در دنیای امروز که سرعت انجام پروژه‌ها بالاست و انتظارات مشتریان بیشتر از هر زمان دیگری شده، یک جلسه بیریفینگ قوی می‌تواند مرز میان یک پروژه موفق و یک شکست پرهزینه باشد.
بیریفینگ مؤثر یعنی انتقال دقیق نیازها، اهداف و انتظارات پیش از شروع کار؛ و این تنها با رعایت چند اصل مهم قابل دستیابی است.
در این مقاله توضیح می‌دهم چطور یک جلسه بیریفینگ را به بهترین شکل مدیریت می‌کنم.
قبل از هر چیز مشخص می‌کنم چرا این جلسه برگزار می‌شود. آیا قرار است نیازهای پروژه را استخراج کنم؟ استراتژی کلی را تعیین کنم؟ یا جزئیات اجرایی را مشخص کنم؟
شفاف‌سازی هدف جلسه کمک می‌کند شرکت‌کنندگان با ذهنیت درست وارد جلسه شوند و تمرکز بحث روی موضوعات اصلی بماند.
نکته: سعی می‌کنم هدف جلسه را در یک یا دو جمله کوتاه خلاصه کنم و در ابتدای جلسه با همه به اشتراک بگذارم.
بی‌برنامه وارد جلسه شدن مساوی با از دست دادن زمان و کیفیت است.
قبل از جلسه، تمام اطلاعات و مستنداتی که ممکن است نیاز شود (شامل اطلاعات پروژه‌های قبلی، داده‌های بازار، اطلاعات رقبا، نمونه‌های الهام‌بخش و...) را جمع‌آوری و آماده می‌کنم.
آمادگی قبلی، نشان‌دهنده‌ی حرفه‌ای بودن من است.
برای داشتن یک گفت‌وگوی مؤثر، سوالات درستی طراحی می‌کنم. سوالاتم باز، هدفمند و به گونه‌ای هستند که به کشف نیازهای واقعی پروژه کمک کنند.
مثلاً:
با طرح سوالات درست، اطلاعات دقیق و کاربردی دریافت می‌کنم.
یکی از مهارت‌های مهم من در جلسه بیریفینگ، «گوش دادن فعال» است.
گوش دادن فعال یعنی توجه کامل به گفته‌های طرف مقابل، پرسیدن سوال به موقع و اطمینان از درک صحیح صحبت‌ها.
به یاد دارم که:
هیچ جلسه بیریفینگی را بدون جمع‌بندی رها نمی‌کنم.
در پایان جلسه:
این کار باعث می‌شود پروژه با وضوح و انسجام بیشتری پیش برود.
برگزاری یک جلسه بیریفینگ حرفه‌ای، نخستین قدم در مسیر موفقیت پروژه‌های من است.
با رعایت این اصول، هم همکاری بهتری با تیم و مشتریانم دارم و هم پروژه‌ها را با دقت و کیفیت بیشتری پیش می‌برم.
