ویژگی های یک چک لیست کاربردی در مدیریت وظایف

ویژگی های یک چک لیست کاربردی در مدیریت وظایف

دلایل خوبی برای استفاده از قالب چک لیست برای وظایف کاری وجود دارد. مزیت آشکار این است که همه چیز را به شیوه ای واضح و سرراست بیان می کند. همه افراد درگیر درک می کنند که در هر زمان معین در طول یک کار باید چه کاری انجام دهند. و به شما امکان می دهد پروژه های بزرگتر را به موقع انجام دهید. ویژگی های یک چک لیست ایده آل چیست؟

1. شما باید بتوانید هر جنبه ای از چک لیست خود را ویرایش کنید

وقتی نوبت به چک لیست ها و ایجاد آنها برای هر کاری می رسد، اولین ویژگی که باید به آن دسترسی داشته باشید، امکان ویرایش است.

فرض کنید، شما تأمین‌کننده‌ای هستید که یک کار بازدید از فروشگاه را برای تیم بازاریابی میدانی خود ایجاد کرده‌اید. به عنوان بخشی از کار، شما یک چک لیست قرار داده اید. و به عنوان بخشی از چک لیست، احتمالاً جنبه های مختلفی دارید. این شامل نام وظیفه، مسئول وظیفه، ساعات تخمینی، مهلت و موارد دیگر است.

اگر بخواهید بعد از ایجاد کار، جنبه خاصی از چک لیست را ویرایش کنید، چه اتفاقی می افتد؟  می خواهید ساعات تخمینی را ویرایش کنید یا ضرب الاجل را تغییر دهید. یا حتی چک لیست را به روز کنید تا شخص دیگری را در کار قرار دهید. وقتی سعی می کنید این کار را انجام دهید، متوجه می شوید که نمی توانید هیچ ویرایشی انجام دهید. نه تنها ناامید کننده است، بلکه احتمالاً باید آن کار اول را لغو کنید و یک کار جدید ایجاد کنید، که باعث تلف شدن وقت و انرژی شما می شود.

این مورد در مورد نرم افزار مدیریت وظایف که به شما امکان ویرایش را می دهد صدق نمی کند. با نرم افزار مدیریت وظایف تخصصی که برای پاسخگویی به ماهیت همیشه در حال تغییر پروژه ها و وظایف ساخته شده است، بسیار کارآمدتر خواهید بود.

2. شما باید بتوانید هر جنبه ای از کار مرتبط با چک لیست را ویرایش کنید

همانطور که شما باید این گزینه را داشته باشید که ساعات تخمینی، ضرب الاجل و غیره وظایف فردی را ویرایش کنید، باید بتوانید کار را از سطح بالایی ویرایش کنید.

برای مثال در یک فروشگاه ممکن است بخواهید ناظران قفسه بندی کالا را اضافه کنید، یا ضرب الاجل را تغییر دهید، فوریت کار را به روز کنید یا حتی یک فایل اضافه کنید. باز هم، با نرم افزار مناسب، شما باید توانایی انجام این کار را داشته باشید.

بیایید بگوییم که یک همکار، وظیفه روی یک کار را شروع کرده است و آنها متوجه می شوند که باید در مورد یک جنبه مرتبط که به آن کار مرتبط نیست کارهای بیشتری انجام شود. در آن صورت، آنها می توانند به شما اطلاع دهند و از شما بخواهند که کار را در حالت تعلیق قرار دهید.

اگر ویژگی‌ای دارید که به شما امکان می‌دهد اعضای هیئت مدیره را به یک کار اضافه کنید تا اطمینان حاصل کنید که استانداردهای کاری در سطح مورد انتظار باقی می‌مانند، انجام آن نیز مهم است. البته بهتر است فقط در شرایط استثنایی از آن استفاده کنید. همچنین می توانید از آن برای آگاه کردن مدیران خط خود در مورد هر کار مشکوکی استفاده کنید، اگر در مورد نحوه برخورد با آن مطمئن نیستید.

3. باید بتوانید به همکاران خود کمک کنید

هر چک لیست خوب باید این امکان را برای شما فراهم کند که در یک کار با همکاران خود همکاری کنید.

دو راه برای انجام این کار وجود دارد:

1-در مرحله اول، یک مورد واضح وجود دارد که در آن نظرات و پیوست های فایل را به وظایف اضافه می کنید. در اینجا، این مورد به این معنی است که همه افراد درگیر در این کار را از آنچه در حال وقوع است مطلع کنید. این شامل هر کسی می شود که به جای اینکه مستقیماً درگیر آن باشد، وظیفه را مشاهده می کند. ارتباط خوب می تواند به معنای تفاوت بین انجام به موقع یک کار یا عدم انجام آن باشد.

2- می توانید با به اشتراک گذاشتن حجم کار همکاری کنید. این شامل اضافه کردن چند نفر به یک کار واحد در یک چک لیست یا اضافه کردن چندین نفر به وظایف مختلف در پروژه است.

