مقدمه
احتمالا شما در مورد دیزاین اسپرینت شنیده‌اید یا در جلسات آن شرکت کرده‌اید و یا خودتان آن را اجرا کرده‌اید. از زمان انتشار کتاب گوگل ونچر اسپرینت در سال ۲۰۱۶، دیزاین اسپرینت در سطح گسترده‌ای در جهان توسط سازمان‌ها به‌عنوان روشی برای نوآوری، حل مسائل پیچیده و افزایش خلاقیت و یکی از پر‌سرعت‌ترین فرآیندها شناخته می‌شود. یعنی در چارچوبی مشخص و براساس زمان‌بندی مناسب با سرعت بالا موارد را شناسایی و آن را در اسپرینت‌های متفاوت حل می‌کنید. دیزاین اسپرینت نسخه ۳٫۰ توسط آکادمی دیزاین اسپرینت با کسب تجربه‌های متفاوتی از برگزاری دیزاین اسپرینت‌های مختلف باز‌طراحی شده است.
پیشنهاد می‌شود قبل‌از مطالعه این مقاله، کتاب گوگل ونچر اسپرینت در سال ۲۰۱۶ را مطالعه کنید تا با مفاهیم و تمیرین‌های دیزاین اسپرینت به‌صورت کامل آشنا شوید. در این صورت می‌توانید بعد‌از مطالعه این مقاله دیزاین اسپرینت نسخه ۳٫۰ را به‌صورت کامل درک کنید.
نسخه اصلی دیزاین اسپرینت یک فرآیند ۵ مرحله‌ای می‌باشد که طی ۵ روز برای حل چالش‌های بزرگ و رسیدن به پاسخ‌های کسب‌و‌کاری پیچیده از طریق طراحی، نمونه‌سازی اولیه و تست با مشتریان و کاربران انجام می‌شود.
با داشتن یک تیم کوچک و یک برنامه اسپرینت مشخص برای هفته خود، شما به‌سرعت از یک چالش به یک راه‌حل تست‌شده پیشرفت خواهید کرد.
آکادمی دیزاین اسپرینت برنامه‌ریزی را بر اساس دیزاین اسپرینت اصلی باز‌طراحی کرده است تا شما قبل از برگزاری اسپرینت خود، مشکلات پیش‌رو را شناسایی و آن‌ها را حل کنید تا بتوانید برنامه‌ریزی خود را از ۵ به ۴ روز کاهش دهید. همچنین در این فرایند بعضی از فعالیت‌های اصلی برای شما بهبود پیدا کرده است تا در طی اجرا، اسپرینت را با موفقیت پیش ببرید.
این یک مرحله مقدماتی است تا ما اطمینان حاصل کنیم تا نتایج اسپرینت موثر واقع خواهند شد. این فرایند طراحی شده تا پاسخ سوالاتی که قرار است در اسپرینت داشته باشیم را بدست آوریم. مثلا مشکل مشتریان ما چیست و گاهی اصلا مشتریان ما نمی‌دانند که آیا مشکلی وجود دارد. یا متناوبا، مشکلاتی که ما با آن‌ها درگیر هستیم ممکن است برای شروع و رسیدن به یک راه‌حل عملی بیش از حد بزرگ باشد که ارزش سرمایه‌گذاری بر روی آن در زمان فعلی امکان‌پذیر نمی‌باشد! گاهی اوقات متوجه می‌شویم که یک مساله مشترکی که در افراد و سازمان‌های حرفه‌ای وجود دارد این است که آن‌ها قبل‌از شناسایی مشکلات به درستی، خیلی سریع می‌خواهند سوار قطار اسپرینت شوند. بله در واقع دیزاین اسپرینت یک فرایند مورد اطمینان است که می‌تواند شما را به هدف خود نزدیک کند همانطور که Erika Hall نویسنده Just Enough Research می‌گوید:
” تست یک نمونه‌ی اولیه می‌تواند به شما کمک کند تا ایده‌ای که قبلا خوب بوده را بهبود دهید نه اینکه به شما کمک کند که آیا مشکل درست را انتخاب کرده‌اید یا نه.“
اگرچه به نظر می‌رسد که ۵ روز یک زمان کوتاه باشد، اما به سرمایه‌گذاری قابل‌توجهی برای اغلب سازمان‌ها نیاز دارد، چرا که ۷ تا ۱۰ نفر از افراد کلیدی در طول این دوره کاملا می‌بایست زمان خود را برای اسپرینت اختصاص دهند. به همین دلیل مهم است که مشکل درست را انتخاب و حل کنیم تا این سرمایه‌گذاری ارزشمند باشد.
