آموزش گام به گام در اکسل

در این پست به آموزش چند عمل کاربردی در اکسل میپردازیم.

همچنین میتوان برروی نام نرم افزار در منوی استارت یک بار کلیک کرد تا نرم افزار اجرا شود.

و یا می توان نام نرم افزار را در منوی استارت جستوجو کرد و پس از یافتن نرم افزار یک بار روی آن کلیک کرد

تا نرم افزار اجرا شود.

پس از اجرای نرم افزار اکسل با اولین تغییرات این نرم افزار نسبت به نسخه های قبلی آن روبرو میشویم. در نسخه های قبلی پس از اجرای برنامه مستقیما به یک کاربرگ خالی هدایت میشدیم اما در اکسل پس از اجرا با صفحه ای روبرو میشویم که علاوه بر داشتن گزینه کاربرگ خالی، چند کاربرگ از پیش آماده شده در موضوعات مختلف را را برای شما قرار داده است که در صورت لزوم میتوانید از آنها استفاده کنید. از جمله این کاربرگ های آماده میتوان به کاربرگ برنامه ریزی ،روزانه محاسبه و جدول بازپرداخت وام برنامه ریزی حقوق ماهانه خانوده، لیست فروش و مواردی از این دست اشاره کرد تصویر زیر صفحه آغازین اکسل را نشان می دهد.

اگر تمایل به کابرگ های آماده بیشتی دارید میتوانید با اتصال به اینترینت و از قسمت جستوجو کابرگ های آماده بیشتری را دیده ودر

صورت لازم از آن استفاده کیند.

در قسمت سبز رنگ سمت چپ تصویر نیز میتوانید آخرین فایلهای که در آنها فعالیت داشته اید مشاهده و در صورت لزوم با کلیک روی هر کدام از آنها میتوانید آنها را اجرا کنید برای ورود به کاربرگ خام اکسل همانند تصویر زیر روی گزینه BLANK WORKBOOK کلیک کنید.

با کلیک کردن روی گزینه فوق وارد کاربرگ خالی اکسل میشویم. در تصویر زیر کاربرگ خام را مشاهده میکنید.

حذف صفحه آغازین

برای اینکه صفحه آغازین اکسل را حذف کنید تا پس از اجرای نرم افزار بطور مستقیم

به کاربرگ خام هدایت شوید زبانه FILE و در کادر باز شده گزینهOPTIONS را انتخاب کنید.

در صفحه باز شده جدید در قسمت GENERALتیک گزینه SHOW THE START SCREEN WHEN THIS APPLICATION STARTS را غیرفعال و روی گزینه OKکلیک کنید.

پس از انجام این مراحل با اجرای نرم افزار صفحه آغازین نمایش داده نخواهد شد و مستقیما به

کاربرگ هدایت میشوید.

آشنایی مقدماتی با اکسل

این نرم افزار توانایی پذیرش اطلاعات و داده ها و ویرایشهای مختلف تعریف شده روی آنها را دارد. به کمک این نرم افزار می توان محاسبات دشوار و پیچیده را به راحتی انجام داد اطلاعات را تجزیه و تحلیل کرد و با کمک ابزارهای گرافیکی موجود نمودارهای لازم را رسم کرد همچنین این نرم افزار تعداد زیادی فرمول و تابع آماده در زمینه های مختلف از جمله ،مالی ریاضی و مهندسی آمار و ... را در خود جای داده است.

معرفی سلول ها

همانگونه که مشاهده کردید صفحه اصلی اکسل یک کاربرگ خام است. این کاربرگ با خطوطی افقی و عمودی یکدیگر را در جدول های کوچک قطع کرده اند. هر خانه از این محیط یک سلول نام دارد. اطلاعاتی که برای تغییر و ویرایش باید به اکسل وارد شوند، در سلولها نوشته میشوند. هر کاربرگ اکسل ۱۶۳۸۴ ستون و

۱۰۴۸۵۷۶ سطر دارد.

