استفاده از سرویس دیزاین برای زندگی شخصی

سوال اصلی اینه، چرا یک مدیر ارشد که بیزینس و کسب و کار چند صد میلیونی رو با دقت مدیریت می‌کنه، توی زندگی شخصی خودش انقدر آشفته عمل میکنه و درگیر بهم ریختگی می‌شه؟ ما می‌دونیم که چطور باید ویژنمون رو توی سازمان تعریف کنیم، اما زندگی‌ ما هر روز یک لیست بی پایان شبیه بک‌لاگ‌های پر از تسکه که خیلی هاشون حتی کارهای کوچیک و بی‌اهمیته که زمانمون رو میگیره فقط.

قبل از اینکه بخوام شروع کنم، همین اول کار بگم که این بلاگ، یه مقاله توسعه فردی یا چیزایی شبیه به اون نیست. قرار نیست با جمله‌های انگیزشی حالمون رو خوب کنیم. میخوام راجب یه نقطه عمیق تو فرآیند زندگی روزمره حرف بزنم. قصد دارم با استفاده از فریم‌ورک‌های دنیای کسب‌وکار، مثل Service Design ‌سعی در حل مشکلات زندگی کنیم. قصد ما تو این بلاگ اینه که زندگی‌ رو به عنوان یک اکوسیستم خدمات( سرویس) تحلیل کنیم تا بالاخره بتونیم اون حجم سنگین بدهی عملیاتی و بهم‌ریختگی که تو زندگی وجود داره رو از بین ببریم.

تو این پست من سراغ سه تا مفهوم کلی میرم:

• مفهوم Life-as-a-Service Model: زندگی‌مون رو چطور به عنوان یه سیستم قابل مدیریت ببینیم؟

• تحلیل Backstage: کجای سیستم زندگی‌مون داره انرژی ما رو می‌خوره؟

• آزادسازی ظرفیت شناختی (Cognitive Capacity): چطور با استانداردسازی، مغزمون رو از کارهای کم‌ارزش آزاد کنیم تا برای تفکر عمیق و استراتژیک آماده بشه؟

۱- کالبدشکافی خدمت: زندگی به مثابه یک اکوسیستم

اگه بخواییم کنترل زندگی رو بگیریم دستمون، باید زندگی رو از دیدگاه معماری سرویس دیزاین نگاه کنیم.

توهم فعالیت (Activity Trap Critique)

بزرگ‌ترین مشکل ما، گیر افتادن تو توهم فعالیته ما فکر می‌کنیم چون ۲۴/۷ داریم کار میکنیم، پس بهره‌وریمون خوبه. اما ۹۰ درصد این فعالیت‌ها، تو Frontstage Activities یا به قولی کارها و اکت‌های نمایشی هستن مثلا در لحظه جواب دادن به ایمیل‌ها، شرکت توی جلسه‌های بی‌هدف یا چک کردن مدام سوشال مدیا. این کارها در معرض دید هستن و حس کاذب موفقیت لحظه‌ای رو به ما می‌دن. (یا همون توهم فعال بودن)
اما مشکل کجاست؟ این فعالیت‌های نمایشی، فقط ظاهر کار هست. تمام انرژی ما داره صرف مدیریت بهم‌ریختگی می‌شه که ریشه‌اش توی فرآیندهای پس‌زمینه (Backstage) مخفی شده. ما انرژی‌مون رو می‌ذاریم روی ظاهر (مثل ایمیل) و از اصلاح فرآیند پشت صحنه (مثل سیستم مدیریت دانش یا چیزایی مثل روتین تصمیم‌گیری) فرار می‌کنیم.

بازدهی در زندگی دیگه فقط بازدهی مالی نیست. این تعریف دیگه تعریف کاملی نیست. ما باید بازدهی رو بر اساس سه تا پارامتر اساسی تعریف کنیم،‌نه فقط بازدهی مالی. بازدهی مالی، بازدهی انرژی و بازدهی تمرکز. یک فرآیند غیربهینه و ناکارآمدی، حتی اگه سود مالی خوبی هم به ما بده، اگه تمرکز ما رو توی طول روز از بین ببره، از نظر استراتژیکی یک شکست محسوب میشه.