چارچوب‌سازی چالش‌ها یک کارگاه ۱ روزه است که معمولا در برگیرنده‌ی ذی‌نفعان اصلی می‌باشد.
نتایج این کارگاه عبارتند از:
برای آشنایی بیشتر با کارگاه Mini Problem Framing به لینک زیر مراجعه کنید
یکی از فشار‌های وارد بر دیزاین اسپرینت توسط مدیریت و تیم‌ها تعهد زمانی است. با کاهش این برنامه حتی یک روز هم، برای مشتریان ما بسیار ارزشمند است. ما این کار را بدون حذف یا افت کیفیت نسخه اصلی انجام می‌دهیم.
سوال اصلی اینجاست که خب چطور پیش رویم؟
"چارچوب‌سازی چالش‌ها قبل‌از شروع اسپرینت به ما اجازه می‌دهد تا با یک چالشی که به خوبی تعریف شده است اسپرینت خود را شروع کنیم و باعث می‌شود تیم با بالاترین انگیزه و هیجان برای حل آن قدم بردارد."
– John Vetan
این روش به ما کمک می‌کند که در حین برگزاری اسپرینت خود، دیگر با مشکلات مواجه نشویم و از قبل موارد زیادی از آن‌ها را شناسایی کرده باشیم. با اینحال، هنوز ابهامات بسیاری درباره راه‌حل یا بهترین رویکرد وجود دارد. به همین دلیل ضروری است که تیم اسپرینت (که بیشتر اوقات با تیم چارچوب‌سازی چالش‌ها متفاوت است) برای درک چالش، تمام اطلاعات و بینش‌های مختلف زمانی مناسب را اختصاص دهد.
در حالی که ما تمام تمرینات کتاب اصلی دیزاین اسپرینت را کامل انجام می‌دهیم، تغییرات کوچکی در این فرایند ایجاد کرده‌ایم.
ما بحث‌های صبح منتهی به هدف دیزاین اسپرینت را به فعالیتی به نام Lightning Talks اختصاص داده‌ایم. در این بخش اعضای تیم نقطه نظرات خود را در مورد چالش با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند و بریف اسپرینت را مرور می‌کنند.
با این حال، تاکنون، یکی از مهم‌ترین موارد اضافه‌شده ما، ایجاد همدلی با کاربر و تعبیه بینش‌های تحقیقاتی پیش‌از اسپرینت در طول جلسه ترسیم نقشه (Mapping) می‌باشد.
ما در نهایت، HMW را نیز یک فعالیت مستقل معرفی می‌کنیم (در کتاب اصلی اسپرینت در بخش Ask The Experts موجود می‌باشد).
در پایان روز، تیم شما تمرکز مشخصی بر روی چالش داشته و نقاطی که راه‌حل شما می‌تواند بیشترین اثر را بر روی آن ایجاد کند را انتخاب می‌کنید.
هک زمان‌بندی: در پایان روز به‌عنوان تکالیف، از تیم خود بخواهید تحقیقات در بخش Lightning Demos را انجام دهند.
در فرآیند اصلی، نیمی از روز را برای Lightning Demos اختصاص می‌دهیم. با توجه به تحقیقات در بخش Lightning Demos به عنوان تکالیف در روز شنبه، می‌توانیم مستقیما ارائه‌های طراحی‌شده را بررسی کنیم. در نتیجه زمان مورد نیاز را از ۳ ساعت به ۳۰ دقیقه کاهش می‌دهیم.
بقیه صبح را، تا وقت ناهار، تقریبا ۲ ساعت برای برنامه ارائه راه‌حل‌ها در نظر می‌گیریم. علاوه بر صرفه‌جویی در زمان، یک دستاورد دیگر این است که افراد با یک ذهن تازه شروع به طراحی می‌کنند (هنوز صبح است) و چون آن‌ها بعد از ارائه راه‌حل‌ها شروع به طراحی ایده‌ها می‌کنند، راه‌حل‌ها معمولا خلاقانه‌تر هستند.
