسئولیت پذیری و احساس مسئولیت را در تیم ایجاد می کنید. وقتی اعضای تیم درک روشنی از آنچه از کارشان انتظار می رود داشته باشند، می توانند به جای گیج شدن، با ذهن متمرکزتری کار کنند که این ویژگی بارز یک تیم قهرمان است.
2. برای برنامه ریزی از کانبان استفاده کنید
هیچ راهی بهتر از استفاده از تابلوهای کانبان برای برنامه ریزی وظایف و پروژه های خود وجود ندارد. تابلوی kanbanاساساً یک نمایش بصری از پروژه شما و پیشرفت کلی تیم شما است. برای بسیاری از کارآفرینان، استفاده از kanban برای مدیریت وظیفه یکی از مؤثرترین راه‌ها برای مرتب‌سازی وظایف/فعالیت‌های مرتبط با کار است. نمایش تصویری ارائه شده توسط kanban به تمام سوالات مهم شما پاسخ می دهد مانند "در حال حاضر روی چه وظایفی کار می شود؟"، "چند کار انجام شده است؟"، "آیا کارهایی وجود دارد که احتمالاً از برنامه عقب می افتند؟"، "چه کارهایی وجود دارد؟" آیا باید کارهای بعدی را انجام دهیم؟» و غیره. به همین دلیل و بسیاری از دلایل دیگر، اگر به دنبال بهینه سازی مدیریت وظایف تیم خود هستید، استفاده از kanbanضروری است.
3. هر بار روی یک کار تمرکز کنید
اشتباه بزرگی که اکثر مدیران پروژه و تیم‌ها در حین کار روی پروژه‌ها مرتکب می‌شوند، انجام بیش از آن چیزی است که در آن واحد انجام می‌دهند. در نتیجه، آنها در نهایت هیچ کاری انجام نمی دهند. اگر استراتژی مدیریت وظیفه خود را در نظر می گیرید، مطمئن شوید که به هر قیمتی از انجام چند کار خودداری می کنید. به جای اینکه همه کارها را یکجا انجام دهید، می توانید کارهای بزرگ را به وظایف فرعی کوچکتر تقسیم کنید و سپس روی تکمیل تک تک آنها تمرکز کنید. حتی بزرگترین متخصصان جهان نیز اعتراف کرده‌اند که هر زمان که قصد دارند چندین کار را همزمان انجام دهند، با مشکل روبرو هستند. پس چندوظیفه ای را از فاصله دور ادامه دهید و توجه کامل خود را به یک کار در یک زمان معطوف کنید.
4. ابتدا کارهای ترسناک را انجام دهید
از آنجایی که همه ما انسان هستیم، کاملا طبیعی است که در هنگام انجام کارهای دشوار و چالش برانگیز کمی احساس اضطراب کنیم. در بیشتر موارد، ما تمام تلاش خود را می کنیم تا از چیزهای دشوار اجتناب کنیم یا به عبارت دیگر - ترجیح می دهیم سخت ترین کار را برای آخرین کار ذخیره کنیم. حالا، این رویکرد ممکن است کمی عرق را ذخیره کند، اما ما باید روزی با کارهای دشوار مقابله کنیم، درست است؟ پس چرا آنها را در همان ابتدا کامل نکنیم. فقط به تمام افکاری که در هنگام انجام یک کار چالش برانگیز در ذهن شما می گذرد فکر کنید و به این فکر کنید که وقتی آنها را با موفقیت انجام دهید چقدر انگیزه یا اعتبار خواهید داشت.
5. محدودیت های زمانی تعیین کنید
بخش مهمی از فرآیند مدیریت وظیفه، تعیین چارچوب های زمانی واقع بینانه برای هر کار است. به عنوان مدیر پروژه، شما باید نقاط عطف و ضرب الاجل را در یک پروژه بر اساس اهمیت مربوط به کار یا فعالیت مرتبط تعریف کنید. در حین انجام این کار، باید مطمئن شوید که هر بازه زمانی که تعیین می‌کنید واقعاً قابل دستیابی است. وظایف را در محل کار پیگیری کنید و سعی کنید از هرگونه استرس بی مورد بر تیم پروژه خود جلوگیری کنید. لیست وظایف خود را مرتب نگه دارید و محدودیت های زمانی واقع بینانه تنظیم کنید.
