آیا می‌دانید چرا یک مدیر این همه مشکلات و چالش‌های مختلف مدیریت وظایف و ارزیابی کارکنان را پشت سر می‌گذارد؟ زیرا او به عنوان رهبر یک مجموعه در واقع تنها کسی است که می‌تواند بر آنها غلبه کند. طبیعتاً مقابله با این همه مسئولیت پذیری آسان نیست، اما همیشه هم قرار نیست برنامه ریزی و مدیریت وظایف و پیگیری روند پیشرفت کارها، دردسر زیادی ایجاد کند. برای هر یک از چالش‌هایی که در مدیریت وظایف و کارها و ارزیابی کارهای تیمی با آنها روبرو هستید راهکاری وجود دارد. یک مدیر موفق با استفاده از راهکارها و ابزار مناسب مدیریتی می‌تواند بر تمامی این مشکلات غلبه کند. اما چالش‌های اصلی یک مدیر موفق در پروسه مدیریت و ارزیابی چیست؟
تیم من، کاری را که من می‌خواهم انجام نمی‌دهد
سوال اینجاست که آیا تیم شما می‌داند که ابتدا باید چه کاری انجام دهد؟ ریشه این سوء تفاهم در دو مشکل است: توضیحات ارائه شده نامناسب برای یک کار و ارتباط ضعیف اولویت‌ها. علاوه بر این، هرچه قدر کار پیچیده‌تر باشد، احتمال سردرگمی بیشتر است. به جای اینکه هر بار که توضیحات و جزئیات جدیدی از یک وظیفه را به خاطر می‌آورید، به صورت شفاهی یا تلفنی ارائه کنید یا حتی ایمیل بفرستید، بهتر است با بکارگیری یک نرم افزار مدیریت وظایف، کارهای بزرگ را به چند کار کوچک‌تر تقسیم کنید. به این ترتیب، درک صحیح جزئیات کار برای پرسنل و اندازه گیری زمان و هزینه صرف شده برای شما آسان‌تر خواهد بود.
از همه طرف مطالبات دریافت می‌کنم
هیئت مدیره انتظار نتایج دارد، در حالی که همزمان تیم شما نیز انتظار راهنمایی دارد. نمی‌توانید از آن اجتناب کنید، اما می‌توانید این چالش طناب کشی که در آن شما در نقش طناب هستید را مدیریت کنید! نرم افزار مدیریت وظایف گزارشات جامع و تحلیلی از روند پیشرفت کارها و پروژه‌ها به شما ارائه می‌کند و می‌توانید برای تجزیه و تحلیل گزارشات، جلسات دوره‌ای را در طول هفته تعیین کنید. با این داده‌ها، می‌توانید راهکارها را شناسایی و ایده‌های جدید را به هیئت مدیره معرفی کنید و تنگناها را کاهش دهید. از سوی دیگر، ارزیابی عملکرد کارکنان نیز در اختیار شما قرار خواهد گرفت. به عنوان مثال می‌توانید هر ۶ ماه ۱ روز را برای بررسی بازخورد فردی پرسنل در نظر بگیرید.
تیم من چندین «رئیس» دارد
ممکن است در شرکت‌هایی کار کرده باشید که در آنها مطالبات از هر طرف، از چندین «رئیس»، امری طبیعی باشد. فقدان یک گردش کار منظم، کارهای مهمی که باید به‌روز باشند را به تأخیر می‌اندازد و توده‌ای انبوه از کارهای اضطراری ایجاد می‌کند. با استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف و تعریف چارت سازمانی دقیق در تمامی سطوح سازمان می‌توانید تعیین کنید که چه کسی باید از چه کسی دستور بگیرد و این موضوع را برای سایر مدیران روشن کنید. در ابتدا ممکن است با مقاومت مواجه شوید، اما پس از آن برای همه مشخص خواهد شد که این بهترین راه برای پیشبرد اهداف سازمان است.
برای زندگی شخصی ام وقت ندارم
برنامه ریزی کنید و به آنچه برنامه ریزی کرده‌اید وفادار باشید. اگر ۸ ساعت بخوابید و ۱۲ ساعت کار کنید، همچنان هر روز ۴ ساعت آزاد برای زندگی شخصی خود زمان خواهید داشت. این به شما بستگی دارد که تخمین بزنید برای هر تعهد و کیفیت آن چقدر زمان لازم است. به هر حال، ۱ ساعت که بهینه صرف شده باشد بسیار بهتر از ۳ ساعت استرس یا تعهد کم است. یک نرم افزار برنامه ریزی و مدیریت وظایف ایده آل که نسخه موبایل اپلیکیشن نیز ارائه می‌کند به راحتی امکان برنامه ریزی صحیح و مؤثر را برای شما فراهم می‌کند و همیشه و همه جا در اختیار شما خواهد بود.
نمی‌توانم تصمیمات رضایت بخشی بگیرم
در مواجهه با مشکلات و چالش‌هایی که در روند پیشرفت یک پروژه وجود دارد نقش مدیریت مجموعه و تصمیمات صحیح و به موقع نقشی حیاتی دارد. چه بسا یک تصمیم نادرست و یا حتی تأخیر در تصمیم گیری صحیح صدمات جبران ناپذیری برای کل تیم و سازمان به همراه داشته باشد. در ادامه ۱۰ مرحله‌ای که شما را در تصمیمات صحیح و رضایت بخش مدیریتی کمک می‌کند را بررسی می‌کنیم.
۱. چالش را تعریف کنید و وضعیت را بر اساس داشته‌های خود و تیم کاریتان توصیف کنید: دانش، مهارت، رفتار، افکار و احساسات.
۲. بررسی کنید که واقعاً چه چیزی باعث ایجاد این چالش شده است. تیم؟ آیا مشکل از شرکت است؟ یا شخصی است؟
۳. چه تغییرات مشخصی وجود دارد که در صورت انجام، ثابت می‌کند که چالش برطرف شده است؟
۴. راه حل‌هایی بالقوه برای چالش ایجاد کنید. برای انجام این کار، تصور کنید که چالش برطرف شده است و آنچه تغییر کرده است را شناسایی کنید. تفاوت‌ها را بررسی کنید و مراحل اجرای یک برنامه عملی برای رسیدن به آینده ایده آل را شناسایی کنید.
۵. بهترین راه حل های تعریف شده در بند ۴ را انتخاب کنید.
۶. ارزیابی کنید که کدام یک شکست می‌خوردند و چرا متوجه نشدید ممکن است این اتفاق بیفتد.
۷. موانع احتمالی راه حل های تعریف شده در بند ۵ را بررسی کنید.
۸. برای تهیه برنامه عملیاتی با تیم درگیر صحبت کنید.
۹. بر اجرای برنامه عملیاتی نظارت داشته باشید.
۱۰. روند پیشرفت طرح را مرور کنید و در نهایت نتایج را بررسی کنید.
منبع : خبرگزاری مهر
لینک : https://www.mehrnews.com/news/5551874/غلبه-بر-۵-چالش-بزرگ-مدیریت-وظایف
