در این مطلب، ضمن ارائه راهنمایی برای انتخاب نرم‌افزار در کسب و کارها برای فعالیت‌های گوناگون با هدف ارتقا کیفی و کمی اجرا و مدیریت امور و همچنین تسهیل و تسریع رشد سازمان، تلاش شده تا به پرسش و در واقع مجادله «بهترین نرم‌افزار برای یک کار مشخص کدام است؟» نیز پاسخ داده شود. اما پیش از پرداختن به این موضوع، باید بررسی کرد که آیا «یک گزینه بهترین» وجود دارد؟ در بخش بعدی، به این موضوع پرداخته شده است.
در حوزه‌های گوناگون علمی و فنی، این امکان وجود دارد که بین فعالان و کارشناسان آن حوزه‌ها در زمینههای گوناگون اختلاف نظرهایی وجود داشته باشد. در حوزه فناوری اطلاعات نیز چنین اختلاف نظرهایی وجود دارد. احتمالا قدمت بحث‌هایی مانند «کدام زبان برنامه‌نویسی بهتر است؟»، «کدام سیستم‌عامل بهتر است؟»، «کدام نرم‌افزار برای یک کار خاص بهتر است؟» از زمان معرفی اولین کامپیوترها و نرم‌افزارها وجود داشته است و خواهد داشت. با پیشرفت هر چه بیشتر فناوری و ظهور نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای متنوع و متعدد، دامنه این بحث‌ها نیز روز به روز وسیع‌تر می‌شود.
در این میان، شبکه‌های اجتماعی نیز به جایگاهی برای این بحث‌ها و به بیان بهتر، میدانی برای این کارزار مبدل شده‌اند. این بحث‌ها مختص روزهایی که انتشار جدیدی از یک محصول سخت‌افزاری یا نرم‌افزاری ارائه می‌شود یا مناسبت‌های خاص در حوزه فناوری اطلاعات نیستند و تقریبا همه روزه موضوعی برای بحث ایجاد می‌شود. اما آیا پاسخی برای پایان دادن به این بحث‌ها وجود دارد؟ آیا راهی برای اثبات اینکه کدام زبان برنامه‌نویسی یا نرم‌افزار بهتر از همتایان خود است وجود دارد؟
در پاسخ به این پرسش باید گفت: نه! البته این به معنای آن نیست که پس الزاما این بحث‌ها باید همواره ادامه داشته باشند تا «بهترین» ممکن مشخص شود و یا یک توافق عمومی در انتخاب بهترین گزینه حاصل شود. بلکه، باید گفت که اساسا پرسش «بهترین کدام است؟» به صورت عمومی، یک پرسش اشتباه است. در واقع باید گفت احتمالا هیچ بهترین تعمیم یافته‌ای وجود ندارد. شاید در نقد گفته بالا، عده‌ای این نکته را مطرح کنند که اگر هیچ بهترینی وجود ندارد، چگونه شرکت‌های تحلیل فناوری و غول‌های فناوری دنیا گزارشاتی از برترین زبان‌های برنامه‌نویسی، برترین نرم‌افزارهای ویرایش تصویر یا دیگر موارد ارائه می‌کنند؟
پاسخ این پرسش ساده است. این سازمان‌ها و شرکت‌ها، برترین‌ها را صرفا با مقایسه کلیه گزینه‌های موجود با یکدیگر از جهت «معیارهای» خاص و بر اساس خروجی این مقایسه، اعلام می‌کنند. ضمن آنکه اغلب این بررسی‌ها، یک عنوان اختصاصی دارند؛ برای مثال: «پردرآمدترین زبان برنامه‌نویسی کدام است؟». در این بررسی، یک معیار مشخص یعنی «درآمد» در نظر گرفته شده است و زبان‌های برنامه‌نویسی از جهت درآمدی که برای کارشناسان آن زبان‌ها به همراه دارند، با یکدیگر مقایسه می‌شوند. یا به عنوان مثالی دیگر می‌توان پرسش «کدام زبان برنامه‌نویسی بازار کار گسترده‌تری دارد؟» را عنوان کرد. در این بررسی نیز معیار مشخصا «تعداد فرصت‌های شغلی موجود برای کارشناسان هر زبان برنامه‌نویسی» است.
