چگونه برنامه ریزی بلاک باعث افزایش بهره وری برای مدیران دندانپزشکی می شود

آیا تا به حال شنیده اید که غوغای روز کاری شما به پایان برسد و فکر کنید:

"مطمئناً ساعت 5:00 نمی شود! زمان کجا رفت؟ آیا من به چیزی دست یافتم؟ امروز واقعاً چه اتفاقی افتاده است؟ "

به باشگاه خوش آمدی!

طی چند سال گذشته ، من یک تحول در زندگی واقعی داشته ام.

من متوجه شده ام که از یک دختر در قسمت جلو دفتر مدیر مطب دندانپزشکی در یک عمل پزشک به یک مانور مدیر DSO در بین کلینیک ها و یک مرکز متمرکز صورتحساب / عمل تغییر شکل می دهم.

تغییر کار چالش برانگیز و در عین حال هیجان انگیزی بود زیرا من از یک محیط کار سریع و تغییر کارها مرتباً لذت می برم. اما کاری که من در ابتدا انجام ندادم این بود که خودم را به درستی برنامه ریزی کردم تا بتوانم روز خود را کنترل کنم تا اینکه روز خود را کنترل کنم.

به عنوان مدیران مطب دندانپزشکی ، قطعاً در طول روز با وقفه های زیادی روبرو خواهیم شد. خواه این ایمیل های بی پایان باشد ، ملاقات با پزشکان ، نقص فناوری یا یکی از اعضای تیم که نیاز به "گپ زدن" دارند ، با گذشت ساعت ها ، بهره وری شخصی ما کاهش می یابد.

در موقعیت اولیه خودم در تمرین کوچکتر ، من یک چک لیست ذهنی از همه کارهایی داشتم که نیاز به انجام روزانه ، هفتگی و ماهانه داشتند. این یک لیست ملموس بود ... huddle صبح ، چاپ گزارش ، سپرده گذاری ، ارائه بیمه و غیره

حتی اگر مدیریت کار من با چک لیست آسانتر به نظر می رسید ، می توانم دیر وقت و آخر هفته ها را برای تکمیل همه کارها ببینم.

من کشف کردم که اگرچه چک لیست ها در بعضی مواقع مفید هستند ، اما برای زمان ما حساب نمی شوند. توانایی مدیریت وقت من از کنترل خارج شده بود ... حتی در تمرینات کوچکتر.

درک این سقوط من را به این سوال سوق داد:

"چگونه می توانم کنترل تولیدم را حفظ کنم تا اینکه در پایان روز کاری احساس شکست کنم؟"

مطمئن نیستم از کجا شروع کنم ، من با دوست قدیمی و مشاور مدیریت تمرین خود ، شارون تایگر تماس گرفتم تا به من در گره گشایی از وب پیچیده کمک کند و من را دوباره در مسیر (و کنترل) قرار دهم.

بعد از یک جلسه طوفان فکری طولانی ، با هم برنامه ای طراحی کردیم که من را در طول روز درگیر وظیفه کنیم:

برنامه ریزی را مسدود کنید ... همان روشی که ما برای تنظیم برنامه روزانه پزشک خود استفاده می کنیم.

زمانبندی بلوک چیست؟

تمرین برنامه ریزی هر دقیقه از روز خود را قبل و اختصاص "بلوک" از زمان برای برخی از وظایف و مسئولیت های.

4 مرحله برای برنامه ریزی موثر بلوک

مرحله 1: تخلیه مغز

با استفاده از روش قلم و کاغذ به سبک قدیمی ، برنامه یادداشت ها در تلفن شما یا هر برنامه یادداشت برداری ، با تهیه لیستی از همه کارهایی که روزانه انجام می دهید ، شروع می کنند.

مرحله 2: دسته بندی کنید

وظایف برچسب: C، D، S

تعهدات (مواردی مانند جلسات ، قرارها ، پروژه هایی با موعد مقرر و غیره)

کارهای تفکر عمیق (مواردی که نیاز به توجه و تمرکز کامل شما دارند)

کارهای تفکر کم عمق (وظایفی که در صورت قطع شدن می توانید بلافاصله پشتیبان گیری کنید)

مرحله 3: الگویی ایجاد کنید

زمان تعهدات را مسدود کنید - هر چیزی که زمان ، تاریخ یا مهلت به آن متصل باشد.

بلوک هایی برای کارهای "تفکر عمیق" ایجاد کنید. این موارد را برای زمان هایی از روز برنامه ریزی کنید که کمترین تقاضای شما را دارند و بیشترین بازدهی را دارند. دفعاتی که می توانید علامت "مزاحم نشوید" را بر روی درب خود قرار دهید (احتمالاً در ابتدای یا پایان روز کاری نیست). فقط باید در موارد اضطراری "واقعی" قطع شوید.

بلوک هایی برای کارهای "تفکر کم عمق" ایجاد کنید. تیم خود را برای برقراری تماس و پرسش در این مدت تشویق کنید ، اما می توانید کمی انعطاف پذیرتر از بلوک های "تفکر عمیق" باشید.

ایمیل ، تماس تلفنی و رسانه های اجتماعی. باید حواسمان باشد که روزانه چقدر برای این کارها وقت می گذاریم. آنها ضروری هستند اما نباید اجازه دهند که در کل روز ما نفوذ کنند.

مرحله 4: بلوک های خود را پر کنید

در برنامه خود وقت بگذارید تا روز خود را برای فردا ترسیم کنید تا وقتی دفتر را ترک می کنید ، بتوانید وقت خود را با خانواده خود بگذرانید و بتوانید زمان خرابی مورد نیاز خود را به جای نگرانی در مورد چگونگی جریان فردا ، صرف کنید.

نکاتی برای زمانبندی بلاک

آنچه را که انجام می دهید با پزشکان و تیم خود در میان بگذارید. به آنها کمک کنید تا درک کنند این برای بهره وری شما مهم است و در پیروی از برنامه خود به کمک آنها نیاز دارید. آنها باید به برنامه جدید شما و زمانهایی که به دلیل در دسترس بودن مسدود کرده اید ، پایبند باشند.

در آغاز ، زمان لازم برای انجام هر کار را بیش از حد ارزیابی کنید. ما به طور معمول بیش از حد افرادی هستیم که باعث می شود فکر کنیم می توانیم کارهای بیش از آنچه واقعاً ممکن است انجام دهیم. اگر به اهداف خود نرسیم ناامیدی ایجاد می کند.

بافرها و وقفه های بین وظایف خود را برنامه ریزی کنید ، و به مغز خود زمان می دهید تا از دیگری به مرحله دیگر منتقل شود و همچنین چند بار استراحت برای تجدید گروه در طول روز انجام دهید.

در صورت لزوم بازبینی کنید! غرق نشوید برای تهیه برنامه ای که بهترین عملکرد را برای شما داشته باشد ، آزمایش و خطا طول خواهد کشید. از همان ابتدا بدانید که برنامه اصلی شما احتمالاً تغییر خواهد کرد… یعنی OK… که عادی است!