اجازه ندهید کار گروهی مانع چابکی شود

امروزه اهمیت کار گروهی موثر بیشتر از گذشته است؛ زیرا سازمان‌ها با اقتصاد بی‌ثبات و تهدیدهای تجاری قابل‌توجهی مواجه هستند. نظر غالب این است که تا جای ممکن برای رویارویی با این چالش‌ها از کار گروهی استفاده کنیم.

این نظریه این است که کار گروهی، به‌ویژه تیم‌هایی با پس‌زمینه‌ها و مهارت‌های مختلف، نوآوری، چابکی و نتایج بهتری را به ارمغان می‌آورد. باوجوداین، پژوهش‌های اخیر نشان می‌دهد که به حداکثر رساندن کار گروهی اغلب مانع از رسیدن به نتایج مورد نظر می‌شود؛ در حقیقت، در برخی از موارد موجب تضعیف نتایج می‌شود.

طبق داده های جمع آوری شده گروه مشاوران کسب و کار غزال، واقعیت این است که داشتن همکاری و کار گروهی موثر امری دشوار است. گردهم‌آوری افرادی که دارای مهارت‌ها و تخصص‌های متنوع هستند می‌تواند به‌جای برانگیختن حس نوآوری، به‌ویژه هنگام پاسخگویی به نیازهای فوری، همچون مانع و سد بزرگی عمل کند.

چه رسد به تنش‌های ساختاری و بزرگتر که اغلب موجب می‌شوند تا اعضای تیم برای جایگاه‌های مختلف به یکدیگر نیرنگ بزنند، سعی کنند تا کنترل امور را به دست بگرند و برای حفاظت از قلمرویشان از اطلاع‌رسانی خودداری کنند.

این بدان معنا نیست که کار گروهی را کلا کنار بگذاریم. بلکه، بر این باوریم که برای دستیابی به چابکی و تاب‌آوری که برای زنده ماندن از کووید19 ضروری است باید در ذهنیت‌هایمان از بهترین نوع پیاده‌سازی‌های امور تغییراتی ایجاد کنیم.

به جای به حداکثر رساندن کار گروهی، تحقیقات ما درباره‌ی آنچه که سازمان‌های چابک را از هم متمایز می‌کنند نشان می‌دهند که کاهش اعضای گروه و به اندازه کردن آنها امری ضروری است. این بدان معناست که در هر مرحله از پروژه برای رسیدن به کارایی بالا و موثر بودن امور باید به چگونگی تشکیل کار گروهی و میزان کار گروهی مورد نظر توجه زیادی کرد. به اندازه کردن کار گروهی مستلزم انتخاب افراد مناسب برای مشارکت در امور در زمان مناسب است.

در حالی که این رویکرد ممکن است در ابتدا با اهداف فراگیری، ملاحظه و احترام در تناقض باشد- اگر درست انجام شود می‌تواند این موارد را بهبود بخشد. درگیر کردن دیگران در صورت نیاز، خلاف پیش‌فرض‌ها، به معنای احترام بیشتر به بسیاری از افرادی است که از فرسودگی و کاراضافی ناشی از پروژه رنج می‌ببرند.

به اندازه کردن به به‌حداقل‌رسانی فراگیری تیم مربوط نمی‌شود بلکه به تغییر «کار گروهی» از واژه باب روز به شیوه‌ی عملی بهینه مربوط است که ارتباطاتِ یکپارچه‌ای را در سراسر شرکت به وجود می‌آورد.

در مراحل مختلف کار به انواع مختلفی از کارهای تیمی نیاز داریم. برای مثال، انجام موفقیت‌آمیز وظایف در مرحله‌ی اولیه‌ی تولیدِ ابتکارات جدید شامل فعالیت‌ها و الزاماتی است که با موارد مورد نیاز در مرحله‌ی نهایی متفاوت می‌باشد. تعریفی کلی و جامع از «کار گروهی خوب» در یک پروژه‌ی واحد وجود ندارد. بیشتر همیشه بهترین نیست، گاهی کمتر و یا هیچ چیز می‌تواند بهترین باشد. فکر کردن به کار گروهی در چهار دسته‌ی گسترده امری مفید است:

