چرا پراکندگی داده هویتی میتواند امنیت و بهرهوری سازمان را کاهش دهد
در بسیاری از سازمانها، وقتی یک پروژه نرمافزاری جدید شروع میشود، اولین اقدام معمول ایجاد یک جدول کاربران در دیتابیس همان پروژه است. این کار ساده و سریع است و تیم توسعه کنترل کامل روی آن دارد.
اما زمانی که سازمان چندین سیستم و پروژه دارد، این تصمیم ساده میتواند به یک مشکل واقعی تبدیل شود. تصور کنید یک کارمند در پنج سیستم مختلف تعریف شده باشد. اطلاعات او (مثل سمت، واحد سازمانی، وضعیت فعال بودن و نقشها) در هر سیستم جداگانه ذخیره شده است. اگر کارمند تغییر سمت دهد یا از سازمان خارج شود، باید همه این اطلاعات در پنج سیستم اصلاح شود.
در عمل، این هماهنگی تقریباً همیشه با تأخیر انجام میشود و در یکی از سیستمها فراموش میشود. در نتیجه اطلاعات ناسازگار، دسترسیهای اشتباه و کاهش اعتماد به دادهها رخ خواهد داد.
هویت فقط نام کاربری و رمز عبور نیست
اغلب افراد وقتی از هویت صحبت میکنند، ذهنشان به نام کاربری و رمز عبور محدود میشود. اما هویت فراتر از این دو فیلد است و می تواند شامل موارد زیادی از جمله موارد زیر باشد:
شناسه یکتا (مثل UUID)
مشخصات فردی و واحد سازمانی
سمت و نقشها
سطح دسترسیها
وضعیت فعال/غیرفعال بودن
و...
وقتی این دادهها در چند سیستم مختلف نگهداری شوند، سازمان چند نسخه متفاوت از واقعیت خواهد داشت. چند نسخه از دادههای هویت یعنی تصمیمگیری نامطمئن، گزارشهای اشتباه و افزایش ریسک امنیتی.
مشکل رایج در پروژهها: تکثیر داده هویتی
در بسیاری از سازمانها:
هر پروژه، دیتابیس کاربران جداگانه دارد
هر تیم، روش مدیریت کاربران خودش را دارد
تغییرات سازمانی باید در چند سیستم اعمال شود
همگامسازی دستی یا با فایل اکسل انجام میشود
در کوتاهمدت این روش سریع و راحت است، اما در بلندمدت هزینههای پنهان ایجاد میکند:
ناهماهنگی دادهها
پیچیدگی مدیریت
ریسک امنیتی بالا
تجربه واقعی: مشکل پراکندگی هویت
بعضا در سازمانها دیده میشود که:
کارمندی در سیستم HR غیرفعال شد، اما همچنان در سه سیستم دیگر دسترسی دارد
Attributeهایی مثل واحد و منطقه در سیستمها متفاوت است
تیمها مجبور بودند ساعتها وقت صرف هماهنگی دستی و اصلاح دادهها کنند
این مشکل نه تنها باعث خطای انسانی میگردد، بلکه ریسک امنیتی را افزایش داده و توسعه پروژههای جدید را کند میکند.
راهحل عملی: یک مخزن مرجع برای هویت
راهحل ساده و عملی این است که:
یک مخزن داده مرکزی (User Store) تعریف شود
سیستمها به جای داشتن دیتابیس کاربران جداگانه، اطلاعات را از آن دریافت کنند
تغییرات تنها یکبار در منبع مرکزی انجام شود
سیستمها فقط مصرفکننده هویت باشند، نه مالک آن
به این ترتیب، غیرفعالسازی یا تغییر اطلاعات کاربران در یک نقطه، در تمام سیستمها اعمال میشود و احتمال خطای انسانی به شدت کاهش مییابد.
چه تغییراتی ایجاد شود؟
پس از پیادهسازی این یکپارچگی:
کاربری که از سازمان خارج شود، در همه سیستمها همزمان غیرفعال میگردد.
