بهترین نرم افزارهای مدیریت اسناد

بهترین نرم افزارهای مدیریت اسناد (به انگلیسی Document management software) کدام است یا کدام نرم افزار مدیریت اسناد برای شما بهترین است؟

از آنجایی که در حال حاضر استفاده از کاغذ و اسناد کاغذی نسبت به دهه های گذشته کمتر شده، اهمیت مدیریت اسناد (به اختصار DMS) افزایش پیدا کرده است، مخصوصآ با رشد فضای ذخیره سازی ابری و تمایل افراد برای ثبت اسناد ومدارک بر بسترهای نرم افزاری که باعث شده بسیاری از ارائه دهندگان خدمات ابری، وظیفه اشتراک گذاری و همگام سازی اسناد را برای سازمان ها پیاده کرده اند.

نرم افزار مدیریت اسناد خوب

از مولفه های یک نرم‌افزار مدیریت اسناد خوب این است که باید توانایی کار با انواع فایل‌های دیجیتالی مختلف را داشته باشد و فقط مخصوص کار با نرم‌افزار آفیس یا نرم افزارهای ساده ویرایش تصویر نباشد.

علاوه بر این، بسیاری از کاربران همچنان با کاغذ سروکار دارند، بنابراین هر DMS باید راه‌حلی برای اسکن اسناد نیز داشته باشد.

کدام نرم افزار مدیریت اسناد برای شما بهترین است؟

از آنجایی که در حال حاضر استفاده از کاغذ کمتر شده ، اهمیت مدیریت اسناد افزایش پیدا کرده است، مخصوصآ با رشد فضای ذخیره سازی ابری، زیرا بسیاری از ارائه دهندگان خدمات می توانند وظیفه اشتراک گذاری و همگام سازی اسناد را برای سازمان ها پیاده کنند.

یک نرم‌افزار مدیریت اسناد خوب همچنین باید بتواند با انواع فایل‌های دیجیتالی مختلف کار کند، و فقط مخصوص نرم‌افزار آفیس، تصاویر و اینها نباشد.

با این حال، بسیاری از کاربران همچنان با کاغذ سروکار دارند، بنابراین هر DMS باید راه‌حلی برای اسکن اسناد نیز داشته باشد.

نرم افزارهای مدیریت اسناد Templafy

نرم افزار مدیریت اسناد Templafy یکی از بهترین اپلیکیشن های مدیریت اسناد فعلی می‌باشد. یکی از مسائل خسته کننده کار با اسناد این است که باید آنها را با کمک نرم افزارهای مختلف ایجاد کنید. این کار مستلزم زمان کافی و خسته کننده است اما Templafy می‌تواند در این راه شما را یاری کند.

ویژگی های نرم افزار Templafy:

· رابط کاربری آسان

· ویژگی های گسترده

· دارای اپلیکیشن موبایل

با کمک Templafy، می‌توانید طیف وسیعی از فایل‌ها را در سیستم درست کنید و آنها را از یک فید واحد مدیریت کنید.

این نرم افزار با طیف وسیعی از دستگاه‌ها هماهنگ است و از فضای ذخیره سازی ابری نبز استفاده می‌کند تا به شما امکان دسترسی به همه اسناد خود را در رایانه‌ها، تبلت‌ها و تلفن‌های هوشمند به صورت همزمان بدهد.

قیمت دقیق نرم افزار مدیریت برای استفاده از نرم افزار Templafy، به تعداد کاربران، ویژگی‌ها و افزونه‌های انتخاب شده بستگی دارد.

نرم افزار مدیریت اسناد M-Files

هنگامی که صحبت از مدیریت اسناد می شود، هدفM-Files بهبود گردش کار داخلی و اطمینان از حفظ امنیت داده های حیاتی در هر زمان و مکانی است. مشتریان آن شامل بسیاری از شرکت های بزرگ مانند Comcast و Yokohamaهستند.

