امروزه یکی از مهمترین مواردی که در شرکت های پروژه محور جهت مدیریت بهتر سبد پروژه‌ها و برنامه‌ریزی مالی مورد نیاز است، مدیریت هزینه پروژه‌ها است. درمدیریت هزینه پروژه با استفاده از مجموعه تکنیک ها و اصول کنترل پروژه و مالی می‌توان عملکرد مالی هر پروژه را از جنبه نحوه عملکرد ( هزینه کرد) واقعی در مقایسه با هزینه پیش‌بینی‌شده برای کار انجام شده را بررسی نموده و راهکارهای اصلاحی در راستای کاهش هزینه‌ها و تحت کنترل قراردادن آن را ارائه نمود. به عبارت دیگر سیستم مدیریت هزینه به ما نشان می‌دهد که علاوه بر عملکرد زمانی، پروژه را تا این قسمت از کار آیا با قیمت مناسبی انجام داده‌ایم؟ همچنین عمده دلیل عملکرد کنونی مالی پروژه ناشی از کدام سطح از ساختار شکست کار WBS و یا ناشی از کدام فعالیت‌ها بوده است؟ و نیز با توجه به روند کنونی میزان بودجه مورد نیاز تا پایان کار چقدر می‌باشد؟
مدیریت هزینه پروژه (Project cost management) فرایندی است که برای برنامه‌ریزی، تخمین، تخصیص بودجه، مدیریت و کنترل هزینه پروژه از آغاز تا پایان به کار می‌رود. هدف اصلی مدیریت هزینه پروژه، اتمام و تکمیل پروژه مطابق بودجه مصوب آن است. در فرایند مدیریت هزینه، از توابع خاص مدیریت پروژه مانند تخمین و برآورد، جمع‌آوری داده، برنامه‌ریزی، حسابداری و طراحی استفاده می‌شود.
مطابق تعریف ارائه شده از سوی مؤسسه مدیریت پروژه در راهنمای پم‌باک مدیریت هزینه پروژه شامل فرایندهای زیر است:
کنترل هزینه یک زیر سیستم از سیستم مدیریت هزینه و کنترل می باشد که این زیر سیستم در دو فرایند برنامه ریزی و عملیاتی فعالیت کنترل را انجام می دهد. سیستم کنترل هزینه ها می بایستی قادر به تامین خواسته ها و نیازهای مدیریت باشد، به نحوی که امکان سوق وضعیت پروژه را به سمت تکمیل هدفمند آن فراهم سازد .
بدون کنترل موثر و کارآمد، افرادی که در پروژه هستند بی برنامه فعالیت نموده و طبیعتا به شکل غیر قابل اجتنابی هزینه و زمان را افزایش می دهند. یکی از عملکرد های سیستم کنترل، نشان دادن کارآیی است و هزینه و پیشرفت فیزیکی معیار تعیین کارایی مدیریت طراحی، مهندسی، تدارکات و ساخت و تولید محسوب می گردد.ارت بر وضعیت پروژه جهت به روز رسانی هزینه های پروژه و مدیریت تغییرات در خط مبنای هزینه است.
از آن جایی که پیشرفت کار پروژه ها به ندرت مطابق با زمان و بودجه تعیین شده می باشد، لذا مدیریت می بایست ابزار هایی جهت تعیین چگونگی پیشرفت پروژه، محدوده مشکلات پروژه و تغییراتی را که در حال رخ دادن می باشند، داشته باشند.
سیستم کنترل ابزاری است که مدیریت را به سرعت از تغییرات ایجاد شده در برنامه بودجه آگاه ساخته و وی را قادر به عکس العمل به موقع می سازد که این مهم تنها راه مدیریت پویایی پروژه به شمار می رود. در پروژه ها به دلیل ارتباط تنگاتنگ کنترل هزینه با سود و زیان شرکت ها، ضروری است تا نیازهای سیستم کنترل هزینه و اطلاعاتی که دارا می باشد به شایستگی شناخته شده تا مفهوم کنترل هزینه به خوبی درک گردد.
مرحله 1- تنظیم بودجه پروژه
اولین مرحله مدیریت مالی پروژه، تهیه بودجه برای پروژه می باشد. این کارآسان نبوده و همواره با مشکلاتی روبرو می باشد. شما باید مقدار کل نیروی انسانی، تجهیزات، مصالح و سایر هزینه های مورد نیاز پروژه را پیش بینی نمایید. سپس در هنگام تهیه برنامه پروژه، شما باید از این اطلاعات استفاده نمایید و این هزینه ها را در نظر بگیرید. با انجام این کار، شما می توانید تصویری از جریان مالی پروژه را بدست آورید که به شما مقدار پول مورد نیاز برای اجرای پروژه را به صورت هفتگی نشان می دهد.
مرحله 2- بودجه پشتیبان
قبل از این که شما نیاز به پول اضافی پیدا نمایید ، باید پیش بینی تهیه این بودجه را بنمایید. این بودجه اضافی برای تکمیل پروژه استفاده خواهد شد. تعداد کمی از مدیران پروژه واقعا این کار را به موقع انجام می دهند. به یاد داشته باشید که همواره در نظر گرفتن بودجه پشتیبان مزایای بهتری برای شما به ارمغان می آورد تا این که در هنگام نیاز به دنبال بودجه اضافی باشید. تهیه بودجه پشتیبان در مراحل اول چرخه حیات پروژه استرس شما را کاهش می دهد.
مرحله 3- پیگیری هفتگی
مرحله بعدی پس از تهیه بودجه و بودجه پشتیبان، کنترل مصرف بودجه به صورت روزانه می باشد. شما باید هر گونه هزینه را ثبت نمایید. از تیم پروژه بخواهید فرمهای هزینه را تکمیل نموده و آنها را برای تایید برای شما ارسال نمایند. اگر بتوانید تیم را متقاعد نمایید که قبل از انجام هرگونه هزینه ای ابتدا تایید شما گرفته شود، بدین نحو کنترل هزینه های پروژه برای شما آسان تر خواهد بود. در مرحله بعد شما باید هزینه مربوط به نیروی انسانی را کنترل نمایید.
مرحله 4: به روز نمودن برنامه
هنگامی که هزینه های پروژه از بودجه پیش بینی شده افزایش یافت، 3 راه حل برای ماندن در چارچوب بودجه وجود دارد:
– پیش بینی مجدد هزینه ها و ارائه بودجه جدید به کارفرما برای تایید
– کاهش فوری هزینه های پروژه. این به معنی هزینه های کمتر در قبال انجام دادن کار مشابه می باشد. یا به همین نحو، اگر کارفرمای شما موافق با کاهش محدوده پروژه باشد، می توانید محدوده پروژه را کاهش دهید.
– بودجه پشتیبان پروژه را صرف هزینه های اضافی نمایید
مرحله 5- مدیریت جریان نقدی
اطمینان کسب نمایید که شما همواره بودجه کافی به منظور پوشش دادن هزینه های ماه جاری را دارید. مدیریت جریان نقدی در واقع مدیریت پول مورد نیاز برای تحویل پروژه می باشد. بنابراین مطمئن شوید که کارفرما کارهای یکی دو ماه آینده را تایید نموده است و بودجه مورد نیاز برای انجام فعالیت ها در دسترس خواهد بود. سپس مصرف بودجه را به صورت هفتگی کنترل نمایید.
منبع: سایت کتب
