ایجاد انگیزه و افزایش آن در کارمندان از وظایف بسیار مهم مدیران محسوب می شد. بهبود عملکرد کارمندان، افزایش خروجی و بازدهی کار و ایجاد حس مثبت از روند کاری از اهداف دیگر مدیران می باشد. اگر مدیران به این مسئله توجه کافی داشته باشند، علاوه بر افزایش بازدهی که امری بسیار بدیهی می باشد منجر به افزایش رضایت کارکنان از کار و محیطی که در آن حضور دارند می شود.
محیط های کاری که انگیزه ایجاد می کنند، مکان بسیار پویایی برای ارتقا و رشد کارمندان دارند. یک مدیر می بایست الهام بخش دیگران باشد و شرایطی را فراهم کند که افراد بهترین خودشان باشد.
البته که هیچ راه صدردصدی نمی توان یافت که یک مدیر را به بهترین مدیر تبدیل نماید ولی راهکار های زیادی وجود دارد که مدیران با انجام دادن آنها اطمینان پیدا می کنند که کارمندانشان در مسیر درستی در حال حرکت هستند.
در این نوشتار 16 مورد از مواردی که باعث افزایش کارایی کارمندان می شود را مورد بررسی قرار می دهیم. پس تا آخر همراه ما باشید.
اولین موردی که یک مدیر می بایست به آن توجه کند این است که از میان افراد معمولی ستاره ها را پیدا کند، این بخشی از کار است. اگر شما به عنوان یک مدیر بتوانید این کار را حتی در قبال یک کارمند انجام بدهید، افزایش بازدهی او را در کار کاملا می توانید حس کنید.
با ایجاد انگیزه در کارمندان می توانید یک محیط کاری مناسب و ایده آل را ایجاد نمایید. به عنوان مثال با پرداخت به موقع حقوق، پاداش های متناسب با میزان پیشرفت روند کاری، فراهم کردن بستری مناسب برای رشد و تعامل و... می توانید محیط کاری مناسبی فراهم کنید.
اکثر مدیران شرکت ها و موسسه های بزرگ دنیا به این نتیجه رسیده اند که با پاسخگویی به نیازهای کارمندان می توانند دلیلی برای افزایش انگیزه در کارکنان و در نتیجه حفظ وفاداری و تعهد آنها به سازمان شوند.
برای رشد مجموعه و سازمانتان می بایست شرایطی فراهم کنید که افراد به دور از هر نوع قضاوت و فشاری بتوانند ایده های ناب و خاص خود را ارائه دهند و همواره به پرسش های کارکنان خود توجه کافی داشته باشید.
کارکنان یک سازمان باید به این نکته توجه داشته باشند که رویارویی با چالش‌ها و مشکلات اجتناب‌ناپذیر است، اما عبور از آنها با موفقیت به هیچ عنوان دور از دسترس نمی باشد.
وقتی روحیه (من می‌توانم) در مجموعه شما به یک عنصر اصلی تبدیل شود، منجر به ایجاد یک باور جدید در اعضای تیم می شود. همچنین از کارمندان خود بخواهید که فکر کردن، علت‌یابی، ایده‌پردازی و حل مسائل پیش آمده را به عادت‌های روزانه‌شان تبدیل نمایند. چرا که اگر اعضای تیم احساس کنند که افکارشان و نظرهایشان مورد توجه و استقبال قرار می گیرد، انگیزه بیشتری برای عملکرد بهتر، تأثیرگذاری بیشتر و بروز خلاقیت‌هایشان خواهند داشت.
جمله معروفی هست که می گوید [من با یک تعریف خوب، 2 ماه پرانرژی و شاد زندگی می کنم] تشکر و قدردانی از افراد، یک روش بسیار مؤثر برای ایجاد و افزایش انگیزه است. از عملکرد موفق و موثر کارکنان تشکر نمایید و حتی در مواردی هدایای خاص برای آنها در نظر بگیرید.
