زمانی‌که ژاپن در جنگ جهانی با خاک یکسان شد کسی تصور نمی‌کرد که این کشور بتواند دوباره به آن ژاپن قبل از جنگ برگردد. اما ژاپنی‌ها ثابت کردند که با پشتکار و تلاش فراوانی که دارند می‌توانند از این بحران عبور کنند. ژاپن در حال حاضر یکی از کشورهای مطرح در سراسر جهان است و محصولاتی که تولید می‌کنند به کشورهای بزرگی ارسال می‌شوند. همه کشورها به دنبال راز ژاپن هستند و تلاش می‌کنند تا روش‌های این کشور را الگو قرار دهند. یکی از مهم‌ترین استراتژی‌هایی که ژاپن در چند دهه گذشته بکار گرفته و باعث رشد سریع این کشور شده، کایزن است. در این مقاله قصد داریم تا اطلاعات بیشتری از این فلسفه تجاری در اختیار شما قرار دهیم.
کایزن چیست؟
کایزن (Kaizen) یک اصطلاح ژاپنی و به معنای «تغییر برای بهتر شدن» یا «بهبود مستمر» است. کایزن یک فلسفه تجاری ژاپنی در رابطه با فرایندهایی است که به‌طور مداوم عملیات را بهبود می‌بخشند و همه کارکنان را درگیر می‌کنند. فلسفه کایزن، بهبود بهره‌وری را فرایندی تدریجی و روشمند می‌داند. این فلسفه شامل فرآیندهای بهبود بلندمدت و کوتاه‌مدتی می‌شود که به مرور زمان باعث بهبود تمامی فرآیندها خواهد شد. در حوزه مدیریت و تولید در یک کسب‌وکار، کایزن به ایده‌های طوفان فکری و اجرای آن‌ها در فعالیت‌های روزانه گفته می‌شود. این ایده‌ها به‌طور مداوم فرآیندها را بهبود می‌دهند تا آنجایی که همه کارمندان یک کسب‌وکار از رده‌های بالا گرفته تا یک کارگر ساده آن‌ها را اجرا خواهند کرد.
مفهوم کایزن طیف وسیعی از ایده‌ها را در برمی‌گیرد که شامل کارآمدتر و موثرتر کردن محیط کار با ایجاد یک جو تیمی، بهبود روش‌های روزمره، اطمینان از مشارکت کارکنان و ایجاد یک شغل رضایت‌‌بخش‌تر، کمتر خسته‌کننده و ایمن‌تر است. تغییرات کوچک مورد استفاده در کایزن می‌تواند شامل کنترل کیفیت، تحویل به موقع، کار استاندارد، استفاده از تجهیزات کارآمد و حذف ضایعات باشد. تغییرات می‌تواند از هر کارمندی در هر زمان انجام شود و لازم نیست به آرامی اتفاق بیفتد. کایزن باعث می‌شود که تغییرات کوچک حال حاضر به تاثیرات بزرگ در آینده تبدیل شوند.
درک کایزن
همان‌طور که اشاره کردیم برخی از اهداف کلیدی فلسفه کایزن شامل کنترل کیفیت، تحویل به موقع، کار استاندارد، استفاده از تجهیزات کارآمد و حذف ضایعات است. هدف کلی کایزن ایجاد تغییرات کوچک در یک دوره زمانی برای ایجاد بهبود در یک شرکت است. این بدان معنا نیست که تغییرات به آرامی اتفاق بیفتند. به سادگی می‌توان تشخیص داد که تغییرات کوچک می‌توانند تاثیرات بزرگی در آینده یک کسب‌وکار داشته باشند. پیشرفت‌ها می‌تواند از هر کارمندی در هر زمانی حاصل شود. ایده این است که همه در موفقیت شرکت سهم داشته باشند و همه باید در هر زمان برای کمک به بهبود مدل کسب‌وکار تلاش کنند.
بسیاری از شرکت‌ها مفهوم کایزن را پذیرفته‌اند. تویوتا از اولین مجموعه‌هایی بود که از فلسفه کایزن در سازمان خود استفاده کرد و آن را یکی از ارزش‌های اصلی خود می‌داند. تویوتا در سیستم تولید خود همه کارمندان را تشویق می‌کند و به آن‌ها قدرت می‌دهد تا زمینه‌های بهبود بالقوه را شناسایی کرده و راه‌حل‌های عملی ایجاد کنند. فرایند شناسایی راه‌حل‌ها توسط تویوتا، «کایزن بلیتر» نامیده می‌شود.
الزامات کایزن
کایزن از 5 اصل کلیدی تشکیل شده است که عبارتند از:
- مشتری خود را بشناسید.
- اجازه دهید کایزن جریان پیدا کند.
- به یک مکان واقعی بروید.
- افراد را توانمند کنید.
- شفاف باشید.
این 5 اصل منجر به 3 نتیجه عمده می‌شود که شامل حذف ضایعات (به‌عنوان کارایی اقتصادی نیز نامیده می‌شود)، اداره امور و استاندارد سازی است. در حالت ایده‌ال، کایزن آنقدر در فرهنگ یک سازمان جا می‌افتد که در نهایت برای کارمندان طبیعی خواهد شد.
مفهوم کایزن فرض می‌کند که هیچ پایان کاملی وجود ندارد و همه‌چیز را می‌توان بهبود بخشید. مردم باید برای تکامل و نوآوری مداوم تلاش کنند. اصل اساسی کایزن این است که افرادی که وظایف و فعالیت‌های خاصی انجام می‌دهند، آگاه‌ترین افراد در مورد آن کار یا فعالیت هستند. بنابراین گنجاندن آن‌ها برای ایجاد تغییر بهترین استراتژی برای بهبود است.
