آیا تا کنون به این مسئله فکر کرده‌اید که مهم ترین نکات حسابداری و مالیاتی در یک کسب و کار چیست؟ هدف نهایی هر کسب و کار در کنار رفع نیازهای مردم جامعه، درآمدزایی برای صاحبان آن کسب و کار است؛ از این رو یکی از مهمترین و حساس‌ترین بخش‌ها در هر مجموعه اقتصادی، بخش مالی و حسابداری مجموعه محسوب می‌شود؛ زیرا وظیفه مدیریت کلیه درآمدها و هزینه‌های مجموعه و هدایت مجموعه به سمت رشد و کسب درآمد و سود بیشتر را بر عهده دارد.
از آنجا که بسیاری از صاحبان کسب و کارها با بسیاری از نکات کلیدی حسابداری آشنا نیستند، بر آن شدیم تا در این مقاله از سری مقالات آموزش رایگان حسابداری، شما را با نکات مهم حسابداری کسب و کارها آشنا نماییم. با ما همراه باشید.
شاید با شنیدن عنوان نکات حسابداری برای کسب و کارها، بسیاری از صاحبان کسب و کار به دنبال ارائه فرمول‌های حسابداری خاص، نکاتی از ثبت یا اصلاح اسناد و یا چالش‌هایی از صورت‌های مالی به ویژه اظهارنامه مالیاتی باشند؛ واقعیت این است که موارد فوق در جایگاه خود از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند، اما نکات مهم حسابداری به مباحث ریشه‌ای‌تری می‌پردازد.
مهمترین نکته در حسابداری انجام قانونی و درست کلیه وظایف و تکالیف واحد اقتصادی به گونه‌ای است که سازمان امور مالیاتی بر روی کسب و کار شما حساس نشود. به بیان دیگر، طوری رفتار نکنید که سازمان، کسب و کار شما را زیر ذره‌بین قرار دهد و با رسیدگی مداوم به صورت‌های مالی و اسناد و مدارک شما به دنبال کشف اشتباهات باشد.
در ادامه به بیان برخی از نکات مهم در حسابداری که رعایت آنها موجب داشتن کسب و کار ایمن و مورد تایید سازمان مالیاتی است، می‌پردازیم.
اولین قدم در این مسیر، تصمیم‌گیری برای آینده کسب و کارتان است؛ آیا قصد دارید کسب و کار خود را گسترش دهید و یا در حد یک کسب و کار کوچک نگه دارید؟ اگر قصد رشد و گسترش فعالیت اقتصادی خود را دارید، برای رسمیت بخشیدن به کسب و کارتان باید نسبت به ثبت قانونی شرکت خود اقدام نمایید. ثبت شرکت تنها یک مسئله حقوقی نیست؛ بلکه اولین نکته از نکات حسابداری کسب و کارها، تعریف دقیق نوع شرکت و اساسنامه آن است. زیرا نوع حسابداری و میزان مالیات پرداختی شما به میزان زیادی وابسته به نوع شرکتی است که تعریف می‌کنید. به عنوان مثال حسابداری شرکت های تعاونی با حسابداری شرکت تضامنی متفاوت است.
? نکته
گاهی برخی اشخاص با هدف فرار از تکالیف مالیاتی از ثبت شرکت خودداری می‌کنند و ترجیح می‌دهند به صورت شخص حقیقی به فعالیت خود ادامه دهند؛ اما باید بدانید از ابتدای سال 1395، طبقه بندی مشاغل برای انجام تکالیف مالیاتی بر اساس حجم درآمد و گردش حسابهای بانکی آنها انجام می‌شود؛ به این ترتیب نوع شخصیت شما در تعیین میزان تکالیف قابل اجرا و مالیات پرداختنی چندان موثر نیست؛ بلکه ملاک پرداخت مالیات بررسی تراکنش‌های بانکی حسابهای مودی است.
در مرحله بعد شما باید نسبت به معرفی شخصیت کسب و کار خود (اعم از حقیقی یا حقوقی) به سازمان امور مالیاتی و سازمان تامین اجتماعی اقدام نمایید. زیرا مهمترین اشخاصی که به بررسی گزارشات حسابداری و صورت‌های مالی یک مجموعه می‌پردازند، این دو سازمان هستند؛ به نحوی که در صورت عدم پذیرش اسناد و مدارک و یا گزارشات، خسارت‌های مالی سنگینی به مجموعه تحمیل خواهد شد.
به این منظور صاحبان کسب و کارها باید پس از ثبت شرکت در اداره ثبت شرکتها نسبت به موارد زیر اقدام نمایند:
♦️ تشکیل پرونده مالیاتی و ثبت نام الکترونیکی در نظام مالیاتی ظرف 2 ماه از ثبت شرکت
♦️ ثبت نام بیمه تامین اجتماعی و دریافت کد کارگاهی ظرف 15 روز از ثبت شرکت
? نکته
دقت کنید در صورتی که فعالیت شما مشمول ارزش افزوده است، باید نسبت به ثبت نام در سامانه مالیات بر ارزش افزوده نیز اقدام نمایید.