بزرگان عرصه فناوری و تکنولوژی نظیر گوگل، مایکروسافت، فیسبوک رضایت شغلی کارکنان برایشان از اهمیت بالایی برخوردار است.
یکی از اقدامات دیگر برای افزایش کارایی تیم می باشد که به صورت مقطعی اهداف مشخصی را برای مجموعه تعریف نمایید تا اقدامات لازم برای دستیابی به این اهداف در دستور کار قرار بگیرد. هدف اصلی از مشخص نمودن این اهداف کوتاه‌مدت، ایجاد شرایطی برای به دست آوردن موفقیت‌های قابل وصول برای اعضای مجموعه است. این موفقیت‌های کوچک تأثیر زیادی در جهت از میان برداشتن موانع و ایجاد حس مثبت به صورت انفرادی و جمعی خواهد داشت. همچنین در طول زمان، اهداف را به طور مداوم بررسی و در صورت نیاز براساس شرایطی که هنگام کار پیش می‌آید، اصلاح نمایید.
کارمندان ستون های اصلی مجموعه شما هستند و در بسیاری از موارد، دو راهی پیروزی یا شکست مجموعه به آنها بستگی دارد. برای اینکه نسبت به عملکرد شرکت علاقه نشان دهند، می بایست آنها را از رخداد های درون مجموعه، موفقیت‌ها، نگرانی‌ها، مسائل و چالش‌های پیش روی شرکت آگاه سازید.
علاوه بر مطرح کردن ریسک‌هایی که با موفقیت به اتمام رسیده اند آنهایی که با شکست ختم شده‌اند را نیز به صورت کوتاه با کارکنان در میان بگذارید. بنابراین می بایست شرایطی را فراهم نمایید که کارمندان آگاه شوند چه چیزهایی مفید و مؤثر است و چه چیزهایی منجر به زیان می شود. در واقع فرصتی را ایجاد نمایید که برای نقاط ضعف به دنبال ایده‌های جدید و ناب باشند و نقاط مثبت و قوت خود را به روال همیشگی ادامه دهند.
این مسئله نیز کاملا بدیهی است که گروه هایی که انسجام بهتری دارند و عملکردشان کاملا یکپارچه و منطبق با یک نظم خاصی است، احتمال موفق شدنشان بسیار بیشتر است.
زمانی که تا حد ممکن کارمندان در جریان امور قرار بگیرند و در کارها دخیل باشند، احساس می‌کنند عملکردشان در نتایج مجموعه بسیار موثر است، به همین علت ناخودآگاه همواره تلاش می‌کنند که عملکرد بهتری از خود نشان دهند.
از روش‌های بسیار موثر در افزایش انسجام و بهبود عملکرد یک مجموعه، برگزاری جلسات می باشد که در آن همه اعضای تیم کار‌هایی که قرار است طی مدت مشخصی انجام بدهند را در آن مطرح می‌کنند تا در صورت لزوم با همفکری و بارش فکری اقدامات موثر صورت بگیرد. علاوه براینکه این جلسات باعث می شود که از هر نوع دوباره کاری در میان اعضا جلوگیری شود، حس مثبت رقابت و همچنین تلاش را میان اعضای تیم تقویت خواهد نمود. از جهت دیگر هماهنگی بیشتری میان اعضا ایجاد خواهد شد.
از روش های دیگر برای افزایش بازدهی کارمندان این است که جلساتی با اعضای تیم داشته باشید و بررسی نمایید که کدام یک از بخش‌های محیط کاری نیاز به اصلاح و تغییرات دارد.
اگر کارکنان اینطور فکر کنند که مورد بی‌توجهی مدیریت قرار گرفته اند به شدت بر روی بازدهی آنان تاثیر منفی خواهد گذاشت. اما اگر بدانند که مدیران توجه کافی را دارند و نگرانی‌های آنها را می‌شنوند، شاهد بهبود عملکرد کارکنان خواهیم بود.