کار تیمی، هسته اصلی کایزن است. جایی که جلسات منظم تیمی شامل بحث در مورد بهبودها، تغییرات و پروژه‌ها برگزار می‌شود.
کایزن و چرخه PDCA
بهبودها معمولا از قالب چرخه «Plan-Do-Check-act» که مخفف آن PDCA است پیروی می‌کنند. بخش Plan شامل نقشه‌برداری از تغییرات است به طوری که همه بدانند وقتی تیم‌ها سعی می‌کنند مشکلی را حل کنند چه انتظاری باید داشته باشند. بخش Do به معنای اجرای بهترین راه‌حل برای مشکل است. مرحله Check شامل ارزیابی راه‌حل مشکل برای بررسی این است که آیا این راه‌حل جواب می‌دهد یا خیر. هنگامی که یک شرکت مرحله Act را انجام می‌دهد، تعیین می‌کند که آیا راه‌حل باید به استاندارد شرکت تبدیل شود یا اینکه نیاز به تغییرات بیشتری دارد. اگر مدیران تصمیم به اعمال تغییرات بیشتری داشته باشند، کایزن به مرحله Plan بازمی‌گردد و فرآیند از نو شروع خواهد شد.
استراتژی موجودی به موقع
یکی از اهداف کلیدی کایزن کاهش ضایعات و افزایش کارایی در چرخه تولید است. استراتژی موجودی به‌موقع یا JIT به مدیریت اجازه می‌دهد تا با تطبیق تحویل مواد خام از تامین‌کننده با برنامه‌های تولیدی شرکت، موجودی اضافی را به حداقل برساند. این استراتژی همچنین به‌عنوان سیستم تولید تویوتا یا TPS نیز شناخته می‌شود. برای شرکتی که این استراتژی را رایج کند هزینه‌ها کاهش پیدا می‌کند چون تولیدکنندگان مجبور نیستند هزینه‌های حمل موجودی را بپردازند. این استراتژی همچنین ضایعات را کاهش می‌دهد زیرا در صورت لغو یا به تعویق انداختن سفارش، شرکت‌ها با موجودی اضافی روبرو نخواهند شد.
انواع کایزن
روش‌های مختلفی وجود دارد که با استفاده از آن‌ها می‌توان استراتژی کایزن را در یک سازمان اجرا کرد. بعضی از این رویکردها کوتاه‌مدت هستند و به سرعت هم اتفاق می‌افتند اما بعضی دیگر نیازمند برنامه‌ریزی استراتژیک در قالب یک رویداد کایزن هستند.
1- کایزن نقطه ای یا Point Kaizen
کایزن نقطه‌ای به دلیل رویکرد سریع و همین‌طور حداقل برنامه‌ریزی که نیاز دارد یکی از محبوب‌ترین روش‌های اجرای فلسفه کایزن است. در این رویکرد وقتی فردی متوجه یک فرآیند خراب یا اقدامی نادرست در سازمان می‌شود، بلافاصله به آن رسیدگی خواهد شد و اقدامی برای اصلاح صورت می‌گیرد.
2- کایزن خطی یا Line Kaizen
کایزن خطی به استفاده از تکنیک‌های ناب در دو بخش از فرایند بالادستی و پایین‌دستی گفته می‌شود. اگر رویدادی کوتاه‌مدت در بخش برنامه‌ریزی و تدارکات انجام شود مستقیما تاثیرات آن را در برنامه‌ریزی در بالادست تدارکات می‌توان دید.
3- کایزن مسطح یا Plane Kaizen
کایزن مسطح به جریان‌های ارزش یا به عبارتی چند خط که به هم متصل شده‌اند گفته می‌شود. کایزن مسطح یک سطح بالاتر از کایزن خطی است. در این نوع از کایزن، از جریان ارزش بخش‌های سنتی شرکت چشم‌پوشی می‌شود و این جریان در خطوط تولید ساختار پیدا می‌کند.
4- کایزن مکعبی یا Cube Kaizen
کایزن مکعبی به وضعیتی گفته می‌شود که در آن تمام نقاط مسطح به هم متصل می‌شود. در نتیجه فرایندهای ناب در کل سازمان اجرا خواهد شد. بهبودها در پایین‌دست، بالادست و کل سازمان و حتی تامین‌کنندگان و مشتریان نیز اعمال می‌شود.
5- کایزن سیستمی یا System Kaizen
در مقابل کایزن نقطه‌ای، کایزن سیستمی قرار دارد که برای رفع مشکلات سطح سیستم یک سازمان کاربرد دارد. این روش استراتژیک سازمان‌یافته بوده و سطح بالایی دارد.
جمع‌بندی
همان‌طور که در این مقاله مطالعه کردید، کایزن یک فلسفه تجاری است که با اجرای آن در سازمان‌ها هر کسب‌وکاری پیشرفت خواهد کرد. کایزن انواع مختلفی دارد و با توجه به شرایط سازمان خود می‌توانید یکی از آن‌ها را انتخاب کنید تا فرایندها بهبود پیدا کنند. به این ترتیب کسب‌وکار شما با رشد قابل توجهی همراه خواهد بود و میزان ضایعات به حد قابل توجهی کاهش پیدا می‌کنند. با توجه به ضرورت اجرای این فلسفه، شما کدام‌یک از انواع کایزن را برای بهبود فرایندهای کسب‌وکار خود انتخاب می‌کنید؟
