اسپرینت؛ چگونگی حل مشکلات بزرگ و تست ایده‌های جدید فقط در پنج روز

خلاصه‌ای از کتاب SPRINT نوشته Jack Knapp

برای من به عنوان یک طراح، همیشه کار گروهی یک چالش به حساب می‌آید و این چالش وقتی پُررنگ‌تر می‌شود که یک کار گروهی باید در یک زمان مشخص به نتیجه برسد. وای بر آن روز :)) در واقع من به عنوان عضوی از جامعه «دقیقه نودی‌ها» وقتی پای طراحی و ایده‌های نو در میان باشد تا آخرین لحظه ممکن در حال ایده‌پردازی هستم ( شاید بهتر است بگویم بودم ). با اینکه مدت‌ها بود که من با پدیده «چابکی» در کار تیمی و استفاده از روش «اسپرینت» در طراحی و تولید آشنا بودم و در استفاده از آن تجربه داشتم اما این کتاب، تجربه‌ای ناب از یکی از آغازگران این راه در چند پروژه واقعی را در اختیار من قرار داد که حیف بود اگر راجع به آن نمی‌نوشتم.

البته سعی من در خلاصه نویسی این کتاب به نتیجه خوبی نرسید و تصمیم گرفتم یکی از خلاصه‌های خوب نوشته شده برای این کتاب را ترجمه کنم. خلاصه‌ای در چهار دقیقه!

خلاصه در یک جمله (البته یک جمله بلند) :

اسپرینت، به طور کامل روند مدیریت پروژه شما را دگرگون خواهد کرد و از نو خواهد ساخت، این روش به شما اجازه خواهد داد که از صفر تا مرحله ساختن یک پروتوتایپ را فقط در پنج روز بپیمایید و سریع‌تر از هر زمان دیگری متوجه شوید که ایده ارزشمندی داشتید یا نه!

نقل قول مورد علاقه من:

هفته گذشته، به پُستی از «Jack Knapp» برخوردم که در آن اعلام کرده بود پس از ده سال همراهی با Google و Google Venturs قصد دارد که تمرکز خود را بر روی نوشتن به صورت تمام وقت بگذارد. من فهمیدم که او قبلا کتابی را تحت عنوان Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days منتشر کرده بود، پس وقتی در Blinkist یافتمش، تهش رو درآوردم!

همونطور که عنوان کتاب پیشنهاد می‌دهد، اسپرینت یک پروسه پنج روزه است، که بعد از آن شما بازخورد‌های انتقادی و مهمی درباره ایده‌های خود خواهید داشت و اینکه آیا این ایده‌ها برای مارکتینگ، تجربه مشتری یا طراحی محصول خوب کار خواهند کرد یا نه! «جِیک» این پروسه را در حالی طراحی کرده که مشغول کار بر روی پروژه‌هایی مثل Gmail یا Google X بوده، او اسپرینت‌ها را در بیش از 150 شرکت جلو برده، در بازه‌ای از Slack تا Mozilla و یا خطوط هوایی KLM.

من نمی‌توانم تمام این پروسه را با جزییات با شما به اشتراک بگذارم، اما در اینجا یک بررسی اجمالی شامل چند مرحله حیاتی در این پروسه را آورده‌ام:

1. اسپرینت شامل ضرب‌الاجل (deadline)، یک تیم در یک اتاق و پروتوتایپ است.
2. بر روی تعریف یک لحظه در نقشه سفر مشتری متمرکز شوید و کار رو از همان‌جا ( از تَه به سر) شروع کنید. ( نکته‌ای که در این قسمت متن در ترجمه برای من جالب بود، اصطلاح Working Backwards بود که به معنی شروع از آخر است، مثلا وقتی شما دسته کلید خودتون را گم کرده‌اید از آخرین محلی که بودید شروع به گشتن می‌کنید و قدم به قدم عقب می‌روید تا کلید‌ها را پیدا کنید).
3. یک طرح اولیه و سریع از راه‌حل‌های موجود ترسیم کنید ببینید چطور می‌توانید آنها را با هم ادغام کنید.

امیدوارم کتونی‌های دویدنتون رو یادتو باشه کجا گذاشتید چون خیلی سریع می‌ریم سر اصل مطلب!

درس اول: سه جزء اصلی اسپرینت، یک مهلت و مدت معین، حضور یک تیم در یک اتاق و تعداد کافی پروتوتایپ، هستند.