البته، گاهی پرسش‌ها کلی‌تر و عمومی‌تر می‌شوند؛ مثلا پرسش «محبوب‌ترین زبان‌های برنامه‌نویسی کدام زبان‌ها هستند؟» پرسشی کل‌نگرانه‌تر است. اما در چنین بررسی‌هایی نیز معیارهایی برای مقایسه وجود دارد و تفاوت آن‌ها با بررسی‌های اختصاصی‌تر، تعدد معیارهایی است که در مقایسه باید به آن‌ها توجه شود. در مثال محبوب‌ترین زبان‌ها، معمولا معیارهایی مانند گستردگی بازار کار، درآمد کارشناسان آن زبان، تعداد افرادی که گرایش به یادگیری آن زبان دارند و معیارهای دیگری از این دست به طور یک‌جا در نظر گرفته می‌شوند و گزینه‌هایی که بیشترین میانگین را برای معیارهای مختلف نسبت به دیگر گزینه‌ها داشته باشند، به عنوان محبوب‌ترین‌ها انتخاب می‌شوند. پس دو نکته کلیدی را نباید فراموش کرد. در مقایسه‌ها، اولا دقیقا باید مشخص باشد که دو چیز از چه ابعادی در حال قیاس هستند و دوما آنکه معیارهای مقایسه چه مواردی هستند.
مسئله‌ای که در انتخاب نرم‌افزارها و ابزارهای مناسب یک پروژه باید به آن توجه کرد این است که گاه بهترین‌هایی که در رده‌بندی‌های کلی و عمومی مشخص می‌شوند، بهترین گزینه برای یک پروژه خاص نیستند. یعنی حتی اگر یک زبان برنامه‌نویسی در یک رده‌بندی کلی‌تر، در جایگاه‌های اول تا پنجم قرار گرفت، الزاما به این معنا نیست که آن زبان در همه پروژه‌ها بهترین گزینه ممکن است. بنابراین، یک نکته کلیدی را نباید فراموش کرد و آن این است که گاهی بهترین‌ها شخصی‌سازی می‌شوند و بهترین هر پروژه یک گزینه خاص خواهد بود.
علاوه بر آنکه گاهی بهترین‌ها از مسئله‌ای به مسئله دیگر متفاوت می‌شوند، گاه بهترین‌ها از فردی به فرد دیگر نیز بر اساس مهارت، دانش، نیازها، منابع (زمانی، پردازشی و دیگر موارد) و عوامل دیگر، از کارشناسی به کارشناس دیگر متفاوت می‌شوند.
به بیان ساده‌تر باید گفت که شاید دو کارشناس متفاوت، از دو راهکار متفاوت برای حل یک مسئله واحد استفاده کنند. شاید در نقد این گفته عده‌ای این موضوع را مطرح کنند که برای مثال یک زبان برنامه‌نویسی در یک مسئله خاص از نظر زمانی بهینه‌تر و کاراتر است.
اما حقیقت آن است که اگر برنامه‌نویس نیاز به ارائه پاسخ در سریع‌ترین زمان ممکن داشته باشد و از طرفی با زبانی که بهینه‌ترین کارایی زمانی را دارد هیچ آشنایی نداشته باشد و به دلایل گوناگون از جمله محدودیت‌های بودجه و زمان، امکان جلب همکاری متخصصان آن حوزه را نداشته باشد، از زبانی ممکن است استفاده کند که خود به آن مسلط است و بتواند سریع‌ترین پاسخ را ارائه کند و در عین حال، از نظر کارایی زمانی نیز فاجعه‌آفرین نباشد. در واقع، این مثال صرفا برای اشاره به این موضوع است که هر کارشناس اولویت‌هایی را شخصا برای معیارهای خود در نظر می‌گیرد و بر اساس این معیارها یک بهترین را بر می‌گزیند.
