خطانامه ۴ - عدم بررسی دقیق دلیل تعویق کار

در طول پروژه، برنامه‌ریزی می‌کنیم، کار می‌کنیم، برنامه‌ریزی می‌کنیم، کار می‌کنیم و این چرخه همواره ادامه خواهد داشت. گاهی برنامه‌ریزی کلان است و برای کل پروژه و گاهی جزیی است و برای یک Sprint تک هفته‌ای از فرآیند چابکی که دنبال می‌کنیم. حقیقت این است که معمولا هر آن‌چه را که برنامه‌ریزی می‌کنیم انجام نمی‌دهیم یا بهتر بگوییم نمی‌رسیم که انجام دهیم. در بهترین شرایط، بررسی می‌کنیم که چقدر از کار انجام نشده است و آن‌ها را برای دور بعدی برنامه‌ریزی در نظر می‌گیریم.

اما، دلایل متعددی برای انجام نشدن کارها در زمان مقرر می‌تواند وجود داشته باشد که بعضی از آن‌ها می‌توانند بسیار با اهمیت باشند. ساده عبور کردن از کنار آن‌ها، می‌تواند باعث از بین رفتن اطلاعات زیادی از پروژه و تیم بشود. حقایقی که دود می‌شود و به آسمان می‌رود.

در ادامه به نمونه‌هایی از این اطلاعات می‌پردازیم.

کارها ممکن است در موعد مقرر انجام نشود به دلیل آن‌ که:

۱ - برنامه‌ریزی از ابتدا دقیق نبوده است.

چه کسی برنامه‌ریزی را انجام داده است؟ آیا مدیر تیم بوده است؟ خود شخصی که مسوول کار بوده است؟ یا شخص producer؟ در هر صورت هر که برنامه ریزی را انجام داده است، ممکن است با خطای زیادی این کار را انجام داده باشد. مثلا زمان تخمین دو روز قرار داده شده، در حالی‌که در حقیقت ۸ روز زمان لازم بوده است. در این شرایط خوب است که خیلی دقیق موضوع بین مسوول کار و مسوول برنامه‌ریزی بررسی شود تا به تدریج برنامه‌ریز‌ی‌های دقیق‌تری برای پروژه انجام شود. طبیعی است که در این شرایط اعتماد طرفین به یکدیگر جز ارکان اساسی است.

۲ - مشکلات جدیدی در حین انجام کار پدید آمده است.

این موضوع در واقع به میزان ریسک موجود در پروژه مرتبط است. زمانی‌که نیازی مطرح می‌شود، این نیاز به یک شخص واگذار می‌شود تا راه‌حلی برای آن پیدا کند، این در واقع فرآیند طراحی (Design) است. پس از مشخص شدن راه‌حل، کارهایی به اعضای تیم تخصیص داده می‌شود تا آن راه‌حل اجرا شود. این مرحله در واقع فرآیند ساخت (Construction) است. هر چقدر مرحله طراحی دارای ریسک‌های بیشتری باشد، ساخت با عدم قطعیت بالاتری مواجه است. در صورت وقوع این مشکل، حتما باید با شخص طراح راه‌حل موضوع بررسی شود و دلیل ندیدن ریسک مشخص شود. کنکاش در این موضوع می‌تواند باعث بهبود فرآیند کار و پایین آمدن ریسک در پروژه در ادامه مسیر شود.

این اتفاق در فاز پیش‌تولید قابل انتظار است ولی در فاز تولید بهتر است روی ندهد. شاید بتوان گفت که انجام پیش‌تولید مناسب مهمترین عامل برای جلوگیری از این مشکل است.

۳ - انگیزه شخص مسوول برای کار پایین است.

تحقیقات متعددی ثابت کرده است که انگیزه عامل مهمی در کارایی افراد تیم است. (به عنوان مثال این تحقیق و یا این مطلب) زمانی که انگیزه شخص برای انجام یک کار خاص بالا باشد، سرعت انجام کار او چندین برابر می‌شود. اگر این مورد دلیل اصلی تاخیر در کار باشد، صحبت دقیق با شخص مسوول لازم است و یا با توضیح در مورد وضعیت پروژه و آینده، انگیزه شخص بالا می‌رود و یا با تغییر در تخصیص کارها، او مسوول کارهایی خواهد شد که برای انجام آن‌ها انگیزه بالایی دارد. در هر صورت این موضوع نیز نیازمند تحلیل و موشکافی دقیق توسط مدیران میانی و افراد مسوول ساخت است.

