این روزها استفاده از ابزارهای حرفه‌ای آنلاین نه یک رویه لوکس، که یک ضرورت چه برای افراد و چه برای سازمان‌هاست. در کشورهای پیشرفته مدت‌ها است که خبری از کاغذ بازی و اتاق‌های بزرگ بایگانی نیست. در عوض این روزها مراقبت از محیط زیست و توسعه پایدار برای کشورهای پیشرفته در اولویت قرار گرفته است و در همین راستا استفاده از ابزارهای دیجیتال به‌ویژه در حوزه مدیریت اسناد و مدارک و مدیریت دانش بیش از گذشته مرسوم شده است.
این کلاسور با کلاسورهای دیگر فرق دارد!
یک برنامه DMS که مخفف عبارت Document Management System است، ابزاری یکپارچه برای نگهداری از اسناد و ارتباط کاربران است. در این مطلب قصد داریم یکی از کاربردی‌ترین سیستم‌های مدیریت اسناد به نام کلاسور را معرفی کنیم. اما کلاسور چگونه ابزاری است؟
داستان از آن‌جا شروع شد که لازم بود یک ابزار حرفه‌ای و همه فن حریف (یا خیلی فن حریف) برای مدیریت اسناد و مدارک متناسب با نیازهای امروز کاربران، هم از نوع سازمانی و هم از نوع شخصی داشته باشیم. بنابراین ابتدا باید نیازها را شناسایی می‌کردیم و سپس به فکر چگونگی تامین آن‌ها می‌افتادیم.
امنیت، امکانات پیشرفته، سادگی و دردسترس‌بودن از مهم‌ترین نیازهای کاربر است. این ابزار باید هم فضایی مطمئن و امن داشته باشد تا کاربر با خیال آسوده، اسناد و مدارک مهم را در آن ذخیره کند و هم امکانی داشته باشد که در صورت نیاز، دیگران هم بتوانند با دریافت مجوز به آن اسناد دسترسی داشته باشند. به این ترتیب استفاده از چنین ابزاری می‌تواند از یک سو هزینه‌‌ها را کاهش دهد و از سوی دیگر سرعت فرایندهای کاری را افزایش دهد.
افراد کاربلد و حرفه‌ای خوب می‌توانند تفاوت میان ابزارهای پیشرفته و ابزارهای بی‌کیفیت را تشخیص دهند. با این مقدمات نوبت به معرفی کلاسور به‌عنوان یکی از بهترین سیستم‌های مدیریت اسناد می‌رسد. کلاسور یک ابزار آسان و کاربردی برای ذخیره، نظم‌دادن و بایگانی اسناد است. امکانات و ویژگی‌های جذاب این ابزار باعث شد تا خیلی از کاربران از افراد تا کسب‌کارهای بزرگ به سراغ آن بروند. حالا ببینیم این ویژگی‌ها شامل چه مواردی هستند:
نیازی نیست تا همه کاربران به همه اسناد دسترسی داشته باشند. از طرف دیگر لازم است تا نوع دسترسی‌ها هم متناسب با نقش هریک از کاربران تعریف شوند، برای مثال بعضی از کاربران اجازه دارند تا اسناد را ویرایش کنند درحالی‌که برخی دیگر تنها امکان مشاهده آن‌ها را دارند. کلاسور این امکان را فراهم می‌کند تا شما به عنوان مالک فایل، نوع دسترسی هر فرد به اطلاعات را تعریف کنید.
معمولا ابزارهایی که عمومیت پیدا می‌کنند، علاوه بر داشتن امکانات متنوع، پیچیده نیستند و کار با آن‌ها برای همه کاربران ممکن است. کلاسور هم به‌عنوان یک ابزار مدیریت اسناد از این قاعده مستثنی نیست و همین سادگی موجب شده تا کاربران کلاسور افرادی با تخصص‌های گوناگون و سطح دانش متفاوت باشند.
اما سادگی منافاتی با پیشرفته‌بودن ندارد. یک ابزار کاربردی با وجود سادگی باید بتواند نیاز کاربران حرفه‌ای را هم برآورده کند. ویرایشگر پیشرفته کلاسور برای مدیریت محتوا، با داشتن قابلیت‌های متنوع مثل امکان طراحی فلوچارت یا امکانات اکسل آنلاین می‌تواند رضایت همه کاربران را تامین کند.
همه ما نیاز داریم هم بازخورد بدهیم و هم بازخورد دریافت کنیم. یک ابزار خوب، باید امکان دریافت بازخورد به شکل‌های مختلف از جمله کامنت، لایک، دیسلایک و حتی چت را فراهم کند. به این ترتیب چنین ابزاری حتی می‌تواند به‌عنوان یک ابزار ارتباطی هم مورد استفاده قرار گیرد. بر روی کلاسور می‌توانید به‌راحتی بازخورد دهید و با همکاران‌تان ارتباط برقرار کنید حتی اگر در کنار آن‌ها نیستید.
کاربر باید قادر باشد در صورت نیاز به‌راحتی اسناد و مدارک را در دسترس سایرین قرار دهد. به عبارت دیگر لازم است تا هم امکان انتشار لینک محتوا و هم امکان دادن مجوز مشاهده وجود داشته باشد و خبر خوب این که کلاسور همه این ویژگی‌ها را دارد.
نکته مهمی که ذهن بسیاری از کاربران رو مشغول می‌کند، میزان امنیت اسناد و محتواهای ذخیره‌شده است. تعریف دسترسی‌های محدود و یا لینک‌های زمان‌دار از جمله ویژگی‌های کلاسور به منظور تامین امنیت اسناد و مدارک کاربران است. کلاسور همان فضای امنی است که حرفه‌ای‌ها به آن اعتماد می‌کنند.
کلاسور بر روی بستر مرورگر اجرا می‌شود و روی هر دستگاهی امکان استفاده از آن را دارید. بنابراین فرقی نمی‌کند که از طریق موبایل یا دسکتاپ، کاربر کلاسور باشید. در هر حال این ابزار برای شما قابل استفاده است.
خیلی آسان است! کلاسور ابزاری است که امکان همکاری از دور را برای کاربران فراهم کرده است و فاصله دیگر مانعی برای همکاری نیست. شما می‌توانید به‌آسانی از هر مکان و در هر زمانی با همکاران‌تان ارتباط داشته باشید و فرایندهای کاری، آموزشی و شخصی خود را پیش ببرید. همین الان سری به کلاسور بزنید و کار با آن را تجربه کنید.
