واگذاری کارها به دیگران

ناتوانی یا اکراه در تفویض اختیارات بزرگترین عامل شکست بسیاری از مدیران و کارکنان حرفه‌ای در مدیریت زمان است. پژوهش‌ها نشان می‌دهد که در بعضی از شرکت‌ها ۹۷٪ وقت مدیران در روز صرف اجرای کارها می‌شود تا اداره امور.
در یک مطالعه چنین نتیجه‌گیری شده است که نیمی از وقت مدیران صرف اموری می‌شود که یک منشی، حتی با کارایی بهتری می‌تواند از عهده انجام آن برآید. از طرف دیگر بیش از چهل درصد کارهای یک مدیر باید به همکاران و کارمندانش تفویض شود.
در نتیجه فقط ۳% از فعالیت‌های مدیر ارزش آن را دارد که توسط خود او انجام شود. با تفویض اختیار می‌توانید وقت خود را صرف کارهای مفیدتری کنید و در ضمن به کارهایی که در آن تبحر ندارید کمتر بپردازید.

تمام مدیران موفق به این نکته واقف شده‌اند که تفویض اختیار صحیح و کارآمد برای مدیریت مؤثر زمان امری بسیار ضروری است.

تفویض اختیار یا واگذاری کارها به دیگران
تفویض اختیار یا واگذاری کارها به دیگران

موانع روانی تفویض اختیار

پس چرا بسیاری از مدیران از تفویض اختیار روزمره‌ترین امور اکراه دارند. جواب را عموما می‌توان در وجود سه مانع روانی جستجو کرد:

۱. ترس از دست دادن اقتدار
بعضی از مدیران از این نگرانند که تفویض اختیار حتی در موارد جزئی و پیش پا افتاده باعث شود که مقام آنها در سازمان زیر سؤال برود و تضعيف شود. اما حقیقت آن است که با تفویض اختیار اموری که مسئولیت‌زا است و کارهایی که به رشد افراد کمک می‌کند، کارمندان با تجربه‌تر می شوند، انگیزه بیشتری پیدا می کنند و بازدهی فراوان‌تری نیز خواهند داشت. در نتيجه مدیری که در تفویض اختیار خوب عمل می‌کند، در سازمان خود از اقتدار و شأن بالاتری برخوردار می شود.

۲. ترس از اشتباهات احتمالی
این ترس معمولا به علت کمبود اعتماد به نفس در مدیر یا کارمندانش پدید می‌آید. امکان اشتباه همیشه وجود دارد، اما احتمال اینکه می‌توان آن را با تفویض اختیار مناسب و هدایت دقیق امور کاهش داد نیز همیشه وجود دارد.

‌۳. ترس از محو شدن
بعضی از مدیران ترجیح می‌دهند که وظایف کلیدی را تحت نفوذ خود داشته باشند، زیرا بر این باورند که با این ترفند نمود برجسته‌ای در سازمان خواهند داشت. بدین ترتیب کارمندان فرصتی برای رشد و ترفیع پیدا نمی‌کنند و شانس خود مدیر نیز برای پیشرفت کمتر خواهد شد؛ زیرا هیچ‌یک از کارمندان به توانایی و تجربه لازم نخواهد رسید تا بتواند جای مدیر خود را بگیرد و مسئولیت‌هایش را عهده‌دار شود.

تفویض اختیار نادرست
هیچ‌یک از این ترس‌ها تا زمانی که عمل تفویض اختیار به‌درستی انجام می‌گیرد موردی نخواهد داشت. با این وجود، هنگامی که اشتباهی رخ دهد می‌تواند یک علت مشخص برای اتلاف وقت محسوب شود.
تفویض اختیار نادرست زمانی روی خواهد داد که:
🔸یک کارمند کاری را که به او تفویض اختیار شده به‌درستی درک نکرده یا توانایی انجام دادن آن را نداشته باشد.
🔸دستورالعمل‌ها قبل از آنکه کار به‌درستی پایان یافته باشد بارها تکرار شود.
🔸زمان زیادی از ضرب‌الاجل تعیین شده بگذرد.
🔸کار به غلط انجام شده باشد و مجددا توسط کارمند یا مدیری که به او تفویض اختیار شده دوباره انجام شود.
🔸کارمند انگیزه کافی برای درست انجام دادن کار نداشته باشد.

شش کاری که هرگز نباید تفویض اختیار کرد:
اگر یک مدیر هستید بدانید که فقط شش وظیفه وجود دارد که هرگز نباید به دیگران تفویض اختیار شود:
۱. برنامه‌ریزی یک پروژه کلیدی.
٢. انتخاب اعضای گروه یک پروژه.
٣. هدایت تلاش‌های گروه.
۴. ایجاد انگیزه در اعضای گروه.
۵. ارزیابی از اعضای گروه.
۶. پاداش به اعضای گروه.

تقریبا هر کار دیگری می‌تواند برای تفویض اختیار، انتخاب مناسبی باشد.

برای یادگیری کامل مهارت مدیریت زمان ، کتاب عقربه‌های طلایی پیشنهاد می‌شود.