بسیاری از شرکت‌ها به نقطه‌ای می‌رسند که فرآیندهای دستی و روش‌های حسابداری زمانی که برای مدیریت مالیات‌ها، امور مالی، پرداختنی‌ها، مطالبات و موجودی کالا استفاده می‌کردند، شروع به محدود کردن کسب‌وکارشان به جای سود بردن می‌کنند.
شرکت‌هایی که به دنبال شکوفایی هستند، باید بیش از حفظ یک دفتر کل اولیه، وارد کردن داده‌ها در صفحات گسترده و اسناد مختلف، و هدر دادن منابع گرانبها در ارتباط با گزارش‌های اضافی از بخش‌های مختلف، انجام دهند.
نرم افزار حسابداری مثل نرم افزار حسابداری پرنس و نرم افزار رستورانی زعفران به شرکت های کوچک و در حال رشد کمک می کند تا فرآیندهای مالی و عملیاتی اساسی و پیچیده تر را به صورت مقرون به صرفه مدیریت، ساده و خودکار کنند.
در اینجا نگاهی به ویژگی‌های مختلف نرم‌افزار حسابداری قابل نصب بروی صندوق فروشگاهی در اصفهان و صندوق فروشگاهی در تهران و نحوه کمک به شرکت‌ها برای رقابت بهتر در بازارهای پویا و پیچیده امروزی می‌اندازیم.
نرم افزار حسابداری چیست؟
نرم افزار حسابداری برای جمع آوری، ثبت، طبقه بندی، مدیریت، دسترسی و اشتراک گذاری داده های حسابداری و سایر اطلاعات مالی از یک پلتفرم استفاده می شود. با خودکار کردن عملکردهای دستی، مانند ایجاد ورودی های مجله ، تولید صورت های مالی، به روز رسانی گزارش های کلیدی، مدیریت حقوق و دستمزد و هزینه ها، و همگام سازی داده ها در بخش های مختلف، در زمان و هزینه شرکت ها صرفه جویی می کند.
نرم افزار حسابداری انواع مختلفی دارد. شرکت‌های کوچک معمولاً با یک بسته اولیه که بر روی یک سیستم داخلی نصب شده است شروع می‌کنند. با این حال، نرم افزار آنلاین ویژگی ها، مزایا و سفارشی سازی بیشتری را ارائه می دهد.
مدل‌های قیمت‌گذاری از پرداخت مجوز یکباره برای یک بسته اولیه در محل تا هزینه اشتراک سالانه برای نرم‌افزار مبتنی بر ابر متغیر است.
اشتراک‌ها معمولاً هزینه‌های جداگانه‌ای را بر اساس پلتفرم اصلی، ماژول‌های اختیاری و تعداد کارمندانی که از نرم‌افزار استفاده می‌کنند، جمع‌آوری می‌کنند. اکثر نرم افزارهای حسابداری بسته به نیازهای یک کسب و کار رو به رشد، یا با ادغام ویژگی های اضافی در نرم افزار داخلی یا با افزودن ماژول ها در فضای ابری، مقیاس پذیر هستند.
صرف نظر از برندی که شرکت انتخاب می‌کند، محبوب‌ترین نرم‌افزار حسابداری شامل ویژگی‌های اصلی است که ورودی‌های دفتر کل، صورت‌حساب و صورت‌حساب، حساب‌های پرداختنی و دریافتنی، گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل، و مدیریت زمان و هزینه کارکنان را مدیریت می‌کند. کارمندان می توانند داشبوردهایی را برای مشاهده و ردیابی اطلاعاتی که برای نقش آنها مهم است ایجاد کنند.
نرم افزار مبتنی بر ابر شامل این اصول است، اما به دلیل اینکه از طریق اینترنت به یک سرور مدیریت مرکزی متصل است، می تواند عملکرد و راحتی بیشتری را ارائه دهد. به عنوان مثال، نرم افزار مبتنی بر ابر، دسترسی مجاز به داده ها را در هر مکان، هر زمان و از هر دستگاهی فراهم می کند. همچنین می‌تواند شامل به‌روزرسانی‌های خودکار برای امنیت، پشتیبان‌گیری و مقررات مالیاتی جدید باشد. ماژول‌ها به مدیران اجازه می‌دهند تا به سرعت ویژگی‌های مختلفی مانند قابلیت‌های مدیریت منابع عمیق‌تر و ابزارهای تحلیلی را اضافه کنند.
مانند یک بسته اولیه در محل، نرم افزار مبتنی بر ابر برای استفاده توسط اکثر انواع شرکت ها طراحی شده است و می تواند برای مدل های مختلف تجاری سفارشی شود. برای مثال، شرکتی که بر اساس یک مدل تجاری مبتنی بر اشتراک فعالیت می‌کند، می‌تواند نرم‌افزار را برای رسیدگی به صورت‌حساب مکرر، قیمت‌گذاری مبتنی بر استفاده، فاکتورهای بلادرنگ و مدیریت پویا موجودی سفارشی کند.
چرا از نرم افزار حسابداری استفاده کنیم؟
شرکت‌هایی که از روش‌ها و فرآیندهای حسابداری دستی پیشی گرفته‌اند، از نرم‌افزار حسابداری برای صرفه‌جویی در زمان با خودکارسازی و ساده‌سازی ثبت، مدیریت، گزارش‌دهی و اشتراک‌گذاری داده‌های حسابداری و مالی استفاده می‌کنند. با نرم افزار حسابداری خوب، یک کسب و کار می تواند بسیاری از تراکنش های مربوط به بدهی ها و مطالبات، موجودی کالا و حقوق و دستمزد کارکنان، و همچنین گزارش ها و صورت های مالی را خودکار کند.
از جمله دلایل زیادی که باعث می‌شود کسب‌وکارهای کوچک از فرآیندهای دستی به نرم‌افزار حسابداری تغییر کنند، این است که این نرم‌افزار می‌تواند:
به طور خودکار پرداخت ها و یادآوری های فروشنده و فاکتور را برنامه ریزی کنید.
دقت ورودی داده ها را افزایش دهید.
برای بسته شدن به موقع، داده های تراکنش را مستقیماً در کتاب ها وارد کنید.
گزارش های مالی دقیق و منطبق را ایجاد کنید.
برای ظاهر حرفه ای تر، گزارش ها و نمودارهای سفارشی ایجاد کنید.
برای پرداخت و واریز مستقیماً به یک حساب بانکی پیوند دهید.
به دست آوردن دید بیشتر از سطوح موجودی.
محاسبه دستمزد کارکنان و مالیات بر حقوق و دستمزد.
نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر به حداقل نصب نیاز دارد و به روز رسانی و پشتیبان گیری خودکار و همچنین لایه های اضافی رمزگذاری و سایر اقدامات امنیتی را ارائه می دهد. این به شرکت ها اجازه می دهد تا سیستم های محاسباتی داخلی و منابع IT را آزاد کنند، در هزینه ها صرفه جویی کنند، کارایی را افزایش دهند و فرآیندهای دستی را کاهش دهند.
شرکت‌ها از نرم‌افزار حسابداری برای حذف کارهای دستی و اضافی استفاده می‌کنند و به کارمندان کلیدی اجازه می‌دهند بر روی وظایف مهم‌تری تمرکز کنند که ارزش بیشتری به کل کسب‌وکار می‌افزاید.
