اتفاقه جالبی که توی خرداد ماه برای من افتاد، این بود که تقریبا مدیرم فکر میکرد من بیکارم و پول الکی یا به عبارتی پول مفت داره بهم میده، و خب تو جریانات تعدیل نیرو ها، منم جزء آپشنا بودم، ی روز صبح اواسط خرداد مدیر منابع انسانیمون صدام کرد، باهام حرف زد و گفت شرکت مطمئن که من کار مفیدی انجام نمیدم و خب باید کم کم به فکر ی شغل دیگه باشم، ازش پرسیدم چرا؟ مگه نمیبینید که چجوری کار می کنم و چه رفتاریه و این اصلا عادلانه نیست، شما کار منو نمیبیند و این بهونس، گفت نه واقعا نمیبینیم، اونجا بود که فهمیدم ضعف من تو اعلام کردن کارامه، نتونسته بودم از وقتی که مدیر فروش شده بودم نشون بدم چی کار کردم و چه تاثیراتی گذاشتم تو فرآیند ها، پیش خودم فکر میکردم گزارشام درسته و هرکی بخونه میفهمه دیگه، اما مثل اینکه نه اینجوری نبود و تقریبا هیچ چیزی واضح نبود ... به این فکر افتادم که گزارشام رو بررسی دوباره کنم، ببینم چرا دیده نشدم، و نتیجه این شد که من عملا گزارش نمینوشتم، گزارش این نیست که صبح چه ساعتی اومدم و عصر چه ساعتی رفتم، این نیست که تو روز با کی حرف زدم و با کی حرف نزدم... گزارش نویسی باید می کردم، کاری که هیچ وقت نکرده بودم و نمیدونستم درستش چیه ... خب باید چی کار میکردم ؟ من مونده بودم و یک عالم فکر !!
شروع کردم، ورد رو باز کردم و اولین کاری که کردم یک فرمت برای گزارشام درست کردم، عنوان بندی کردم و شماره گذاشتم پشتشون، و شروع کردم به نوشتن، به خودم اومدم، دیدم خب چیزی که نوشتم فرق خاصی با قبل نکرد، فقط خوشگل تر شده بود، پس اینم درست نبود، باید ی جور دیگه میشد، من الآن به قول معمارا تو شارت بودم، باید سریع کار درست رو می بستم، هفت روز برای اینکه کل کارایی که کردم رو بیان کنم، خیلی کم بود و باید میجنبیدم، چاره ای نداشتم شروع کردم به تحقیق کردن راجع بش، بخون بخون بخون ... نتیجه اش شد اینکه فهمیدم اصلا گزارش نوشتن چیه !!! و چه قدر با کاری که میکردم فرق داشت ... درستش کردم، خودم رو از ضربه ی اصلی نجات دادم و جایگاهم رو حفظ کردم...
این اتفاق باعث شد تا به این فکر کنم، این درد فقط برای من نیست، خیلیا هستن که اینه مشکلشون و فقط شانس من این بود که بهم گفته شد نمیبینیم چی کار کردی ... برای همین مقاله ی زیر رو نوشتم تا بتونم حتی چند نفر دیگه رو هم از دهن شیر بیکاری دربیارم ... پس همراهم باشید با " پله های دیده شدن : گزارش نویسی "
گزارش چیه ؟ گزارش یعنی شرح ما وقع، نمایش وضع موجود و فرآیند هاش تا به نتیجه رسیدن ... خب این که واضحه، اما چجوریش مهمه ...
برای نوشتن یک گزارش خوب باید 5 مرحله رو طی کرد، 5 مرحله ای که شاید اولش بگید خب بابا چه کاریه، اما مهم ترین اتفاق گذروندن همین پنج مرحله اس.
1. موضوع : آقا اصلا درباره ی چی دارید می نویسید ؟ موضوعیت داستان میدونی چیه ؟ از اون مهمتر باید ببینی کار ماله شماست یا باید کس دیگه ای اون رو گزارش کنه ؟
2. شناخت : یعنی چی ؟ یعنی باید چیزی یا کاری که داری دربارش گزارش می نویسی رو کامل بشناسی، بدون فرآیند هاش چیه، اجزاش چیه، ورودی هاش و خروجی هاش، به عبارتی سیستم رو کامل بشناسی و خم و چمش دستت باشه، این مهمترین قسمت گزارش نویسی، گزارش نویسی میاد میگه تو چه چیزیو تغییر دادی و چه کار کردی و فرآیند ها چه تاثیری از تو گرفتن، خب باید بشناسی اول دیگه.