یکی از مهمترین اقدامات یک کسب و کار جهت ایجاد شفافیت مالی تهیه دفاتر قانونی حسابداری پلمپ شده است. پلمپ دفاتر قانونی به معنی تایید دفاتر از سوی سازمان مالیاتی برای ثبت رویدادهای مالی فعالیت اقتصادی است.
شما به عنوان صاحب یک کسب و کار، حداکثر دو ماه پس از ثبت شرکت، فارغ از اینکه فعالیت اقتصادی خود را آغاز نموده‌اید یا خیر، موظف به تهیه دفاتر قانونی پلمپ شده هستید. زیرا این دفاتر معیار اصلی محاسبه و مطالبه مالیات بر درآمد شما است.
شما به عنوان صاحب یک کسب و کار نمی‌توانید همه کارها به ویژه امور حسابداری و مالیاتی را به تنهایی انجام دهید؛ زیرا از سویی تخصص لازم را در این زمینه ندارید و از سوی دیگر، به دلیل مشغله زیاد احتمال بروز خطا افزایش می‌یابد. از این رو بهتر است در اولین فرصت نسبت به استخدام یک حسابدار حتی به صورت پاره وقت اقدام نمایید. به این ترتیب، امور بخش حسابداری از ابتدا با نظم و دقت پیش می‌رود.
البته استخدام یک حسابدار حرفه‌ای و همچنین ارزیابی عملکرد حسابداران از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است؛ همان گونه که یک حسابدار حرفه‌ای می‌تواند در هزینه‌یابی و اتخاذ تصمیمات درست مدیریتی به شما کمک نماید، یک حسابدار ناوارد می‌تواند آسیب‌های جبران‌ناپذیری به مجموعه شما وارد سازد.
یکی از کلیدی‌ترین نکات حسابداری برای صاحبان کسب و کارها بیمه نمودن کلیه کارکنان استخدام شده در مجموعه است. بر اساس قانون کار (ماده 148) کارفرما موظف است کلیه کارکنان خود را به تحت پوشش بیمه قرار دهد.
سازمان بیمه به منظور حمایت از حقوق کارگران به صورت تصادفی ماموران خود را به محل فعالیت شما اعزام می‌کند؛ تا وضعیت محل فعالیت و بیمه کارکنان شما را مورد بررسی قرار دهند. در صورتی که شما در مورد بیمه نمودن کارکنان خود کوتاهی کرده باشید، مشمول جرائم سنگینی خواهید شد.
یکی از نکات مهم حسابداری برای کسب و کارها استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری است. این نرم افزارها در بهینه‌سازی و سرعت بخشیدن به عملیات حسابداری کاربرد دارند. از ویژگی‌های استفاده از نرم افزارهای حسابداری می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
♦️ کاهش بروز اشتباهات در ثبت و نگهداری اطلاعات مالی
♦️ افزایش سرعت پردازش و تحلیل اطلاعات
♦️ افزایش دقت گزاشات و صورت‌های مالی
♦️ کنترل موجودی مواد و کالا با هدف مدیریت فرآیند تولید و عرضه
♦️ دسترسی آسان‌تر به رویدادهای مالی گذشته
یکی از اصلی‌ترین نکات کلیدی حسابداری، انجام تکالیف مالیاتی مطابق استانداردهای سازمان و در زمان معین است. تکالیف مالیاتی آیینه تمام نمای عملکرد حسابداری و مالیاتی یک کسب و کار است. از این رو انجام درست تکالیف و ارائه آنها در مهلت مقرر، می‌تواند بر دیدگاه سازمان مالیاتی از کسب و کار شما تاثیرات مثبت داشته باشد. از جمله مهمترین تکالیف مالیاتی هر کسب و کار عبارت است از:
♦️ تکمیل و ارائه اظهارنامه مالیات عملکرد
? مهلت ارسال اظهارنامه عملکرد اشخاص حقیقی، 31 خرداد ماه هر سال و مهلت ارسال اظهارنامه اشخاص حقوقی، 31 تیر ماه هر سال است.
♦️ تکمیل اظهارنامه ارزش افزوده و ارسال آن
? کلیه مشمولین ارزش افزوده موظف به تکمیل و ارسال اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده، 15 روز پس از انقضای هر فصل هستند.
♦️ تسلیم صورت معاملات فصلی
? مهلت ارسال معاملات فصلی برای کلیه اشخاص حقوقی، اشخاص حقیقی گروه اول و مشمولین ارزش افزوده، 45 روز پس از پایان هر فصل است.?انجام تکالیف مالیاتی مطابق استانداردهای سازمان و در زمان معین از مهمترین وظایف کسب و کارهاست
به جرات می‌توان ادعا کرد اصلی‌ترین مورد از نکات مهم حسابداری، اطلاع از جدیدترین اخبار و بخشنامه‌های اقتصادی و مالیاتی است. شما به عنوان یک فعال اقتصادی باید از آخرین تصمیمات و سیاست‌های دولتی آگاه باشید تا بتوانید تصمیمات درستی برای کسب و کار خود اتخاذ نمایید.