خیلی از چیزهای خوب در صورت ضرورت و اجبار شکل می‌گیرند. اسپرینت‌ها هم از این قائده مستثنا نیستند. ایده وقتی به ذهن «جیک» خطور کرد که او مشغول کار بر روی اضافه کردن یک ویژگی مهم به Gmail بود، که چیزی نبود جز مرتب‌سازی خودکار پیام‌ها. وقتی فقط یک ماه تا زمان مقرر باقی مانده بود او مجبور به یک نوآوری در کار شد. البته به سرعت.

برای اینکه این کار خوب از آب دربیاید، او روش جدیدی برای مدیریت پروژه طراحی کرد که اتفاقا کار هم کرد. از آن زمان او مشغول بهبود ساختار این روش بوده تا به امروز، مشخصه این روش سه جنبه کلیدی هستند:

1. داشتن یک مهلت خیلی خیلی مشخص و سخت‌گیرانه. این باعث به تعویق افتادن یا ازبین بردن میل به تعلل و پشت‌گوش‌اندازی می‌شود. بر اساس قانون پارکینسون، میزان کار، همیشه زمانی که از قبل برای آن در نظر گرفته شده است را پر می‌کند، پس کوتاه‌تر، بهتر. یک اسپرینت معمولا پنج روز طول می‌کشد، از دوشنبه تا جمعه (البته برای فرنگی‌ها که برای ما می‌شود از شنبه تا چهارشنبه).
2. قرار دادن افراد با مجموعه مهارت‌های مختلف در یک اتاق. مهندسین، بازاریابان، طراحان، حسابداران، متخصصین عملیات، مدیران، هرچه دیدگاه‌ها در تیم شما متنوع‌تر باشد بهتر است. تیم‌های اسپرینت معمولا از هفت نفر با سوابق مختلف تشکیل می‌شوند. از حضور تمام سطوح سلسله‌مراتب استقبال می‌شود.
3. نتیجه باید یک پروتوتایپ مشخص باشد. طوفان ذهنی و ایده پردازی برای ایده‌های مبهم ساده است. بدست آوردن و داشتن چیزی کاربردی برای ارايه سخت است، اما آن چیز، در صورت وجود می‌تواند بازخورد استفاده‌کننده واقعی را به‌همراه داشته باشد.

این سه قانون ساده باعث می‌شوند که اطمینان حاصل کنیم برای هر اسپرینت، افراد دور هم جمع می‌شوند، چشم در چشم می‌شوند، کار می کنند و چیزی تولید می‌کنند که براساس ارزش‌های واقعی شکل گرفته است. این دقیقا چیزی است که این پروسه را برای استارتاپ‌ها، که به منابع محدودی دسترسی دارند عالی و تکمیل می‌کند.

درس دوم: مهندسی معکوس نقشه راهتان بوسیله تمرکز بر لحظه‌ای که کاربر با محصول ارتباط برقرار می‌کند.

یکی از اولین قدم‌ها در اسپرینت شما شناسایی و تعریف کردن چالش است (define)، وظیفه‌ای که موفقیت آن به توانایی شما در مهندسی معکوس نیجه نهایی بستگی دارد. Savioke کمپانی که ربات‌های خدماتی تولید می‌کند، می‌خواست رباتی برای انجام دلیوری در اتاق‌های هتل طراحی کند که بتواند یک مورد مشخص را برای مهمانان هتل به درب اتاقشان ببرد و همچنین زمان زیادی را برای کارکنان هتل ذخیره کند.

«جیک» در ابتدا با پرسیدن نحوه و زمان استفاده از محصول به آن‌ها کمک کرد که مشخص کنند می‌خواهند چه کسی را تحت تاثیر قرار بدهند. بعد از همه اینها، لحظه تعیین‌کننده زمانی است که مشتری شما (مشتری بالقوه) با محصول برای اولین بار روبرو می‌شود. برای Savioke این لحظه زمانی فرا می‌رسد که یک مهمان هتل درب اتاق را باز می‌کند و مواجه می‌شود با یک مورد جدید، مثل مسواک، که توسط یک ربات ارائه می‌شود.

هر قدم از اینجا به بعد در خدمت آن لحظه بود. برای مثال،این بلافاصله نگرانی‌های ایجاد کرد که برخی افراد ممکن است با دیدن ربات بترسند، پس ربات باید ظاهری غیر تهدیدآمیز داشته باشد.