3. تحلیل کردن : بعد از اینکه شناختت کامل شد، باید بتونی تحلیلش کنی، ببینی ایراداش از کجا میاد، چه مسائلی باید اصلاح بشه، یا اصلا ایرادی داره یا نه ؟ تو همین مرحله ی تحلیل کردن که اول از همه میفهمی بینشت نسبت به مسئله چقدر ناقص بوده و یا چقدر زاویه دیدت متفاوت بوده و عیب یابی میکنی سیستم کاریت رو.
4. راه حل پیشنهادی : مرحله ی چهارم برای نوشتن یک گزارش کار، اینه که ببینید چجوری میشه مشکلات و نواقص و ایرادات رو حل کرد، باید راه حل هایی که تو ذهنتون هست رو به صورت پیشنهاد به مدیران ارشدتون ارائه کنید، هرچی 3 مرحله ی قبلی رو عمیق تر و با دقت بیشتری انجام داده باشید، راه حل ها پخته ترند و در نتیجه احاطه و تسلط بیشتر شما به موضوعاتی که به شما سپرده شده است را نشان می دهد.
5. نوشتن گزارش : خب، همه ی اینا رو گفتیم که برسیم به اینجا، مرحله ای که باید بنویسیم و گزارش بدیم، خب باید چه جوری باشه ؟ تا الآن چه مرحله هایی رو گذروندیم ؟ موضوع رو پیدا کردیم، شناختیمش و تحلیل و عیب یابیش کردیم، تا الآن میشه گفت 90% اطلاعات مورد نیاز یک گزارش رو داریم و باید الآن بنویسیمشون، خب تا اینجا خوندیم که ببینیم چطوری بنویسیم ؟
گزارش نویسی انشا نویسی نیست، باید همه ی 3 مرحله ی قبلی رو بیارید تو متنی که مینویسید، به ریز ترین جزئیات باید شرح بدین که دارید چی میبینید ( مرحله ی دوم ) باید تمامی اطلاعات رو دریابید، سیستم رو توضیح بدین و تک تک اتفاقا رو ببینید و بنویسید، برای اینکه به خودتون کمک کنید تو این زمینه، بهتون پیشنهاد میکنم که یک دفترچه یادداشت همیشه با خودتون داشته باشید، توش بنویسید و نکته برداری کنید، بعد از اینکه شرح دادین، باید اطلاعات مهمی که هست رو تو ذهن خودتون طبقه بندی کنید و تحلیلش کنید ( مرحله ی سوم ) تحلیل کنید که فاصله ی بین وضع موجود و وضع ایده آل چقدره، عیب ها کجاست و و این دیتا ها و فرآیند ها چه استفاده ای ازشون میشه تو سیستم، بعد از اینکه تحلیل ها رو انجام دادید و ایرادات رو بیان کردید، باید راه حل های مناسب رو هم ارائه کنید ( مرحله ی چهارم ) باید بگید به نظر شما و بر اساس تجحربیات و دانش شما با چه رفتار ها و تغییراتی میتوانیم وضع موجود را به وضع ایده آل نزدیک کنیم.
خب تا اینجا با ساختار متننی و محتوایی گزارش آشنا شدیم، اما از نظر فنی چی ؟ باید چطوری بنویسیمش ؟
به طور کلی، گزارش یک نامه ی اداری و رسمی محسوب میشه، پس باید از قوانین نگارش رسمی فارسی تبعیت کنه، جای علائم نگارشی درست باشه، فواصل رعایت بشه و در قالب دستور زبان فارسی و نگارش فارسی آن را بنویسیم.
فونت مناسب آن در وهله ی اول فونت مورد تایید سازمان، اما اگر فونتی نیست که سازمان روش حساس باشه، پیشنهاد میکنم از فونت نازنین و با شماره 10 بنویسید گزارشتون، فونت نازنین یک فونت نسبتا رسمی تو نگارش فارسی محسوب میشه.
و در نهایت، گزارش ها رو باید چند بار قبل از ارسال بخونید تا مطوئن بشید همه ی زوایا را دیده اید و نوشته اید، گزارش های کاری از مهمترین دلایل حفظ و رشد شما می باشد.
موفق و رو به رشد باشید.
