چرا باید یک داشبورد ساز داشته باشیم؟ قطعاً این سؤالی است که شما را درباره این مقاله کنجکاو کرده است که ما در گروه تولید نرم افزار گزارش ساز فریار قصد داریم به طور تخصصی تر در این مقاله به زبان ساده آن را بررسی کنیم. کارایی داشبورد ساز و نرم افزار گزارش ساز برای مدیران سازمان‌ها و کسب‌وکارها یک ویژگی مهم است که می‌تواند یکی از جواب‌های این سؤال باشد.
تصور کنید که شما مدیر یک کسب کار فروش مواد غذایی متوسط رو به بزرگ هستید، شما تیم مارکتینگ و ویزیتورهای خود را دارید، بخش مهم شرکت شما تیم فروش شماست، واحد پشتیبانی شرکت شما تمرکز اصلی را برای حفظ مشتریان شما دارد، واحد مالی و حسابداری کنترل‌کننده منابع مهم شرکت شماست و بخش‌های مهم دیگر.
حال وقتی به شرکت می‌روید باید به دنبال بررسی کارکردهای سازمان و مسائل جاری باشید، باید بررسی کنید که در حال حاضر در هر بخش وضعیت به چه صورت هست که بسته به نوع شرکت معمولاً مدیران بخش‌های مهم را بررسی می‌کنند.
به عنوان مثال ممکن است برای یک مدیر، واحد پشتیبانی از هر واحد دیگر مهم‌تر باشد و یا واحد مالی اهمیت ویژه‌ای داشته باشد. بنابراین معمولاً مدیران در هرروز کاری خود، با مراجعه به شرکت، با انبوه اطلاعات پراکنده چه به‌صورت کاغذی چه به‌صورت دیجیتالی مواجه می‌شوند و بیشترین وقت خود را صرف بررسی اطلاعات می‌نمایند.
همین امر می‌تواند آن‌ها را از پرداختن به سایر وظایف و تعجیل در تصمیم‌گیری باز دارد. بنابراین باید به دنبال راهی برای مدیریت اطلاعات سازمان‌ها و شرکت‌ها بود.
خب تا این جای کار روال روزانه کار یک مدیر به‌صورت سنتی بود ولی امروزه مدیران ارشد شرکت‌ها و سازمان‌ها مدام باید به دنبال راهکارهای مهم برای ارتقا سازمان و یا کسب‌وکار خود باشند تا در بازار رقابتی امروز حرفی برای گفتن داشته و دوام داشته باشند.
برای این منظور باید فکر خود را با داده‌های زیاد و پراکنده اشغال نکنند تا بتوانند به چشم‌انداز شرکت خود نگاهی عمیق تر داشته و برای آن برنامه‌ریزی دقیق انجام بدهند.
امروزه انواع نرم‌افزارهای سازمانی و کسب‌وکاری مانند نرم افزار حضور و غیاب، نرم افزار آرشیو اسناد، نرم افزار گزارش ساز و داشبورد مدیریتی وجود دارد که هر سازمان با تهیه آن به یک داشبورد استاتیک و ثابت دسترسی پیدا می‌کند که دیدگاهی از وضعیت آن سازمان می‌دهد. حال قبل از اینکه به بررسی معایب داشبورد استاتیک بپردازیم ابتدا با مفهوم داشبورد بیشتر آشنا می‌شویم.
تا قبل از سال 1920 اکثر خودروها چیزی به اسم داشبورد نداشتند و نمی‌توانستند وضعیت جاری خودرو را مشاهده کنند مانند سرعت خودرو، وضعیت موتور خودرو و غیره. برای این منظور هر روز راننده خودرو باید درب موتور خودرو را باز می‌کرد و آن را چک می‌کرد و از وضعیت آن اطمینان حاصل می‌کرد یا در حین رانندگی بر اساس تجربه باید سرعت خودرو را حدس می‌زد. ولی بعدها خودروهای جدید با داشبورد طراحی شدند.
داشبوردها فوق‌العاده کارآمد بود دیگر راننده‌ها به‌سادگی از سرعت حرکت خودرو، میزان روغن یا مقدار بنزین آن مطلع و مطمئن می‌شدند که چه وقت باید چکار کنند. خب این رویه ادامه داشت تا جایی که خودروها روزبه‌روز پیشرفته‌تر شدند و امکانات و بخش‌های مهم‌تری برای چک کردن و بررسی به وجود آمد.
