یکی از چالش های اصلی مدیریت پروژه در سطح سازمان ها، مدیریت اطلاعات پروژه ها هست. مسائلی از قبیل حجم بالای اطلاعات و گزارش های دریافتی از عوامل درگیر پروژه، اطلاعات زائد و تکراری، پراکندگی و عدم وجود ارتباط و یکپارچگی در اطلاعات از عواملی است که نه تنها مدیران پروژه را با کمبود وقت جهت بررسی اطلاعات و اتخاذ تصمیمات لازم مواجه می کند، بلکه تاثیر بسزایی در کاهش سودآوری پروژه ها دارد.
از طرفی حاکم بودن فرهنگ شفاهی گزارش دهی در اکثر پروژه ها موجب شده است که در اغلب موارد، نه گزارش نوشته شده و نه خوانده شود.
در سال های اخیر اگر چه کاربرد کامپیوتر به طور وسیعی در پروژه ها در قالب برنامه زمانبندی و کنترل پروژه و یا تخمین هزینه رایج است، اما کاربرد آنها کمتر به صورت یک سیستم فراگیر و یکپارچه مورد توجه قرار گرفته است. بنابراین نیاز به ایجاد یک سیستم اطلاعاتی برای ساختاردهی و یکپارچه سازی اطلاعات مدیریت پروژه اجتناب ناپذیر است.
در این راستا هوشمند سازی مدیریت پروژه به همراه Power BI، امکان دسترسی به اطلاعات صحیح، دقیق و به موقع و همچنین امکان اشتراک گذاری گزارشات در سطح وب با امکان تعیین سطوح دسترسی جهت ذینفعان مختلف در سازمان را فراهم می سازد.
یکی از برتری های این سیستم هوشمند سازی مدیریت پروژه در سطح سازمان و بر مبنای شاخص های کلیدی عملکرد در راستای تحقق اهداف استراتژیک می باشد.
طراحی این سیستم با در نظر گرفتن سطح بلوغ سازمان و نیازمندی های استخراج شده از ذینفعان کلیدی انجام می پذیرد. به عنوان نمونه شاخص ها و آیتم های اطلاعاتی استخراج شده در یکی از سازمان ها به صورت زیر تعریف شده است:
پرتفولیو
1- مقادیر صورت وضعیت های ارسالی، تائیدی و دریافت شده
2- نسبت مقادیر صورت وضعیت های ارسالی، تائیدی و دریافتی به مبلغ قرارداد
3- تعداد پروژه های تعریف شده، درحال اجرا و تمام شده
4- شاخص سلامت پروژه از لحاظ عملکرد زمانی
5- شاخص سلامت پروژه از لحاظ عملکرد درآمدی
6- مقادیر صورت وضعیت به تفکیک کارفرما
7- مقادیر صورت وضعیت به تفکیک پروژه
8- مدت زمان تائید صورت وضعیت
9- مقادیر تائیدی صورت وضعیت
10- مدت زمان عدم تائید صورت وضعیت های ارسالی
11- مقادیر تائید نشده صورت وضعیت ها
قراردادها
12- مقادیر قراردادها به تفکیک زمانی
13- مبالغ هر قرارداد به تفکیک پروژه
14- توزیع جغرافیایی پروژه در نقشه
15- مبالغ قراردادی به تفکیک کارفرما
صورت وضعیت
16- مقادیر صورت وضعیت های ارسالی، تائیدی و دریافت شده
17- نسبت صورت وضعیت های تائیدی به ارسالی
18- نسبت مبالغ وصولی به صورت وضعیت های ارسالی
19- وضعیت صورت وضعیت ها به تفکیک کارفرما
زمانبندی
20- نمودار مقایسه پیشرفت برنامه ای و واقعی
21- شاخص سلامت عملکرد زمانی پروژه
22- شاخص عملکرد درآمدی پروژه
23- پیش بینی پایان پروژه
24- تاخیر هر پروژه
25- انحراف از برنامه زمانبندی مبنا
مدیریت ادعا
26- مقادیر تائید نشده صورت وضعیت ها
27- مقادیر عدم پرداخت صورت وضعیت ها
28- مدت زمان عدم تائید صورت وضعیت ها
29- مدت زمان عدم پرداخت صورت وضعیت ها
30- تعداد صورت وضعیت های تائید نشده
31- تعداد صورت وضعیت های ارسال نشده
32- میانگین زمان عدم تائید
33- میانگین زمان عدم پرداخت
مالی
34- مقایسه درآمد برنامه ای و کسب شده به تفکیک پروژه
35- مبالغ صورت وضعیت های پاس شده در هر دوره زمانی به تفکیک پروژه
36- جمع مبالغ دریافتی تا امروز به تفکیک پروژه
مراحل پیاده سازی سیستم هوشمند سازی مدیریت پروژه :
Ø بررسی وضعیت سطح بلوغ مدیریت پروژه در سازمان
Ø ایجاد بسترهای لازم جهت ثبت اطلاعات و طراحی بانک اطلاعاتی
Ø انتخاب و به کارگیری نرم افزارهای مناسب برنامه ریزی و کنترل پروژه
Ø تعیین شاخص های کلیدی عملکرد پروژه
Ø طراحی گزارشات داینامیک و انتشار آن در بستر وب
نمونه ای از این سیستم در ادامه آورده شده است :
همچنین جهت مشاهده داشبورد می توانید به لینک زیر مراجعه کنید:
