تو چند سال گذشته فرصت همکاری در پروژه‌های مختلف مشاوره مدیریت، مهندسی سیستم و فناوری اطلاعات رو داشتم و به فراخور موضوع نیاز به تدوین پروپوزال بوده. یک پروپوزال باید در عین سادگی تمام سؤالات و ابهامات مشتری رو برطرف کنه و مقدمه یک قرارداد خوب باشه. تو این نوشتار سعی کردم بخش‌های مختلف یک پروپوزال مشاوره مدیریت و مهندسی سیستم رو توضیح بدم.
اولین چیزی که به چشم مشتری میاد صفحه جلد پروپوزال، پس باید جامعیت و جذابیت لازم رو داشته باشه. یک صفحه جلد جامع چند تا بخش اصلی داره:
برای جذابیت بصری این صفحه هم نباید از چیزی کم گذاشت، قالب‌های متنوع صفحه جلد (Cover Page) به راحتی با یک جستجو در اینترنت قابل دسترسی است.
مشخصه!
یک پروپوزال حرفه‌ای حتما نیاز به یک صفحه شناسنامه داره که مطالبی مثل عنوان، تاریخ، شناسه و اطلاعات تدوین کننده (گان) را معرفی کنه. اطلاعات تماس هم لازمه در این بخش بیاد که مشتری برای طراح سؤالات و ارتباط بعدی دسترسی داشته باشه. خوبه یک جدول هم برای تغییرات سند در نظر گرفت که مشخص باشه در ویرایش‌های مختلف پروپوزال چه تغییراتی صورت گرفته.
تا اینجا در مورد شروع یک پروپوزال صحبت شد، که البته خیلی مهمه. از اینجا به محتوای اصلی سند می‌رسیم.
یک توضیح مختصر برای شروع پروزال لازمه که می‌تونه در مورد اهمیت موضوع یا مبانی نظری بحث باشه؛ مثلا اگر موضوع پروپوزال پیشنهاد تغییرات ساختار سازمانی، میشه در مورد اهمیت ساختار سازمانی در رسیدن به اهداف کلان سازمان نوشت. معمولا این بخش خیلی مورد توجه مشتری نیست، پس خیلی نباید طولانی باشه، یک الی دو صفحه کافی!
باید به مشتری نشون داد که مشکل و مسئله درست شناسایی شده و پروپوزال برای پاسخ به این مسئله نوشته شده. حتما تو این بخش توضیح مختصری از شرکت/ سازمان کارفرما و موضوع فعالیتش بیاد (سایت شرکت خیلی کمک می‌کنه). حتما در این بخش از ضرورت پرداختن به این مسئله و یا مزایای انجام این پروژه در حد چند بولت صحبت بشه.
بعد از این که مسئله مشخص شد، باید روشی که برای حل مسئله در نظر گرفتیم رو شرح بدیم. در واقع مثل هر پایان نامه و تحقیق پژوهشی، پروپوزال هم نیاز به یک متدلوژی داره. بستگی به موضوع مسئله میشه از یک روش شناسی معتبر استفاده کرد. مثلا برای پروژه‌های معماری سازمانی از چارچوب زکمن (Zachman) استفاده کرد و یا چارچوب کارت امتیاز متوازن برای یک پروژه برنامه‌ریزی استراتژیک.
تو این بخش لازمه که مراحل مختلف پروژه با کلیات اقدامات اون مرحله مشخص بشه. اگر در مراحل مختلف پروژه از ابزار یا روش خاصی استفاده میشه حتما اینجا ذکر بشه؛ مثلا برای تدوین یک طرح اقتصادی از نرم افزار کامفار استفاده میشه یا برای یک پروژه مدیریت فرآیندی مبنی طراحی فرآیندها مدل BPMN.
یک متدلوژی خوب به نوشتن شرح خدمات، زمان‌بندی و قیمت گذاری پروژه هم کمک می‌کنه.
این بخش یکی از موارد مهمه پروپوزال که معمولا در عقد قرارداد هم به اون ارجاع میشه. تو این بخش باید کلیه اقدامات و فعالیت‌ها به تفکیک مراحل مختلف پروژه (مبتنی بر متدلوژی) شرح داده بشه. یک جدول برای ساختاردهی به مراحل پروژه و تفکیک فعالیت‌ها مناسب است. تمام اقدامات پروژه باید این جا مستند بشه مثل مطالعه اسناد، تدوین گزارش‌ها، انواع طراحی‌ها، جلسات مورد نیاز، شبیه‌سازی‌ها، ابزارهای مورد استفاده و ...
شرح خدمات به نحوی محدوده پروژه رو مشخص می کنه؛ به معنی شناسایی و مستندسازی لیستی از جزئیات قابل تحویل یا ویژگی‌هایی که قراره در اجرای پروژه دخیل باشن.
