با توجه به افزایش شمار شرکتها و رقابت ایجاد شده بین آنها، بسیاری از مجموعهها برای آنکه بتوانند تاثیر بیشتری بر مخاطب خود داشته باشند، به دنبال هویتسازی بصری برای کسبوکار خود هستند. هر مجموعه با توجه به نوع فعالیت، برای جلب نظر و اعتماد مخاطبان خود دست به اقداماتی میزند. یکی از راههایی که به ماندگاری هویت سازمانی شما در حافظه دیداری مخاطبان کمک میکند، استفاده از آیتمهای هماهنگ در ست اداری است. استفاده از ست اداری به سبب مزایایی که در برقراری ارتباط با سایر اشخاص دارد و مخاطب در اولین برخورد با کسبوکار شما با آن مواجه میشود مورد توجه بسیاری از سازمانها و کسبوکارهای خرد و کلان قرار گرفته است. در نتیجه انتخاب درست این آیتمها میتواند در بالابردن اعتبار و ماندگاری کار شما بسیار موثر باشد. یکی دیگر از مزیتهای ست اداری آن است که نشان میدهد شما برای کسبوکار خود ارزش قائل هستید؛ که همین امر در بالا بردن میزان اعتبارتان بسیار موثر است. مدیران شرکتها در طول روز ارتباطات زیادی با قسمتهای مختلف دارند که در این میان ممکن است بسیاری از آنها حضوری نباشد، بنابراین معرف شرکت شما در اوراق اداریتان و هویت بصری میباشد. طراحی یک ست بر اساس اصول استاندارد میتواند به عنوان یک بازاریاب برای شما عمل کند و دیدگاه مخاطبان را به سمت شما سوق دهد. این ست ها اگر به صورت اصولی و حرفهای طراحی شوند بیانگر هویت برند شما هستند.
به طور کلی ست اداری شامل دو بخش اوراق اداری و ابزارهای کار میشود. از جمله ابزارها میتوان به پاکتنامه، تقویم، دفتر یادداشت، خودکار، پاکت سیدی، کاتالوگ و یا حتی آیتم پوششی اشاره کرد. در طراحی ست اداری توجه به نکاتی چون نوع فعالیت شرکت، لوگو و رنگهای سازمانی اهمیت بالایی دارد. برای مثال در شرکتهای هنری استفاده از رنگهای شاد و فرمهای فانتزی مناسب است. در حالی که در شرکتهای حقوقی باید ست اداری طوری طراحی شود که حس اعتماد و حرفهای بودن مجموعه را در مخاطب ایجاد کنند. هماهنگی و هارمونی که در رنگ و محتوای یک ست اداری وجود دارد سبب میشود مخاطب نسبت به نظم و انضباط شرکت شما اطمینان پیدا کند. اعتمادسازی در مشتریان یکی از مهمترین نکات در هر کسب و کاری بشمار میآید. اطلاعاتی که در ست اداری قرار میگیرد شامل لوگو، آدرس سایت و راههای ارتباطی میباشد. گاه توضیح کوتاهی در خصوص کسبوکار و یا شعار برند نیز در صفحات قرار میگیرد.
بررسی آیتمهای موجود در یک ست اداری:
1-سربرگ: سربرگها تمامی مطالب مربوط به فرمها و نامهها را به صورت متن و یا تصاویر منظم کتبی به مخاطب ارائه میدهد. و همچنین در یک قالب رسمی، سازمان شما را معرفی میکند. در صورت استفاده از کاغذهای معمولی کار شما غیرحرفهای و غیررسمی بنظر میرسد. و از میزان توجه به کار شما میکاهد. استفاده از اوراقی که منحصراً متعلق به شماست به طبقهبندی بهتر اسناد کمک میکند و امنیت قراردادها و مکاتبات نیز بهتر حفظ شده و امکان سوء استفاده از آنها به حداقل میرسد.
2-پاکتها و بستههای ارسالی: هنگام ارسال نامه و یا بسته برای سایر سازمانها و یا مشتریان، اولین معرف برند شما نشاندهندۀ میزان حرفهای بودن کسب و کارتان، پاکت و بستهبندی میباشد. مواجهه با یک پاکت خالی از طرح و اطلاعات در عصر شکوفایی گرافیک ممکن است سبب گم شدن و یا بیتوجهی به محتوای نامه و محصول شما گردد. بنابراین هر چه اطلاعات کاملتر و مطابق با اصول طراحی باشد، گام نخست را در جلب اعتماد مشتری برای سفارشات بعدی محکمتر برداشتهاید. طراحی پاکت سیدی و تصاویر ارائه شده در فروش اینترنتی محصولات نیز طبق همین توضیح حائز اهمیت است.
3-کارت ویزیت: کارت ویزیت به عنوان یکی از اقلام ست اداری در بسیاری از موارد بعنوان اولین ابزار شروعکنندۀ تعاملات میباشد. کارت ویزیت حاوی اطلاعات مهمی از جمله معرفی کسبوکار، لوگو و اطلاعات تماس برند شماست که به راحتی میتوانید در اختیار مخاطبان خود قرار دهید. بنابراین اگر در طراحی کارت ویزیت موفق عمل کنید، احتمال برقراری تعاملات بعدی با مخاطبانتان بیشتر خواهد شد. این کارتها از ابزارهای مهم و ضروری هستند که در بازار رقابت میتوانند به شما کمک کنند.
4-دفترچه، تقویم و پلنر: هر چه برای ایجاد تصویر برند هماهنگ و جذاب تلاش کنید، میزان ماندگاری شما در ذهن مخاطب بیشتر خواهد بود. این میزان از توجه به جزئیات در ذهن مخاطب نظم و ترتیب را تداعی میکند.
5-فاکتور: از آنجا که فاکتورها در دسترس مستقیم خریدار قرار میگیرد، اطلاعات تماس و فضاهای مجازی در دسترس قرار میگیرد.
6-اشانتیون و کارتپستال: احتمالا سالنامههای تبلیغاتی را هر سال نزدیک به عید دیدهاید. سالنامههایی که شامل لوگو و اطلاعات شرکتهای مختلف هستند. هدایای تبلیغاتی علاوه بر ساخت تصویری خاص از برند شما، چنان احساس رضایت و خشنودی در مخاطب ایجاد میکند که برای تجربه خرید و یا تعامل مجدد با کار شما تشویق میشود. اشانتیون میتواند شامل خودکار، مداد، پیکسل، دفترچه، کارتپستال و یا یک محصول مشترک با کار خودتان باشد.
7-آیتم پوششی: در بین مشاغل دولتی پوشش واحدی میان کارمندان وجود دارد. که در این بخش نقش طراحان لباس در ساخت تصویر برند بسیار حائز اهمیت است. اما در مشاغل آزاد و شرکتهای خصوصی استفاده از لوگو و رنگ سازمانی در بخشی از پوشش اعضا در یکپارچگی و هماهنگی کمککننده است.
اگر میخواهید در این زمینه راهنمایی بگیرید فرم آخر مقاله زیر را تکمیل کنید:
