پرونده های پرسنلی اطلاعات فردی، تحصیلی، شغلی، حقوقی، سوء پیشینه و ضمانت نامه کارمندان را به صورت کامل در خود جای می دهند. بنابراین نگهداری از پرونده های پرسنلی در هر سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد. درواقع یکی از رکن‌های مهم در واحد منابع انسانی هر شرکت تهیه پرونده های پرسنلی می باشد.
برخورداری از اطلاعات کامل درباره نظم دادن و سند زدن مدارک جزء ویژگی‌های کارمندان اداری هر شرکت می باشد. هر سازمان مکان مخصوصی را برای نگهداری اسناد پرسنل خود دارد. در واقع نگهداری از پرونده های پرسنلی براساس اصول مشخص و در یک مکان معین بایگانی پرونده پرسنلی نامیده می شود.
در حالت کلی می توان گفت که بایگانی پرونده های پرسنلی با دو هدف انجام می شود. هدف اول از بایگانی پرونده های پرسنلی این است که ابزاری موثر در دست مدیران برای مسئولیت پذیری و پاسخگویی کارمندان باشد. دومین هدف بایگانی پرونده های پرسنلی استفاده از این اسناد به عنوان مدرک در مراحل قانونی می باشد.
از مزایای بایگانی پرونده های پرسنلی می توان گفت که تمام اطلاعات پرسنل در یک مکان نگهداری شده و به راحتی می توان در هر زمان به این اطلاعات دسترسی پیدا کرده و آن ها را بررسی نمود.
برای بایگانی پونده های پرسنلی دو روش دستی و الکترونیکی وجود دارد و شرکت ها با توجه به استراتژی کار خود روش بایگانی پرونده های پرسنلی را انتخاب می نمایند.
در روش سنتی بایگانی پرونده های پرسنلی، میزان بهره وری به میزان زیادی کاهش پیدا می کند و پس از گذشت زمانی میزان آسیب پذیری و استهلاک آن افزایش پیدا می کند. جستجوی زمانبر و عدم دسترسی سریع مدیران به پرونده ها از معایب بایگانی پرونده ها به روش دستی می باشد.
برای جلوگیری از مشکلات قانونی باید اصل اسناد و مدارک پرسنل نگهداری شود، اما در مواقعی که به بررسی اصل مدارک لازم نمی باشد، با استفاده از روش های جدید و الکترونیکی جهت بایگانی پرونده های پرسنلی به راحتی می توان به صورت الکترونیکی پرونده ها را بررسی نموده و اطلاعات پرسنل را مشاهده نمود.
با مراجعه به وبلاگ سایت فرداد اطلاعات خود را در زمینه بایگانی پرونده های پرسنلی تکمیل کنید.