نام گذاری سلول ها

هر ستون اکسل با یک، دو و یا سه حرف لاتین نام گذاری شده است. نام ستونها در بالاترین ردیف و نام ردیف در اولین ستون آن نوشته شده است. ۲۶ ستون اول کاربرگ با یک حرف لاتین و ستونهای بعدی با ترکیبی از دو و سه حرف نام گذاری شده اند. در شکل زیر نام ستون ها را مشاهده میکنید.

همچنین هر سطر اکسل نیز با ترتیب شماره نام گذاری شده است. در شکل فوق شماره ستونها را مشاهده میکنید.

هر سلول کاربرگ با یک نام و با آدرس مشخص شناخته میشود. نحوه نام گذاری در سلولها اینگونه است که ابتدا نام ستون و سپس شماره ردیف آن بیان میشود. برای مثال سلولی که در ستون Dو در ردیف ۲ قرار دارد با نام D2شناخته می شود.

سلول فعال

همانطور که قبلا بیان شد اطلاعات ورودی به اکسل در سلولها وارد میشوند. هر سلول اکسل می تواند دارای اطلاعاتی نظیر عدد، متن، تاریخ ،زمان، عکس، واحد پولی و فرمول باشد. برای به سلول داده ای وارد شوند ابتدا باید بر روی آن کلیک کرده تا آن را فعال کرد. برای مثال مخواهیم سلول B3را فعال کنیم تا در آن تغییراتی را انجام دهیم. ابتدا سلول مورد نظر را با یک کیلیک ماوس فعال کنید.

همانطور که دیده میشود شکل ظاهری سلول فعال با سایر سلولها متفاوت است. شماره ستون و نام ردیف آن با رنگی متفاوت از دیگر سلول ها و اطراف سلول فعال کادری ضخیم ایجاد میشود.

کادر نام

کادری که نام سلول در آن نمایش داده میشود کادر نام است. این کادر در بالای کاربرگ قرار دارد. در تصویر زیر محل قرار گیری کادر نام را مشاهده میکنید که در آن نام سلول B3 را که فعال شده نمایش داده می شود.

برای فعالکردن سلولها میتوان از کادرنام استفاده کنید. به فرض میخواهید سلول A2 را فعال کنید. برای این کار میتوان در کادر نام آدرس A2را نوشته و کلید ENTERرا بفشارید.

میبینید که سلول A2فعال شده است.

فعال کردن همزمان چند سلول

زمانی لازم است تغییراتی را روی چند سلول اعمال کرد میتوان این کار را تک تک روی سلولهای مورد نظر انجام داد ولی بهتر است برای کاهش میزان اشتباه و صرف وقت این سلولها را به صورت همزمان انتخاب کرد و تغییرات را روی همه آنها یکباره انجام داد. فرض کنید میخواهید سه سلول B2 A1و C3 را به طور همزمان انتخاب کنید. در اولین قدم میتوانید روی یکی از این سه سلول کلیک کرده ، آن را فعال کنید و بعد کلید CTRLروی کیبورد را نگه دارید و سپس روی دو سلول دیگر با ماوس کلیک و سه سلول به صورت همزمان غعال میشوند در پایان کلید CTRLرا رها کنید.

همچنین میتوان از کادرنام آدرس این سه سلول را نوشت و در بین آنها علامت"،" را قرار داد و در پایان کلید ENTER را فشرد.

هر سه سلول مانند تصویر زیر به صورت همزمان فعال شده اند.

حال اگر بخواهید یک قسمتی از سلولها را همزمان انتخاب کنید می توانید با ماوس کل ناحیه انتخابی

را فعال کنید و میتوانید از کادر نام نیز استفاده کنید. فرض کنید میخواهید فضای بین سلولA1 وD3 را اتخاب کنید.

برای این کار در کادر نام ابتدا آدرس سلول یک گوشه منطقه را نوشته (یک از ۴گوشه منطقه به دلخواه)، سپس علامت ":" را قرار دهید و در نهایت آدرس گوشه متقابل آن منطقه را وارد کنید در این مثال عبارت A1:D3را در کادر نام مینویسیم و کلید ENTERرا می فشاریم. دقت کنید اگر به جای A1:D3عبارت D1:A3 A3:D1و D3A1 را مینوشتیم به یک نتیجه میرسیدیم.

