مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) در حقیقت مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که توسط یک تیم با هدف دسترسی به یک هدف یا استراتژی واحد، اجرایی میشود. این فعالیت‌ها، همه در راستای تحقق اهداف کسب و کار برنامه‌ریزی و پیاده سازی می‌گردند.
فرآیند از نظر مایکل همر، عبارت است از وظایفی که در کنار یکدیگر، ارزش مورد نیاز مشتری را فراهم می‌کنند. طبق این تعریف، وقتی درباره فرایند صحبت می‌کنیم در حقیقت درباره مفهومی بنیادین سخن می‌گوییم که باید سازمان را در جهت رسیدن به اهداف و کسب درامد حرکت بدهد، بنابراین این مفهوم مهم بوده و مانند هر ساختار پایه‌ای دیگر، مستلزم توجه، نگهداری و مدیریت است.
مدیریت فرآیند کسب وکار BPM، یک چالش بزرگ در سازمان‌هاست که متاسفانه بعضی از مجموعه‌ها به علت عدم آگاهی از اثرات و نتایج آن، تلاش کافی و تاثیرگذار در جهت استقرار این سیستم‌ها به کار نمی‌گیرند.
در گذر زمان، این موضوع باعث میشود که فرایندها در سازمان دچار مشکل شده و قسمت زیادی از اثربخشی خود را از دست دهند و در نتیجه در رسیدن به اهداف خود دچار مشکل و وقفه شوند.
در پاسخ به پرسش BPM چیست، بهتر است بگوییم BPM مخفف Business Process Management، یک متد ساختار یافته با هدف بهبود کیفیت محصول و خدمات است. BPM درصدد است تا فرایندهای سازمانی را منطبق با الگوهای سازمان، در یک جهت نگه داشته و در نتیجه آن به هدفی موثرتر یعنی رضایت مشتری نائل شود.
مدیریت فرایند سازمانی BPM تلاش میکند تاثیرات فرآیندهای کسب و کار یک سازمان را بررسی کند، آنها را ارتقا دهد و در برخی مواقع آنها را قابل پیش‌بینی کند.
اساسی ترین هدف مدیریت فرآیندهای کسب و کار، مکانیکی نمودن فرآیندها است؛ اما نباید دچار این اشتباه رایج شویم و تنها هدف و کاربرد آن را مکانیزاسیون بدانیم. مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) یک فرآیند تکرارپذیر است و شامل مراحل طراحی، مدلسازی، پیاده سازی، کنترل و بهینه سازی میشود.
مثال بیشتر درباره BPMN : کاربرد BPM در پزشکی
شامل شناسایی فرآیندهای موجود و تعریف وضعیت آینده (To-be) فرآیندهاست. محدوده طراحی فرآیند شامل تعریف مراحل کار، هشدارها، میزان سرعت مطلوب فرآیند، استانداردها، توافق‌نامه سطح خدمات (SLA)، مکانیسم واگذاری کار و تعریف عناصر مهم کلیدی تحلیل عملکرد است.
فرآیند را باید به صورت دیداری درآورد تا همه ی ذینفعان به یک درک و فهم یکسان از آن برسند. استانداردهای مختلفی برای مدلسازی فرآیند وجود دارد؛ اما مدیریت فرآیندهای کسب و کار زبان مدلسازی BPMN را برای این مهم، پیشنهاد میکند. این زبان در عین سهولت و قابل درک بودن به قدری جامع است که می‌تواند تمام فرآیندهای کسب و کار را مدل کند. این امر، پیش‌نیاز رسیدن به درک درست و یکسان از چرخه های طراحی شده است.
پس از مدلسازی فرایند، باید آن را در سازمان عملیاتی کرد. می‌توان این فرآیند را در یک اندازه کوچک از سازمان اجرایی ساخت تا اثرات آن کامل گویا باشد و در صورت گرفتن تائیدیه‌های ضروری، در تمام سازمان آن را پخش نمود. درواقع مدیریت فرایندهای کسب و کار، برای اجرایی ساختن فرآیند یک نرم‌افزار را پیشنهاد میدهد؛ اما این امکان وجود دارد که فرآیند جدای از مباحث حوزه فناوری اطلاعات در یک مجموعه عملیاتی شود.
