بودجه‌بندی برای یک شرکت تازه تأسیس، یکی از مهم‌ترین وظایف صاحب یک کسب‌وکار است که بر اساس آن می‌توان درآمد، مخارج و نقدینگی مورد انتظار را برآورد کرد. در صورت عدم وجود داده‌های قبلی، برای بودجه‌بندی باید از بهترین حدس و برآورد در مورد درآمد و مخارج استفاده کرد. این مقاله بر کسب‌وکارهای همراه با محصول متمرکز می‌شود اما در مورد کسب‌وکارهای خدماتی بدون محصول نیز بحث خواهد شد.
قبل از شروع شاید سؤال پیش بیاید که چرا باید اصلاً برای بودجه‌بندی زمان صرف کرد؟ در جواب باید گفت که حتی اگر به تأمین مالی از طرف بانک نیازی نباشد، بودجه‌بندی هنوز یک تمرین و یادگیری ارزشمند برای هر کسب‌وکار تازه‌پا یا قدیمی است.
بودجه، جزء اصلی طرح راه‌اندازی یک کسب‌وکار است.
مواردی که باید قبل از شروع مدنظر قرار بدهید، عبارت‌اند از:
«بایدها» را به حداقل برسانید زیرا هرچقدر موارد کمتری برای راه‌اندازی کسب‌وکار خود نیاز داشته باشید، سریع‌تر می‌توانید به مرحله‌ی سوددهی برسید.
در گام اول مشخص کنید که برای شروع کار (و یا بالا آوردن وب‌سایت) و شروع پذیرش مشتری چه چیزهایی در روز اول کسب‌وکارتان نیاز خواهید داشت.
بودجه راه‌اندازی «روز اول کسب و کار» می‌تواند به چهار دسته تقسیم شود (که بنا بر شرایط کسب‌وکار شما، امکان دارد بعضی دسته‌بندی‌ها مورداستفاده قرار نگیرند). این دسته‌بندی‌ها عبارت‌اند از:
هزینه امکانات: هزینه صرف شده برای راه‌اندازی محل کسب‌وکار شما که شامل تمام هزینه اجاره یک مکان برای مغازه، دفتر کار، انبار و یا خرید یک ساختمان است. این هزینه‌ها را بهسازی اموال استیجاری یا بهسازی مستأجر می‌نامند. به‌طور مثال شما ممکن است به چند دیوار یا یک سرویس بهداشتی و یا یک محوطه محصور در دفتر کار یا ساختمان خود نیاز داشته باشید.
اگر شما در خانه کار می‌کنید، هزینه اجاره یا خرید یک مکان برای کسب‌وکارتان را نخواهید داشت اما در عوض باید هزینه‌هایی برای ایجاد یک اتاق در خانه یا در محوطه پارکینگ به‌عنوان دفتر کار بپردازید.
هزینه امکانات شامل مبالغ رهن و اجاره و علائم تجاری شرکت نیز می‌شود.
دارایی‌های ثابت: که گاهی مخارج سرمایه‌ای نیز نامیده می‌شوند برای مبلمان، تجهیزات و وسایل نقلیه به‌منظور راه‌اندازی مکان و شروع کسب‌وکار گفته می‌شود. دارایی‌های ثابت همچنین شامل ماشین‌آلات و کامپیوترها، مبلمان و هر چیز موجود در داخل دفتر کار، مغازه و یا انبار می‌شود که برای راه‌اندازی کسب‌وکار موردنیاز است.
مواد و تجهیزات: که شامل تجهیزات اداری و ابزار تبلیغاتی می‌شود. شما به این ملزومات اولیه برای شروع کسب‌وکار نیاز خواهید داشت.
هزینه‌های دیگر: که شامل هزینه‌های اولیه به یک حسابدار برای کمک به شما در راه‌اندازی سیستم حسابداری، مجوزهای محلی، سپرده‌های بیمه، هزینه‌های حقوقی برای ثبت تجارت خود در نهادهای دولتی (مانند استان شما یه اسناد عملیاتی می شود.
در زمان لیست کردن هزینه‌های راه‌اندازی، اقلامی مانند کامپیوتر یا وسایل اداری را حتی اگر خودتان برای کسب‌وکارتان تهیه‌کرده‌اید، در داخل لیست هزینه‌ها ذکر نمایید. به این نکته توجه داشته باشید که هزینه‌ی این اقلام در داخل لیست می‌تواند به عنوان امتیازی برای وثیقه‌ی دریافت وام برای کسب‌وکار شما به‌حساب بیاید.
