تکامل رشته مدیریت فرآیند کسب و کار از موضوعات پرطرفدار در مدیریت اطلاعات سازمان ها است. در این مقاله با شما خواهیم بود تا نرم افزار مدیریت فرایند و نرم افزار فرآیندساز را معرفی و تاثیر آن بر کسب و کار را بررسی نماییم.
برای شروع می توانید از مفهوم فرآیند گردش کار چیست شروع کنید.
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک فلسفه مدیریت را در بر می‌گیرد که دارای طیف وسیعی از روش‌ها، تکنیک‌ها و ابزار پشتیبانی است. دانشگاهیان و افراد حرفه ای در این زمینه، به طور مداوم در حال گسترش این سیستم مدیریت هستند. در این مقاله مروری بر مضامین اصلی می‌شود که توسعه رشته BPM را در طول سال‌ها مشخص می‌کنند.
سیستم‌های BPM، مدل‌سازی فرآیند، طراحی فرآیند، هماهنگی و قابلیت همکاری، مدیریت مدل، استخراج فرآیند و فناوری‌های جدید، موضوعاتی هستند که به همراه مقالات مربوطه که از آغاز پیدایش BPM یا مدیریت فرآیند کسب و کار تا به امروز که در صنعت کامپیوتر ظاهر شده است، به آنها پرداخته می‌شود، این مضامین با هم، چشم اندازی از یک رشته پر رونق و در حال تکامل را ارائه می‌دهند.
به مناسبت چهلمین سالگرد Computers in Industry / رایانه در صنعت، یک نمای کلی از نحوه توسعه رشته مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) ایجاد کرده ایم. این مقاله موضوعات اساسی را که در این سیر تکاملی و در طول سال ها اتفاق افتاده است، توصیف می‌کند، که ما با مرور بیش از 100 مقاله علمی که در مورد موضوعات BPM در رایانه در صنعت منتشر شده بودند، آنها را شناسایی و بیان کرده‌ایم. در تصویر زیر می‌توانید توزیع این مقالات را در سال‌های مختلف ببینید و متوجه رشد این رشته نوین شوید.
لغت BPM در اصل یک ایده مدیریتی است. وقتی سازمان‌ها از ابتدا تا انتها به فرآیندهای کسب‌وکار خود توجه صریح داشته باشند، بی شک، عملکرد بهتری خواهند داشت. هر فرآیند تجاری می‌تواند در بخش‌های مختلف اعم از تخصص‌ها، موقعیت‌های جغرافیایی، سطوح مدیریتی و سایر مرزهای سازمانی وجود داشته باشد.
بنابراین، مدیریت یک فرآیند کسب‌وکار، از اهمیت بالایی برخوردار است و برای انجام آن به بهترین شکل، باید درک کاملی ازموارد زیر وجود داشته باشد:
بهینه‌سازی و همسویی تمام این عناصر، سازمان را قادر می‌سازد تا تولید محصولات و یا خدمات خود را بهبود ببخشند. با سرعت بخشیدن به فرآیند کسب‌وکار موردنظر و کارآمدتر کردن آن، هم‌زمان، انجام یک فرآیند سریع تر خواهد شد و ردپای اکولوژیک ،کوچک‌تر از قبل خواهد شد.
درحالی‌که ایده پشت BPM بسیار ساده به نظر می‌رسد بااین‌حال بسیاری از سازمان‌ها روی فرآیندهای خود، مدیریت ندارند و واحدهای عملیاتی آنها به‌طور مستقل با “بودجه، رویه‌ها، برنامه‌های بهبود و سیستم‌های IT “خودشان عمل می‌کنند و کاملاً سیستم مجزا از یکدیگر دارند.