هک ایده‌ها: قبل از رفتن به ایده‌پردازی، ما ذهن افراد تیم را با تمرین EVIL 8’s براساس تفکر معکوس گرم می‌کنیم، تا از فشار برای اجرا کاسته شود و افراد را برای ارائه ایده‌های جسورانه‌تر تحریک می‌کنیم.
پس‌از ناهار، ما در مجموع حدودا ۱.۵ ساعت زمان صرف بررسی راه‌حل‌ها و ایده‌ها در موزه‌ی هنری (Art Museum) می‌کنیم. ۳۰ دقیقه در مورد آن‌ها با یکدیگر بحث می‌کنیم. در ۴۵ دقیقه آن‌ها را نقد می‌کنیم و در ۱۵ دقیقه آخر با استفاده از تکنیک رای‌گیری تصمیم می‌گیریم که کدام یک از آن‌ها را برای نمونه‌سازی اولیه انتخاب کنیم.
در ادامه، بعد از ظهر یک‌شنبه، ۱.۵ ساعت کاملا به بخش storyboarding اختصاص می‌دهیم. شما ممکن است بگویید که این زمان خیلی کم است، به‌خصوص در نظر داشته باشید storyboarding یکی از چالش‌برانگیزترین بخش‌های اسپرینت در نظر گرفته می‌شود، اما در واقع، ما طی تجربیات خود، این زمان‌بندی را کاملا مناسب می‌دانیم.
مانند زمانی که این فرآیند را دقیقا طبق دستور کتاب پیش بردیم. به احتمال زیاد به دلیل محدودیت زمانی، افراد در این بخش مجبور می‌شوند کم‌تر با یکدیگر بحث کنند. همانطور که قبلا هم گفتیم، زمان می‌تواند بسیار ارزشمند باشد، به خصوص برای مدیران ارشد. بیشتر تصمیم‌گیری‌های مهم در این دو روز انجام می‌شوند، بنابراین تا چه مدت به افراد ارشد نیاز خواهید داشت. اگرچه توصیه ما این است که اعضا تیم را به‌صورت کامل در اسپرینت خود کنار یکدیگر نگه دارید.
بحث‌های داغ جلسه storyboarding در انتهای روز یک‌شنبه در حال حاضر بخشی از گذشته است، و با یک فرد تصمیم‌گیرنده با ذهنی باز، تیم به بازبینی و اصلاح storyboardها (در صورت نیاز) می‌پردازد، در حالی که در همان زمان نقش‌ها و برنامه‌ریزی برای نمونه‌سازی اولیه را در کم‌تر از ۱ ساعت تعیین می‌کنیم.
در حال حاضر ما بحث‌های داغ مرحله storyboarding را در آخر روز یک‌شنبه پشت‌سر گذاشتیم. در ادامه اعضای تیم اسپرینت با ذهنی باز storyboardها را مرور کرده و در صورت نیاز آن‌ها را بهبود می‌دهند. در همین حین برای ادامه، نقش‌ها و برنامه‌ریزی برای ساخت نمونه‌ی اولیه را مشخص می‌کنیم (نهایتا ۱ ساعت). ما همه‌ی افراد حاضر در تیم را تشویق می‌کنیم تا نقشی ایفا کنند و روی نمونه‌سازی اولیه کار کنند (بله، حتی مدیران ارشد در تیم هم می‌بایست دست‌به‌کار شوند).
علاوه بر اینکه اعضای تیم شما اینگونه بیشتر با هم در ارتباط هستند بلکه این کار باعث می‌شود تا حس مالکیت مشترک برای اعضا ایجاد شود و در نتیجه خروجی شما با کیفیت‌تر ساخته می‌شود (دقیقا بر خلاف نمونه‌ی اولیه‌ای که در آژانس‌ها فقط توسط طراحان ساخته می‌شود).
یه لحظه حقیقی! سه‌شنبه را به تست کاربر و پرسیدن موثرترین سوالات اختصاص می‌دهیم. دقت کنید که بعد‌از هر مصاحبه، تیم زمان لازم برای بررسی و درک بازخورد‌ها را داشته باشد، و سپس در پایان روز برنامه‌های بعدی را مشخص می‌کنید.
اهداف و سوالات دیزاین اسپرینت (Sprint Goals and Sprint Questions)
تصور کنید اهداف و سولات اسپرینت مشخص‌شده، مانند ستاره‌های شمالی بر روی قطب‌نما هستند. آن‌ها تمام راه‌حل‌ها و تصمیمات را در طول هفته جهت می‌دهند، بنابراین نیازی به گفتن نیست آن‌ها قطعا می‌توانند درستی اسپرینت اجرا شده را مشخص کنند و یا آن را منحل کنند.