فرض کنید که شما یک آژانس بازاریابی هستید و تعدادی کپی رایتر در کارکنان خود دارید. وظیفه این است که یک کپی برای یک کمپین جدید برای یک مشتری بنویسید. به جای اینکه این کار را به یک نفر محول کنید، می توانید آن را به چند نفر محول کنید. اگر یک کپی رایتر جوان دارید که اخیراً به آژانس شما پیوسته است، بسیار مفید است.

اگر یک کپی رایتر ارشد یا شخصی که تجربه دارد را اضافه کنید، کار را کمتر ترسناک خواهید کرد. از آنجایی که منابع خود را جمع کرده اید، ایده های بیشتری دریافت خواهید کرد.

از سوی دیگر، اضافه کردن افراد متعدد به وظایف مختلف می‌تواند به تیم شما کمک کند تا روابط کاری نزدیک‌تری را تقویت کند، که می‌تواند همکاری و کار آینده را بهبود بخشد.

4. باید بتوانید هر قالب چک لیست ایجاد شده را ذخیره و ویرایش کنید

ایجاد چک لیست یک چیز است. همچنین اضافه کردن آن به یک کار است تا بتوانید آن را کامل کنید. اما شما همچنین باید گزینه ای برای ایجاد الگوهای چک لیست داشته باشید که بتوانید دوباره از آنها استفاده کنید.

به ایجاد الگوهای عمومی برای انواع کارهایی اشاره می کنیم که می توانید انتظار انجام آنها را داشته باشید. وقتی به درستی انجام شود، همچنان احتمالاً چندین الگوی چک لیست دارید. با این حال، اگر به هر الگو یک مشخصه یا شناسه داده باشید تا یکی از دیگری را متمایز کند، راه‌اندازی هر پروژه کاری و تکمیل کار به موقع بسیار آسان‌تر خواهد بود.

هنگام ویرایش هر قالب چک لیست ذخیره شده، زمانی که می خواهید از آن برای یک کار آینده استفاده کنید، باید به آسانی بارگذاری الگو و ایجاد هر گونه تغییری در حین انجام کار باشد. این می تواند شامل اضافه کردن یک کار به چک لیست، تنظیم ساعات تخمینی جدید یا شامل کردن شخصی باشد که در اصل جزء اولین کار نبوده است.

پس از اتمام کار، می‌توانید به سادگی الگوی جدید را ذخیره کنید، اگر می‌خواهید یک الگوی جدید راه‌اندازی کنید، نام جدیدی به آن بدهید و شروع به استفاده از آن کنید.

5. باید بتوانید برای هر آیتم چک لیست سررسیدهای متفاوتی تعیین کنید

وقتی بخشی از یک پروژه بزرگتر هستید، کاملاً واضح است که نمی توانید همه وظایف را همزمان انجام دهید. در حالی که می توانید برخی کارها را همزمان انجام دهید. برخی از کارها هستند که فقط زمانی می توانید شروع کنید که کار دیگری به پایان برسد.

به همین دلیل است که هنگام تنظیم هر چک لیست وظایف، باید بتوانید تاریخ های متفاوتی را برای هر یک از وظایف موجود در چک لیست خود تعیین کنید.

به عنوان مثال، فرض کنید که شما یک خرده‌فروش مواد غذایی هستید و در حال حاضر فضایی را که به دسته غلات خود اختصاص داده‌اید، بررسی می‌کنید. با نگاهی به داده های خود، متوجه شده اید که سزاوار فضای بسیار بیشتری در فروشگاه شما نسبت به آن چیزی است که شما به آن می دهید. بنابراین شما پروژه ای را راه اندازی می کنید که شامل کاوش در داده های شما، ارزیابی مجدد پلان طبقه شما و تخصیص فضای مناسب با توجه به فروش شما می شود.

به عنوان بخشی از این پروژه، اولین گام یا وظیفه تجزیه و تحلیل داده های شما خواهد بود و پس از تجزیه و تحلیل پلان طبقه شما و اصلاح پلان مجموعه شما. فقط زمانی که این کار را انجام دادید می توانید به ایجاد پلانوگرام بپردازید.

بنابراین، به عنوان بخشی از پروژه خود، اطمینان حاصل می کنید که موعد مقرر برای کار تجزیه و تحلیل داده ها ابتدا خواهد بود. تاریخ سررسیدی که تعیین می کنید به شما بستگی دارد. اگر واقعا جاه طلب هستید، می توانید چندین کار را در یک روز انجام دهید و کل پروژه را در عرض یک هفته تکمیل کنید.

اگر تصمیم به انجام آن دارید، مهم است که آن را مرحله به مرحله انجام دهید. آخرین کاری که می خواهید انجام دهید این است که پلان طبقه خود را تجزیه و تحلیل کنید، مجموعه محصولات خود را تغییر دهید یا یک پلانوگرام بدون داده بسازید.

با اطمینان از اینکه می‌توانید تاریخ‌های سررسید متفاوتی را برای هر مورد چک لیست تعیین کنید، انجام پروژه و تکمیل آن بسیار آسان‌تر می‌ شود.

لینک مقاله :

https://dssnovinit.com/Post/Details/features-a-functional-checklist-in-task-management