کانفلوئنس یک ابزار مدیریت مستندات و دانش است که کاملا تحت وب و به شکل ویکی (Wiki) است. این نرمافزار توسعه داده شده توسط شرکت اتلسین (Atlassian) است. ویژگیهایی مانند امکان نصب پلاگینهای متنوع، مدیریت دسترسی کامل، مدیریت نسخه، امکان ویرایش همزمان یک مستند، یکپارچه شدن با جیرا، کامنت گذاری روی مستند از جمله مهم ترین مزیتهای استفاده از این ابزار است.
مشکلات مدیریت مستندات به شکل سنتی
مدیریت مستندات در سازمانها از مهمترین دغدغه هایی است که سازمان از بدو شروع کار، با آن دست و پنجه نرم میکند. سازمانها همیشه به دنبال سامانه و سیستمهایی هستند که به کمک آن بتوانند مستندات جاری سازمان را به خوبی مدیریت کنند. یک سامانه مدیریت مستندات لازم است شامل ویژگی های زیر باشد:
1. سهولت در نگهداری سامانه
2. امکان دسته بندی مستندات به شکلهای مختلف
3. مدیریت دسترسی افراد به مستندات
4. سهولت دسترسیپذیری افراد
نرم افزارهای مختلفی برای بحث مدیریت مستندات در سازمانهای مختلف مورد استفاده قرار میگیرند. یکی از معروفترین ابزارهای مورد استفاده در این زمینه Microsoft SharePoint است که یک Document Management System (DMS) است. سیستمهای DMS اساس کار خود را بر اساس فایلهای Word , Excel , PowerPoint و … قرار داده اند و هدف آنها ایجاد بستری برای دستهبندی، نگهداری و مدیریت دسترسی بر این فایلهاست.