ویژگی‌های M-Files

• قابلیت یکپارچه سازی به صورت
• دارای اپلیکیشن موبایل M-Files
• سیستم هشدار برای اطلاع از تکرار و خطا در اسناد

فایل‌های شما در یک مکان واحد قرار می‌گیرد و شما به آسانی می‌توانید اسناد و مدارک را بر اساس نام مشتری، نام پروژه، تاریخ، وضعیت یا سایر شاخص‌های اسناد، دسته بندی و جست و جو کنید.

هدف نرم افزار M-Files جلوگیری از ایجاد نسخه‌های تکراری از فایل‌ها است. اگر سندی دو بار با اسم‌ها و اطلاعات مشترک ذخیره شده باشد، M-Files به شما اطلاع و اخطار می‌دهد. همچنین این نرم افزار قابلیت تلفیق با Microsoft Office و Salesforce CRM را نیز دارد.

یک نسخه آزمایشی رایگان برای بررسی اولیه در دسترس است، قیمت این نرم افزار در سایت تعیین نشده است، بنابراین برای دریافت قیمت نرم افزار M-Files باید از قسمت های تماس با شرکت درخواست نسخه نرم افزار مدیریت اسناد رایگان M-Files را دهید.

نرم افزارهای مدییریت اسناد DOCU WARE

نرم افزار مدیریت اسناد DocuWare، یک نرم افزار مبتنی بر ابر برای مدیریت اسناد است. DocuWare خدماتی را برای شروع یک “گردش اسناد در محیط ابری” را ارائه می دهد.

همچنین این نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد یک اپلیکیشن موبایل نیز ارائه می کند که وظایفی از قبیل اسکن رسیدها، تأیید فاکتورها برای پرداخت به موقع و امضای مستقیم فرم‌ها را انجام می دهد.

در حالی که نرم افزار بایگانی DocuWare یک نسخه آزمایشی رایگان ارائه می‌دهد ولی قیمت این نرم افزار به خدمات انتخاب شده بستگی دارد. بنابراین خریدار را ملزم می‌کند تا برای تعیین قیمت نهایی با پشتیبانی سایت DocuWareتماس بگیرد.

ویژگی های نرم افزار داک ویر

• ذخیره سازی مبتنی بر فضای ابری
• پشتیبانی از موبایل

نرم افزار مدیریت اسناد MasterControl

در سازمان های بزرگ، اکثر فرآیندها و مقرراتی برای اطمینان از تطبیق اسناد و پیروی از دستورالعمل های شرکت وجود دارد. اما وقتی تعداد زیادی فایل دارید، پیروی از این قوانینی کار بسیار سختی است.

نرم افزار کنترل اسناد MasterControlکه توسط برخی از بزرگترین نهادهای نظارتی جهان استفاده می شود، نرم افزاری است که به بررسی مقررات و استانداردهای پیچیده در تمام جهان می پردازد. هدف آن کم کردن هزینه و افزودن کارایی است.

همچنین دارای یک آرشیو متمرکز و ایمن است که در آن می توانید فایل های تجاری را ذخیره و پیدا کنید.

هیچ نسخه رایگانی ندارد و برای قیمت گذاری نیاز به تماس با شرکت می باشد.

ویژگی و امکانات MasterControl

• نسخه موبایل بهینه
• پشتیبانی توسط رگولاتورهای مختلف
• دارای استاندارد جهانی

نرم افزارهای مدیریت اسناد XaitPorter

• پیاده شده بر بستر ابری به صورت بهینه
• دارای امکان همکاری به صورت مشترک بر اسناد

اگر به جستجوی یک راه حل ابری برای ایجاد اسناد هستید، قطعاً باید XaitPorter را انتخاب کنید.

نکته ضروری در مورد این سیستم این است که بسیار منعطف است. شما قادر به همکاری و کار بر روی اسناد به طور همزمان با همکاران خود هستید و می توانید به آسانی بازخورد خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارید.