گاهی جنس مجادله‌ها در انتخاب نرم‌افزارها کمی متفاوت‌تر از همیشه و صرف نظر از قابلیت‌ها و دیگر موارد است. برای مثال، در بحث انتخاب بین سیستم‌عامل‌هایی مانند «گنو/لینوکس» و «ویندوز»، معیارها چیزی فراتر از قابلیت‌های نرم‌افزاری و ویژگی‌های فنی است.
در واقع، معیارهای اخلاقی مانند «حریم خصوصی» و «آزادی‌های انسانی» مطرح می‌شوند. در این میان بحث حقوق انسانی و پیامدهایی که عدم استفاده از نرم‌افزارهای آزاد و متن‌باز در زمینههای گوناگون از جمله حریم خصوصی و مالکیت بر محصول به دنبال دارد به میان می آید.
اما متاسفانه یا خوشبختانه در این حوزه نیز اختلاف نگرش و دیدگاه بین آدم‌ها وجود دارد و هر کس دلایل خود را برای مسیری که انتخاب کرده است دارد. پس گاهی باید از تلاش برای پیدا کردن دلایل قانع کننده بیشتر و یا متقاعد کردن کردن آدم‌ها دست کشید و پذیرفت افراد با باورها و ارزش‌های خودشان زندگی می‌کنند.
مسئله این است که در نهایت در نقطه‌ای باید به انتخاب‌های افراد احترام گذاشت و پذیرفت که آن‌ها بهترین‌های خودشان را انتخاب کرده‌اند. بهترینی که باور دارند پاسخگوی نیاز آن‌ها است و اصراری هم به آزمودن گزینه‌های دیگری که شاید قابلیت‌ها و ویژگی‌های بهتری را هم در اختیار آن‌ها قرار دهد ندارند.
پس حتی اگر یک بحث فنی شکل گرفت که در آن موضوع بررسی و معیارهای مقایسه مشخص بودند، باز هم به معنای آن نیست که پس از پایان مباحثه، همه به خروجی صدرنشین چنگ می‌زنند و از آن استفاده می‌کنند. حقیقت این است که در پایان این بحث‌ها هم همه به زندگی عادی خودشان باز می‌گردند و بر اساس اولویت‌های شخصی خودشان، نوع مسئله و بسیاری دیگر از عوامل، بهترین ابزارهای شخصی خودشان را انتخاب می‌کنند.
همه افراد تمایل دارند که از بهترین نرم‌افزارها برای کارها و فعالیت‌های خود، مستقل از نوع و جنس آن‌ها استفاده کنند. در دنیای فناوری کنونی، همه روزه نرم‌افزارها و ابزارهای جدیدی توسعه پیدا می‌کنند که قابلیت‌های زیادی را در اختیار کاربران قرار می‌دهند. بسیاری از ابزارهای قدیمی‌تر نیز مکررا به روز می‌شوند و علاوه بر رفع نواقص و خطاهای آن‌ها، قابلیت‌های جدیدی به آن‌ها افزوده می‌شود. همین موارد موجب می‌شود تا انتخاب نرم‌افزار و ابزار مناسب برای کسب و کارها، کاری دشوار باشد.
چطور می‌توان «بهترین» نرم‌افزارها و ابزارها برای وظایف، فعالیت‌ها و به بیان بهتر، فرایندها و جریان‌های کاری را انتخاب کرد؟ کسب و کارهای موفق چگونه نرم‌افزارهای مورد استفاده در کسب و کار خود را انتخاب کرده و می‌کنند؟ پاسخ به این پرسش شاید کمی پیچیده به نظر برسد. در این مطلب، راهکارهایی برای انتخاب بهترین و در واقع مناسب‌ترین نرم‌افزارها و ابزارهای نرم‌افزاری برای کسب و کارها بیان شده است. همچنین، تلاش شده تا به این پرسش که «بهترین نرم‌افزار برای یک کار مشخص کدام است؟» پاسخ داده می‌شود.
نکته مهمی که کسب و کارها باید به آن توجه داشته باشند این است که در هنگام آغاز یک پروژه، نباید همه توان و اولویت خود را به این موضوع اختصاص دهند که نرم‌افزارهای مناسب برای کار خود را انتخاب کنند. در واقع، آن‌ها بیشتر باید روی ساخت، تبلیغ و بازاریابی «محصول نهایی» خود متمرکز شوند.