وارد کردن اطلاعات به سلول ها

برای وارد کردن اطلاعات ابتدا باید سلول موردنظر را فعال کرد و سپس اطلاعات را وارد سلول کرد.پس از این کار کافیست داده مورد نظر را در سلول وارد کرده و در هر سلول برای خاتمه کار حتما باید روی گزینه ENTERکلیک کرده و یا کلید ENTERرا بفشاریم. در تصویر زیر گزینه ENTERرا در نوار فرمول را از کاربرگ مشاهده می کنیم.

فرض کنید میخواهیم کلمه "حسابداری" را در سلول A1.بنویسیم برای این کار ابتدا آن را فعال میکنیم.

سپس با استفاده از کیبورد، کلمه ذکر شده را نوشته و در پایان روی گزینه ENTERکلیک می کنیم.

نوار فرمول

در بالای کاربرگ و مجاور کادر نام کادری به نام نوار فرمول وجود دارد که هر اطلاعاتی در سلولی وجود داشته باشد، با فعال کردن آن سلول در این کادر مقدا داده نمایش داده میشود. بطور مثال اگر در سلول A5عدد ۵۰۰۰۰نوشته شده باشد، با فعال بر سلول A5در نوار فرمول این عدد نمایش داده میشود.

این نوار برای نوشتن راحت تر متن های طولانی در سلولها و همچنین برای آسانی در نوشتن فرمول در سلولها استفاده می شود.

کپی کردن یک سلول

برای مثال در سلول A1عدد ۱۰۰۰را وارد کرده ایم و میخواهیم در سلول B2و D1 هم این عدد را داشته باشیم (عدد مذکور را در دو سلول دیگر کپی کنیم).

برای این کار روی سلول A1راست کلیک و از لیست باز شده پس از این کلیک گزینه COPYرا انتخاب می کنیم.

در ادامه این روند روی سلول B2راست کلیک کرده و از لیست باز شده بر روی گزینه PASTE کلیک میکنیم.

در نتیجه این کار عدد مورد نظر در این سلول نیز نمایش داده شده است.

دوباره همین عمل را روی سلول D1نیز انجام میدهیم. حاصل نتیجه بصورت زیر است.

این نکته قابل ذکر است که برای گزینه های COPYو PASTE کلیدهای میانبری در صفحه کلید موجود است که بترتیب ترکیب کلیدهای CTRL+Cو CTRL+V برای این دو عمل مورد استفاده قرار می گیرد.

جابجا کردن یک سلول

جابجا کردن یک سلول همانند عملکپی کردن آن است با این تفاوت که در لیست راست کلیک باید گزینه CUT را انتخاب کنیم فرض کنید میخواهیم عبارت موجود در سلول A2را به سلول C2منتقل کنیم برای این کار سلول A2 فعال میکنیم و راست کلیک کرده و گزینه CUTرا انتخاب می کنیم.

درنتیجه روی سلول C2راست کلیک کرده و گزینه PASTEرا انتخاب میکنیم.

خواهیم دید که داده نوشته شده از سلول A2حذف و به سلول C2منتقل شده است.

کلید میانبر گزینه CUTترکیب دو کلید CTRL+Xمیباشد. همچنین برای انتقال یک سلول به سلولی دیگر می توان روی کادر آن سلول کلیک کرد و نگه داشت و به محل مورد نظر کشید و کلیک را رها کرد. تصور کنید مثال قبل را میخواهیم به این شیوه انجام دهیم برای این کار ماوس را دقیقا روی کادر اطراف سلول A2 میبریم تا شکل علامت ماوس تغییر کند. حالا کلیک کرده و کلیک را نگه میداریم و سلول A2 را روی سلول C2 می آوریم و کلیک را رها می کنیم.

حذف محتویات یک سلول

برای اینکه داده ها و اطلاعات وارد شده درون یک سلول را پاک کنیم کافیست یک بار روی آن سلول کلیک کنید و سپس از روی کیبورد کلید DELETEرا فشار دهید. فرض کنید در سلول B2عدد ۵۰نوشته شده باشد و و می خواهید این عدد را پاک کنید برای این کار کافیست روی سلول B2 کلیک کرده و کلید DELETE را بفشارید.