بااین‌حال داشبورد خودروها به‌صورت استاتیک طراحی‌شده بود و دیگر جایی برای نمایش بخش‌های دیگر خودرو را نداشت درست مانند نرم‌افزارهای قدیمی که داشبوردهای استاتیک در آن‌ها طراحی‌شده بود و امکان افزودن آیتم‌ها و گزارش‌ها جدید به آن نبود به همین دلیل برای بررسی موارد جدید و جزئی باید همچنان به شکل سنتی کار تا را بررسی می‌کردند.
با پیشرفت علم و فناوری، چه درزمینهٔ خودرو و چه درزمینه‌ی کسب‌وکار و نیز نرم‌افزار، خودروهای مدرن امروزی از یک صفحه نمایش دیجیتالی بزرگ برخوردار شدند که در آن با منوهای مختلف می‌توان وضعیت بخش‌های مختلف خودرو را بدون نیاز به‌صرف زمان و بازکردن درب موتور خودرو بررسی کرد و اگر بخشی دچار مشکل شد یا کارایی موردنظر را نداشت به‌صورت آلارم در صفحه اصلی نمایش داده می‌شود و مالک خودرو به‌سادگی متوجه می‌شود که مشکل دقیقه کجاست و چه باید کرد.
در خصوص کسب‌وکارها و سازمان‌ها نیز، فناوری جدیدی به اسم داشبوردساز وجود دارد که به آن‌ها کمک می‌کند تا در شناسایی نقاط ضعف و قوت با سرعت و دقت و چنانچه بخش جدیدی به سازمان اضافه شد و یا مدیر نیازمند به بررسی آیتم خاصی شد برای آن گزارش و داشبورد ی خاص طراحی شود.
خب داشبورد ساز ابزاری است که با داشتن آن، مدیران از بررسی اطلاعات پراکنده بی‌نیازند و بدون صرف انرژی و اتلاف وقت، برای پیشرفت خود و سازمانشان گام‌های بلند، محکم و اصولی برمی‌دارند. با یک داشبورد ساز حرفه‌ای، مدیران کسب‌وکارها و سازمان‌ها، به‌سادگی هر چه تمام‌تر، گلوگاه‌های مهم سازمان خود را به‌صورت خلاصه مشاهده کنند.
قابلیت اشتراک‌گذاری داشبورد: امکان اشتراک‌گذاری اطلاعات را با همه یا تعداد خاصی از افراد، میسر می‌سازد. برای دیدن محصولات بیشتر و امکانات بیشتر نرم افزار مدیریت اطلاعات، از مقاله‌های سیستم حقوق و دستمزد، سیستم حضور و غیاب، نرم افزار فرآیندساز و نرم افزار بایگانی الکترونیکی و ... مراجعه نمایید.
مهم‌ترین دلیل استفاده از داشبوردساز برای شناخت و تبدیل داده‌های خام به اطلاعات قابل اجرا و مفید است.
نرم‌افزار گزارش‌دهی در ایجاد و توزیع گزارش‌هایی که اطلاعات پیچیده را به صورت ساده و قابل فهم ارائه می‌دهند، نقش اساسی دارد. با این گزارش‌ها،مدیران می‌توانند عملکرد سازمان‌ها خود را ارزیابی نموده و فرصت‌ها و چالش‌ها را شناسایی و تصمیم‌های هوشمندانه تری اتخاذ کنند.
این ابزارها به سازمان‌ها کمک می کنند تا فرآیندها را بهبود بخشیده و کارآیی را افزایش دهند و در نهایت نوآوری را ترویج دهند.
به طور کلی، استفاده از نرم‌افزار گزارش‌ساز با دید تخصصی می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا در محیط‌های رقابتی روز دنیا باقی بمانند و عملکرد بهتری داشته باشند.
نتیجه گیری
به علاوه، داشبوردسازها به شرکت‌ها کمک می‌کند تا در محیط‌های پویا و رقابتی امروزی رقابتی باقی بمانند.