گاهی نیز دلیل پایین بودن انگیزه همسو نبودن شخص با چشم‌انداز (Vision) تیم است. به اشتراک گذاشتن چشم‌انداز تیم و یادآوری آن باید همواره توسط رهبران تیم صورت بگیرد.

۴ - توانایی شخص مسوول برای آن کار مشخص پایین است.

ممکن است مهارت شخص به آن اندازه که تصور شده بود، نباشد. شناخت این موضوع باعث می‌شود که یا در تخصیص کارها در آینده تغییری صورت گیرد و یا برای رشد و یادگیری شخص نیز زمانی را در نظر بگیریم. عدم شناخت این موضوع باعث می‌شود تا در برنامه‌ریزی‌های آینده نیز همچنان دچار مشکل باشیم.

نکته جالب تناقض ضمنی این مورد با مورد قبلی (انگیزه) است. گاهی انگیزه افراد تیم برای کاری که در آن خیلی مهارت ندارند بالاتر است. در این موراد پیدا کردن نقطه تعادل بین کاری که در آن یادگیری بالایی وجود دارد و کاری که در آن شخص توانایی بالایی دارد مهم می‌شود.

۵ - مشکلات تیمی و ارتباطی

در بسیاری از مواقع، مشکل درون یک شخص نیست و در ارتباط بین چند نفر ایجاد می‌شود. کارها در تیم معمولا دارای وابستگی می‌باشند و در اکثر مواقع ورودی کار ما خروجی کار شخصی دیگر است و خروجی کار ما ورودی کار هم‌تیمی ما. مشکلات ارتباطی می‌تواند باعث ایجاد خلل در انجام اینگونه کارهای تیمی شود. تحلیل دقیق اینگونه موارد باعث می‌شود که ریشه مشکل ارتباطی را بدانیم. این ریشه گاهی مشکلات شخصی است، گاهی وجود اختلاف در تیپ‌های شخصیتی و گاهی نیز عدم استفاده از ابزارهای ارتباطی مناسب. آگاه شدن به این موارد برای عدم تکرار آن‌ها بسیار حایز اهمیت است.

موارد بالا صرفا بعضی از انواع دلایلی است که برای به موقع انجام نشدن کارها ممکن است وجود داشته باشد. دلایل متعدد دیگری نیز وجود دارد. در این‌جا هدف تاکید روی این موضوع است که اعضای تیم و به ‌خصوص تصمیم‌گیرندگان کلیدی باید در انتهای هر فاز برنامه‌ریزی، حتما به‌صورت دقیق و مشخص زمانی را به بررسی دلایل انجام نشدن کارها تخصیص دهند. این فرآیندی است دشوار زیرا بسیاری از حقایقی که مواجه شدن با آن‌ها ساده نیست، پدیدار می‌شوند. عدم توجه به این دلایل باعث می‌شود تا اطلاعات بسیار ازرشمندی در خصوص تیم و پروژه در کل نادیده گرفته شود و کیفیت برنامه‌ریزی روز‌به‌روز بهتر نشود.

این مورد نیز از مواردی بود که در طول این پروژه باید بیشتر به آن دقت می‌کردیم. اجرای یک فرآیند تحلیل دلایل انجام نشدن کار می‌تواند بخشی از فرهنگ تیم شود و این موضوع نه فقط برای مدیر تیم، بلکه توسط همه اعضا می‌تواند پیگیری شود و همه به بهبود برنامه‌ریزی‌ها کمک کنند. برنامه‌ریزی کردن و سپس به اهداف برنامه نرسیدن نیز خود بخشی از فرهنگ منفی می‌تواند باشد. ما هم در طول پروژه در مواقع زیادی دچار این مشکل شده بودیم.