من عاشق این دیدگاه شدم و در واقع چرخدنده های من رو به چرخش درآورد تا بتونم در مورد آنچه مربوط به پروسه پذیرش یک محصول توسط کاربر و جا انداختن یک محصول در تجربه کاربران لازمه روش خودم را بهبود بدهم.

درس سوم: طرح‌های خود برای رسیدن به راه‌حل را با هم ترکیب تا به یک چیز اصلی برسید و پروژه را خُرد کنید.

طوفان ذهنی ممکن است به تنهایی برای موفقیت یک اسپرینت کافی نباشد، اما به طور قطع یکی از قسمت‌های اصلی این پروسه به شمار می‌آید. برای ساده کردن آن، «جیک» پیشنهاد دموی به اصطلاح رعد و برقی را می‌دهد، که در آن هر عضو تیم سه دقیقه فرصت دارد که راه‌حل‌های موجود برای بخش‌های مختلف مشکلی که قرار است حل شود ارائه دهد.

وقتی همه ارائه ها انجام شد، برای اینکه هر کسی بتواند در شرایط برابر خودش را نشان دهد و اثبات کند «جیک» پیشنهاد یک راه عالی داد: همه باید یک طرح ساده از تجسم راه‌حلی که پیشنهاد داده‌اند ترسیم کنند. مطمئنا همه توانایی خوبی در طراحی ندارند، اما حتی من که فقط چشم چشم دو ابرو می‌کشم هم می‌توانم طرحی ساده از یک صفحه سایت طراحی کنم!

طراحی‌های اولیه (Sketching) دو مزیت به همراه دارند:

1. خواهید دید که چرا و چگونه راه‌حل های فردی به نوعی می‌توانند با هم ادغام شوند تا به آنچه نیاز دارید برسید.
2. می‌تواند پروژه شما را به چندین قسمت مختلف، با مراحل مشخص، خُرد کند تا بتوانید روی هر قسمت جداگانه کار کنید.

بعد از این تمرین، شما از اینکه راه‌حل شما چه شکلی خواهد داشت و چطور باید پیاده‌سازی شود ایده‌های بسیار بهتری خواهید داشت. حالا تنها کاری که شما باید انجام بدهید رسیدن به خط پایان است!

مروری بر «اسپرینت»

به نظر می‌رسد «جیک» بچه بسیار خوبی است و ایده فوق‌العاده‌ای با نام «اسپرینت» ارائه کرده است! یک ماه خیلی سریع می گذرد اما برای استارتاپ‌ها و کسب و کارهای جوان، یک دوازدهم از سال کافی است تا همه چیز را به قعر چاه سوق دهد و بالعکس. تصور کنید در عرض یک ماه چهار اسپرینت را انجام داده‌اید. با بازخوردی که از چهار پروتوتایپ منسجم دریافت کرده‌اید، شما دیگر تقریبا مطمئن هستید که چه چیزی را باید گسترش دهید.

این یک دورنماست اما من واقعا هیجان‌زده هستم از اینکه بتوانم روزی جزئی از اسپرینتی باشم که «جیک» راه انداخته باشد ولی قبل از آن باید مثل او راهی برای نوشتن تمام وقت پیدا کنم!

خواندن خلاصه کتاب اسپرینت را به چه کسی پیشنهاد می‌کنم؟

به موسس 24 ساله یک استارتاپ در حوزه قهوه، که به تازگی اولین مرحله جذب سرمایه را گذرانده است، به معاون توسعه محصول 47 ساله‌ای که خیلی سریع نیاز به پیاده‌سازی چند امکان جدید بر روی محصول را دارد، و هرکسی که یک ماه زمان را بر روی ایده‌ای صرف کرده است که در دنیای واقعی کار نمی‌کند!

مثل هر روش دیگری می‌توان برای این روش هم نقاط ضعف و قوت زیادی در نظر گرفت و با توجه به اینکه این تئوری در سالها پیش ارائه شده است می‌توان حتی راه‌حل های بهتری را مبتنی بر آن پیدا کرد، اما رجوع به این روش بسیاری از مشکلات بزرگ را به سرعت حل خواهد کرد. در واقع و براساس تعریف ابداع کنندگان این پروسه، استفاده از این روش فرصتی به تیم می‌دهد تا قبل از ساختن و عرضه نمونه اصلی محصول، میانبری داشته باشد برای آموختن بیشتر درباره ایده‌ها و آزمودن آنها در نمونه اولیه.

از آنجا که خرید این کتاب در ایران اگر غیرممکن نباشد بسیار سخت است، لینک دریافت فایل این کتاب قرار داده می‌شود.