1. گاهی‌اوقات کار گروهی چیزی بیشتر از یک جابه‌جایی نمی‌تواند باشد. در این حالت، کار هر شخصی عمدتا مستقل است اما، در زمان مناسب، یک شخص باید اطلاعات و یا منابع را به شخص دیگری منتقل کند تا بتواند وظیفه‌ای را انجام دهد. این نوع کار گروهی متکی بر ارتباطات و هماهنگی‌های واضح است که به همه‌ی افراد شرکت‌کننده کمک می‌کند تا درک کنند که به چه چیزی و چه زمانی به آن نیاز دارند.
   
   یکی از نمونه‌های خوب این است که چه زمانی واحدهای تجاری مختلف در داخل یک شرکت می‌توانند نتایج مالی ماهانه‌ای را به بخش امور مالی شرکت ارائه دهند، چه کسی آنها را در گزارش مالی ماهانه برای تیم اجرایی و اعضای هیئت مدیره مشخص می‌کند.
2. سایر پروژه‌ها مستلزم کارهای همزمان هستند.این زمانی است که دو و یا چند گروه مجزا (و یا مشارکت‌کنندگان فردی) روال کاری مشابهی را انجام می‌دهند اما در حین حال باید برای دستیابی به نتایج موفقیت‌آمیز با کارهایشان هماهنگ باشند.
   
   تیم فروش منطقه‌ای نمونه‌ای بارز در این راستا است. هر کدام از اعضا با استفاده از فرآیندهای مشابه می‌توانند مشتریان خودشان را پیدا و آنها را مدیریت کنند. در حالی که هر شخص مستقل از دیگران کار می‌کند، مجموع کار همه‌ی افراد موفقیت تیم منطقه‌ای را تعیین می‌کند.
3. در بسیاری از موارد، یک پروژه مستلزم کارهای هماهنگ‌شده است. افراد نقش‌های مستقلی دارند که بر یکدیگر تاثیرگذارند. تیم مراقبت‌های درمانی که بحران کووید19 را مدیریت می‌کنند نمونه‌ای در این راستا محسوب می‌شود.
   
   این تیم‌ها متشکل از مختصصان مختلفی، اعم از پزشکان، داروسازان، متخصصان تغذیه‌ای، تکنسین‌های تنفس و پرستاران، است که هر کدام از آنها برای دستیابی به نتایج گروهی وظایف خودشان را انجام می‌دهند.
4. سرانجام، برخی از پروژه‌ها مستلزم کارهای وابسته به یکدیگر هستند که پیچیده‌ترین شکل کار گروهی است. معرفی محصول و یا نوآوری جدید به بازار نمونه‌ای در این حوزه است. افراد مختلف با مهارت‌های متنوع برای حل مسائل جدید گرد هم می‌آیند.
   
   ساختار تیم اغلب انعطاف‌پذیر است و با حل مشکل شکل مشخص‌تری به خود می‌گیرد. به این ترتیب، افراد، برای رسیدگی به این شرایط غیرقابل‌پیش‌بینی و برقرار ارتباط، باید نقش‌ها و مسئولیت‌هایشان را با شرایط موجود مطابقت دهند.
   
   تیمی که با موسسه‌ی تحقیقاتی اسکریپس ارتباط برقرار می‌کرد می‌تواند نمونه در این راستا مطرح شود. اعضا گروه باید این مسئله را ارزیابی کنند که آیا برنامه‌ی‌شان که بر توسعه‌ی دستگاه‌های تشخیص سلامتی متمرکز هستند می‌توانند برای آزمایش مبتلایان به کووید19 مجددا مهندسی شوند و یا خیر.
   
   علی‌رغم سایر تیم‌ها در اسکریپس، که از پلی‌بوک‌های مشخص استفاده می‌کنند و نقش‌های محدود دارند، این پروژه‌ی جدید مستلزم گرد هم آوردن گروهی از مردم بودند که در صورت نیاز باید با همدیگر همکاری کنند.

