اگر بخواهیم برای حسابداری توصیفی در نظر بگیریم می‌توان گفت که حسابداری یک مجموعه روش‌هایی قراردادی است که بواسطه کارشناسان و استادان حرفه‌ای تدوین گردیده و به آرامی مورد قبول قرار گرفته و قابل تغییر و تصحیح می‌باشد.
دیگران این مقاله را پسندیدند: لیست بهترین نرم افزار مدیریت هزینه های شخصی اندروید
اگر بخواهیم در چند سطر تاریخچه حسابداری را بگوییم می‌توان اینگونه بیان کرد که:
پس از پایان جنگ های صلیبی تجارت بین اروپا و خاورمیانه بیشتر شد. این اتفاق منجر شد تا رشد تجارت و معاملات به صورتی باشد که آنها نتوانند هر یک به صورت مجزا به مدیریت رویدادهای مالی بپردازند. طبیعی است که زمانی که یک تجارت بواسطه بیشتر از یک فرد پیاده می‌شود یک سیستم مستندسازی معاملات نیاز است به منظور حصول اطمینان از ثبت و انعکاس رویدادهای مالی و این دقیقا چیزی بود که در اروپا رخ داد.
در سطح وسیعی ایتالیا به عنوان زادگاه سیستم ورود دو طرفه (حسابداری دوبل) عنوان شده است که برای نخستین بار این سیستم در قرن ۱۳ در جنوا استفاده شد. بعد از به دست آوردن محبوبیت این سیستم به راحتی در ونیز نیز مستقر شد و کم کم در شهرها و کشورهای مختلف انتشار یافت.
در صورتی که در طول سال‌ها و دوره ها حسابداری تکامل یافت اما اصول آن به صورت یکسان باقی ماندند. به عنوان نمونه عبارات بدهکار “debit ” و بستانکار ”credit” که تا به امروز دو عنصر اساسی در حسابداری دوبل می‌باشد، از دو کلمه اصیل ایتالیایی “debita” و “credo” گرفته شده است.
در حال حاضر بیشتر موسسات مالی در سطح کوچک و متوسط از انواع مختلفی از نرم افزارهای حسابداری به هدف مدیریت عملیات‌های مالی خود استفاده می‌کنند.این امر به عنوان تضمینی است برای این که سطوح درآمد، هزینه و سرمایه آنها به طور موثر نظارت و ثبت شده باشد. در این راستا نرم افزارهای حسابداری و مالی یک ابزار جدید در حسابداری هستند.
با توجه به گسترش درحال افزایش معاملات در سطوح وسیع و با ورود رایانه به عنوان یک جزء جدانشدنی در زندگی انسان‌ها نمی‌توان حسابداری را بدون این ابزار فرض کرد. سیستم‌های مالی و نرم افزارهای حسابداری غیر از آنکه مشکلات و موانع حسابداری به روش سنتی را از بین برده است امکانات جانبی دیگری را نیز در اختیار استفاده‌کنندگان از داده های مالی قرار می‌دهد.
برنامه‌های حسابداری نمی‌توانند با هدف حصول اطمینان از اینکه سیستم مالی شما بر اساس و پایه اصول پذیرفته شده حسابداری و راه‌های مالیاتی تهیه شده است یا خیر جایگزین یک حسابدار شوند. اما زمانی که شما از یک نرم‌افزار حسابداری استفاده می‌کنید، شما یک سری وظایف حسابداری را از دست یک حسابدار خارج می‌کنید و این نرم افزار به کمک حسابداران می آید.
در حقیقت یک نیروی انسانی و هزینه‌های آن را از سیستم خود خارج می‌کنید که این می‌تواند برای شما یک ذخیره مالی برای انجام هزینه‌های کوچک را به دنبال داشته باشد. نرم‌افزارهای حسابداری خوب و مناسب می‌توانند گزارشات مورد نیاز یک حسابدار را به صورت ماهانه، فصلی و صورت‌های مالی اساسی سالانه در دسترس شما قرار دهند. گزارشات تهیه شده را می‌توانید هم به صورت پرینت و هم می‌توانید به صورت یک گزارش الکترونیکی در دسترس حسابدار خود قرار دهید.
