سازمان عاشق داده ها هستند: اعداد، گزارش ها، روندهای فروش، گراف ها و ..هرچه بیشتر، بهتر! و در نهایت بسیاری از سازمان ها یک کارخانه داخلی قابل توجه برای تولید انبوه داده دارند و در کنار آن منابع خارجی نیز در قبال سایر سوالات و درخواست های داده محور وجود دارند. ولی آیا نشانه ای مبنی بر این که این داده ها منجر به یک تصمیم بهینه در کسب و کار شده باشد، وجود دارد؟! آیا بخشی از داده هایی که جمع آوری می شوند غیرضروری نیستند؟ آیا به منجر به پیچیدگی و ابهام بیشتری نمی شوند؟!
اجازه دهید که به یک مطالعه موردی بپردازیم: برای سال های متمادی مدیرعامل یک شرکت تولید کننده مواد مصرفی بر روی اجرای فرآیند گزارش های کسب و کار ماهیانه اصرار داشت، گزارش هایی که نیاز به داده های زیادی داشت. این گزارش ها در واقع تبدیل به یک کتاب شده بودند که داده های مربوط به هزینه، فروش و توزیع تولیدات کارخانه در واحدها، کانال ها و شعب مختلف را شامل می شد. این کتاب ( اگر چه به صورت الکترونیکی بود ولی همیشه برای تیم های اجرای پرینت گرفته می شد!) چندین اینچ قطر داشت! این گزارش ها به صورت ماهیانه توسط صدها نیروی مالی، مدیریت محصول و فناروی اطلاعات تهیه می شد و در مجموع هزاران ساعت را صرف جمع آوری، ارزیابی، تحلیل، تطبیق و مرتب سازی این داده ها می کردند.
از آنجایی که فرآیند تهیه این گزارش ها توسط مدیرعامل درخواست شده بود، هیچ کسی نمی پرسید که آیا این گزارش ها واقع ارزشمند هستند یا خیر، در حالی که همیشه به مدت زمان مورد نیاز برای تهیه این گزارش ها معترض بودند. پس از چند سال، یک مدیرعامل جدید روی کار آمد و تصمیم گرفت که کسب و کار را بر اساس بررسی های فصلی و بعضا گزارش های موردی پیش ببرد. پس از این تصمیم، تولید داده شرکت به شدت کاهش پیدا کرد در حالیکه شرکت چیزی را از دست نداد!
واضح است که مدیرعامل های مختلف، نیازهای متفاوتی هم در خصوص داده ها دارند. بعضی از آن ها به هر آنچه که از داده های معتبر و اثبات شده قابل دسترسی است، نیاز دارند، برخی صرفا به داده هایی نیاز دارند که با آن ها از تصمیمات خود حمایت کنند یا آن ها را به چالش بکشانند و برخی دیگر ترکیبی از این دو حالت را ترجیح می دهند. با این وجود، در همه موارد ، مدیران بهتر است از خودشان چهار سؤال در مورد فرآیند پردازش یا به دست آوردن داده ها، به عنوان راهی برای بهبود بازده آنچه که اغلب یک سرمایه گذاری اساسی (البته همیشه قابل مشاهده نیست!) است، بپرسند:
1- آیا سوال درستی پرسیدیم؟
بسیاری از شرکت ها از داده ها هر آنچه را که در دسترس می باشد، جمع آوری میکنند فارغ از اینکه آیا این داده ها به پیشبرد اهداف کسب و کار آن ها یا تصمیم گیری ها کمکی می کند یا خیر. پس به عنوان یک نقطه آغازین می بایست نسبت به سوال هایی کلیدی محدودی که می خواهید با استفاده از داده ها به آن ها پاسخ دهید، آگاهی کامل داشته باشید و بر اساس سوال ها، داده های مورد نیاز را جمع آوری کنید تا اینکه هر آنچه را که از داده ها در دسترس است، ذخیره نمایید.
2- آیا داده های ما روایتگر داستان کسب و کار ماست؟
بیشتر داده ها به صورت بخش هایی جداگانه به دست ما می رسند. به منظور مفید واقع شدن می بایست این داده ها در یک قالب منسجم و متناسب با وضعیت کسب و کار و نیاز های آن در کنار هم قرار بگیرند تا بتوانند روایتگر داستان(وضعیت) کسب و کار باشند. اگر چه سیستم های اطلاعاتی سازمان در خصوص جمع آوری و ذخیره داده ها در یک روال ثابت عملکرد قابل قبولی دارند به نحوی که داده ها به مرور زمان در کنار یکدیگر قرار میگرند و قابلیت مقایسه نقاط مختلف از داده وجود دارد ولی توجه داشته باشید از این طریق به صورت خودکار داستان سرایی توسط داده ها شکل نخواهد گرفت. در عوض، مدیران می بایست با نگاه شگرف تری بررسی کنند که چه داده هایی نیاز دارند تا داستان مدنظرشان را روایت کنند.
3- آیا داده های ما کمک می کنند تا به جای نگاه به گذشته، نگاه به آینده داشته باشیم؟
اغلب داده هایی که در شرکت ها جمع آوری می باشد به مدیران می گوید که چه اتفاقاتی در گذشته رخ داده است و کارآیی بسیار پایینی در پیش بینی عملکرد آینده دارند. بنابراین، بسیار حائز اهمیت خواهد بود که بپرسیم چه داده هایی در چه بازه زمانی ای به ما کمک میکند تا به جای واکنش در لحظه به اتفاقات قابل مشاهده بر اساس داده ها، نمودار تغییرات را پیش بینی و خود را برای اتفاقات آینده آماده کنیم.
4- آیا ما ترکیب مناسبی از داده های کمی و کیفی داریم؟
داده های کیفی یا کمی به تنهایی نمی توانند روایتگر تمام داستان کسب و کار باشند. به عنوان مثال برای تصمیم گیری در خصوص ویژگی محصول خوب یا قیمت گذاری مناسب، ما علاوه بر اینکه نیاز داریم بدانیم چه محصولی به چه شخصی فروخته شده، می بایست بدانیم که کدام محصول ما بیشتر از بقیه فروش داشته است.
جمع بندی:
داده های کسب و کار و تحلیل آن ها برای موفقیت سازمان ها بسیار حیاتی هستند. شرکت های عظیمی مانند IBM این واقعیت را درک کرده اند و میلیاردها دلار صرف سیستم های هوشمندی کسب و کار و تحلیل داده های خود کرده اند. ولی حتی بهترین ابزارهای خودکار در این حوزه نیز به موفقیتی دست پیدا نخواهند کرد در صورتی که مدیران نسبت به 4 سوال بالا آگاهی کامل نداشته باشند.
نویسنده : Ron Ashkenas - مشاور کسب و کار
منبع : مبانی تجزیه و تحلیل داده ها برای مدیران - انتشارات Harvard Business Review
