گزارش عدم تطابق یک ابزار برای کنترل شرایط و نمایانگر وضعیت قسمت های مختلف سازمان است. اهمیت گزارش عدم انطباق زمانی پررنگ تر می گردد که اطلاعات دقیق از استانداردها، قوانین، مقررات یا سیستم‌های مدیریت کیفیت احتیاج است.
از جمله دلایلی که ضرورت گزارش عدم انطباق را در سازمان ها می توان ذکر نمود شامل موارد زیر است:
اطمینان از براورده شدن کیفیت معیارها: گزارش‌های عدم تطابق با شناسایی موارد و گزینه هایی که با انواع ایزوها و استانداردها یا مشخصات از پیش تعیین‌شده تطابق ندارند، از تضمین کیفیت محصولات یا خدمات می توانند کمک کنند. این امر در نهایت برای حفظ رضایت مشتریان و اعتماد به برند بسیار حیاتی است.
بهبود مداوم شرایط: با ثبت عدم تطابق‌ها در گزارش ها، شرکت‌ها می‌توانند علت اصلی وقوع مسائل و مشکلات را تجزیه و تحلیل کرده و اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی را اجرا کنند. این اقدام در تمام اجزای سازمان باعث ایجاد فرهنگ بهبود مداوم شده و همزمان فرآیندها به‌گونه‌ای تغییر می‌کنند که حوادث و پیامدهای عدم تطابق در آینده کاهش می یابد.
پایبندی به قوانین: در صنایع دارای مقررات از پیش تعیین شده مانند بهداشت، صنایع غذایی ، پایبندی به استانداردها و ایین نامه ها به صورت دقیق، الزامی است. گزارش‌های عدم تطابق می تواند یک دلیل و معیار برای پیگیری دقیق و ابزاری برای شناسایی و اجرای این الزامات است.
کاهش ریسک ها و مدیریت ریسک: شناسایی مشکلات و رفع عدم تطابق‌ها اگر به موقع باشد به شرکت‌ها کمک می‌کند تا ریسک‌های ممکن که منجر به شکست در تولید محصول یا بروز خطرات ایمنی و به دنبال آن جریمه‌های مربوط به عدم مقررات را به طرز چشمگیری کاهش می دهد. این رویکرد پیشگیرانه که با پیاده سازی گزارش عدم انطباق ممکن می گردد ، تاثیرات ریسک ها را بر عملکرد و شهرت کسب و کار کمتر می‌کند.
مستندسازی و قابلیت‌پیگیری فرایندهای سازمانی: گزارش‌های عدم تطابق یک مستند رسمی از تخلفات و انحراف از استانداردها است که اقدامات لازم برای حل آن‌ها را پیش بینی کرده و هرگونه فعالیت پیگیری مرتبط را پیشنهاد می کند.
وجود این مستندات برای حسابرسی‌های سالانه، تحقیقات و موارد قانونی که در اینده ممکن است پیش بیاید بسیار ارزشمند بوده و میزان شفافیت و پاسخگویی را بیشتر می نماید.
مدیریت تأمین‌کنندگان: گزارش‌های عدم تطابق همچنین می‌توانند برای ارتباط با تأمین‌کنندگان استفاده شوند، که همکاری و پاسخگویی بهتری در سراسر زنجیره تأمین را ترویج می‌دهد. این کمک می‌کند تا استمرار و قابلیت اعتماد در محصولات یا خدمات ارائه‌شده توسط تأمین‌کنندگان خارجی حفظ شود.
در کل، گزارش‌های عدم تطابق چنبه پیشنهادی ندارد و نقش بسیار حیاتی برای حفظ کیفیت، پایبندی به مقررات ضروری و بهبود مداوم در سازمان‌ها را داشته و علاوه بر شفاف نمودن اوضاع شرکت ، زمینه های بهبود را نمایان تر می نماید.