به همین دلیل است که تیم تمایل دارد در بحث‌های بی‌پایان شرکت کند تا بفهمد چه چیزی باعث می‌شود که اهداف و سوالات اسپرینت به‌خوبی مشخص شوند. این یک سناریوی ایده‌آل برای یک تسهیل‌‌گر نیست.
در ابتدا به یادداشت و رای به عنوان راه‌حلی برای کاهش زمان و بحث برای انتخاب هدف و سوالات اسپرینت نگاه می‌کنیم. با این حال، اشکالات کمی در این زمینه وجود دارد. افرادی که یادداشت‌های چسبان‌شان رای‌های کمتری دارند، معمولا بی‌انگیزه می‌شوند. این موضوع می‌تواند پویایی تیم را به خطر بیاندازد. همچنین کاهش بحث‌کردن تا صفر منجر به از دست دادن عمق برای مشخص‌کردن اهداف و سوالات اسپرینت می‌شود، همچنین ممکن است منجر به احساس عدم مالکیت تیم هم شود.
در دیزاین اسپرینت نسخه ۳٫۰ ما با تکنیک یادداشت و رای‌گیری شروع می‌کنیم. در آنجا متوقف نمی‌شویم و به دنبال فعالیت و بحث‌کردن هستیم. در ادامه سعی می‌کنیم ایده‌های فوق‌العاده افراد را با یکدیگر ترکیب کنیم. این رویکرد تضمین می‌کند که تمام نکات جزئی مد نظر قرار می‌گیرند، و بهترین سوالات پرسیده می‌شوند (برای مثال در طول بحث ممکن است یک سوال جدید مطرح شود که هیچ‌یک از اعضا به‌صورت جداگانه به آن فکر نکرده باشند). هنگامی که از این روش استفاده می‌کنیم، یادداشت و رای‌گیری یک ابزار تصمیم‌گیری نیست، بلکه راهنمایی است برای کمک به جهت‌دادن بحث‌ها. این کار به همه اجازه می‌دهد تا به عنوان یک تیم با یکدیگر هم‌کاری کنند، احساس کنند که در کنار هم قرار دارند نه در مقابل هم.
نقشه (Map)
این منطقه‌ای است که ما در آن یک تغییر اساسی ایجاد کرده‌ایم.برای ما،
"یک نقشه ابزاری برای همدلی است، ابزاری برای کمک به تیم برای همسوسازی با واقعیت فعلی کاربر /مشتری. پس باید در واقعیت ریشه داشته باشد، نه صرفا بر اساس فرضیات تیم رسم شود."
– Dana Vetan
به همین دلیل است که ما قصد داریم تا جای ممکن نقشه اسپرینت خود را با استفاده از تحقیق‌ها یا هر گونه اطلاعات مهمی که می‌تواند بعد از کارگاه چارچوب‌سازی مساله ارائه شود، آماده کنیم. ما از یک نمودار ساده (اگر چه ممکن است هنوز هم این کار را انجام دهیم) به یک نمایش پیچیده‌تر شامل، بینش‌های تحقیقاتی، نقاط حساس، داده‌های تجاری و ... حرکت می‌کنیم. ما این روش را "Map to Map" می‌نامیم.
مقاله Mapping Experiences نوشته Jim Kalbach مقاله‌ای الهام‌بخش است (در حالی که جیم همچنین به راهنمای تسهیل‌گری دیزاین اسپرینت ما کمک می‌کند، و توضیح می‌دهد که چگونه یک نقشه اسپرینت فوق‌العاده تهیه کنیم).
در اسپرینت، شما با ذی‌نفعان (نه تنها طراحان، یا محققان) که هیچ ایده‌ای در مورد چگونگی ساخت نقشه سفر مشتری ندارند، کار خواهید کرد. استفاده از آن‌ها برای ترسیم نقشه ممکن است گاهی اوقات باعث ایجاد مشکلات زیادی به دلیل شکاف در دانش شود. هدف شما به عنوان یک تسهیل‌‌گر این است که کاری کنید که تیم مفهوم درد را درک کند، نقاط درد و فرصت‌ها را شناسایی کند و تصمیم بگیرد. در اینجاست که قدرت آن‌ها شناسایی می‌شود و اینکه چرا آن‌ها بخشی از تیم دیزاین اسپرینت هستند.
