این نوشته، برداشتی آزاد است از کتاب It Doesn't Have to Be Crazy at Work، نوشته Jason Fried. اسم کتاب رو میشه اینجوری ترجمه کرد: "لازم نیست خودتو سرکار بکشی!" که خلاصه اش میشه این که لازم نیست برای موفقیت خیلی خودتون رو اذیت کنید، راههای راحت تری هم هست برای افزایش بهره وری. خیلی از چیزهایی که تو کتاب توصیه شده، برای ما ایرانیها کاربردی ندارد، مثلا اینکه لازم نیست هر روز تا ساعت 10 شب سرکار بمونید، یا اینکه لازم نیست هر پنج شنبه و جمعه بیایید سرکار. اما چیزهای جالبی داره که برای ما هم میتونه کاربرد داشته باشه.
1. جلسات و ارتباطات
جلسات حداکثر با 3-5 نفر تشکیل میشود، تعداد بیشتر فقط اتلاف وقت است، مگر زمانهای خیلی مختصر
درمواردیکه نیاز به پیشنهاد و تصمیم گیری است، برگزاری جلسات بزرگ در گروههای مجازی و به صورت نوشتاری انجام شود، زیرا برخلاف صحبت، افراد هنگام نوشتن تمرکز و وسواس بیشتری دارند و البته تصمیم نهایی بدون توافق جمع باید گرفته شود، زیرا معمولا توافق جمعی رسیده نمی شود.
جلسات حداکثر با 3-5 نفر تشکیل میشود، تعداد بیشتر فقط اتلاف وقت است
وقت افراد به خصوص افراد خبره ارزش دارد، درخواستها و سوالات به جای تلفن، به صورت نوشتاری، و یا تلفن به جای حضوری انجام میشود.
فرهنگ آنلاین بودن کنار گذاشته شود، مثلا خواندن ایمیل و پیامها هر چند ساعت یکبار انجام شود. این آنلاین بودن باعث شده عملا افراد تمرکز کاری نداشته باشند. "کار فوری" آفت برنامه ریزی و نظم است. و کارهای فوری واقعی، به ندرت رخ دهد.
آنلاین بودن ممنوع، کار فوری ممنوع، ارجاع کار در زمان غیر کاری ممنوع. هیچ مدیری نباید انتظار داشته باشد که ایمیلش فورا انجام شود. تمرکز افراد بر کارها مطابق برنامه مهمتر است.
پرسنل حق تمرکز داشته باشند. هر واحد بتواند ساعت مراجعه مشخص کند. همچنین مدیران و افراد باتجربه زمان پاسخگویی مشخص کنند.
فضای بدون دیوار در واحدها، همهمه همیشگی ایجاد میکند. در واحدها "قوانین کتابخانه" می تواند برقرار شود، همه باید آرام صحبت کنند و فقط صحبتهای ضروری انجام شود. برای ضمانت اجرا، منابع انسانی میتواند ایمیل مخصوص تعریف کند و بازخورد کارمندان را درهریک از بخشها گرفته و به افرادیکه رعایت نمی کنند تذکر داده شود.
2. سازماندهی
کم کردن نقش مدیران و افزایش کارتیمی در دستورکار قرارگیرد هر فردی هدفگذاری و مسئولیت اجرای خود را به عهده دارد. برای اجرایی شدن این موضوع ارتباط افراد با یکدیگر بیشتر شود و مدیران از این ارتباطات حذف شوند.
اهداف بلند مدت حذف میشوند و اهداف میان و کوتاه مدت گذاشته و کنترل می شود، درعوض جلسات 6 هفتگی با واحدهای کسب و کار و توافق درمورد اهداف و برنامه طی دوره انجام میشود.
بزرگ شدن سازمان معمولا عوارض جبران ناپذیری دارد، عجله ای در گسترش کسب و کار نباید باشد.
3. وابستگی بین واحدها
اجرای فرآیندها هنگامیکه بین چند واحد باشد، همیشه با چالش همراه است، کم کردن وابستگی /ارتباطات/چالشها بین واحدها باید جزو اهداف سازمان باشد. راهنمایی و هدایت این بخشهای جدا به نحوی باشد که کار بهینه انجام شود و اساسا فعالیتها و پروژه ها درون کسب و کاری تعریف می شوند نه بین آنها. 3.2.5.تیمهای کاری بهینه، تیمهای 3-4 نفره هستند، بیشتر از آن بهینه نیست. فعالیتها تا حد این تیمها شکسته می شوند.
