اتوماســیون های اداری مجموعه یار بــا هــدف تســهیل فعالیت هــای روزانــه اداری و حــذف کاغذ بازی هایــی کــه فرایندهــا را بــه شـدت ناکارآمـد می کـرد، وارد بـازار شـدند. ارسـال و دریافـت نامـه، بایگانـی نامه هـا و اسـناد، برقـراری ارتباطـات در گسـتره کارکردی درون و بـرون سـازمانی و مدیریـت وظایـف روزانـه افـراد از امکانـات پایه های اسـت کـه عمومـا اتوماسـیون های اداری وجـود دارنـد. بـا بررسـی اتوماسـیون اداری رایگان موجـود در بـازار در می یابیـد کـه همـه کم و بیـش ایـن کارکردهـای اصلـی را ارائـه می کننـد. امـا نکتـه ای کـه بیـن اتوماسـیون های اداری تمایـز ایجـاد می کنـد، اسـتفاده از تکنولوژی هایـی اسـت کـه عملکـرد سیسـتم را بهبـود می دهنـد. از ایـن رو مهـم اسـت کـه در تصمیـم بـرای خریـد بـه ایـن پارامترهـا توجـه کنیـد.
سـرعت عملکـرد سیسـتم اهمیـت بسـیاری دارد. بـه ویـژه سـرعت کار بـا نرم افـزار اتوماسـیون آنلاین اداری و نرم افزار مدیریت کار آنلاین بـه سـبب آن کـه تعـداد زیـادی کاربـر دارد، بیـش از آن چـه کـه فکـر می کنیـد مهـم اسـت. آمـار دقیقـی در دسـت نیسـت امـا بـا یـک بررسـی کلـی متوجـه خواهیـد شـد کـه بیشـترین شـکایت کاربـران ایـن سیسـتم ها از کنـد بـودن نرم افـزار اسـت. علـل مختلفـی ممکـن اسـت سـبب ایجـاد ایـن مشـکل شـده باشـند:
– سیســتم های تحــت وینــدوز در ســازمان هایی کــه تعــداد کاربــران زیــادی همزمــان از سیســتم اســتفاده از آن هــا دیگــر ممکــن می کننــد، بــا افــت شــدید ســرعت و یــا از کار افتــادن مواجــه می شــوند و عملا استفاده از آن ها دیگر ممکن نیست. در مقابـل اتوماسیون اداری تحت وب رایگان و نرم افزار رایگان قابلیـت مقیاس پذیـری دارنـد کـه بسـته بـه تعـداد کاربـران در حـال کار بـا سیسـتم می تـوان آن هـا را ارتقـا داد. بنابرایـن حتـا اگـر کسـب وکاری در حـال رشـد هسـتید، بـا اسـتفاده از نرم افــزار تحــت وب الزم نیســت نگــران از کار افتــادن سیســتم باشــید.
– اگــر سیســتم تحــت وب خــود را بــه درســتی انتخــاب نکــرده باشــید، بــا مشــکلاتی مواجــه خواهیــد شــد. سیستم هایی که اسما تحــت وب هســتند امــا قــادر نیســتند کــه تمــام کارکردهــای خــود را در محیــط وب انجــام دهند، سـرعت سیسـتم را بـا انجـام عملیـات اضافـه بـه شـدت کاهـش داده و در برخـی مـوارد ممکـن اسـت سـبب از کار افتـادن آن نیـز شـوند. مثلا سیسـتم های اتوماسـیون آنلاین تحـت وبـی کـه بـرای نوشـتن نامـه کاربـر را از محیـط وب بــه محیــط Word انتقــال می دهنــد یــا افزونه های در Word بــه ایــن منظــور ایجــاد کرده انــد را نمی تــوان در عمــل اتوماســیون های تحــت وب نامیــد.