در این مرحله مالکان فرآیند یا مدیران سازمان بر پایه معیارها و شاخص کلیدی عملکرد (KPI) که در مرحله طراحی فرآیند مشخص شده‌اند، فرآیند را تحلیل می‌کنند تا نسبت به نقاط قابل بهبود و اشکالات اجرایی فرآیند مطلع شوند.
در این مرحله مطابق تحلیلی که در مرحله کنترل فرآیند صورت می‌گیرد، تغییرات مورد نیاز برای رفع اشکالات و بهبود فرآیند شناسایی میشود. این بهینه‌سازی می‌تواند در سطح فرآیند، قوانین کسب و کار و حتی فرم‌های اطلاعاتی فرآیند باشد. در این مرحله طراح فرآیند باید چرخه مدیریت فرآیند را از مرحله طراحی مجدد، شروع کند.
نرم‌افزار bpm یا همان bpms یک ابزار اتوماسیون فرایند است. این ابزار شما را یاری میکند فرایندهای روزانه را ارزیابی کنید تا چالش‌های موجود را شناسایی و کاهش دهد، هزینه‌های سازمان را تحت کنترل درآورید، فرایندهای تکراری روزانه را تا جای ممکن کارامد کنید و از کارآمدی افرادی که در فرایندهای شما سهیم هستند، اطمینان یابید.
نرم‌افزار bpm در پیگیری، اجرا و خودکارسازی برخی عناصر فرایندهای کسب‌وکار نیز نقش دارد. این ابزار به عنوان یک سیستم شرکتی برای ترکیب اپلیکیشن‌ها، کارها و داده‌ها و ادغام جریان اطلاعات و وظایف بین گروه‌ها و دپارتمان‌ها کار خود را شروع کرد.
فرایندهای کسب‌وکار، مجموعه دستورالعمل‌هایی است که بصورت پیاپی توسط شخص یا تیم مشخصی پیاده می‌شوند. این فرآیندها یک برنامه از ابتدا تا انتها را نشان می‌دهند که به شما می‌گویند چطور به هدف خاصی دست پیدا کنید. می‌تواند هر چیزی را شامل شود، از بسته‌بندی برای ارسال گرفته تا ساخت یک انبار. نرم‌افزار bpm ابزاری است که به شما یاری میکند بر این فرآیندها مهارت پیدا کنید.
اگر بخواهید به بهترین نتیجه مشابه منتها بدون استفاده از نرم‌افزار برسید، به تعداد زیادی کاغذ، فضای فیزیکی، کشوها و بایگانی‌های پر، ساعات کاری زیاد و حداقل یک نفر با مهارت‌های سازمانی بالا نیاز دارید.
این کاغذ بازی‌ها، حجم زیادی از اسناد و کاغذها را به وجودمی آورد و هر بار که چیزی را می‌خواهید تغییر دهید چه crm باشد، چه سرپرست دپارتمان، توسعه‌دهنده ایمیل یا هر چیز دیگری، صدها سند تاریخ گذشته خواهید داشت که نیاز به بازنویسی، چاپ، پر کردن، برچسب گذاری و ذخیره‌سازی دارند.
اما نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار جلوی این هدررفت وقت‌ها را می‌گیرد و شما را بر چیزهای مهم‌تر مثل متمرکزسازی فرآیندهای به روز متمرکز میکند.
پس از تعریف مفهوم bpms چیست، برای درک هدف آن می‌توان گفت BPM به صورت پیاپی برای بهبود فرآیند کسب و کار استفاده میشود.یک فرآیند کسب و کار می‌تواند شامل هر کدام از هزاران کار و گردش کار و تأییدیه‌های مورد نیاز برای تکمیل کار باشد. نمونه‌های رایج موارد زیر را شامل میشود:
هدف مدیریت فرآیند کسب و کار، بهبود نظم، بینش و کارآمد بودن جریان‌های کاری جمعی است که فرآیند کسب و کار را تشکیل می‌دهند. BPM باعث کم کردن هرج و مرج در جریان کار میشود و مدیریت گردش کار موقت را برطرف میکند. هدف سازمان‌های درگیر در BPM کنترل فرآیندهای خود و بهینه‌سازی پیاپی آنهاست. این رویکرد، سازمانی کارآمدتر می آفریند که قادر است محصولات و خدمات را بهتر نمایش دهد و با نیازهای متغیر هماهنگ شود.