اصلاح داده های درون یک سلول

اگر داده ای در یک سلول اشتباه باشد و نیاز به ویرایش آن داشته باشیم کافیست یک بار روی سلول مورد نظر کلیک کرده و سپس در نوار فرمول داده مورد نظر را اصلاح کنیم و در انتها کلید ENTER را بفشاریم. فکر کنید در سلول A2عبارت "بهای تمام" شده به اشتباه "بهای تمم شده" نوشته شده باشد.

برای ویرایش داده وارئ شده در سلول کافیست یکبار روی سلول A2کلیک کرده تا متن دوره سلول در نوار فرمول نمایش داده شود.

حال در نوار فرمول متن مورد نظر را ویرایش میکنیم و متنی که میخواهیم را جایگزین آن میکنیم در پایان کلید ENTER را می فشاریم.

حذف یک ستون

گاها لازم است یک ستون به کلی حذف شود فرض کنید در تصویر زیر یک سری داده در اکسل وجود دارد. میخواهیم ستون D را به کلی حذف کنیم تا فاصله بین داده ها از بین رفته و دو ستون C و E در کنار یکدیگر قرار گیرند.

برای این کار روی نام ستون D راست کلیک میکنیم و از لیست باز شده گزینه DELETE را انتخاب می کنیم.

شکل حاصل بصورت زیر است.

توجه کنید پس از حذف ستون D دو ستون در کنار یکدیگر قرار میگیرند و نام ستون E به Dتغییر می کند و داده های ستون E به ستون D منتقل میشود.

پس نام ستونها هیچ وقت حذف نمی شود.

حذف یک سطر

حذف سطرها همانند حدف ستونها .است برای حذف یک سطر روی شماره سطر مورد نظر راست کلیک کرده

و گزینه DELETEرا انتخاب می کنیم.

حذف یک سلول

در موقعیت هایی لازم است سلولی را در صفحه اکسل حذف کنیم. فرض کنید داده های زیر در اکسل وجود دارد.

واضح است که سلول B3 استفاده ای ندارد برای ویرایش کردن اطلاعات و برای اینکه میزان سن و تحصیلات روبروی عناوین خود و درموقعیت درست قرار گیرند میتوان دو سلول B4و B5 را با بالا انتقال داد و یا اینکه سلول B3را حذف کرد برای حذف سلول B3روی آن راست کلیک کنید و گزینه DELETEرا انتخاب کنید.

حال صفحه ای باز میشود که از شما سوالی میپرسد که در صورت حذف سلول B3 روی سلولهای زیر آن چه عملی صورت گیرد.

در صورت انتخاب گزینه SHIFT CELLS UPسلولهای زیرین سلول B3به بالا منتقل می شوند و به جای سلول حذف شده قرار میگیرد.

تغییر اندازه سلولها

تصور کنید میخواهیم در سلول C1عبارت "بهای تمام شده یک محصول" را بنویسیم. خواهیم دید به دلیل طولانی بودن متن نوشته شده بخشی از متن از کادر سلول C1بیرون زده است و در کادر سلول B1نمایش داده می شود.

برای افزایش طول سلول C1(یا در واقع افزایش عرض ستون C) کافیست ماوس را روی خط ستون Cبرده تا تغییر یابد. حالا کلیک کنید و نگه دارید و به چپ و راست بکشید تا طول سلول کم شکل نشانگر ماوس به و زیاد شود و در اندازه مناسب کلیک را رها کنید.

همچنین برای تغییر اندازه خودکار توسط اکسل میتوانید بجای به چپ و راست کشیدن خط ستون، روی خط دبل کلیک کنید.

اما برای تغییر اندازه سلول راه دیگری نیز وجود دارد برای تغییر اندازه سلول کافیست روی نام ستون راست کلیک

کنید و از لیست باز شده گزینه COLUMN WIDTHرا اتخاب کنید.

