معمولا بایگانی پرونده های پرسنلی به منظور استناد به این اسناد در آینده و همچنین افزایش مسئولیت پذیری کارمندان در قبال وظایف خود انجام می شود.
بایگانی خود دارای دو مفهوم، مفهوم اول آن به معنای طبقه بندی، محافظت، نگهداری و تنظیم اسناد با استفاده از روش های دسترسی به اسناد با هزینه پایین و سرعت کم می باشد.
مفهوم دوم بایگانی به معنای محل نگهداری اسناد مطابق ضوابط معین و علمی می باشد.
انواع بایگانی:
بایگانی دارای سه نوع بایگانی جاری، بایگانی نیمه جاری و بایگانی راکد می باشد.
پرونده های پرسنلی اطلاعات فردی، تحصیلی، شغلی، حقوقی، سوء پیشینه و ضمانت نامه کارمندان را به صورت کامل در خود جای می دهند.
در واقع یکی از رکن های مهم در واحد منابع انسانی هر شرکت تهیه پرونده های پرسنلی می باشد. برخورداری از اطلاعات کامل درباره نظم دادن و سند زدن مدارک جزء ویژگی های کارمندان اداری هر شرکت می باشد.
هر سازمان مکان مخصوصی را برای نگهداری اسناد پرسنل خود دارد. درواقع نگهداری از پرونده های پرسنلی براساس اصول مشخص و در یک مکان معین بایگانی پرونده پرسنلی نامیده می شود.
بایگانی پرونده های پرسنلی با دو هدف انجام می شود:
هدف اول، ابزاری موثر در دست مدیران برای مسئولیت پذیری و پاسخگویی کارمندان باشد.
دومین هدف: استفاده از این اسناد بعنوان مدرک در مراحل قانونی می باشد.
این امر کمک می کند که تمام اطلاعات پرسنل در یک مکان نگهداری شده و به راحتی می توان در هر زمان به این اطلاعات دسترسی پیدا کرده و آن ها را بررسی نمود.
در روش سنتی بایگانی پرونده های پرسنلی، میزان بهره وری به میزان زیادی کاهش پیدا می کند و پس از گذشت زمانی میزان آسیب پذیری و استهلاک آن افزایش پیدا می کند.
یکی از معایب بایگانی پرونده ها به روش سنتی، جستجوی زمان بر و عدم دسترسی سریع مدیران به پرونده هاست.
برای جلوگیری از مشکلات قانونی باید اصل اسناد و مدارک پرسنل نگهداری شود، اما در مواقعی که بررسی اصل مدارک لازم نباشد،با استفاده از روش های جدید و الکترونیکی جهت بایگانی پرونده های پرسنلی به راحتی می توان به صورت الکترونیکی پرونده ها را بررسی نمود و اطلاعات پرسنل را مشاهده کرد.
مرجع سایت نرم افزار حسابداری فرداد
