فاکتورها، یکی از کاربردی ترین اسناد کسب و کاری هستند که به صورت گسترده در بخش‌های مالی، حسابداری و فروش استفاده می‌شوند. به همین دلیل تصمیم گرفتیم نگاه جزئی‌تری به آن‌ها داشته باشیم. بیایید با مفاهیم ابتدایی فاکتور فروش و انواع آن شروع کنیم.
فاکتور، یک کاغذ چاپی یا لینک آنلاین است که انجام یک معامله را اثبات می‌کند. این برگه‌ی تجاری از جانب فروشنده صادر شده و جزئیات محصولات/خدمات مبادله شده (نوع، تعداد، قیمت، شماره فاکتور و غیره) در آن درج می‌شود. برخی از فاکتورها (فاکتورهای رسمی) اعتبار قانونی هم دارند و سند تجاری در نظر گرفته می‌شوند.
در این رابطه رویه یکسانی وجود ندارد؛ ولی اینها برخی از موارد متداولی هستند که در فاکتور فروش درج می‌شوند:
ارائه فاکتور به مشتری، حرفه‌ای بودن شما را نشان می‌دهد و تجربه‌ی بهتری برای مشتری‌هایتان می‌سازد.
یکی از اصلی‌ترین کاربردهای فاکتور برای کسب‌وکارهای کوچک و محلی، این است که تاریخچه‌ای سریع از معاملات انجام شده را برایشان ایجاد می‌کند تا بعداً این معاملات را ثبت کنند. از آنجایی که یک برگه از فاکتور پیش خودتان می‌ماند، می‌توانید میزان فروش و درآمد را به سادگی تعین کنید.
ارائه فاکتور فروش به مشتری، نشان می‌دهد در قبال محصولی که فروخته‌اید احساس مسئولیت می‌کنید و در صورت بروز هر گونه مشکل، پاسخگو خواهید بود. درج قیمت، تاریخ خرید و اطلاعات کسب‌وکار در فاکتور و تحویل آن به مشتری، حس اعتماد را در مشتری‌ها ایجاد می‌کند.
این مورد بیشتر در کسب‌وکارهای بزرگ اهمیت دارد. فاکتور رسمی یک سند حقوقی معتبر است و برای معاملات مبلغ بالا، اهمیت زیادی دارد. پس خریدار با خیال راحت محصول را می‌خرد و می‌داند در صورت مغایرت یا مشکل، می‌تواند به مراجع قانونی شکایت کند.
این اصلی‌ترین روش دسته‌بندی فاکتورها است. فاکتورهای رسمی، فاکتورهایی هستند که بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده‌اند. این فاکتورهای فروش از منظر قانونی سندیت دارند و می‌توانند به مراجع دولتی ارائه شوند. در بیشتر فاکتورهای رسمی، یک شماره قرمز چاپ شده به صورت برجسته و ملخی وجود دارد. این فاکتورها ساختاری مانند تصویر زیر دارند:
این فاکتورها معمولاً دو نسخه‌ای هستند؛ یک نسخه برای خریدار و یک نسخه برای فروشنده و یک برگ برای سازمان امور مالیاتی. همیشه باید نسخه سوم را به اداره مالیات بفرستید تا در فرایند محاسبه مالیات کسب‌وکارتان درج شود. کسب‌وکارهایی که این نوع فاکتورها را به اداره‌ی مالیات تحویل ندهند، جریمه خواهند شد.
برویم سراغ نوع دوم. فاکتورهای غیررسمی صرفاً برای ثبت معامله بین طرفین ایجاد شده و به خریدار تحویل داده می‌شوند. چنین فاکتورهایی به صورت رسمی اعتبار ندارند و نمی‌توانید آن‌ها را به سازمان‌هایی مثل مالیات یا دارایی ارائه کنید. این فاکتورها معمولاً دو نسخه‌ای هستند؛ یک نسخه برای خریدار و یک نسخه برای فروشنده. فاکتور فروش در بعضی از کسب‌وکارها حکم گارانتی محصول را هم دارد و امکان عودت آن را فراهم می‌کند.
تکلیفمان با فاکتور چاپی که مشخص است. هر فاکتوری که روی کاغذ باشد، فاکتور چاپی محسوب می‌شود. بریم سراغ فاکتور آنلاین.
منظور از فاکتور آنلاین، فاکتورهایی است که در یک سیستم (مثل سیستم حسابداری، فاکتورساز و غیره) ثبت می‌شود. البته می‌توانید این فاکتورها را روی کاغذ هم پرینت کنید، اما اصل مدارک در سیستم کامپیوتری هستند.