در صفحه باز شده کافیست طول دلخواه را وارد کنید و روی گزینه OKکلیک کنید.

همچنین برای تغییر اندازه عرض ردیف ها کافیست روی شماره آنها راست کلیک کرده و از لیست باز شده گزینه ROW HEIGHTرا انتخاب کنید.

در صفحه باز اندازه عرضی که میخواهید ردیف شما داشته باشد را وارد مرده و روی OKکلیک میکنید.

مدیریت کاربرگ ها

در نسخه های قبلی اکسل سه کاربرگ بصورت پیش فرض در هر فایل اکسل وجود داشت که قابلیت افزایش و کاهش داشت. اما در این نسخه تنها یک کاربرگ با نام SHEET1وجود دارد که البته قابلیت افزایش و کاهش این تعداد وجود دارد. در تصویر زیر محل قرارگیری و اسمی که اکسل در حالت پیش فرض برای یک کاربرگ انتخاب کرده در پایین صفحه اکسل است را مشاهده می کنید.

برای ایجاد کاربرگ جدید کافیست روی علامت + کلیک کنید.

خواهید دید یک کاربرگ جدید با نام SHEET2ایجاد شده است.

در صورت لزوم برای تغییر نام کاربرگها کافیست روی نام آنها راست کلیک کرده و از لیست باز شده گزینه RENAMEرا

انتخاب کنید و نام جدید را بنویسید.

برای حذف یک کاربرگ بعد از راست کلیک بر روی نام آن از لیست باز شده گزینه DELETE را انتخاب کنید. اگر کاربرگ حاوی اطلاعاتی باشد یک هشدار در این باره نمایش داده میشود که در صورت اطمینان از حذف کاربرگ روی گزینه DELETEکلیک کنید.

انتخاب همزمان چند کاربرگ

در برخی مواقع لازم است چند کاربرگ با شکل و فرمت و جداول یکسان داشته باشیم. تصورکنید میخواهیم جدول فروش ماهانه زیر را برای ۴ سال در ۴ کاربرگ متفاوت به یک شکل داشته باشیم.

برای شروع ایجاد جدول، ابتدا کلید SHIFTرا روی کیبورد نگه میداریم و روی نام آخرین کاربرگ کلید می کنیم و کلید SHIFT را رها میکنیم تا ۴کاربرگ همزمان در حالت فعال قرار گیرند.

در این زمان، هر ویرایشی را که روی هر کدام از سلولهای یک کاربرگ ایجاد کنید، در سایر کاربرگها و در سلولهای نظیر این سلولها ویرایش انجام میگردد. در همین حال جدول مورد نظر را برای اولین کاربرگ ایجاد می کنیم.

در پایان برای لغو انتخاب همزمان کاربرگها SHIFTرا نگه داشته و روی یکی از کاربرگهای گروه کلیک کنید. پس از این عمل خواهید دید که ۴ کاربرگ جداولی یک شکل و یکسان دارند .

تغییر نوع آدرس دهی سلول ها

همانطور که قبلا گفته شد آدرس سلول ترکیبی از نام ستون و شماره ردیف آن است به این صورت که سلولی که در ردیف ۴ و در ستون Fقرار دارد با نام F4شناخته می.شود اما این نوع نام گذاری در ستونهایی که نام آنها ترکیبی است و از دو یا سه حرف لاتین است کمی متفاوت می شود. نوع دیگری از نام گذاری در اکسل وجود دارد که ستون ها را نیز با شماره نام گذاری می.کند نحوه نامگذاری سلولها در این سیستم بصورت زیر است.

(شماره ستون)C(شماره ردیف)R

مثلا سلول F4در این نوع نام گذاری بصورت R4C6شناخته می شود.

برای استفاده از این سیستم نام گذاری در زبانه FILEگزینه OPTIONS را انتخاب کنید. در کادر باز شده در قسمت FORMULAS در بخش WORKING WITH FORMULAS گزینه R1C1 REFERENCE STYLE را تیک بزنید.

برای نمونه سلول C4 در این بخش به اینگونه عمل میکند و R4C3نمایش داده می شود.