در وهله اول این را باید بدانید که یک مدیر همانطور که از کارکنان خود انتظار دارد باید عمل کند. علاوه براین در زندگی شخصی و زندگی کاری خود تعادل و هماهنگی را حفظ نمایید، خودداری از اضافه کاری و گرفتن وقت کارمندان در طول روز موجب احترام بیشتر به کارمندانتان و افزایش بازدهی آن ها می شود. اگر شما به عنوان یک مدیر اشتباهی کردید بسیار مهم است که اشتباهات خود را بپذیرید.
افراد ساعات قابل توجهی را در محیط کار می گذرانند به همین دلیل فضایی که در آن مشغول هستیم از اهمیت بالایی برخوردار است.
به عنوان یک مدیر می بایست کاملا دقیق و با درنظر گرفتن جزئیات به تمام کارکنان مجموعه و کاری که انجام می دهند فکر کنید و همواره سعی خود را به کار بگیرید تا مشکلات و نقص های موجود در محیط را به کمترین حد خود برسانید.
عواملی که میتواند در عملکرد افراد موثر باشد به شرح زیر است:
صدا
براساس بررسی های انجام شده می توان گفت افرادی که در محیط های پر سر و صدا کار می کنند رفتارهای هیجانی (نظیر عصبانیت، پرخاشگری و...) بیشتری را از خود نشان می دهند.
رنگ
بازدهی افراد در محیط هایی که براساس رنگ مورد علاقه شان باشد به طرز چشمگیری افزایش پیدا میکند. پس می بایست در محیط های کاری از رنگ هایی استفاده کرد که برای اکثر افراد آرام بخش و باعث افزایش تمرکز باشد.
امکانات و تجهیزات محیط کار
امکانات و ابزارهایی است که کارمندان برای انجام وظایف خود به کار میبرند تاثیر مستقیمی در افزایش تمرکز و کارایی آنها دارد. هر چند که این مسئله در ظاهر موضوعی پیش و پا افتاده به نظر میرسد، اما خیلی از مدیران نسبت به آن بی توجه هستند.
هوا
این کاملا واضح است امروزه هوای محیط بسته ای مانند محل کار به شدت آلوده است. شاید این تصور را داشته باشید که در روزهای آلوده، هنگامی که در حال انجام وظایفتان هستید، به این خاطر که درها و پنجره ها بسته است، کمتر از این بابت آسیب خواهید دید اما براساس مطالعات انجام شده هوا محیط های بسته میتواند حتی بیشتر از محیطهای آزاد آلوده باشد. هوا آلوده علاوه بر به خطر انداختن سلامت شما و کارکنانتان، میتواند تاثیرات بسیاری بدی بر میزان بازدهی شما داشته باشد.
برای رفع این مشکل می توان از دستگاه های تصفیه هوا استفاده نمود. با استفاده از دستگاه های تصفیه هوا علاوه براینکه فرهنگ اهمیت دادن به سلامت در مجموعه شما به امری جدی تر تبدیل می شود، بازدهی و کارایی عملکرد اعضای مجموعه را نیز بیشتر می کنید.
کاملا واضح و ساده است وقت گذاشتن برای کارمندان و تلاش برای شناخت بهتر آنها از راه های دیگر برای افزایش کارایی کارمندان است. آگاهی و شناخت اهداف شخصی، خانواده و شرایط خاص هر فرد این کمک را به مدیر می کند که ارتباط بسیار قوی و موثری با آنها داشته باشید. با کارکنانتان صمیمی باشد، احوالشان را بپرسید، در شرایط سخت و مشکلات کنارشان باشید، در محل کار تایمی را به تفریح و سرگرمی اختصاص دهد.
این یک روش صد در صد موثر و سریع می باشد که این احساس را در اعضای تیم خود ایجاد نمایید حضورشان و هر آنچه که به آنها مرتبط است از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.
با وجود ساعت کاری منعطف این امکان برای کارمندان فراهم می شود که زمانی مشغول به کار شوند که بیشترین کارایی و انرژی را دارند. آزاد گذاشتن کارمندان در انتخاب ساعت کاری منجر به افزایش رضایت و شادابی آنها می شود.