در واقع، کسب و کارها و به ویژه استارتاپ‌ها،در آغاز کار باید از پرداختن به مسائلی که زمان زیادی می‌گیرند و تمرکز تیم را از کار اصلی خود دور می‌کنند اجتناب کنند. البته باید در نظر داشت که نرم‌افزارهای مورد استفاده توسط تیم برای کارهای گوناگون، می‌توانند بسیار ارزش‌آفرین باشند و به تسریع و تسهیل فعالتی‌ها کمک به سزایی کنند.
از سوی دیگر، گاهی ممکن است تمرکز بیش از اندازه روی انتخاب نرم‌افزار موجب شود تا تمرکز افراد از اصل کار دور شود و در دام تفاوت‌های موجود در ویژگی‌های جزئی و ساده بین دو نرم‌افزار مشابه، بیفتند. به طور کل همواره به کسب و کارها توصیه می‌شود تا سعی کنند به جای استفاده از نرم‌افزارها و پلتفرم‌های گوناگون، تعداد کمی نرم‌افزار که مشخصا نیاز آن‌ها را پوشش می‌دهند انتخاب کنند.
نباید فراموش کرد که برنامه‌های کاربردی تنها به کسب و کارها کمک می‌کنند تا کارها را به شکل ساده‌تر و بهتری انجام دهند. بنابراین، نباید درصدد آن باشند که هر روز نرم‌افزارهای جدید را در همه حوزه‌ها دریافت کنند و بهتر است روی ابزارهایی که کار آن‌ها را به خوبی انجام می‌دهند متمرکز شوند.
هر کسب و کاری پیش از پرداختن به مسئله انتخاب نرم‌افزار، باید نیازهای خود را تحلیل کند و مشخص کند کدام موارد با نرم‌افزارها به شیوه بهتری قابل انجام هستند. البته، گاهی نیز در ضمن کار و فعالیت و با رشد کسب و کار، نیازهای کشف نشده مشخص می‌شوند و یا حتی نیازهای جدیدی سربر می‌آورند.
اما برای آنکه در ابتدای مسیر انتخاب مناسب‌تری انجام شود، افراد باید روی جریان‌های کاری و فرایندهای کسب و کار خود متمرکز شوند و ضمن بررسی آن‌ها و نقاطی که کارها در آن‌ها با استفاده از نرم‌افزارها بهتر انجام می‌شوند را کشف کنند.
هنگامی که نیازهای کسب و کار مشخص شد و درصدد تهیه نرم‌افزارهایی برآمد که نیازهای آن‌ها را مرتفع کند، باید برای انتخاب نرم‌افزار مناسبی که برای تیم، اهداف و جریان‌های کاری آن‌ها مناسب است تلاش کند. یکی از راهکارهای ساده این است که بررسی شود کسب و کارهای مشابه، از چه نرم‌افزارهایی استفاده می‌کنند. سپس، با توجه به بازخوردهای اعضای تیم، می‌توانند بهترین گزینه‌ها را برگزینند.
بر اساس پژوهشی که در این حوزه انجام شده، مشخص شده است که ٪۷۰ از کسب و کارها انتخاب‌های نرم‌افزاری خود را بر اساس جوامع استارتاپی همتای خود انجام می‌دهند.
بنابراین، یک راهکار مناسب آن است که بررسی شود که شرکت‌های همتای یک کسب و کار، از چه نرم‌افزارهایی استفاده می‌کننند. جستجو برای انتخاب نرم‌افزارهای متناسب با نیاز یک کسب و کار، مسئله بسیار مهمی محسوب می‌شود. زیرا انتخاب یک نرم‌افزار نامناسب برای کار یک کسب و کار مشخص، نه تنها ضررهای جبران ناپذیری در پی دارد، بلکه جا به جایی به یک نرم‌افزار دیگر نیز کاری به مراتب دشوارتر از اولین باری است که نرم‌افزاری برای کاری مستقر می‌شود.
