در هر مجتمع مسکونی، دیر یا زود یک سؤال مشترک ذهن مدیر یا ساکنین را درگیر می کند:
«چرا همیشه ماجرای گرفتن شارژ، هماهنگی تعمیرات یا اطلاع رسانی، انقدر زمان بر و خسته کننده ست؟!»
تا چند سال پیش، راه حل مشخصی نبود. همه چیز دستی، ناهماهنگ، پُر از خطا و بی نظمی بود. اما حالا؟
راهکار ساده است: استفاده از نرم افزار مدیریت مشاعات ساختمان! در ادامه این مطلب در مورد صفر تا صد نرم افزار مدیریت مشاعات ساختمان صحبت خواهیم کرد تا با درک تفاوت های آن نسبت به روش سنتی مدیریت، بهترین تصمیم را بگیرید.
فرض کنید در یک ساختمان ۸ واحدی، یکی از همسایه ها همیشه پرداخت شارژ ماهیانه را فراموش می کند. مدیر ساختمان با کلی تماس، یادآوری و حتی بحث و جدل سعی می کند مبلغ را دریافت کند. در همین حین لامپ راه پله سوخته، آیفون خراب شده، و قبض آب هم به موقع پرداخت نشده!
پس کافی ست:
یکی از ساکنین شارژش را دیر پرداخت کند
قبض برق مشاعات فراموش شود
آیفون خراب شود و تعمیرکار هماهنگ نشود
یا درگیری بابت هزینه نصب دوربین امنیتی پیش بیاید
همه این وقایع، باعث ساعت ها وقت تلفی برای مدیر ساختمان، تنش بین همسایه ها و بی نظمی مالی به وجود می آورد.
واقعیت این است که مدیریت دستی مشاعات حتی در ساختمان های کوچک هم، به زودی تبدیل به دردسر بزرگ می شود. زیرا در روش سنتی، مدیر باید خودش تماس بگیرد، لیست پرداخت ها را در دفترچه یا اکسل وارد کند، رسیدها را نگه دارد، اطلاعیه بزند و حتی چک بگیرد یا پول کارت به کارت کند!
در چنین شرایطی، حتی مسائل حساسی مانند هزینه تعمیر آسانسور در آپارتمان هم میتواند به موضوعی پرتنش تبدیل شود، اگر شفافیت مالی و نظم وجود نداشته باشد، برای اطلاع از قانون هزینه تعمیر آسانسور در آپارتمان کلیک کنید.
طبق نظرسنجی انجام شده در سال ۱۴۰۲، بیش از ۶۳٪ مدیران ساختمان ها اعلام کرده اند که زمان زیادی برای پیگیری مسائل مالی و هماهنگی تعمیرات صرف می کنند، در حالی که ساکنین گمان می کنند همه چیز «خود به خود» انجام می شود!
نرم افزار مدیریت مشاعات، ابزاری تحت وب یا اپلیکیشن موبایل است که به مدیران ساختمان کمک می کند تا همه امور مالی، گزارش ها، پیگیری تعمیرات، ثبت خدمات، ارسال اطلاعیه و حتی رأی گیری را با چند کلیک انجام دهند.
تعیین و دریافت شارژ بر اساس تعداد نفرات یا متراژ
ارسال لینک پرداخت مستقیم (مثل درگاه بانکی اختصاصی)
پیگیری پرداختی ها بدون نیاز به تماس
ثبت هزینه ها همراه با فاکتور و توضیح
پیگیری مشکلات مثل خرابی آیفون یا آسانسور
گزارش گیری حرفه ای و شفاف سازی هزینه ها
ارتباط مستقیم مدیر و ساکنین از طریق اعلان یا پیام
در بیشتر مجتمع های مسکونی و اداری، موضوعاتی مثل تقسیم هزینه مشاعات، تعمیرات دوره ای، پیگیری سهم هر واحد در پرداخت ها، رزرو فضاهای عمومی مثل سالن اجتماعات یا استخر، همیشه یکی از منابع اصلی اختلاف و تنش بین ساکنان است.