معمولا تو این بخش اقلام قابل تحویل و دستاوردهای پروژه هم ذکر میشه؛ مثلا قرار انتهای هر فاز از پروژه یک گزارش تحویل مشتری بشه، یا مدل کسب‌وکار طراحی بشه یا تعداد مشخصی جلسه برگزار بشه.
یک بخش مهم در تصمیم گیری مشتری زمان‌بندی طرح است.
تا حد امکان زمان بندی بر اساس متدلوژی کار شکسته بشه. استفاده از یک گانت چارت گرافیکی به شدت توصیه میشه!
نوبت مهم‌ترین بخش پروپوزال؛ هزینه سرنوشت خیلی از پروژه‌ها رو مشخص می‌کنه. اینجا نمی‌خوایم در مورد روش قیمت گذاری یک پروژه صحبت کنیم ولی باید قیمت مورد نظر به بهترین شکل ممکن ارائه بشه.
هیچ وقت قیمت پروژه رو به صورت یک عدد تنها نشون ندید؛ در واقع با شکست هزینه به ریزهزینه‌ها و اقدامات به کارفرما نشون می‌دیم که داره پولش رو صرف چی می‌کنه. روش‌های مختلفی برای شکست هزینه‌ها وجود داره؛ میشه هزینه رو به تفکیک مراحل مختلف کار شکست یا براساس هر کدام از اقلام قابل تحویل یا براساس هزینه نفر- ساعت افراد فعال در پروژه ارائه داد.
سایر هزینه‌های جانبی پروژه هم فراموش نشه مثل هزینه تجهیزات آزمایشگاهی، خرید مواد، سفر و ...
تعهدات هر کدام از طرفین پروژه باید در این بخش مشخص بشه، مثلا «هزینه‌های ایاب و ذهاب تیم مشاور برعهده کارفرماست»
بالاسری‌ها حتما تو این بخش بیاد؛ مثل هزینه بیمه یا مالیات تا مشتری بدونه در نهایت پروژه چقدر داره براش تموم میشه.
هر قیمتی یک تاریخ انقضا داره، با توجه به این که بررسی و اعلام نظر روی پروپوزال ممکنه زمان بر باشه و هزینه‌ها تغییر کنه، حتما مشخص کنید که این قیمت تا کی مهلت داره و بعد از اون نیاز به بازبینی داره.
تا اینجا واجبات یک پروپوزال تموم میشه و می‌رسیم به مستحبات!
معرفی ساختار مدیریت پروژه نشان از بلوغ یک پروپوزال است. مثلا اگر در یک پروژه توسعه نرم افزار از رویکرد چابک استفاده میشه خوبه تو این بخش جزئیات مراحل، نقش‌ها، جلسات دوره‌ای و نحوه نظارت و کنترل کیفی معرفی بشه.
همچنین معرفی ساختار سازمانی مدیریت پروژه و حتی معرفی افراد درگیر در پروژه به همراه شرح وظایف و روزمه (پیوست پروپوزال) خیلی در جامعیت کار اثر داره.
سوابق مجری و تجربیات مشابه در قالب یک جدول ساده معرفی بشه.
رعایت نکات نگارشی و زیبایی بصری در تدوین پروپوزال خیلی مهمه، حتما از قالب‌های آماده برای طرح جلد، هدر و فوتر و نگارش بخش‌های مختلف استفاده کنید. حتما عکس‌ها و جداول شماره داشته باشند. اگر نیاز به نسخه فیزیکی هست، حتما پرینت رنگی گرفته بشه و صحافی بشه.
خوبه پروپوزال به همراه یک نامه روکش تحویل بشه که در مکاتبات قابل پیگیری و ارجاع باشه.
سه بخش خیلی مهم برای مشتری به ترتیب هزینه، زمان و شرح خدمات است، پس به ساختار این سه بخش خیلی توجه بشه، یعنی باید ساختار پروژه در بخش روش‌شناسی و شرح خدمات مشخص بشه و براساس همین ساختار زمان و هزینه تعیین بشه.
حتی بارها دیدم که مشتری پروپوزال رو سریع ورق میزنه که به قیمت برسه. ولی این اصلا دلیل خوبی برای نپرداختن به سایر بخش ها نیست چرا که اصول و روش شما در اجرای کار در سایر بخش ها مشخص میشه و توجه نکردن به اون بعدا دردسر سازه!
تو این نوشتار سعی شده بخش‌های یک پروپوزال مشاوره مدیریت و نکات لازم در نگارش اون معرفی بشه. امیدوارم مفید باشه
ایمیل بنده در صورت نیاز h.vahdani3000@gmail.com