خواندن مقاله زیر را از دست ندهید:BPM چیست ؟
این امر گرچه به‌ظاهر منجر به بهینه‌سازی فرعی از دیدگاه کل سازمان می‌شود ولی باعث قطع ارتباط با آنچه مشتریان به آن توجه دارند نیز می‌گردد. به‌عنوان‌مثال (شما از دیدگاه یک مشتری وقتی با واحد پشتیبانی یک شرکت تماس برقرار می‌کنید چنانچه سازمان موردنظر سیستم فرآیندی مناسبی نداشته باشد نمی‌تواند به‌سادگی درخواست شما را پردازش کند و در سریع‌ترین حالت ممکن به آن رسیدگی کند و این امر باعث عدم رضایت شما می‌شود.
بدیهی است که فقط فرآیندهای تجاری یکپارچه و هماهنگ می‌توانند ایجاد محصولات یا خدمات را مطابق با نیازهای مصرف‌کنندگان، تضمین کنند. همان‌طور که می‌توان انتظار داشت، تحقیقات مختلف نشان می‌دهد که اکثر سازمان‌های فرآیند گرا تمایل دارند که بدون توجه داشتن به این موضوع و چنین تمرکزی از دیگر سازمان‌ها بهتر عمل کنند که امری است دشوار.
هنگامی‌که مفهوم BPM توسط یک سازمان پذیرفته شد، یک چالش جدید به وجود می‌آید: این مفهوم چگونه عملی می‌شود؟ تحقیقات در مورد BPM اساساً به این سؤال می‌پردازد. مقالاتی که در Computers in Industry در مورد BPM منتشرشده‌اند، طیف وسیعی از پاسخ‌ها را در مورد این سوال منعکس می‌کنند.
هر یک از این مقالات به جنبه خاصی از چالش کلی می‌پردازد و راه خود را برای مقابله با آن پیشنهاد می‌کند. این مقالات درمجموع، انواع مختلفی از روش‌ها، فن‌ها و تکنیک ها را برای سازمان‌ها به‌منظور جذب، تجزیه‌وتحلیل و نیز بهبود فرآیندهای کسب‌وکارشان پوشش می‌دهند. در ادامه این بررسیِ اجمالی، در مورد موضوعات این توسعه بحث خواهم کرد.
ازلحاظ تاریخی، فناوری که بیشترین ارتباط را با رشته BPM دارد، سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) است. این نوع از بستر نرم‌افزاری از تعریف، اجرا و ردیابی فرآیندهای کسب‌وکار پشتیبانی می‌کند. BPMS یا نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار برای هر سازمانی که می‌خواهد به‌طور مؤثر BPM را اعمال کند، مدت‌ها است که به‌عنوان یک سیستم بسیار مطلوب، اگرنه یک سیستم ضروری، در نظر گرفته‌شده است.
با داشتن یک BPMS که مراحل مختلف یک فرآیند کسب‌وکار را هماهنگ می‌کند، طبیعی به نظر می‌رسد که سازمان استفاده‌کننده از چنین فناوری، تمرکز فرآیندی را به دست آورد.
یک BPMS با یک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا (ERP) متفاوت است، اگرچه ERP نیز با اجرای فرآیندهای تجاری مرتبط است ولی یک سیستم ERP شامل مجموعه‌ای از برنامه‌های کاربردی یکپارچه است که یک سازمان می‌تواند برای جمع‌آوری، ذخیره، مدیریت و تفسیر داده‌ها از انواع فعالیت‌های تجاری استفاده کند.
در اصل ERP شامل یک سری فرآیند از پیش تعریف‌شده است که نحوه تعریف آن بر اساس تجربیات کلی از یک نوع سازمان به‌دست آمده است. پس درنتیجه ERP نیز درون خود یک موتور گردش کار دارد ولی وجه متمایز ERP با BPMS این است که شما در BPMS می‌توانید، خودتان فرآیند دلخواه تان را تعریف کنید و بر این اساس، سازمان می‌تواند فرآیندهای سفارشی خود را داشته باشد.
در بسیاری از مقاله‌های (Computers in Industry) که مرتبط با BPM هست به این موضوع اشاره دارد که تا به امروز به‌خوبی پتانسیل BPMS درک نشده بود.
