نوشتن گزارش عملکرد به طور استاندارد، بسیار ضروری است زیرا این گزارش، علاوه بر تنها ابزار برای انتقال اطلاعات، نمایانگر میزان حرفه‌ای و متعهد بودن ما به کیفیت نیز است.
گزارش عملکرد، نقشی موثر در تصمیم‌گیری‌های کلان سازمان ایفا کرده و معمولاً به عنوان یک منبع اطلاعات مطمئن برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک به حساب می آید.
علاوه بر این، گزارش عملکرد در شناسایی و تحلیل دقیق نقاط قوت و همچنین شناخت نقاط ضعف و موانع دستیابی به پیشرفت ها مؤثر خواهد بود.
با نوشتن گزارش عملکرد استاندارد و استفاده از اطلاعات کامل و دقیق، قادر خواهیم بود بهترین تصمیم‌ها را اتخاذ کرده و بهبودهای لازم را ایجاد نماییم.
بهبود کیفیت و رعایت استانداردهای گزارش موجب ارتقاء شفافیت و قابلیت اعتماد اطلاعات شده و در نتیجه، روابط و همکاری‌ها در سازمان را تضمین و تقویت می‌کند.
بنابراین، نوشتن گزارش عملکرد به طور عالی و استاندارد، بیشتر از آنکه یک وظیفه تلقی شود؛ ابزار برای موفقیت و پیشرفت سازمان است.
در یک گزارش عملکرد، مقدمه، یک مرور مختصر از هدف، چشم انداز و یافته‌های کلیدی گزارش ارائه می‌دهد. در ادامه، رویکردی ساختار یافته برای ارائه یک مقدمه موثر را ارائه می دهد:
با بیان واضح هدف گزارش در آغاز متن، محیط برای خواننده مشخص شده و به او کمک می‌کند تا بداند در ادامه
انتظار چه چیزی را داشته باشد.
در ادامه محدودیت و دامنه گزارش را تعریف کنید مثلا دوره زمانی یا معیارهای خاصی که در گزارش فرض شده است. این کار به مدیریت انتظارات کمک خواهد کرد.
اطلاعات یا داده ها و زمینه های مرتبط با مورد ارزیابی را ارائه دهید. این پیشینه می تواند شامل روندهای گذشته در ارتباط با صنعت، اهداف سازمانی یا داده‌های قبلی عملکرد سازمان باشد.
در گزارش حتما ذکر کنید که معیار ارزیابی عملکرد و هدف چیست. مشخص کنید گزارش به دنبال چه چیزی است؟
در ادامه به طور خلاصه، روش و ابزار استفاده شده برای جمع آوری، تجزیه و تحلیل اطلاعات ارائه شده در گزارش را توضیح دهید. این کار به افزایش شفافیت گزارش کمک می‌کند.
در انتها خلاصه‌ای از یافته‌ها یا بینش‌هایی که طی این مدت از طریق ارزیابی عملکرد به دست آوردید ارائه دهید. این کار به خوانندگان گزارش یک نگاه کلی از نکات اصلی پوشش داده شده در گزارش می‌دهد.
با پیروی از ساختار بیان شده، مقدمه‌ی شما برای بخش‌های بعدی گزارش عملکرد موثرتر خواهد بود و توجه خواننده را به محتوا هدایت می‌کند و به او کمک می‌کند تا اهمیت آن را درک کند.
