در هر کسب و کار بزرگ و کوچکی یک سری اطلاعات و اسناد و مدارک مهم وجود دارد که محافظت از آنها برای شرکت حیاتی است. اسنادی مانند بیمه ها، مالیات، مدارک کارکنان، سرمایه گذاری ها و هزار و یک سند و مدرکی که از دست دادن آنها گاهی اوقات غیر قابل جبران است.
داشتن یک گاوصندوق اداری حتی برای شرکت های نوپا هم ضروری است. گاوصندوق اداری خوب بخصوص برای بیزینس های کوچک پرهزینه است. اما با کمی تحقیق و جستجو می توان گاوصندوق اداری در بازار پیدا کرد که هم امنیت لازم را داشته باشد هم در حد توان و بودجه شرکت باشد. به طور کلی در پیدا کردن گاوصندوق اداری برای یک شرکت و مجموعه پروسه کمی طولانی تر است و نباید خیلی عجله کرد. اگر صاحب یک کسب و کار کوچک هستید یا مسئول خرید یک سازمان هستید این مقاله به شما کمک می کند تا بتوانید متناسب با نیاز ها و دغدغه هایی که دارید یک گاوصندوق مناسب در بازار پیدا کنید.
شاید در مرحله اول بهتر باشد مشخص کنید بودجه خرید شرکت چقدر است؟ حداکثر مبلغی که می تواند برای خرید گاوصندوق در نظر بگیرد چقدر است؟ قیمت گاوصندوق در بازار بسیار متفاوت است. قیمت گاوصندوق تحت تاثیر برند، سیستم قفل و آپشن های محصول تغییر می کند. با تعیین بودجه خرید گاوصندوق ، راحت تر می توانید بین تعداد زیادی محصول سرچ کنید. در این مرحله بهتر است از فروشگاه های آنلاین هم استفاده کنید. عموما در این فروشگاه ها به راحتی می توان محدوده قیمت گاوصندوق ها را فلیتر کرد تا محصولات در آن محدوده قیمت نشان داده شود.
در مرحله دوم تعیین کنید گاوصندوق را دقیقا برای کدام واحد نیاز دارید. مالی یا مدیریت؟ فضای قرار گرفتن گاوصندوق چطور است؟ در این مرحله تا حدودی ظاهر محصول و حتی ابعاد و اندازه تقریبی آن بدست می آید. مثلا اگر گاوصندوق را برای واحد مالی نیاز داشته باشید حتما باید فکر جای دادن زونکن ها در گاوصندوق باشید. و یا اگر گاوصندوق را برای واحد مدیریت نیاز داشته باشید حتما باید ظواهر محصول را هم در نظر بگیرید. به طور کلی برای کسب و کار های کوچک پیشنهاد می شود اصلا دنبال گاوصندوق های بزرگ سایز نباشید، این گاوصندوق ها در این مرحله مناسب شما نیستند، بخصوص اینکه احتمال جابجایی و تغییر محیط شما نیز در ابتدای کار وجود دارد و جابجایی گاوصندوق هایی با وزن های بالا و ابعاد بزرگ هزینه بر و دردسر ساز خواهد داشت.
برخی از آپشن ها برای کسب و کار ها و سازمان ها بسیار کاربردی است. مثلا سیستم تاخیر که محصول را به مدت معینی غیر فعال می کند و صرفا یک نفر می تواند از محصول استفاده کند در گاوصندوق های اداری می تواند کارآمد باشد.
گاوصندوق های دیجیتال بهترین انتخاب برای یک کسب و کار است. در سازمان ها از آنجایی که تناوب دسترسی به محصول بالاست باید سرعت باز و بسته کردن آن هم بالا باشد. سرعت عملکرد گاوصندوق های دیجیتال به نسبت مکانیکی حدودا 3 برابر بیشتر است و این دسترسی به محصول را ساده تر می کند. در گاوصندوق های دیجیتال عموما امکان دسترسی به محصول برای چند کاربر وجود دارد. علاوه بر این در محصولات الکترونیکی ضریب امنیت بسیار بالاتر از سایر محصولات است. در مدل های دیجیتال امکان تعویض رمزها بسیار راحت تر است.
نسوز بودن در هر گاوصندوقی از الزامات اساسی است بخصوص در محصولی که برای شرکت ها انتخاب می شود. در ساختمان های اداری عموما به دلیل تعداد بالای واحد های اداری و مصرف بالای برق امکان اتصال و آتش سوزی وجود دارد. موضوع مهم در یک گاوصندوق نسوز صرفا نسوز بودن آن نیست بلکه درجه نسوز گاوصندوق هم مهم است. بسته به اینکه چه اقلامی با چه جنسی در گاوصندوق نگهداری می کنید باید درجه نسوز بودن گاوصندوق را تعیین کنید. اگر صرفا اسناد و مدارک کاغذی برای قرار دادن داخل گاوصندوق دارید که کار شما آسان تر است اما اگر در میان اسناد و مدارک کاغذی، لپ تاپ و فایل های دیتا مدیا هم دارید باید گاوصندوق نسوزی انتخاب کنید که درجه نسوز آن بالاتر و مقاوم تر است.