در دپارتمان منابع انسانی HR
احتمالاً شما نیز تجربه پیچیدگی و نامنظم بودن فرآیندهای منابع انسانی را داشته‌اید. سازمان‌هایی هستند که هرگونه درخواست از بخش منابع انسانی را مستلزم تکمیل فرم‌های کاغذی، گرفتن تاییدیه‌های کتبی و پیگیری فیزیکی درخواست‌ها کرده‌اند. مدیریت فرایندها در راحت‌ترین حالت می‌تواند طرحی برای حذف فرم‌های درخواست کاغذی ارائه کند. ساده‌‌ترین جایگزین برای آن ایمیل یا استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) برای مکانیزه کردن فرآیند از لحظه درخواست، گرفتن تایید‌ها و ارسال به قسمت منابع انسانی است.
رسالت مدیریت فرایندها در این لحظه تمام نمی‌شود. خودکارسازی مرحله بعدی مدیریت فرآیندها کسب و کار است؛ به عنوان نمونه در صورتی که قانونی در سازمان شما وجود داشته باشد و درخواست هایی که بار مالی تحمیلی آنها به شرکت کمتر از 20 درصد حقوق پرسنل است را نیازمند به تأیید نداند و ارسال مستقیم آنها به قسمت منابع انسانی را مجاز بداند، نرم‌افزار BPMS می‌تواند با مدیریت مرحله دیگری را برای بهبود فرآیندها بردارد.
در بسیاری از شرکت‌ها تهیه و تأیید فاکتورهای درخواستی واحد فروش که باید توسط واحد مالی شرکت انجام بگیرد از چالش‌های اساسی فرآیند فروش است و زمان زیادی را باید صرف هماهنگی این موارد کرد. مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) تلاش میکند با مکانیزه کردن فرآیند تولید فاکتورها و خودکارسازی تأیید آنها به واحد فروش بربهبود عملکرد سازمانی خود کمک کند.
کسب وکارهای کوچک و بزرگ با وجود چالش‌های مختلفی که تجربه می‌کنند، اما در بعضی مشکلات با هم مشترک هستند.
بزرگترین چالش‌های کسب و کارها شامل:
موفقیت استقرار یک سیستم bpm تنها با انتخاب یک نرم افزار توسط یکی از ارائه کنندگان آن به پایان نمی‌رسد. در واقع بعد از این مرحله است که گام‌های استفاده درست از آن برای نتیجه گرفتن باید طی شوند. گام‌های اولیه برای تاثیرگذاری کامل و درست در سازمان‌ها، شیوه پیاده‌سازی و استقرار آن است. در ادامه به ۱۰ مورد از این مراحل برای رعایت موارد اولیه و اصولی در استقرار مناسب bpm اشاره می‌کنیم:
مزایای مدیریت فرآیند در سازمان ها
مدیریت فرآیند یک کار یک بار مصرف نیست. فرآیندها باید به طور مداوم مدیریت شوند. سازمان‌ها باید از ابتدا تا انتها بر پیشرفت فرآیندها تمرکز کنند و فقط به وظایف فردی دقت نداشته باشند. BPM به شیوه‌های زیر به مدیران یاری می رساند:
اگر BPM به خوبی اجرا شود، می‌تواند برای کل کسب و کار مزایای بسیار همچون موارد زیر ایجاد کند:
پیش از آنکه سیستم bpms خود را از میان هزاران نرم افزار ارائه شده در فضای اینترنت پیدا و انتخاب کنید، باید از وجود این ویژگی‌ها در نرم افزار مدیریت کسب‌وکار مورد نظر مطمعن شوید:
ابزار دیداری برای نمایش نمودار چرخه های فعالیت
ابزار گرافیکی و دیداری مناسب برای نمایش نمودارهای مربوط به هر فرآیند، یکی از نقاط قوت در هر سیستم مدیریت چرخه‌های کاری است. بدین ترتیب با ارائه این اطلاعات، قدرت تحلیل کاربران افزایش خواهد یافت.
ایجاد فرم ها به روش ساده کشیدن ورها کردن drag & drop
باید توجه داشته باشید؛ نرم افزاری را انتخاب کنید که طراحی و ساخت فرم‌ها در آن به راحتیامکان پذیر باشد. چرا که پیچیدگی بیش از حد این فرآیند، ممکن است کاربران شما را در استفاده از bpms دچار مشکل کند.
