داشتن اتاق اداری منظم و مرتب نشان دهنده حرفه‌ای بودن یک کارمند است. حفظ نظم و ترتیب در فضای کم امری حساس است، اما با انتخاب فایل یا کمد مناسب می‌توان این کمبود را جبران کرد. اتاق‌هایی که فضای کمتری دارند، می‌توانند از فایل‌های اداری کمک بگیرند و اتاق‌هایی که مشکل فضا ندارند، کمد اداری گزینه بهتری است. فایل اداری نسبت به کمد فضای کمتری اشغال می‌کند. انتخاب فایل یا کمد مناسب نشانگر اهمیت نظم در کار است. در ادامه به مهم‌ترین تفاوت‌های فایل اداری و کمد اداری توسط تیم پویا چوب سورین پرداخته می‌شود.
فایل اداری چیست؟
امروزه به علت پیشرفت تکنولوژی و استفاده از کاغذ چندان مناسب نیست. اما هنوز هم به تعداد زیادی از ادارات از اسناد و مدارک کاغذی استفاده می‌کنند. این کاغذها و فاکتورها نیازمند مکانی برای جاسازی هستند که علاوه بر مرتب کردن فضای دفتر کار، به راحتی قابل دسترسی باشند و اطلاعات لازم را در اختیار کارمند قرار دهند. در این زمان نیاز به تهیه فایل اداری احساس خواهد شد تا علاوه بر نظم به محیط کار جذابیت داده شود. فایل اداری از جنس چوب و فلز با تعداد کشوهای متغیر ساخته می‌شود.
آشنایی با کمد اداری
کمد اداری یکی از اصلی‌ترین قطعات مبلمان در اداره است. این کمد در اندازه و طرح‌های مختلفی عرضه می‌شوند که از جنس چوب یا فلز هستند. کمد اداری دارای قفسه، کشو، شیشه و طرح‌های متفاوتی است که به فرد اجازه می‌دهد اسناد و مدارک را به طور مرتب سازماندهی کند. طرح و ظاهر کمد اداری بسیار شیک و متنوع است. این وسیله جذاب اداری در رنگ‌های متنوع تولید می‌شود که هر کارمند می‌تواند مطابق دیگر لوازم اتاقش تهیه کند. کمد اداری و فایل اداری هر دو موجب نظم در محیط کار می‌شوند اما تفاوت‌های اساسی با هم دارند.
تفاوت در اندازه: کمد اداری به عنوان یک بخش از مبلمان است که به صورت عمودی طراحی و نصب شده است و شامل قفسه‌ها و در برخی موارد کشوها می‌باشد. این کمد همچنین معمولاً دارای درب‌هایی است که می‌توانند باز و بسته شده و محتویات داخل را نگهداری کنند. کمد اداری در مجموع برای ذخیره کردن مدارک و مواردی مانند پوشه‌ها، پرونده‌هاب قابل حمل مناسب است.فایل‌ها معمولاً دارای پوشه‌ها و دسته‌بندی‌های درونی هستند که می‌توانند مدارک، اسناد و سایر مواد اداری را در خود نگهداری کنند؛ همچنین، فایل‌های اداری معمولاً دارای امتیاز بستن و قفل کردن هستند تا از دسترسی غیرمجاز به محتویات داخل فایل پیشگیری شود.
تفاوت در ظرفیت: مهم‌ترین تفاوت اصلی بین فایل اداری و کمد اداری در اندازه و ظرفیت این دو است. کمد اداری اندازه بزرگترین دارد و اغلب به همراه یک قطعه مبلمان در اتاق یا اداره مورد بهره برداری قرار می‌گیرد. فایل اداری کوچکتر بوده و به عنوان یک وسیله قابل حمل مورد استفاده قرار می‌گیرد. با کمک کمد اداری می‌توانید مدارک را به صورت دقیق و قابل رویت در قفسه‌ها و کشوها به نمایش بگذارید و به راحتی در دسترستان باشد. این شیوه چینش موجب این می‌شود که با یک نگاه بتوانید مدرک مورد نیاز را پیدا کنید. با کمک فایل اداری، می‌توانید مدارک را در پوشه‌ها و دسته‌بندی‌های مختلف قرار داده و هر پوشه را با یک موضوع یا دسته‌بندی خاص جدا کرده و سپس جا سازی کنید. به این روش شما می‌توانید مدارک زیر دست خود را طبق موضوع، تاریخ و دیگر معیارها منظم کرده و در کمترین زمان به کار بگیرید.