سه بخش اصلی ( components of service design3 )

برای اینکه زندگی‌مون رو به عنوان یک سرویس ببینیم، لازمه که مدل People, Props, Processes رو روی اون اعمال کنیم. این سه ستون، معماری سرویس زندگی ما رو تشکیل می‌دن:

• People (ذینفع‌ها یا همون استک‌هولدر‌ها): مهم‌ترین ستون خود شمایید. اما علاوه بر شما، افراد دیگه‌ای هم هستن که تو لیست ذینفع‌های کلیدی زندگی شما هستن و توی این ستون قرار می‌گیرن: خانواده، تیم و ... مدیریت این روابط، دقیقا همونمدیریت ذینفع‌ها (Stakeholder Management) هستش که توی بیزینس انجام می‌دیم. اگه به رابطه‌ای که با شریک زندگیتون دارید، به عنوان یک ذینفع کلیدی نگاه نکنید و وقت و انرژی باکیفیت رو بهش تخصیص ندید، باید منتظر ریسک عملیاتی (یا همون از بین رفتن رابطه) باشید.

• Props (زیرساخت و شواهد فیزیکی): این بخش، همون زیرساخت حیاتی شماست. سلامتی، ابزارهای دیجیتال، محیط کار فیزیکی و حتی سرمایه‌های مالیتون. مشکل بزرگی که اینجا داریم بدهی فنی (Technical Debt) ناشی از زیرساخت‌های ضعیفه.

  مثال: سلامتی ضعیف دقیقا همون زیرساخت حیاتی ضعیفه. وقتی بدن و ذهن شما در وضعیت اپتیمال نیست، مثل یه سیستم قدیمی می‌مونه که مدام کرش می‌کنه و شما مجبورید مدام وقت بذارید برای ری‌استارت کردنش. این یک بدهی فنیه که انرژی شما رو از بین میبره.

• Processes (فرآیندها): اینا همون روتین‌ها، عادات و سیستم‌های مالی/برنامه‌ریزی شما هستن. اگه صبح‌ها روتین مشخصی ندارید، اگه برای تصمیمات مالی‌تون یک فرآیند استاندارد ندارید، در واقع دارید عملیات زندگی‌تون رو بر اساس شانس و حال لحظه‌ای مدیریت می‌کنید. اینجاست که آشوب عملیاتی شروع می‌شه.

۲- معماری Backstage: تحلیل بدهی عملیاتی

حالا که معماری رو شناختیم، وقتشه بریم سراغ موشکافی پس زمینه (Backstage)

خط دید در زندگی شخصی

توی طراحی سرویس، ما یک خط دید داریم. بالای این خط، Frontstage یا نمای بیرونیه، جایی که شما با دنیا تعامل می‌کنید. پایین این خط، Backstage یا پشت صحنه‌ست.

• فرانت استیج Frontstage: کارهایی که مشخصا دیده میشن و شما مشغول بودن توی اون‌هارو میبیند: چیزای مثل جلسات کاری، تحویل گزارش‌ها، حتی لبخند زدن‌های اجباری، ورزش کردن‌های لحظه‌ای.

• بک استیج Backstage: کارهایی که انرژی رو می‌خورن، اما الزاما دیده نمیشن: جستجوی اسناد یا فایل‌های گمشده، تصمیم‌گیری‌های تکراری (مثلا هر روز صبح باید تصمیم بگیرید چه لباسی بپوشید)، مدیریت انبوه ایمیل‌ها ، یا درگیر شدن با اضطراب ناشی از چک‌لیست‌های ذهنی که چندان واضح نیستن.

یک نکته استراتژیک: Backstage ضعیف، مستقیما اصطکاک یا Friction در Frontstage رو افزایش می‌ده. وقتی شما Backstage منظمی ندارید (مثلا محیط کارتون شلوغه یا نمی‌دونید فایل‌ها کجان)، مجبورید توی Frontstage دو برابر انرژی بذارید تا یک خروجی خوب ارائه بدید. این یعنی شما کیفیت تمرکزتون رو فدای آشوب پشت صحنه یا همون بک استیج که صحبت کردیم، کردید.