پروژههای جدید بدون ایجاد جدول کاربران مستقل قابل راهاندازی هستند.
اطلاعات کاربران همیشه بهروز است.
توسعه سریعتر شده و پیچیدگی مدیریت کاهش مییابد.
اعتماد به دادهها به شدت افزایش مییابد.
نکات مدیریتی و عملی
یکپارچهسازی هویت مزایای مدیریتی قابل توجهی دارد:
کاهش ریسک دسترسی غیرمجاز: کاربران غیرفعال یا تغییر یافته دسترسیهای اشتباه ندارند
سهولت در Offboarding: خروج کارمندان به سرعت و بدون مشکل انجام میشود
سادگی در Audit و گزارشگیری: بررسی دسترسیها از یک نقطه امکانپذیر است
کاهش وابستگی بین تیمها: تیمها نیاز ندارند برای هر تغییر هماهنگی مداوم داشته باشند
تسریع توسعه پروژههای جدید: سیستمها بدون نیاز به طراحی مجدد مدیریت کاربران راهاندازی میشوند
به طور خلاصه، هر پروژهای که جدول کاربر مستقل ایجاد میکند، در واقع یک بدهی فنی و مدیریتی برای آینده ایجاد میکند.
توجه به این نکته ضروری است که با استفاده از زیرساختهای جدید راهکارهای زیر قابل انجام است:
سیستمها میتوانند برای احراز هویت و دریافت اطلاعات کاربران از Token یا Single Sign-On (SSO) استفاده کنند
Attributeهای لازم از مخزن مرجع استخراج میشوند
هر پروژه فقط به داده مورد نیاز خودش دسترسی دارد
دیگر نیاز نیست اطلاعات کاربر را دوباره ذخیره یا همگامسازی کنیم
این روش نه تنها امنیت را افزایش میدهد، بلکه توسعه و نگهداری سیستمها را سادهتر میکند.
جمعبندی
هویت نباید بخشی جانبی و پراکنده در هر پروژه باشد. هر پروژهای که اطلاعات کاربر را به صورت مستقل نگه میدارد، در واقع یک بدهی فنی و مدیریتی برای آینده ایجاد میکند.
تجربه عملی نشان داده است که تکثیر دادههای هویتی باعث ایجاد مشکلات زیر میشود:
اطلاعات ناسازگار: واحد سازمانی، نقش یا وضعیت فعال/غیرفعال کاربر در سیستمها متفاوت است
دسترسیهای اشتباه: کاربران ممکن است در یک سیستم غیرفعال باشند اما در سیستم دیگر همچنان فعال بمانند
افزایش پیچیدگی مدیریت: تیمها زمان زیادی را صرف همگامسازی دستی و اصلاح دادهها میکنند
ریسک امنیتی بالا: خطاهای انسانی و دسترسیهای غیرمجاز افزایش پیدا میکنند
کندی توسعه پروژههای جدید: هر سیستم نیاز به طراحی مجدد مدیریت کاربران دارد
راهحل عملی و موثر، ایجاد یک مخزن داده مرکزی که سیستمها صرفاً از آن استفاده کنند و مالک داده نباشند. در این مدل، تغییرات تنها یکبار در منبع مرکزی اعمال میشوند، اطلاعات همواره بهروز است و پیچیدگی مدیریت به شکل قابل توجهی کاهش مییابد.
یک نکته کلیدی که باید همیشه به یاد داشته باشیم، این است که یک کاربر، یک منبع مرجع، یک نسخه از واقعیت است.
در نهایت، اگر میخواهیم سیستمها مقیاسپذیر، امن و قابل اعتماد باشند، هویت نباید در هر پروژه پراکنده شود.
حال چیزی که ذهن را درگیر میکند این است که چگونه سیستمها بدون ذخیرهسازی مجدد دادهها، اطلاعات هویتی مورد نیاز خود را دریافت میکنند؟