این نرم افزار می تواند با Salesforce، Oracle، SAS، Microsoft 365، OpenText و Dropboxبه صورت همزمان کار کند و امروزه بیش از 45000 شرکت در تمام جهان از آن استفاده می‌کنند. XaitPorter نسخه آزمایشی رایگان ندارد و برای اطلاع از قیمت XaitPorter، باید با شرکت ارائه دهنده تماس بگیرید.

لیست بهترین نرم افزارهای مدیریت اسناد

سایر سیستم عامل های DMSکه باید توجه داشته باشید؛ Office 365، LibreOffice و Adobe Document Cloudاست. این پلتفرم‌ها بیشتر بر ایجاد اسناد و مدیریت آن‌ها تمرکز دارند تا مدیریت و ذخیره اسناد از منابع و قالب‌های متعدد. بنابراین ما این لیست را با نمایش برخی از نمونه های دیگر که ارزش بررسی دارند ادامه خواهیم داد:

نرم افزار Samepage

هدف این مجموعه این است که همه کارها را در یک برنامه ساده سازماندهی کنیم به جای داشتن چندین برنامه مختلف. رابط کاربری ساده‌ی ای دارد. از این نظر Samepage به یک راه حل انعطاف پذیر برای پوشش نیازهای متعدد تبدیل می شود.

نرم افزار اسناد eFileCabinet

یک راه‌ حل نرم ‌افزار مدیریت اسناد است که از اتوماسیون هوشمند برای نظم ‌دهی، نام‌ گذاری و ذخیره فایل‌ها بر اساس محتوای آنها استفاده می‌کند. الگوها برای سفارشی کردن در تمام سیستم شما در دسترس هستند. قوانین دسترسی عمومی این سیستم می تواند بر پایه خط مشی شرکت هماهنگ شود.

Abbyy نرم افزار مدیریت اسناد

شاید بیشتر به خاطر ویژگی اسکن‌ خود معروف است، اما خدمات بایگانی اسناد دیجیتالی را نیز ارائه می دهد که امکان ذخیره‌سازی و استفاده ایمن از اسناد را محیا می‌کند. یکی از محدودیت‌های این نرم افزار این است که سرویس‌هایAbbyy اغلب برای ذخیره اسناد در قالب PDFدرست شده‌اند.

نرم افزار Dokmee

Dokmee خود را به عنوان یک راه حل مدیریت محتوای سازمانی برای سازماندهی، ایمن سازی و مدیریت فایل ها عنوان می کند. از تعدادی فرمت سند پشتیبانی می کند و همچنین تصویربرداری از اسناد و ضبط اطلاعات را به عنوان قسمتی از خدمات خود ارائه می کند. در این سبستم همه چیز را می‌توان با استفاده از هوش مصنوعی به‌صورت هوشمند دسته ‌بندی کرد.

سوالات متداول درباره انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت اسناد

کدام نرم افزار مدیریت اسناد برای شما مناسب تر است؟

زمانی که تصمیم می‌گیرید به دنبال دانلود و استفاده از بهترین نرم‌افزار مدیریت اسناد باشید، ابتدا لازم است احتیاج واقعی خود را در نظر بگیرید. چون گزینه‌های نرم‌افزار مناسب اغلب محدودیت‌هایی نیز دارند، در حالی که نرم‌افزارهای مدیریت اسناد پیشرفته، واقعاً می‌توانند هر نیازی را برآورده کنند.

چگونه بهترین نرم افزار مدیریت اسناد را امتحان کنیم؟

برای آزمایش بهترین نرم افزار مدیریت اسناد، اول باید یک حساب کاربری، درست کنیم. بعد از آن سرویس را آزمایش کنیم و ببینیم چگونه می توان از نرم افزار برای اهداف متنوع و در موقعیت های مختلف استفاده کرد. هدف این است که هر پلتفرم نرم افزاری را مورد آزمایش قرار دهیم تا ببینیم ابزارهای اصلی آن چقدر مناسب بوده و همچنین ابزارهای پیشرفته تر چقدر در دسترس هستند.