با پیشرفت تکنولوژی، کسب و کارها به سراغ جایگزین فاکتور کاغذی رفتند تا از مزایای زیر بهره‌مند شوند:
یک فاکتور آنلاین، تمامی استانداردهای فاکتور را دارد. یعنی همه‌ی مواردی که در فاکتور چاپی درج می‌شوند، در فاکتور فروش آنلاین هم موجود هستند. حتی می‌توانید فاکتور رسمی را هم با استفاده از سیستم‌های آنلاین چاپ کنید. ا
اگر از سیستمی مانند پی‌پینگ برای صدور فاکتور آنلاین استفاده کنید، یک پیامک و ایمیل برای مشتری هایتان ارسال می‌شود تا فاکتور را از طریق آن مشاهده کنند. هر فاکتور هم یک لینک پرداخت و یا Qr Code هم دارد تا مشتری‌ها مستقیما به درگاه پرداخت متصل شده و هزینه فاکتور را واریز کنند.
فاکتور سربرگ دار، فاکتوری است که اطلاعات کسب‌وکار (مانند نام برند، لوگو، نشانی محل کسب و غیره) در بخش بالایی و پایینی آن ثبت شده باشد. این فاکتورها به صورت اختصاصی برای یک کسب‌وکار ایجاد می‌شوند.
فاکتورهای بدون سربرگ هم فاکتورهایی هستند که به صورت عمومی در دسترس‌اند و می‌توانید آن‌ها را از فروشگاه‌های لوازم‌تحریر یا دفاتر خدمات اداری تهیه کنید.
اگر بخش زیرین صفحات فاکتور، کاربن داشته باشند و هنگام نوشتن، جزئیات را به برگه‌های دیگر منتقل کنند، شما یک فاکتور کاربن دار خواهید داشت. در این شرایط نیازی به استفاده از کاربن نیست و با یک بار نوشتن، دو الی سه برگ فاکتور تکمیل می‌شوند.
این فاکتورهای فروش از نظر طراحی به دسته‌چک شبیه هستند. قبض فروش معمولاً جز دسته‌ی فاکتورهای رسمی قرار نمی‌گیرد و صرفاً برای ارائه به مشتری و ثبت مبادلات است. می‌توانید یک فاکتور قبضی با طراحی اختصاصی برای کسب‌وکارتان سفارش دهید و یا از فاکتورهای از پیش طراحی‌شده استفاده کنید.
تا اینجای کار، سر مفهوم فاکتور و ویژگی‌های آن به توافق رسیدیم. گفتیم فاکتور زمانی صادر می‌شود که طرفین، معامله را تأیید کرده‌اند و زمان اجرا/تحویل کالا رسیده است. صدور فاکتور رسمی، خریدار را ملزم به پرداخت هزینه می‌کند.
حالا برویم سراغ پیش فاکتور و معنی آن.
پیش فاکتور یک قبض برای اطلاع‌رسانی شرایط قرارداد و دریافت تأیید اولیه است و قبل از نهایی شدن فروش برای خریدار ارسال می‌شود. شرح کالاها، قیمت، هزینه حمل‌ونقل، مالیات، تخفیف، کمیسیون، تاریخ تحویل و غیره در پیش فاکتور درج می‌شوند تا خریدار اطلاعات کاملی از قرارداد فروش محصول/خدمت داشته باشد.
مهم ترین کاربرد پیش فاکتور زمانی است که خریدار می‌خواهد قیمت محصولات/خدمات را از چند فروشنده دریافت کرده و بر اساس آن تصمیم‌گیری کند. صدور پیش فاکتور، الزامی برای پرداخت هزینه ایجاد نمی‌کند. به علاوه پیش فاکتورها معمولاً تاریخ اعتبار دارند و بعد از گذشت آن تاریخ، اعتبارشان را از دست می‌دهند.
فرقشان چیست؟ فاکتور یک سند تجاری معتبر است که قبل از فرایند پرداخت صادر می‌شود و رسید، قبض یا سندی است که پس از پرداخت و برای تأیید تراکنش مالی صادر می‌شود.
حواله، رسیدی است که فروشنده به خریدار می‌دهد تا جنس یا خدمات خود را در مکانی دیگر دریافت کند. مثلاً با داشتن حواله می‌توانید محصول را از انبار تحویل بگیرد.
هر خریدی لزوماً به حواله نیاز ندارد. مثلاً ممکن است به یک مغازه فروش قطعات خودرو بروید و محصول را بلافاصله بعد از پرداخت وجه، تحویل بگیرید. یا فروشنده خودش محصول را با پیک/پست برایتان ارسال کند. در چنین مواردی نیازی به حواله نیست.
فاکتور فروش یکی از ساده‌ترین اسناد مالی است و در کسب‌وکارهای مختلف استفاده می‌شود. با فاکتور می‌توانید جزئیات مبادلات خود را به آسانی ثبت کنید و یک نسخه از آن را هم در اختیار مشتری‌ها قرار دهید. به‌علاوه فاکتورها انواع مختلفی دارند تا برای انواع کسب‌وکارها با هر اندازه یا محصولی مناسب باشند.