مزیت‌هایی که می‌توان از استفاده از سیستم‌های مالی بدست آورد می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
صرفه‌جویی در وقت:
استفاده از یک نرم افزار حسابداری می‌توانند ساعت‌های طولانی از وقت ما در مقایسه با سیستم‌های دستی حسابداری و حتی در قیاس با حسابداری که از اکسل و صفحات گسترده استفاده می‌نمایند را ذخیره نماید. این امر به همین دلیل است که نرم افزارهای حسابداری ورودی‌های زائد و بدون مطلوبیت لازم را کم کرده و یا اینکه محدود می‌نمایند. مثلا وارد کردن مشخصات مشتری مانند آدرس در زمان صدور فاکتور یا حتی صورتحساب، که در سیستم‌های دستی مقداری از زمان صرف وارد کردن این مشخصات تکراری زمان صدور فاکتور می‌شود و درحالیکه در برنامه‌های حسابداری این داده ها نیاز به وارد نمودن در هر مورد ندارد.
محاسبه و ثبت دقیق اطلاعات مربوط به موجودی کالا، پرسنل و مشتریان:
اگر شما یک موسسه تک مالکیتی داشته باشید بدون هیچگونه پرسنل، بدون مشتری‌های زیاد و بدون فهرستی طولانی از موجودی کالا، امکان دارد که شما هیچ‌گاه به یک نرم افزار مالی نیازی نداشته باشید. در حالی که شما اگر فقط یک موسسه کوچک با تعداد کمی مالک باشید که فهرستی از مشتریان یا پرسنل و مقداری موجودی کالا در دسترس داشته باشید می‌توانید با استفاده از یک سیستم و نرم‌افزار مالی در وقت و هزینه خود صرفه جویی نمایید و ثبت‌های دقیق و درستی از اطلاعات مالی خود داشته باشید. ثبت اطلاعات مشتریان، معرفی اشخاص به عنوان پرسنل و معرفی کالاها و ورود اطلاعات آنها شامل واحدهای شمارشی، مشخصات فنی کالا و لیستهای قیمت و…
کاربری راحت:
اکثر نرم‌افزارهای مالی به صورتی طراحی شده‌اند که دارای کاربری آسان باشند به نحوی که نرم افزارهای حسابداری مخصوص به سیستم‌های مالی کوچک به صورتی طراحی می‌شوند که یک کاربر که هیچگونه آشنایی با سیستم‌های مالی ندارد و حتی اینکه به اندازه کافی دانش حسابداری نداشته باشد بتواند از آن استفاده کنند.
ارزیابی و تخمین:
این ویژگی این امکان را برای شما محیا می‌نماید که شما جریان های نقدی یا مالی خود را در آینده نزدیک حدس زده و برآورد نمایید.
کم کردن اشتباهات:
یک مزیت مهم و اساسی که می‌توان برای نرم افزارهای مالی مطرح کرد این است که اشتباهات محاسباتی با کمک از این سیستم‌ها به حداقل می‌رسند. به عنوان نمونه یک نرم افزار حسابداری به شما اجازه می‌دهد همزمان با ورود اطلاعات درصدهای مختلفی از انواع تخفیف، نرخ‌های مالیاتی را وارد نموده و بدون خطاهای محاسباتی جمع مبلغ مورد نظر را به شما ارائه می‌کند اگر این محاسبات به صورت دستی انجام شود امکان خطای زیادی دارد.
گزارش:
یک مزیت دیگر برای نرم افزارهای مالی گزارش‌هایی است که در فاصله زمانی مشخص می‌توان از سیستم تهیه نمود، این گزارشات به راحتی در سیستم‌های مالی تهیه می‌شود و این دسترسی را در اختیار شما قرار می‌دهد که روی عملیات مالی ثبت شده در سیستم نظارت و کنترل دقیق داشته باشید. به عنوان مثال شما می‌توانید با استفاده از گزارشات نرم افزارهای مالی با مشتریانی که در پرداخت‌هایشان دیرکرد دارند تماس بگیرید. با کمک از این گزارشات می‌توان به آسانی زمان خود را کم کند.