امروزه مشاغل زیادی هستند که به صورت دورکاری کارکنان خود را هدایت و رهبری می کنند. حتی بر اساس عملکرد تیم های استارتاپی خارجی می توان گفت، داشتن یک تیم از راه دور 13% بهره وری را افزایش می دهد.
استفاده از نرم افزار های مدیریت پروژه مانند مانامنت، ترلو و... در این زمینه کمک بسیار شایانی در حفظ نظم و هماهنگی میان اعضای تیم می کند.
بسیاری از مدیران پس از استخدام نیروی جدید و سپردن مسئولیت هایی به او، وی را در مسیر انجام وظایف ها، بدون ارائه راهنمایی درستی به حال خود رها می کنند. البته که این امر پیامد منفی دارد چرا که دو طرف وقت بیشتری را برای پرسش و پاسخ سوالهای ساده و برطرف کردن اشکالات جزئی می بایست صرف کنند.
بنابراین اگر قصد اضافه نمودن همکار جدیدی به مجموعه را دارید، از همان ابتدای کار با ارائه توضیحات جامع و برگزاری جلساتی که باعث هماهنگی و شناخت بیشتر می شود، یک سرمایه گذاری زمانی درست بر روی نیروی جدید خواهید داشت.
علاوه بر نکات گفته شده، با سرمایه گذاری روی آموزش تخصصی یک نیرو، می توانید از هدر رفتن سرمایه و انرژی در کسب و کارتان تا حد زیادی جلوگیری نمایید.
پس به آموزش نیروهای خود توجه ویژه ای داشته باشید و از هیچگونه سرمایه گذاری چشم پوشی نکنید. چرا که با انجام این کار، شرایطی برای رشد مجموعه را فراهم نموده اید.
کارمندان بی‌انگیزه افرادی غمگین و بی انرژی هستند. یک مدیر خوب همواره در حال ایجاد چالش‌های جدید برای جلوگیری از ایستا بودن محل کار و پویایی کارمندان و ایجاد انگیزه در آنهاست. هنگامی که کار و مسئولیت های افراد از حالت یکنواخت و تکراری خارج شود، خلاقیت نیز در مجموعه به صورت محسوسی افزایش پیدا خواهد کرد.
مدیران مجموعه های بزرگ و موفق همواره به دنبال کارمندان پرتلاش هستند. این مدیران در زمان لازم به افراد راهنمایی‌های مناسب را ارائه می‌دهند تا با تلاش های جمعی به اهداف مورد نظر مجموعه دست پیدا کنند.
رئیسان جدی اصولا واقع‌بین نیستند و بیش از اندازه تفکرات ایده‌آل‌گرایی دارند عامل منفی محسوب می شوند. همه افراد چه در زندگی شخصی و چه در کار اشتباه می‌کنند و اشتباه همیشه رخ می‌دهد. اگر کارمندانتان را برای هر شکست کوچکی سرزنش می کنید، مانع از بروز خلاقیت، نوآوری و پیاده کردن موارد جدید در مجموعه خواهید شد.
بعضی اوقات تنها تفاوت بین یک مدیر موفق و یک مدیر شکست خورده مهارت تصمیم‌گیری است. برای اینکه بتوانید در شرایط مختلف از تصمیمات خود دفاع کنید، باید به اندازه‌ی کافی اطلاعات و مستندات جمع‌آوری نمایید.
وقتی دلایل مناسب، منطقی و کافی درباره تصمیم‌تان وجود داشته باشد، بدون ترس و با اعتماد به نفس کامل جلو بروید.
تعداد مدیرانی که منفعل عمل می کنند و هیچ انتخابی ندارند و همواره سردرگم هستند کم نیست. اعضای تیم شما وقتی ببینند انتخاب های شما سنجیده و منطقی می باشد و تصمیمات قاطعانه ای می‌گیرید برای شما احترام و ارزش بیشتری قائل می‌شوند.