مخارج ثابت: به هزینه‌هایی گفته می‌شود که به تعداد مشتری وابسته نیست و تغییری نمی‌کند. سعی کنید هرماه اطلاعاتی در مورد هزینه‌های ثابت کسب‌وکارتان تهیه کنید. در ادامه، فهرستی از رایج‌ترین هزینه‌های ثابت ماهانه گردآوری‌شده است که عبارت‌اند از:
سپس هزینه‌های متغیر را اضافه کنید. این هزینه‌ها بر اساس تعداد مشتری‌های هرماه تغییر می‌کنند که عبارت‌اند از:
اگر شما کسب‌وکار خدماتی دارید، ممکن است بسیاری از هزینه‌های متغیر را نیاز نداشته باشید.
این گام، دشوارترین قسمت یک بودجه است زیرا شما تصویری از فروش یک شرکت نوپا ندارید. در این راستا ممکن است بخواهید سه پیش‌بینی مختلف برای فروش انجام دهید:
برای بودجه‌بندی واقع‌بینانه، باید مدنظر داشت که تمامی فروش، وصول نخواهد شد. بنا بر نوع کسب‌وکار شما و روش پرداخت توسط مشتریان، ممکن است درصد وصول وجه نقد بالاتر یا پایین‌تر باشد.
درصد وصول وجه نقد با مقدار تخمینی فروش در هرماه را محاسبه کنید. به‌طور مثال اگر مقدار تخمینی فروش شما در ماه اول ۵۰۰۰۰۰۰۰تومان و درصد وصول شما ۸۵% باشد، مقدار نقدینگی شما در آن ماه ۴۲۵۰۰۰۰۰ تومان خواهد بود.
هزینه‌های متغیر فروش برای هرماه را بر اساس فروش آن ماه حساب کنید. به‌طور مثال اگر تخمین فروش برای یک ماه ۲۵۰۰ واحد بوده و هزینه‌های متغیر ۵۵۰۰ تومان برای هر واحد باشد، هزینه‌های متغیر کل در یک ماه برابر ۱۳۷۵۰۰۰۰ تومان خواهدبود.
هزینه‌های متغیر ماهانه را به هزینه‌های ثابت ماهانه اضافه کرده تا هزینه‌های کل ماهانه (مخارج) به دست آید.
گردش نقدینگی به‌صورت لغوی به معنی مقدار پولی است که هرماه به کسب‌وکار شما وارد یا از آن خارج می‌شود.
مدیریت گردش نقدینگی، یکی از ابزارهای کلیدی برای پابرجا نگه‌داشتن کسب‌وکار جدیدتان است و گردش نقدینگی از سود مهم‌تر به‌حساب می‌آید. شما می‌توانید بر روی کاغذ سودآوری کنید ولی اگر در حساب بانکی پولی وجود نداشته باشد، کسب‌وکار شما توانایی پرداخت قبض‌ها را هم ندارد.
با ترکیب کل هزینه‌های انجام‌شده و تمام پول‌های به‌دست‌آمده از فروش در هرماه، شروع به تهیه یک صورت‌حساب گردش نقدینگی کنید. به یاد داشته باشید که فروش و وصول می‌تواند متفاوت باشد، مگر اینکه تجارت نقدی یا اعتباری داشته باشید. برای صورت‌حساب گردش نقدینگی، نیاز است که از وصولی ها استفاده کنید.
گردش نقدینگی ماهانه‌ی کل می‌بایست چیزی شبیه به موارد زیر باشد:
باید به این نکته توجه داشت که ۲۱۵۰۰۰۰ تومان نشان‌دهنده موجودی نقدی کل برای یک ماه است نه سود شما.
با تغییر ارقام فروش خود با استفاده از سه سناریوی بالا، می‌توانید نتیجه را در موجودی نقدی خود در پایان هرماه مشاهده کنید. این موجودی نقدی می‌تواند به شما اطلاعاتی راجع به موارد زیر بدهد:
مهم‌ترین چیزی که باید در مورد بودجه‌بندی راه‌اندازی کسب‌وکار بدانید:فروش را پایین و هزینه‌ها را بالا در نظر بگیرید. هر چیزی بیشتر از چیزی که فکر می‌کنید هزینه دارد و زمان می‌برد و همچنین بیشتر ازآنچه فکر می‌کنید، فروش آن طول می‌کشد.