چگونه ما می‌توانیم (How Might We (HMW
ما فعالیتی را به ایجاد بیانیه‌های HMW اختصاص می‌دهیم. این تصمیم را به چند دلیل گرفتیم. مردم به نوشتن "یادداشت‌های زنده" مانند HMWها عادت ندارند. در اغلب موارد ما به صورت خودکار یک بیانیه را به یک سوال HMW تبدیل می‌کنیم. مثلا متخصص فروش شما می‌گوید "ما فروش کافی نداریم"، این تیم معمولا این را به این شکل بازنویسی می‌کند: " چطور می‌توانیم فروش را افزایش دهیم؟
تیم اسپرینت معمولا نیز به HMWهای زیادی در پایان می‌رسند؛ از ۵۰ تا ۲۰۰ یادداشت با کم‌ترین تنوع. در واقع، اگر بسیاری از آن‌ها را حذف نکنیم، تیم ما تلاش خواهد کرد تا آن‌ها را در پایان روز اول جمع کند و در آنجا دچار سردرگمی خواهند شد. در اینجا هم می‌توانید با تکنیک رای‌گیری بهترین HMWها را انتخاب کنید.
در دیزاین اسپرینت نسخه ۳٫۰، یک دوره زمانی مشخص را برای تولید HMWها اختصاص می‌دهیم، که نه تنها از یادداشت‌های مصاحبه‌های تخصصی بلکه از یادداشت‌های روزانه (در طول Lightning Talks، Mapping و Research Insight) به عنوان الهام استفاده می‌کنیم. با ترکیب نقاط مرجع بیشتر و اجازه دادن به زمان برای انعکاس تیم می‌توان انواع زیادی از HMWهای خلاقانه، منحصر به فرد را ایجاد کرد. شما با این کار در نهایت شانس بیشتری برای به‌دست‌آوردن ایده‌ها و راه‌حل‌های خلاقانه خواهید داشت.
از ابتدا، دیزاین اسپرینت مناسب برای استارت‌آپ‌ها بوده است. در حالی که این مساله هنوز هم برای دیزاین اسپرینت ۳٫۰ صادق است، در حال حاضر استفاده از این فرایند به همان اندازه برای سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌تواند نتایجی خارق‌العاده را ایجاد کند.
چرا؟ دیزاین اسپرینت ۳٫۰ به ذی‌نفعان کسب‌و‌کار‌ها از طریق ایجاد یک چارچوب برای طرح و حل مسئله اجازه استفاده بهینه از منابع را می‌دهد (زمان‌بندی مشخص‌شده برای اجرای یک اسپرینت، همراه با یک تیم مشخص) تا نتایجی خارق‌العاده و انسان محور در طول دوره خلق شود نه فقط در روز تست کاربر. علاوه بر این، برای همه سازمان‌هایی که Design Sprint را با Design Thinking مقایسه می‌کنند، دیزاین اسپرینت می‌تواند پاسخ هر دو نگرش باشد: چرا که نگاه کردن به کل اطلاعات، تعریف واضح مشکل یا چالش و همدلی کاربر از بخش‌های مهم تفکر دیزاین هستند و همراه با دیزاین اسپرینت می‌توان با سرعت بیشتر، تمرکز بالا و در چارچوب‌های تعریف‌شده مکمل قدرتمندی برای سازمان‌ها باشد تا پروژه‌ها و مسائل استراتژیک خود را با خلاقیت و سرعت بالا پیش ببرند. در عین حال ترکیب این دو نگرش می‌تواند معایب‌های موجود در هر کدام از این روش‌ها را حذف کند: پیچیدگی تفکر دیزاین و گاهی اوقات طولانی شدن مدت زمان پروژه و از طرف دیگر عدم تعریف مشکل و همدلی دقیق / تحقیق کاربر در دیزاین اسپرینت.
تمام این موارد باعث می‌شود که دیزاین اسپرینت ۳٫۰ به یک کاندیدای ایده‌آل برای همه سازمان‌ها تبدیل شود که می‌خواهند یک رویکرد انسان‌محور برای حل مساله و نوآوری داشته باشند.
تشکر ویژه از Dan Levy ،Dana Vetan ،John Vetan و Design Sprint Academy برای کمک به ویرایش و تهیه این مقاله.
منابع:
https://medium.com/@dana_vetan