گاهی کار تیم به‌راحتی در دسته‌ی دیگر جای می‌گیرد. اما بیشتر اوقات، به‌ویژه برای تیم‌هایی که در کار دانش‌محور، نوآوری و تعیین موقعیت کسب و کارشان فعالیت می‌کنند این امر صادق نیست. در پروژه‌های مختلف معنای «کار گروهی خوب» متفاوت است.

با توجه به این موضوع، رهبران در سازمان می‌توانند از مقوله‌های بالا استفاده کنند تا به توسعه‌ی درکی مشترک از نوع کار تیمی مورد نیاز و زمان استفاده از کار تیمی کمک کنند که می‌توان به این موارد اشاره کرد: چه کسی نیاز به همکاری دارد، در چه پیکربندی می‌توان همکاری کرد و چرا باید چنین کاری را کرد.

این عمل موجب می‌شود تا کسانی که وظایف را توزیع می‌کنند کار گروهی را چیزی فراتر از «همکاری مشترک» تلقی کنند. در عوض، از آنها می‌خواهد تا در شرایط موجود معنای کار گروهی خوب را با توجه به بافت تعریف کنند.

ساده‌سازی و ساده‌سازی‌های بیشتر

به اندازه کردنِ کار گروهی مستلزم ساده‌سازی است. برای حل مسائل و غلبه بر چالش‌های تجاری، رهبران باید بین افراد درگیر، که مشارکتشان حیاتی است، و حذف افراد و فرآیندهایی که کار را با مشکلاتی مواجه می‌کنند تعادل ایجاد کنند.

این عمل مستلزم این است که بین آنچه که به‌عنوان کار فردی انجام می‌شود و آنچه که مستلزم تلاش گروهی است تمایز ایجاد کنیم. برای برخی این به معنای دوران زوال است که به جای ایمیل جلسات را به‌روزرسانی می‌کند و مشکلات را به افرادی اختصاص می‌دهد که، خلافِ تقسیم آن در بین شش عضو یک تیم، می‌توانند خودشان حل کنند.

یکی از راهبرد ساده‌سازی موثر این است که رهبران می‌توانند از افراد بخواهند تا آنجا که می‌توانند در آغاز پروژه اطلاعات را جمع‌آوری، برنامه‌ها و مواد اولیه را ایجاد کنند. دلیل استفاده از این رویکرد مبتنی بر این نظر است که ایجاد مواد اولیه توسط یک شخص، در مقایسه با کار گروهی برای ایجاد این مواد، موثرتر خواهد بود.

با پیشرفت پروژه، رهبران و اعضای منتخب تصمیم می‌گیرند که آیا به ورودی‌هایی از سوی دیگران نیاز دارند و یا خیر همچنین چه زمانی باید به دنبال دریافت ورودی از دیگران باشند و این که چگونه این بازخوردها را مدیریت کنند.

باوجوداین، دقیقا مانند این است که هیچ راهی برای تعریف «کار گروهی خوب» همچنین برای ساده‌سازی آن نیز هیچگونه راهبردی جامع وجود ندارد. راهبردهای مذکور زمانی موثر خواهند بود که یک شخص خودش بتواند خودش به تنهایی طرح اولیه را تولید کند که اغلب در کارهای همزمان امری مهم تلقی می‌شود.

زمانی که برای آغاز پروژه به انواع مختلفی از تخصص‌ها نیاز داشته باشیم، این پروژه موثرتر خواهد بود و به‌عنوان نمونه می‌توان به کارهای وابسته‌به‌هم اشاره کرد.

مورد کلیدی برای تعیین بهترین راهبرد برای یک تیم مشخص مراحل ساختاری زیر را دربر می‌گیرد:

• تحلیل الزامات کار از منظر چهار مقوله‌ی فوق در راستای مشخص کردن این مسئله که چه نوعی از کار گروهی ضروری است و یا اینکه آیا به کار گروهی نیاز داریم و یا خیر.
• پیش از تشکیل تیم باید تصمیم‌ بگیرید که چه کسی چه کاری را باید انجام دهد.

اصل راهنما اطمینان از این است که وقت افراد هدر نمی‌رود.