تشخیص چالش‌های فرآیندی

بزرگ‌ترین تلف کردن انرژی ما، توی فرآیندهایی اتفاق می‌افته که اصلا نباید فرآیند باشن.

• چالش اول: تصمیم‌گیری‌های کوچک و تکراری، بزرگ‌ترین منبع هدر رفت انرژی شناختی اینه که هر روز صبح باید تصمیم بگیریم: امروز چی بپوشم؟ ناهار چی بخورم؟ امروز اولین کاری که باید انجام بدم چیه؟

• چالش دوم: سیستم مدیریت دانش آشفته، شما برای هر پروژه‌ای باید ساعت‌ها دنبال یک سند یا اطلاعات بگردید، این یک چالش فرآیندیه که به شدت زمان شما رو هدر می‌ده.

اینجاست که مفهوم بدهی عملیاتی یا همون Operational Debt مطرح می‌شه. بدهی عملیاتی دقیقا همون کارهایی هستن که همین الان از انجامشون طفره می‌رید مثل مرتب‌سازی ایمیل‌ها، آرشیو کردن عکس‌ها، یا چک‌آپ سلامتی و چیزای این شکلی. این کارها، در لحظه بی‌اهمیت به نظر می‌رسن، اما در آینده نزدیک یا شاید دور باید هزینه سنگین‌تری برای درست کردن هر کدوم بپردازید. این بدهی‌ها مستقیم حاشیه سود زمانی و انرژی شما رو می‌خوره و نمی‌ذاره برای کارهای استراتژیک ظرفیتی داشته باشید.

یک ذهن آزاد، یک ذهن استراتژیکه. تا وقتی که مغز شما درگیر مدیریت این آشوب عملیاتیه، هیچ ظرفیتی برای تفکر لول بالا، نوآوری و برنامه‌ریزی استراتژیک باقی نمی‌مونه.

۳- راهکارهای اجرایی: معماری فرآیندهای زندگی

راهکار اصلی، معماری این فرآیندهاست. ما باید پیچیدگی رو از سیستم حذف کنیم تا مغز ما بتونه کار خودش رو که تفکر استراتژیکه، انجام بده.

استانداردسازی برای آزاد کردن ظرفیت شناختی

ظرفیت شناختی ما، محدودترین و باارزش‌ترین منبع ماست. بزرگ‌ترین هدف استانداردسازی، کاهش Overhead هستش.

• حذف تصمیمات تکراری: روتین‌های روزمره رو به فرآیندهای استاندارد تبدیل کنید. مثال بارز این کار، داشتن یک Default Setup برای هر روزه.

  • غذای دیفالت: برنامه‌ریزی وعده‌های غذایی از یک هفته جلوتر. نکته‌اش اینه این تصمیم رو یک بار در هفته می‌گیرید، نه هر روز سه بار (یا حتی بیشتر) (البته که برای رژیم هم مفیده :) ).

  • لباس دیفالت: برای محل کار یا جلسه‌ها، چند دست لباس استاندارد و از پیش آماده شده داشته باشید. این کار، شمارو از هدر دادن ظرفیت شناختی برای یه تصمیم بی‌ارزش نجات می‌ده.

• بهینه‌سازی Support Systems: به جای اینکه خودتون بشید مدیر عملیات زندگی‌تون، از ابزارهای اتوماسیون استفاده کنید.

  • تقویم‌های هوشمند: همه چیز باید در تقویم باشه و به صورت روتین‌های تکرارشونده تعریف بشه. اگه کاری توی تقویم نیست، پس در زندگی شما عملا وجود نداره.

  • لیست‌های خرید هوشمند: استفاده از اپلیکیشن‌ها برای حذف نیاز به مداخله انسانی در کارهای کم‌ارزش. برای مثال خرید از اسنپ یا افق کوروش.