تعویض دسترسی ها و مسئولیت ها براساس نقش role based
اطلاعات، فرم‌ها و دسترسی‌ها در سازمان‌ها از جمله اسناد محرمانه هستند و فقط افراد خاصی باید به برخی از آنان دست یابی داشته باشند. به طور کلی سه نوع تفویض دسترسی در سیستم‌ها وجود دارد:
دو راهکار اول به دلیل بالا رفتن زمان فرآیند و احتمال خطای انسانی و همچنین عدم هم پوشانی نیازهای افراد هر گروه، کارآمد نیستند. اما راهکار سوم که همان تفویض اختیارات متناسب با هر نقش در سازمان (Role-Based) است، بهترین انتخاب برای سیستم است.
پشتیبانی از نسخه موبایل
در دنیای امروزی، استفاده از گوشی‌های همراه و موبایل‌های هوشمند روز به روز افزایش می یابد و مستلزم یک نرم افزار کامل برای برقراری ارتباط با مشتری، آسانی دسترسی به آن از روش موبایل است. به همین علت سیستمی باید انتخاب شود که قدرت پشتیبانی از دست کم یکی از سیستم‌عامل‌های Android یا IOS را داشته باشد.
کاربری ساده و بدون مشکل
وجود ناکارآمدی و هنگ کردن در بسیاری از سیستم‌ها هنگامی رخ میدهد که شخص دیگری به طور هم زمان مشغول کار با نرم افزار است. برای استفاده آسان لازم است برنامه‌ای انتخاب شود که از قدرت پردازش مناسبی برخوردار باشد تا با چنین مشکلی روبرو نشوید. انتخاب بهترین نرم افزار crm تنها گزینه‌ای است که برای به کارگیری کارآمد ماژول‌های سیستمی مورد نیاز کسب وکارتان، با جدیت کامل باید مورد تحلیل قرار دهید.
انواع BPM
رویکردهای گوناگون به BPM دیدگاه‌های مختلفی را درباره فعالیت‌ها و اجزای کسب و کار که پیرامون محور آنها می‌چرخند ارائه می‌دهند. سه نوع اصلی آن عبارتند از:
سیستم محور
این نوع BPM بر فرآیندهای کسب و کار تمرکز دارد که با یک سیستم یکپارچه کسب و کار بدون دخالت انسانی کار می‌کنند. چرخه ها اغلب از اتوماسیون گردش کار در برنامه‌های یکپارچه یک کسب و کار استفاده می‌کنند. برنامه‌های کاربردی مدیریت ارتباط با مشتری و برنامه‌ریزی منابع سازمانی دو نمونه از این نوع BPM هستند.
انسان محور
BPM می‌تواند بر فرآیندهایی که افراد مدیریت می‌کنند، متمرکز شود. این برنامه‌ها ویژگی‌هایی دارند که برای ارتباط انسانی همچون رابط کاربری با طراحی خوب و اعلان‌ها طراحی شده‌اند.
سند محور
این رویکرد بر اسنادی همچون قالب‌بندی، امضا و تأیید قراردادها تمرکز دارد. اغلب ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار در یک کار بخصوص سند محور مانند امضا مهارت دارند.
در فضای اقتصادی نامطمئن امروز، سازمان‌ها در پی بهره وری بالاتر، مدیریت ریسک بهتر و کنترل هزینه بهتر هستند. با بالا رفتن این درخواست ها، درخواست برای نرم افزار BPM نیز روز به روز اضافه میشود. به همین دلیل آینده BPM امیدوارکننده است و در کنار تکنولوژی‌هایی چون RPA (اتوماسیون فرایندهای رباتیک) و ربات‌ها و ماشین یادگیری در حال پیشرفت است.
اگر هنوز برای شرکت یا سازمان خود BPMS انتخاب نکرده‌اید، اکنون زمان آن فرارسیده است. انتخاب یک نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار تصمیم مهمی برای هر سازمانی است که می‌خواهد فرآیندهای خود را بین وظایف سیستم و نیروی انسانی ساده سازی کند. حتماً پلتفرمی انتخاب کنید که متناسب با نیازهای شما باشد و شرکت تان انرژی آن را داشته باشد.