استفاده از نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار قرار است مزایای زیر را برای سازمان‌ها به ارمغان بیاورد:
برای ایجاد و تغییر هر فرآیندی ابتدا نیاز است که آن را توصیف کنیم. توصیف مناسب از یک فرآیند می‌توانید نقطه آغاز یک سیستم فرآیندساز اطلاعات باشد. برای تنظیم، توصیف و یا حتی بررسی عملکرد فرآیندها، مدل‌سازی، نقش مهمی ایفا می‌کند. همچنین مدل‌سازی، اصلی‌ترین مبحث فرآیند سازی به‌حساب می‌آید به‌طوری‌که تقریباً تمامی مقاله‌های مرتبط با BPM در این خصوص توضیحاتی داده‌اند.
کار بر روی مدل‌سازی فرآیند، در طول سال‌ها در ابعاد مختلف توسعه‌یافته است که می‌توان آن را، در انتشارات کامپیوتر در صنعت، مشاهده کرد. مقالات اولیه بر استفاده از مدل‌های فرآیند در زمینه پروژه‌های بهبود فرآیند تمرکز می‌کنند، به‌عنوان مثال،کار کرومکر و توبن (۱۹۹۶) و کالپیک و برنوس (۲۰۰۲) را ببینید.
هدف اصلی این مقالات تأکید بر اهمیت خود عمل مدل‌سازی فرآیند است. مدل‌هایی که در پروژه‌های مستند ایجاد می‌شوند، به‌تنهایی به‌عنوان دارایی ارائه می‌شوند، که ممکن است به‌عنوان مدل‌های مرجع در زمینه‌های مشابه نیز عمل کنند.
بلافاصله پس از انجام اولین انتشارات در مورد مدل‌سازی فرآیند، کارهایی ظاهر شد که تمرکز را از خود مدل‌های فرآیند به سمت تکنیک‌ها و ابزارهایی که می‌توان برای مدل‌سازی فرآیند استفاده کرد، سوق داد. امروزه مهم‌ترین استاندارد مدل‌سازی در BPMS را BPMN گویند که به‌زودی در مقاله‌ای به‌صورت کامل در خصوص آن صحبت خواهیم کرد.
بین مدل‌سازی فرآیند و طراحی فرآیند خط باریکی وجود دارد. شایان‌ذکر است که بر این تمایز تأکید می‌شود، زیرا اتفاق می‌افتد که مردم از BPM به‌عنوان حوزه “مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار” یاد می‌کنند، که البته این‌یک تصور اشتباه است.
اجازه دهید تمایز را در نظر بگیریم. مدل‌های فرآیند اغلب برای به تصویر کشیدن طراحی فرآیندها مفید هستند اما آنها به اهداف دیگری نیز خدمت می‌کنند. به‌عنوان‌مثال برای تجزیه‌وتحلیل یا اجرای یک فرآیند، طراحی فرآیند، به‌نوبه خود، مستلزم چیزی بیش از مدل‌سازی صرف یک فرآیند است.
نحوه سازمان‌دهی یک فرآیند، اینکه چه فناوری‌هایی باید درگیر شوند و مسئولیت‌ها در یک فرآیند به چه کسی واگذار شود، همگی نمونه‌هایی از تصمیمات طراحی هستند. چنین تصمیماتی بر اساس اهداف یک شرکت و همچنین محدودیت‌های موجود انجام می‌شود.
هنگامی‌که چنین تصمیماتی گرفته می‌شود، یک طرح ممکن است با یک مدل مشخص شود. پس تصمیمات مدل‌سازی به بازنمایی فرآیند کسب‌وکار مربوط می‌شود. نمونه‌هایی از چنین تصمیم‌گیری مدل‌سازی این است که چگونه می‌توان بخشی از یک فرآیند را تجسم کرد یا کدام جزئیات را از آن حذف کرد. به‌عبارت‌دیگر طراحی، مدلینگ نیست.
این مطلب ادامه دارد….