– اســتفاده از تکنولــوژی ورود یک بــاره یــا on Sign Single در برخــی از نرم افزارهــای تحــت وب وجــود دارد و در ســازمان هایی کــه همزمــان از نرم افزارهــای یکپارچــه در بخش هــای دیگــری اســتفاده می کننــد منافــع زیـادی در افزایـش سـرعت کاربـری سیسـتم دارد. بـا اسـتفاده از ایـن تکنولـوژی تنهـا بـا یـک بـار وارد کـردن نـام کاربـری و کلمـه عبـور در سیسـتم وارد می شـوید و نیـازی بـه نوشـتن مجـدد نـام کاربـری وکلمـه عبـور بـرای ورود بــه سـایر سیســتم ها نیســت و بــه ایــن ترتیـب کاربــر اتـاف زمـان کمتـری خواهــد داشــت.
– سیسـتم های قدیمی تـر روش های بسـیاری محدودکننـدهای جهـت احـراز هویـت داشـتند کـه عمومـا بـر نقـش افـراد در سیسـتم یـا Based Role بـود. از سـوئی احـرازهویـت جهـت تعییـن حـدود دسترسـی افـراد بـه اطلاعات سـازمان اهمیـت بسـیاری دارد. در روش احـراز هویـت مبتنـی بـر نقـش افـراد، نقش هـای زیـادی تعریـف می شــود کــه هــر یــک دسترســی های خــاص خــود را دارنــد. حتــی ممکــن اســت تعــداد نقش هــای تعریف شــده گاهـی از تعـداد کارکنـان نیـز پیشـی بگیـرد! بـه ایـن ترتیـب زمـان زیـادی بـرای تنظیمـات و پیکربنـدی سیسـتم صــرف می شــود. در راهـکار جدیـد مبتنـی بـر ادعـا یـا based Claim کـه در سیسـتم های تحـت وب بـه منظـور احـراز هویـت در نظـر گرفتـه شـده، بـه جـای تخصیـص نقـش بـه فـرد، مجموعـه ای از ادعاهـا بـه وی داده می شـود و بـه ایـن ترتیـب دسترسـی افـراد محـدود شـده و زمـان بسـیار کمتـری مـورد نیـاز اسـت کـه در نهایـت سـرعت کار بـا سیسـتم را بــالا می بــرد.
– علیرغــم آن کــه سیســتم های تحــت وب می بایســت قابلیــت کار بــر روی هــر مرورگــری را در هــر سیسـتم عاملـی داشـته باشـند، بـا ایـن حـال بسـیاری از آن هـا پیـش از بـه کارگیـری و نصـب نرم افـزار، نیازمنـد انجـام تنظیمـات بسـیار زیـاد و زمان بـر بـر روی سیسـتم های تـک تـک کاربـران می باشـد. اگـر ایـن زمـان صـرف شـده را بـه ازای هـر بـار نیـاز بـه به روزرسـانی و سـایر مسـائل نگهـداری از سیسـتم نیـز محاسـبه کنیـم، می تـوان گفــت در عمــل ســرعت بــه کارگیــری نرم افــزار بســیار پاییــن اســت.
نرم افزارهــای تحــت وب عمومــاً تحـت وب هسـتند Multiplatform هسـتند. در مقابـل همان طـور کـه پیشـتر اشـاره شـد سیسـتم هایی کـه اسـما ممکـن اسـت تنهـا قابلیـت کار بـر روی یـک نسـخه مشـخص از یـک مرورگـر خـاص را داشـته باشـند و از ایـن رو نمی تـوان گفـت بـا هـر پلتفرمـی سـازگاری دارنـد. ایـن مسـئله بـا رونـد لـزوم جا به جایـی در انجـام فعالیت هـای کســب وکار ( در مقابــل رویکــرد پیشــین کــه در آن اداره امــور از یــک نقطــه ثابــت ممکــن بــود) همخوانــی دارد. سـازگاری نرم افـزار بـا هـر پلتفـرم بـه آن معناسـت کـه می توانیـد بـر روی هـر سیسـتم عاملـی و در نتیجـه بـر روی هـر ابـزاری (رایانـه، تبلـت، تلفـن همـراه و …) از آن اسـتفاده کنیـد. بـه ایـن ترتیـب شـما می توانیـد تنهـا بـا اتصـال بـه اینترنـت از هـر جایـی کـه هسـتید بـه اطلاعـات خـود دسترسـی داشـته باشـید و فعالیت هـای خـود را مدیریـت کنیـد.