بسیاری از مودیان از مالیات‌های سنگینی که بر کسب و کارشان تحمیل شده است، شاکی هستند؛ در سال‌های اخیر و با اجرای طرح جامع مالیاتی و یکپارچه شدن سیستم‌های مالی، عملا امکان فریب سازمان مالیاتی نیز از میان رفته است؛ اما برای پرداخت مالیات منصفانه راهکارهای قانونی بسیاری وجود دارد. مشاوره مالیاتی با افرادی که در این زمینه تخصص دارند می‌تواند به شما برای انجام بهتر و دقیق‌تر تکالیف مالیاتی و همچنین پرداخت مالیات منصفانه کمک نماید. گاهی با استفاده از یک ماده و یا تبصره قانونی، مالیات پرداختی به حد قابل توجهی کاهش می‌یابد؛ این کار تنها از یک مشاور مالیاتی متخصص ساخته است. پس مقاومت را کنار بگذارید و از قانون پیشگیری بهتر از درمان است تبعیت نمایید.
همان گونه که پیش‌تر نیز گفته شد، تشکیل تیم مالی و حسابداری به منظور اجرای دقیق امور مالی و حسابداری برای هر کسب و کار توصیه می‌شود؛ اما بهتر است شما به عنوان مدیر کسب و کار بر اجرای برخی امور نظارت ویژه داشته و از تیم حسابداری در این زمینه پیگیر باشید. در ادامه به این موارد می‌پردازیم:
همواره برای کلیه رویدادهای مالی کسب و کارتان اسناد و مدارک قابل پذیرش تهیه نمایید. یکی از مهمترین مواردی که نیاز به تهیه مستندات دارد، حقوق پرداختی به کارکنان مجموعه است؛ زیرا از سویی بخش عمده‌ای از هزینه‌های مجموعه را در برمی‌گیرد؛ از سوی دیگر در موارد اختلاف میان شما با آنها این مدارک قابل استناد خواهند بود.
یکی از مهمترین منابع استناد سازمان مالیاتی جهت تخصیص مالیات، گردش حسابهای مجموعه اقتصادی و تراکنش‌های آنهاست؛ از این رو به منظور پیشگیری از ایجاد تداخل و سوءبرداشت، باید حسابهای شرکتی از حسابهای شخصی کلیه کارکنان شرکت به ویژه مدیران مجزا باشد.
تراکنش‌های بانکی با ارقام قابل توجه را پیگیری و از وجود اسناد و مدارک کافی برای واریز یا برداشت آنها مطمئن شوید؛ این مسئله نه تنها برای مباحث مالیاتی حائز اهمیت است، بلکه برای پیشگیری از فساد مالی درون شرکت نیز مهم است.
یکی از کاربردی‌ترین نکات مهم حسابداری، ثبت صحیح کلیه موارد مربوط به درآمد و هزینه‌های شرکت است. گاهی برخی اشخاص با هدف کاهش مالیات و فریب سازمان مالیاتی نسبت به امور غیرقانونی اقدام می‌کنند؛ به عنوان مثال، دارایی‌ها را در حساب هزینه ثبت می‌نمایند؛ این مسئله از سویی منجر به رد دفاتر قانونی می‌شود و از سوی دیگر ریسک اتهام به کتمان درآمد را در پی خواهد داشت.
همچنین در تفکیک مبالغ واریزی به حساب شرکت دقت کافی داشته باشید؛ وام‌ها و دریافتی‌های غیردرآمدی را از فروش و درآمد تفکیک نمایید.
یکی از نکات مهم حسابداری که معمولا کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد، شیوه صحیح بایگانی و نگهداری اسناد و مدارک یک فعالیت اقتصادی است. امکان رسیدگی مالیاتی برخی از مدارک حتی پس از ده سال، اهمیت نگهداری اصولی از این اسناد را بیشتر آشکار می‌سازد.
?رسیدگی مالیاتی اسناد و مدارک شرکت تا 10 سال قبل امکان پذیر است
یکی از مهمترین سرمایه‌های هر شرکت اثاثیه اداری و کارگاهی آن است. از این رو یکی از نکات مهم حسابداری، کدگذاری کلیه اموال و دارای‌های شرکت با هدف نگهداری و حفاظت از آنها است.
در کلیه امور اجرایی کسب و کار خود، شفافیت را سرلوحه کارتان قرار دهید؛ همواره به گونه‌ای رفتار کنید که ترسی از بازرسی ماموران بیمه و یا رسیدگی مالیاتی نداشته باشید.
