در کشورهای مختلف در صورت نیاز به ثبت بین المللی علامت تجاری و جهت درخواست آن ابتدا باید علامت درخواستی را در کشور مبدا به ثبت رساند. بنابراین پیش نیاز ثبت بین المللی علامت تجاری در کشورهای عضو سیستم مادرید، ثبت داخلی آن در کشور مبدا است.
جهت ثبت بین المللی برند و علامت تجاری باید به اداره مالکیت صنعتی مراجعه نمود زیرا این اداره امور مربوط به این ثبت را به عهده دارد. در اولین قدم می بایست فرم اظهار نامه علامت تجاری را تهیه کرد که این فرم درخواست شامل جزئیات و مشخصات علامت مورد درخواست مانند رنگ و فرم و مشخصات دیگر علامت درخواست شده می باشد.
همچنین باید لیست کالاها و خدمات مربوطه طبق طبقه بندی بین المللی علائم تجاری در فرم درخواستی لحاظ گردد. علامت تجاری مي بايست کاملا خاص و منحصر به فرد باشد که مصرف کنندگان با دیدن آن علامت محصول وابسته به آن را بشناسند و آن را از علائم تجاری و دیگر محصولاتی که با آن علائم تجاری معرفی می شوند تشخیص دهند. در ضمن علامت تجاری نمی تواند و نباید باعث از بین بردن نظام عمومی گردد.
همچنین خلاف اخلاق حسنه باشد و یا باعث فریب و گمراهی مصرف کننده شود. علامت های تجاری الزاماً از حقوق مشابه برخوردار نخواهند شد. این حقوق از طریق بررسی های انجام شده توسط اداره مذکور و یا در نتیجه ادعای اشخاص ثالث به حقوق مشابه تعیین می شود. میزان حمایت از علائم تجاری (برند) تا چه میزان است؟. علائم تجاری از طرف تقریبا اکثر کشورهای جهان ثبت و حمایت می شوند.
هر اداره ملی یا منطقه ای ثبت علائم تجاری، اطلاعات مربوط به علامت های تجاری ثبت شده را نگهداری می کنند که مجموعه‌ای شامل اطلاعات کامل درخواستی برای تمام علائم ثبت شده ، تمدید شده، جستجوها و اعتراضات توسط اشخاص ثالث می باشد.
برای جلوگیری از ثبت علائم تجاری به صورت جداگانه در هر یک از سازمان‌های ملی یا منطقه ای، سازمان جهانی مالکیت معنوی WIPO سیستمی را جهت ثبت بین المللی علائم تجاری ایجاد کرده است. اداره این سیستم تحت موافقتنامه و پروتکل مادرید که وظیفه اش ثبت بین المللی علائم است.
قرار دارد هر شخصی که به لحاظ ملیت، اقامت و یا موقیعت بنگاه صنعتی یا تجاری به یک طرف قرارداد کشور و طرف قرارداد و به یکی یا هر دو معاهده مذکور مرتبط باشد، می تواند با ثبت یا درخواست ثبت علامت تجاری از مزایای ثبت بین المللی که تأثیر آن در همه یا بعضی از دیگر کشورهای عضو سیستم مادرید است استفاده نماید. امروزه ۸۵ کشور دنیا عضویت سیستم مادرید را دارا هستند و متقاضیان ثبت بین المللی علائم می توانند از طریق سیستم مادرید و با روش‌های مختلف علائم تجاری مطلوب خود را ثبت نمایند که این روش‌ها به شرح زیر است
با مراجعه به سایت اینترنتی WWW.WIPO.INT MADRID SYSTEM جهت دریافت اطلاعات مربوط به ثبت و فرم تقاضا (اظهارنامه) و محاسبه هزینه ها (FeeCaluclation).
یک برگ نامه درخواست ثبت بین المللی با عنوان اداره ثبت علائم تجاری با درج اسامی کشورهای مورد نظر.
کپی گواهی ثبت داخلی نیز باید ضمیمه درخواست شود. متقاضیان باید توجه داشته باشند درخواست ثبت (کپی یا علامت بین المللی) آنها دقیقاً با کپی داخلی مطابقت داشته باشد.
ارائه معرفی‌نامه بر روی سر برگ شرکت یا وکالتنامه رسمی وکیل برای (اشخاص حقوقی)، مراجعه مالک علامت یا وکیل ایشان با ارائه رسمی برای (اشخاص حقیقی).
تکمیل یکی از ۳ فرم مربوط (MM1, MM2, MM3 که از سایت WIPO گرفته می‌شود). با توجه به تقاضای ثبت در کشورهای عضو موافقت نامه، پروتکل یا هر دو، در ۳ نسخه.
پرداخت هزینه ثبت که از طریق پر کردن فرم برآورد هزینه،موجود در سایت مذکور و به فرانک سوئیس تعیین می شود.
(هزینه ثبت بین المللی بعد از تسلیم اظهارنامه به اداره مالکیت صنعتی بر مبنای تعداد طبقات و کشورهای مورد تقاضا به فرانک سوئیس به حساب WIPO قابل پرداخت می باشد. ).
در نهایت این سیستم دارای ۱۹ فرم می باشد که تقاضای ثبت و سایر درخواست های متقاضیان مبنی بر انجام تغییرات علائم و انتقالات و غیره بر حسب مورد از فرم های مختلف و خاص خود استفاده می شود.