تصور کن در یک ساختمان ۱۲ واحدی، هزینه تعمیر آسانسور ۱۸ میلیون تومان شده. چه کسی پیگیری کند؟ چه زمانی هر واحد سهمش را واریز کرده؟ اگر کسی واریز نکرده، چه کسی یادآوری کند؟ آیا مدیر ساختمان باید برای هر پرداخت تماس بگیرد؟ اینجاست که استفاده از یک نرم افزار مدیریت مشاعات ساختمان نه فقط عاقلانه، بلکه ضروری است. در ادامه با کاربردهای این ابزار حرفه ای آشنا خواهید شد:
در حال حاضر نرم افزارهایی طراحی شده اند که تمام امور مدیریتی ساختمان را از حسابداری گرفته تا رزرو و خدمات فنی، به صورت دیجیتال و ساده انجام می دهند. هزینه این نرم افزارها هم به قدری پایین است که برای هر واحد از حدود ماهانه ۱۰ هزار تومان شروع می شود؛ یعنی از هزینه یک بطری آب کمتر!
یکی از مهم ترین مزایای این نرم افزارها، تقسیم دقیق هزینه ها و نمایش شفاف صورت حساب هر واحد است. سیستم به صورت خودکار سهم هر واحد را حساب می کند، لینک پرداخت ارسال می کند و در صورت تأخیر، بدون نیاز به دخالت مدیر ساختمان، پیام یادآوری می فرستد.
مثال: در یک برج ۵۰ واحدی، طی سال ۱۴۰۲ نزدیک به ۲۰۰ میلیون هزینه مشاعات وجود داشت. با استفاده از نرم افزار، این رقم بدون حتی یک اشتباه، با رضایت کامل ساکنان تسویه شد.
برای اطلاع از نحوه محاسبه هزینه مشاعات ساختمان کلیک کنید.
نرم افزارهای مدرن امکان ثبت درخواست تعمیر، ثبت وضعیت انجام خدمات، ثبت فاکتورهای هزینه و پیگیری آنلاین را فراهم می کنند، مثلاً اگر یکی از کولرهای مشاعات دچار مشکل شد، ساکن می تواند درخواست را ثبت کند، شرکت خدماتی از طریق اپ مطلع شود و پس از انجام کار، صورتحساب آنلاین برای تمام واحدها ارسال شود.
نسل جدید نرم افزارهای مدیریت ساختمان، مثل یک دستیار شخصی عمل می کنند:
اتصال مستقیم به درگاه های بانکی و پرداخت آنلاین
ارسال اعلان های خودکار بابت بدهی یا سرویس های آتی
امکان رزرو مشاعات (استخر، سالن جلسات، پارکینگ مهمان) تنها با چند کلیک
ثبت ورود و خروج مهمان یا مربی کودک با امکان ضمیمه تصویر و کارت شناسایی.
یکی از دلایل محبوبیت این نرم افزارها، امنیت بالای اطلاعات و کاهش ریسک خطای انسانی است. تمامی تراکنش ها، صورت حساب ها، گزارش ها و اطلاعات ساکنان در فضای ابری و رمزنگاری شده ذخیره می شوند. دسترسی ها قابل تنظیم است و تنها مدیر و حسابدار ساختمان به اطلاعات حساس دسترسی دارند.
اگر مدیریت ساختمان را تجربه کرده باشید، می دانید که پیگیری پرداخت ها، پاسخ به شکایات، ارسال پیامک و تنظیم صورت حساب ها چقدر وقت گیر است. با نرم افزار، این کارها تنها با چند کلیک انجام می شود و مدیر می تواند فقط بر تصمیم گیری تمرکز کند، نه کارهای اجرایی.