پس به کسب و کارها توصیه می‌شود که برای انتخاب نرم‌افزار مناسب زمان تخصیص دهند، ابزاری که پاسخگوی نیازهای آن‌ها است را انتخاب کنند و بدین شکل، از ارزش‌هایی که آن نرم‌افزار در کسب و کار خلق می‌کند، بهره‌مند شوند.
نباید فراموش کرد که اولین گزینه‌ای که پیدا می‌شود، الزاما بهترین گزینه نیست. در جستجو برای نرم‌افزار مناسب، باید نقدها را خواند و از افرادی که پیش‌تر در مسیر مشابهی گام برداشته‌اند درخواست کرد تا راهنمایی‌های خود را ارائه کنند.
۴۲٪ از کسب و کارهای شرکت کننده در یک نظرسنجی پیرامون انتخاب نرم‌افزار برای سازمان خود، گفته‌اند که اصلی‌ترین معیار آن‌ها در انتخاب یک نرم‌افزار، هزینه است. خوشبختانه گزینه‌های رایگان و یا با قیمت ناچیزی وجود دارند که افراد می‌توانند از آن‌ها استفاده کنند.
اما حقیقت این است که یک نرم‌افزار که برای کسب و کار خاصی مناسب نیست، حتی اگر رایگان باشد، هزینه‌های زمانی و مالی را به سازمان تحمیل می‌کند که شاید حتی افراد متوجه آن نیز نشوند. نداشتن نرم‌افزار مناسب بعضا می‌تواند خسارت‌های جبران‌ناپذیری نیز به دنبال داشته باشد.
در عین حال، جا به جایی از یک نرم‌افزار اولیه که صرفا به خاطر رایگان بودن انتخاب شده است به یک نرم‌افزار مناسب، خود هزینه‌های متعددی را به دنبال دارد که ساده‌ترین آن‌ها هزینه‌های مربوط به آموزش نیروها جهت کار با نرم‌افزار جدید و هزینه‌های مربوط به سفارشی‌سازی و استقرار است. «بنجی مارکوف» (Benji Markoff) مدیرعامل «فاندر شیلد» (Founder Shield) در این رابطه چنین می‌گوید:
شما از نرم‌افزاری که برای آن پول می‌پردازید، در بسیاری از اوقات فعالیت کسب و کار خود استفاده می‌کنید. اگر ابزار نامناسبی را صرفا با هدف پرداخت هزینه کمتر تهیه کنید، صرفا کار برای شما سخت‌تر خواهد شد. زمان، پول است؛ بنابراین نباید فقط قیمت نرم‌افزار را در نظر بگیرید. شما برای نرم‌افزاری که به کسب و کار شما برای رشد کمک می‌کند همان‌قدر متحمل هزینه می‌شوید که اگر یک نرم‌افزار غلط را انتخاب و استفاده کنید.
البته آنچه بیان شد بدین معنا نیست که نباید هزینه را در نظر گرفت، بلکه باید ضمن در نظر داشتن هزینه و بودجه، مباحثی مانند کاربرد، قابلیت یکپارچه‌سازی و تامین اهداف کسب و کار را نیز مورد توجه قرار داد. نباید فراموش کرد که برخی از نرم‌افزارها ممکن است گران قیمت باشند، اما اگر با نیازهای کسب و کار به خوبی تطبیق پیدا کنند، دستاوردهای قابل توجهی را برای سازمان به همراه خواهند داشت.
هنگام تهیه یک نرم‌افزار باید به این موضوع توجه داشت که آیا توسعه‌دهندگان آن نرم‌افزار برنامه‌ای برای به روز رسانی آن طی سال‌های آتی و افزودن ویژگی‌های جدید به آن را دارند یا خیر. البته این بدین معنا نیست که یک نرم‌افزار به امید ویژگی‌هایی که شاید در آینده به آن اضافه شود خریداری شود؛ بلکه این نکته صرفا از این جهت بیان می‌شود که پشتیبانی از یک نرم‌افزار توسط توسعه‌دهندگان آن کمک می‌کند تا عیب‌ها و نواقص احتمالی که در طول زمان بروز می‌کند را اصلاح کنند و در گذر زمان، ویژگی‌های جدیدی را به برنامه بیفزایند.