از خود بپرسید: چه کسی باید در تیم‌تان شرکت کند، چرا و چه زمانی باید وارد گروهتان شود؟

• بررسی مداوم فرآیند: در صورتی که چیزی ارزشی به کارتان نیافزاید، آن را حذف کنید. برای مثال، اگر سه نفر وظیفه دارند تا یک وظیفه را انجام دهند و با وجود دو نفر نیز این وظیفه به‌خوبی انجام می‌شود می‌توانید اعضای تیم را کم کنید. اگر مدت زمان جلسه‌ی‌تان یک ساعت است اما در 30 دقیقه می‌توانید همه‌ مسائل را بررسی و مطرح کنید می‌‌توانید در همان 30 دقیقه جلسه را خاتمه دهید. اگر اختیار تصمیم‌گیری برعهده شماست،به‌جای انتظار برای دریافت بازخوردها از همه‌ی گروه، می‌توانید از بازخوردهای ذی‌نفعان مهم استفاده کنید.

اجازه دهید افراد قدرت «نه» گفتن داشته باشند.

امروزه، همه‌ی ما شاهد تغییرات سریع هستیم به طوری که رهبران نمی‌توانند خودشان شخصا از به اندازه شدن کار گروهی مطمئن شوند. به همین دلیل است که کارکنان همگی باید نحوه‌ی به کارگیری این رویکرد را درک کنند. ایجاد هر گونه تغییر رفتاری در میان اعضای تیم مستلزم برقراری ارتباطات روشن، ساده و حتی تکان‌دهنده است تا بتوان توجه افراد را جلب کرد و موجب تجدید نظر در افراد شد.

رهبران چگونه می‌توانند شروع به کار کنند؟

این فرآیند را به‌گونه‌ای آغاز کنید که اعضای تیم در هنگام هر گونه پیچیدگی، سردرگمی و یا ناکارآمدی قدرت «نه» گفتن داشته باشند.

رهبران باید به طور مداوم خودشان و تیم‌شان را به چالش بکشانند تا متوجه شوند که برای دستیابی به عملکرد موثر به چقدر و به چه نوع کار گروهی نیاز دارند و این که چگونه در مراحل مختلف کار تغییراتی در کارتان ایجاد خواهد کرد.

به یاد داشته باشید که هر کسی در تیم‌تان باید نقش مشخص، ارزشمند و مهمی برعهده داشته باشد. اگر در تیم‌تان جایی برای تنبلی و عدم‌مشارکت وجود داشته باشد، اعضای تیم‌تان خیلی زیاد خواهد بود و باید تعدادشان کم‌تر شود.

با بررسی نمونه‌های واقعی از قدرت «نه» گفتن اهمیت به‌اندازه‌کردن اعضای تیم را تقویت کنید تا افراد گروه بتوانند به کار گروهی خوب به عملکردی موثرتر و چابک‌تر دست یابند. این امر موجب می‌شود تا اعضای گروه از کار گروهی و نحوه‌ی استفاده از آن به درکی دقیق‌ و آگاهانه‌تر دست یابند.

در شرایطی که با چالش‌های اساسی مواجه می‌شوید، ممکن است مطرح کردنِ الزامات بیشتر برای ایجاد تغییرات امری نادرست باشد و در زمان مناسبی مطرح نشود. اما دستیابی به چابکی و تاب‌آوری لازم در شرکت مستلزم اجتناب از اختلال در عملکرد و ناکاآمدی در کارهای گروهی است. آگاهی از نحوه‌ی به‌اندازه‌کردن کار گروهی و آغاز آموزش آن در دستیابی به موفقیت و توانایی آماده‌سازی شرایط برای آینده امری ضروری است.

منبع:سایت HBR.ORG

مشاوران غزال با ماموریت رشد و توسعه کسب‌وکارهای کوچک و متوسط و اسکیل استارتاپها فعالیت می‌کند.
جهت اطلاع از گامهای رشد و اسکیل آپ میتوانید درسهای تکمیلی را در سایت مشاوران غزال مطالعه داشته باشید.
شمار صاحبین کسب و کار می‌توانید از طرق لینکدین و یا سایت مشاوران غزال همراه ما باشید.
جهت استفاده از یک جلسه کوتاه رایگان از لینک زیر استفاده کنید.
درخواست مشاوره مشاوران غزال