هزینه استفاده از نرم افزار مدیریت مشاعات ساختمان معمولا به عوامل متعددی بستگی دارد. این نرم افزارها بسته به برند، امکانات، تعداد واحدها، نحوه ارائه خدمات و همچنین مدل پرداخت (اشتراکی یا دائمی) دارای قیمت های متنوعی هستند. خبر خوب اینکه هزینه ها بسیار منطقی هستند، از فقط ماهانه ۱۰ هزار تومان برای هر واحد (برخی پلن ها): یعنی اگر ساختمان شما ۱۰ واحد داشته باشد، ماهانه فقط ۱۰۰ هزار تومان هزینه پرداخت می کنید؛ کمتر از قیمت یک پیتزا! در ادامه عوامل موثر قیمت را بررسی خواهیم کرد:
بیشتر نرم افزارها، پلن های قیمتی بر اساس تعداد واحد تعریف می کنند. مثلاً تا ۱۰ واحد رایگان یا ارزان تر است، اما برای ساختمان های بالای ۲۰ یا ۵۰ واحد، هزینه افزایش می یابد.
سیستم حسابداری پیشرفته و مدیریت شارژ
ارسال پیامک یا نوتیفیکیشن
ثبت و پیگیری خرابی ها
پرداخت آنلاین شارژ
گزارش گیری حرفه ای
نرم افزارهایی با امکانات کامل تر، طبیعتاً هزینه بیشتری دارند. اگر بهدنبال ابزار دقیقی برای مدیریت هزینهها هستید، بهترین نرم افزار گزارش مالی ساختمان میتواند شفافیت مالی و آسودگی خیال را برای مدیر و ساکنین فراهم کند.
برخی پلن ها ماهانه هستند (مثلاً از ۵۰ هزار تا ۲۰۰ هزار تومان در ماه) و برخی به صورت سالانه تخفیف هایی ارائه می دهند
پشتیبانی تلفنی، آموزش کاربران و به روزرسانی سیستم هم می تواند روی هزینه تأثیر بگذارد.
مثال واقعی از یک ساختمان 12 واحدی:
در یکی از ساختمان های شهرک غرب تهران، مدیر ساختمان ماهانه بیش از ۷ ساعت زمان صرف مدیریت به روش سنتی می کرد تا:
لیست پرداختی ها را کنترل کند
قبض ها را بررسی و پرداخت کند
مشکلات ساکنین را پیگیری کند
از زمانی که نرم افزار مای لابی را استفاده کردند:
شارژ همه واحدها تا تاریخ ۵ هر ماه پرداخت می شود
با فرم های خرابی، ساکنین درخواست تعمیر ثبت می کنند
فاکتورها و هزینه ها شفاف گزارش داده می شوند
اعتماد بین ساکنین افزایش یافت
تجربه واقعی از برج نیاوران:
در برج ۸۰ واحدی نیاوران، قبل از استفاده از نرمافزار، حداقل ۳۰٪ از پرداختها با تأخیر بیش از ۱۰ روز انجام میشد، اما پس از نصب سیستم جدید:
تأخیرها به زیر ۵٪ رسید.
میزان تماس ساکنان بابت استعلام بدهی ۷۰٪ کاهش یافت.
رضایتسنجی ماهانه، رشد ۴۰٪ در رضایت کلی را نشان داد.
بله، اما حجم مصرفی بسیار کم است (کمتر از ۲۰ مگ در ماه)
خیر، محیط بسیار ساده و کاربرپسند طراحی شده
خیر، همه چیز از طریق لینک پیامک هم قابل دسترسی است
دسترسی ها منتقل می شود؛ اطلاعات محفوظ باقی می ماند.
نتیجه گیری: زودتر نرم افزار بگیرید، کمتر ضرر می کنید!
نرم افزار مدیریت مشاعات فقط یک ابزار حسابداری نیست؛ یک راهکار جامع برای آسایش، شفافیت و مدیریت هوشمند ساختمان هاست. چه در برج های مدرن با صدها واحد، چه در ساختمان های کوچک، این ابزار راه حلی مطمئن، دقیق و به صرفه برای زندگی شهری امروز است.
اگر به دنبال یک نرم افزار حرفه ای و مجهز به تمام امکانات لازم برای مدیریت آسان ساختمان هستید، نرم افزار مدیریت ساختمان مای لابی من انتخابی هوشمندانه است. با رابط کاربری ساده، امکانات حسابداری، رزرواسیون، رأی گیری دیجیتال و پشتیبانی قدرتمند، می توانید بدون دردسر ساختمان خود را مدیریت کنید.