6. به وضوح ارتباط برقرار کنید
بر اساس گزارش گالوپ، کارگران غیرفعال سالانه بین 450 تا 550 میلیارد دلار برای کسب‌وکارهای آمریکایی هزینه دارند. این عدد به وضوح نشان دهنده اهمیت ارتباطات برای کسب و کارها و تیم ها است و همچنین توجیه می کند که چرا یکی از مهم ترین استراتژی های مدیریت وظیفه است. به عنوان یک مدیر، باید تلاش‌های ارتباطی تیم خود را به حدی ساده کنید که بدون زحمت باشد. یکی از بهترین راه ها دستیابی به این هدف از طریق ایجاد کانال های ارتباطی است که جریان آزاد اطلاعات را تضمین می کند به طوری که هیچ کس در پرسیدن سؤال، روشن کردن شبهات و غیره تردید نداشته باشد. می توانید از ارتباط مجازی استفاده کنید
7. مکرراً همکاری کنید
به عنوان یک مدیر پروژه، بسیار مهم است که قدرت مدیریت وظیفه خود را در مقابل اعضای تیم خود روشن نگه دارید. به طور منظم با تیم خود صحبت کنید، از آنها در مورد به روز رسانی پروژه/وظیفه (هم موفقیت و هم شکست) بپرسید، چه چیزی آنها را در استراتژی مدیریت کار فعلی خود بیش از همه ناامید کرده است و از بازخورد آنها برای سازماندهی بهتر وظایف خود استفاده کنید. هنگامی که شما یک تیم پروژه مجازی را مدیریت می کنید، همکاری موثر حتی مهم تر است. در ابتدا ممکن است کمی چالش برانگیز باشد، اما ابزارها و برنامه های زیادی برای همکاری تیمی از راه دور وجود دارد که ارتباطات تیمی را روان تر از همیشه می کند.
8. یک سیستم بایگانی کارآمد ایجاد کنید
مدیریت وظایف و پروژه ها شامل کارهای اداری زیادی است. هزاران سند زمانی ایجاد و اصلاح می شوند که روی یک کار خاص در یک پروژه کار می کنید. اکنون اگر سیستم فایل مناسبی نداشته باشید، این می تواند به راحتی به یک کابوس مدیریت کار تبدیل شود. و ما در مورد قدیمی صحبت نمی کنیم. اگر می خواهید وظایف خود را سازماندهی کنید، باید اطمینان حاصل کنید که تمام اسناد و داده های حیاتی مرتبط با یک پروژه در یک مکان واحد نگهداری می شوند. انجام این کار باعث صرفه جویی در وقت شما و تیمتان می شود زیرا نیازی نیست نگران جستجوی فایل های پراکنده برای آخرین نسخه یک سند باشید.
9. موارد را پیگیری کنید
توسعه یک سیستم و تعریف چیزها، لحن ایجاد یک تیم موفق را تعیین می کند. با این حال، اینکه آن سیستم تا چه حد موفق شده است، موضوع کاملاً متفاوتی است. برای اینکه ببینید آیا سیستمی که طراحی کرده اید به خوبی کار می کند یا خیر و آیا تیم ها می توانند وظایف خود را با موفقیت انجام دهند، باید همیشه موارد را پیگیری کنید. ساده ترین راه برای انجام این کار استفاده از ابزار گزارش پروژه و تیم است. ابزارهای گزارش‌دهی امروزی دارای ویژگی‌هایی مانند گزارش‌های پروژه، گزارش‌های منابع و گزارش‌های زمانی هستند که به شما ایده روشنی از تلاش‌های همه، نحوه پیشرفت کارها و نحوه استفاده اعضای تیم از زمان خود می‌دهد.
10. هرگز خطرات را فراموش نکنید
باور کنید یا نه، ترس بزرگترین محرک رفتار انسان است، به ویژه در مورد مدیریت وظایف و مدیریت پروژه. باید این واقعیت را بپذیرید که گاهی ممکن است همه چیز طبق برنامه اتفاق نیفتد و به عواقب منفی آن فکر کنید. این به شما کمک می کند تا یک استراتژی مدیریت کار آماده برای هر سناریو آماده کنید.
11. از یک نرم افزار اختصاصی استفاده کنید
آخرین اما مطمئناً نه کم‌اهمیت‌ترین، اگر به این فکر می‌کنید که چگونه وظایف را در محل کار سازماندهی کنید و همه چیز را در یک مکان نگه دارید، نمی‌توانید اهمیت یک راه‌حل نرم‌افزار آنلاین اختصاصی را نادیده بگیرید. نرم افزار مدیریت گردش کار آنلاین و مدیریت وظایف ProofHubرا بررسی کنید. با این راه‌حل نرم‌افزاری با ویژگی‌های غنی، خود را از مشکل مدیریت صفحه‌گسترده‌های قدیمی و فهرست‌های کارها نجات دهید، وظایف و تیم‌های خود را آنلاین کنید.
12. پذیرای بازخورد باشید
آخرین عاملی که قرار است در فهرست استراتژی های مدیریت کار شما نقش حیاتی ایفا کند، بازخورد است. همیشه جا برای پیشرفت وجود دارد و با به اشتراک گذاشتن بازخورد مداوم است که می‌خواهید آن اتاق را پیدا کنید. اکنون، یک نکته مهم که باید در اینجا به خاطر بسپارید این است که به اشتراک گذاری بازخورد همیشه یک فرآیند دو طرفه است. شما باید هر جا که فکر می کنید لازم است به اعضای تیم بازخورد بدهید و در عین حال از آنها بخواهید که برای فرآیندهای کاری و به طور کلی همه چیز بازخورد بدهند. انجام این کار تضمین می کند که هم تیم شما و هم فرآیندهای کاری شما در حال تکامل هستند و شما در راه رسیدن به بهترین نتایج ممکن هستید.