تفاوت در نصب و حمل و نقل: فایل‌های اداری به دلیل طراحی قابل حمل، برای استفاده در محل کار، سفرهای کاری یا حتی در خانه مناسب هستند. می‌توانید آنها را به راحتی به همراه خود ببرید و از مدارک مورد نیاز خود در هر زمان و مکان استفاده کنید. این وسیله مهم و کارآمد دارای چرخ‌های روان است که در صورت ضرورت و نیاز قابل حمل است. یعنی اگر به هر دلیل کارمند مجبور به انجام کار در منزل باشد، امکان جا به جایی فراهم بوده و ممکن است هر روز جای فایل تغییر کند. از طرف دیگر، کمد اداری به دلیل اندازه و سایز بزرگتر و قفسه‌های بیشتر، مناسب برای ذخیره و سازماندهی تعداد بیشتری از مدارک و اسناد است. کمد دیواری به علت فضا و کشوهای بیشتر و داشتن کتابخانه ممکن است جای ثابتی داشته باشد. این کمد ممکن است وزن سنگینی داشته باشد و حمل روزانه موجب خرابی کمد شود. از طرفی به علت حفظ امنیت کارمندان و مراجعه کنندگان نیاز به نصب داشته باشد.
خرید فایل اداری و فایل با بهترین کیفیت: فایل اداری
تفاوت در شکل ظاهر: اغلب کمدهای اداری دارای دکور و یا شیشه هستند، یعنی به دو بخش اصلی تقسیم شده‌اند که قسمت بالای آنها به عنوان کتابخانه مورد بهره برداری قرار گرفته و پایین آن به صورت کشو یا کمد است که اغلب به عنوان جاسازی اسناد از آن استفاده می‌شود. کارمندان خوش ذوق گاهی به جای شیشه از آینه برای جذابیت کمد اداری کمک می‌گیرند که موجب زیبایی محیط کار می‌شود. در مقابل فایل اداری چنین قابلیتی نداشته و فقط چند کشو دارد که به سمت عقب و جلو باز و بسته می‌شوند. کمدهای اداری دارای ظرفیت‌‌های چندگانه هستند و فضای بیشتری در اختیار می‌گیرند، در حالی که فایل اداری چندان فضایی لازم ندارد و در یک گوشه از محیط کار قرار می‌گیرد. بعضی از کمدهای اداری فقط دو درب دارند و داخل هر لنگه طبقه‌هایی قرار داده شده و فاقد شیشه و کشور هستند که کارایی بسیار زیادی دارند.
سخن پایانی
داشتن نظم و انضباط در محیط اداری موجب افزایش روحیه نشاط و شادی می‌شود. برای افزودن نظم نیاز به فایل و کمد اداری و میز است. در این میان کمد و فایل اداری بهترین فضا و چیدمان را به وجود می‌آورند. این دو وسیله هرچند دارای ویژگی‌های مشترکی هستند، اما تفاوت‌هایی از جهت ظرفیت، شکل و ابعاد دارند. کمد اداری قطعه‌ای از مبلمان است که در اتاق کار و محیط اداری به کار گرفته می‌شود. فایل دارای قابلیت حمل و نقل بوده و قفل می‌شود. کمد اداری قابل حمل نبوده و به دیوار نصب می‌شود. فایل‌ها در محیط کار فضای چندانی نیاز ندارند، اما کمدهای اداری فضای بیشتری از اتاق کار را در اختیار می‌گیرند.