برخی از شرکت‌ها و معمولا استارتاپ‌های کوچک‌تر که سعی در مشتری‌مداری و جلب رضایت مشتری و جذب مشتری بیشتر دارند، با توجه به نظرات مشتریان خود نیز اصلاحاتی را در نرم‌افزار ایجاد می‌کنند. کسب و کارهای تولید کننده نرم افزارها به دنبال آن هستند که مشتریان، علاقه‌مند نرم‌افزار تولیدی آن‌ها شوند؛ پس اگر با مشکلی مواجه شدید، با آن‌ها تماس بگیرید و درخواست کمک کنید.
بسیاری از نرم‌افزارها و به طور ویژه نرم‌افزارهای حوزه «مدیریت منابع سازمانی» (Enterprise Resource Planning) این قابلیت را دارند که متناسب با نیاز کاربر سفارشی‌سازی شوند. در واقع، این نرم‌افزارها از ماژول‌های گوناگونی تشکیل شده‌اند و کاربر می‌تواند فقط ماژول مورد نظر خودش را تهیه کند و بدین شکل صرفا برای چیزی پول بپردازد که به آن نیاز دارد.
البته بسیاری از نرم‌افزارهایی که بدین شکل قابل خریداری هستند، برای کسب و کارهای با مقیاس بزرگ‌تر مناسب محسوب می‌شوند. البته شرکت‌هایی نیز وجود دارند که نرم‌افزارهایی ویژه کسب و کارهای کوچک و متوسط ارائه می‌دهند. بنابراین ضمن استفاده از برنامه‌های قابل سفارشی‌سازی نباید نگرانی پیرامون حالت پیش‌فرض برنامه داشت و صرفا باید برنامه را به شکل مورد نظر کسب و کار سفارشی‌سازی کرد.
کسب و کارها در هنگام انتخاب ابزارهای نرم‌افزاری درصدد آن هستند که ارزش ابزارها را بیشینه کنند. در این راستا، راهکاری بهتر از آنکه نرم‌افزارها به گونه‌ای تنظیم شوند که با یکدیگر کار کنند وجود ندارد. در صورتی که کاربر خواهان آن باشد که وظایف را خودکار کند؛ کپی و پیست کمتری داشته باشد و ابزارها را به شیوه‌ای تغییر دهد که تمایل دارد، بهترین راهکار متصل کردن آن‌ها و در واقع یکپارچه‌سازی مجموعه نرم‌افزارهایی است که استفاده می‌کند.
برای مثال، صفحه گسترده را با نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتریان یکپارچه کند و سپس، نرم‌افزار بازاریابی ایمیلی را نیز با سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان یکپارچه کند. کمینه کردن پیچیدگی موجود، مسئله بسیار مهمی است. ابزارهای گوناگونی برای یکپارچه کردن نرم‌افزارها با یکدیگر وجود دارند که بعضا حتی می‌توانند تا ۵۰۰ برنامه را با یکدیگر یکپارچه کنند. این کار به خودکارسازی برخی از فرایندها نیز کمک شایان توجهی می‌کند.
یکپارچه‌سازی می‌تواند به افراد کمک کند تا برنامه‌های جدید را به هر چیز دیگری که تیم از آن استفاده می‌کند متصل کنند. این کار به خودکارسازی کارها، رفع زوائد کاری و انجام سریع‌تر امور، کمک شایان توجهی می‌کند.