  • مدیریت ایمیل به عنوان تسک (Email as a Task): ایمیل رو نه به عنوان یک جریان ورودی ابدی، بلکه به عنوان ورودی تسک‌ ببینید (الزاما منظور تسک کاری نیست) که باید طبق یک فرآیند استاندارد و مشخص شما پردازش بشن. (مشخصا ایمیل صرفا یک مثاله)

Service Blueprint برای هفته (Weekly Blueprint)

حالا بریم یک قدم جلوتر و برای هفته‌مون یک Service Blueprint ترسیم کنیم. این کار، به ما یک دید سیستمی می‌ده تا بفهمیم Backstage ما چطور باید Frontstage رو پشتیبانی کنه.

1. شناسایی Touchpoints: تعاملات کلیدی هفته‌تون رو مشخص کنید. این‌ها همون Frontstage های ما هستن:

   • جلسات مهم، زمان‌های Deep Work، زمان خانواده و زمان‌های استراحت و... .

2. ترسیم Backstage: برای هر تاچ‌پوینت، بپرسید: چه فرآیندهای ذهنی و فیزیکی باید انجام بشه تا این Frontstage موفق بشه
   اما چند مثال:

   • یک جلسه مهم: Backstage اون می‌شه آماده‌سازی ذهنی و مرور داکیومنت‌های اصلی.

   • زمان Deep Work: Backstage می‌شه خاموش کردن نوتیفیکیشن‌ها و آماده‌سازی محیط فیزیکی.

   • سلامتی: Backstage اون می‌شه بررسی‌های هفتگی سلامت و زمان استراحت برنامه‌ریزی شده.

3. اندازه‌گیری: اما حالا چطور موفقیت این Life Service رو اندازه‌گیری کنیم؟ فقط زمان صرف شده رو اندازه‌گیری نکنید! این یک جور Vanity Metric یا همون متریک نمایشیه. از متریک‌های واقعی‌تر اسفتاده کنید:

   • کیفیت تمرکز (Focus Quality): مثلا تعداد وقفه در طول یک ساعت Deep Work.

   • سطح انرژی (Energy Level): چقدر بعد از یک روز کاری، انرژی برای تعامل با ذینفعان کلیدی (خانواده/پارتنر) باقی مونده؟

   • کاهش بدهی عملیاتی: چند درصد کارهای آزاردهنده (مثل مرتب‌سازی ایمیل یا چک‌آپ پزشکی) رو استانداردسازی یا حذف کردید؟

۴- ارتقا سطح میانگین

قطعا هدف نهایی ما کمال نیست. در کل کمال یک توهمه و هیچ‌وقت قرار نیست بهش برسیم. هدف ما، ارتقا سطح میانگین عملکرده. همونطور که همیشه هدف رو میانگینه.

وقتی طراحی سرویس رو به زندگی اعمال می‌کنیم، از نتیجه‌های افراطی (ناشی از شانس یا فشار لحظه‌ای) جدا می‌شیم و روی فرآیندهای پایدار و بلند مدت تمرکز می‌کنیم. ما یک پلتفرم برای زندگی می‌سازیم که حتی توی بدترین روزها، یک سطح کیفیت دیفالت مشخص رو برای ما تضمین میکنه.

استفاده از این متدها یک انتخاب نیست بلکه یک جوری الزام استراتژیکه. این رو همیشه برای خودتون داشته باشید: اگه انرژی خودتون رو صرف مدیریت بهم‌ریختگی می‌کنید، ظرفیتی برای تفکر استراتژیک باقی نمی‌مونه. این انرژی که برای تصمیمات کوچیک روزانه می‌ذارید، همون سرمایه‌ایه که می‌تونستید برای حل مسئله‌های بزرگ کسب‌وکار و زندگیتون صرف کنید.

به نظرم همین الان، برید و اولین بدهی عملیاتی و چالش خودتون رو شناسایی کنید.الزاما نیاز نیست بزرگ‌ترینش باشه، آزاردهنده‌ترینش رو انتخاب کنید. (مثلا: پوشه‌ای از اسناد مالی که باید مرتب کنید یا کشویی که پر از وسایل بهم‌ریخته‌). حالا، با استفاده از اصول استانداردسازی و موشکافی پس‌زمینه (Backstage)، فرآیند اون رو توی همین هفته اصلاح کنید. دقت کنید، نتیجه‌اش الزاما در لحظه تغییر نمیکنه، ما قراره فرآیندش رو اصلاح کنیم.r