پذیرش نرم‌افزار توسط کارکنان سازمان یک مسئله حیاتی و کلیدی است. معمولا، در ابتدای راه‌اندازی نرم‌افزارها در سازمان‌ها، مقاومتی در استفاده از آن‌ها وجود دارد. آموزش کار با نرم‌افزار، آگاهی‌رسانی پیرامون مزایای متعدد استفاده از نرم‌افزار و فرهنگ‌سازی در راستای تغییر عادات کاری کارکنان، مسائل بسیار مهمی محسوب می‌شوند. نباید فراموش کرد که نرم‌افزاری که مستقر شود ولی مورد استفاده قرار نگیرد، عملا مانند آن است که وجود ندارد. «جسیکا لسین» (Jessica Lessin)، بنیان‌گذار «دِ اینفورمیشن» (The Information) در این رابطه چنین می‌گوید:
من فکر می‌کنم که اغلب سیستم‌های مدیریت پروژه شباهت بسیاری زیادی به یکدیگر دارند. نکته حائز اهمیت آن است که یک گزینه انتخاب، پیاده‌سازی و به طور سفت و سخت از آن استفاده شود. هنگامی که ما چیز جدیدی را مورد استفاده قرار می‌دهیم، مباحثی برای یادگیری، محدودیت‌ها و سختی‌هایی وجود دارند، پس باید سریع‌تر گام برداشت و گزینه مناسب را انتخاب کرد.
ممکن است یک کسب و کار نرم‌افزاری را انتخاب کند که بهترین گزینه ممکن نیست؛ شاید حتی اصلا بهترین گزینه وجود نداشته باشد. اما سازمان‌ها باید پس از انتخاب ابزار، کارکنان را موظف به استفاده از آن کنند و ذهن خود را درگیر دیگر جایگزین‌های ممکن نکنند. این تنها راهی است که می‌توان از مزایای این برنامه‌ها استفاده کرد. پس به کسب و کارها توصیه می‌شود که به طور مرتب به دنبال برنامه‌های جدید نگردند. بلکه اطمینان حاصل کنند که همه کارکنان از برنامه موجود به طور صحیح و موثری استفاده می‌کنند.
سازمان‌ها پس از انتخاب ابزار مورد نظر، باید با کارکنان خود گفتگو کنند و دلایل انتخاب خود را برای آن‌ها شرح دهند. آن‌ها باید به نیروهای خود توضیح دهند که چرا یک نرم‌افزار را انتخاب کرده‌اند، این نرم‌افزار چه مشکلاتی را حل می‌کند و چطور می‌توان از آن به طور موثر در کار استفاده کرد.
لازم به ذکر است که اگر تیم در تعامل با یکدیگر دچار مشکل هستند، شاید بهتر باشد که سازمان‌ها به استفاده از نرم‌افزارهای «همکاری» (Collaboration) نیز فکر کنند. مشارکت و همکاری بی‌درنگ مسئله‌ای کلیدی است. همه استارتاپ‌ها برنامه‌های مدیریت پروژه، منابع انسانی یا مدیریت ارتباطات با مشتریان را ندارند؛ اما همه کسب و کارها ابزارهایی برای تعامل داخلی دارند و البته که به آن نیاز دارند.
همه کسب و کارها ابزارهایی را برای تعامل و گفتگو با کارکنان خود نیاز دارند. نیازی به پرداخت هزینه زیاد برای این کار نیست و حتی گزینه‌های رایگان متعددی برای این منظور وجود دارند. نکنه مثبت و مهم موجود نیز آن است که اغلب افراد با نرم‌افزارهای ارتباطی آشنایی دارند و معمولا مقاومت خاصی در برابر استفاده از آن‌ها ندارند. به طور کلی، سازمان‌ها باید از روش‌های گوناگون تعامل با کارکنان استفاده و پس از مستقر کردن یک نرم‌افزار جدید برای کارها، اطمینان حاصل کنند که همه با چگونگی کار و دلایل استفاده از آن آگاه هستند.
فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش و اطلاعات خود، فرهنگ مثبتی است که افراد باید آن را بیاموزند. به کسب و کارها نیز توصیه می‌شود اطلاعات خود پیرامون دلایل انتخاب یک نرم‌افزار خاص و تجربیات خود در این راستا را با یکدیگر به اشتراک بگذارند. آن‌ها باید تجربه کاربری خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند و بدین شکل به یکدیگر در انتخاب گزینه‌های مناسب کمک کنند. این به اشتراک‌گذاری اطلاعات مسیری دو طرفه است که به آن‌ها در موفقیت بیشتر کمک خواهد کرد.
اگر نوشته بالا برای شما مفید بوده است، آموزش‌های زیر نیز به شما پیشنهاد می‌شوند:
منابع :
