کارت‌های شرکتی ابزارهای مالی مدرنی هستند که مدیریت هزینه‌ها را برای شرکت‌ها تسهیل می‌کنند. آن‌ها در حال تغییر نحوه مدیریت هزینه‌های مربوط به کار در سازمان‌ها هستند و فرآیند را برای هر دو گروه کارکنان و تیم‌های مالی آسان‌تر می‌کنند. اما کارت‌های شرکتی دقیقاً چه هستند و چگونه کار می‌کنند؟
در این مطلب، ویژگی‌های مختلف کارت‌های شرکتی، نحوه کار آن‌ها، مزایای آن‌ها، بهترین شیوه‌ها برای بهینه‌سازی استفاده از آن‌ها و موارد دیگر را پوشش خواهیم داد.
کارت شرکتی یک کارت پیش‌پرداخت است که شرکت‌ها به کارمندان خود به‌طور خاص برای هزینه‌های مربوط به کسب‌وکار صادر می‌کنند. هر کارت به یک شبکه پرداخت مانند ویزا، آمریکن اکسپرس (AMEX)، مسترکارت و سیتی متصل است تا تراکنش‌های راحتی را تضمین کند.
این کارت‌ها راهی راحت و کارآمد برای کارمندان فراهم می‌کنند تا هزینه‌های مربوط به کار را برای سفر، شام‌های مشتری، لوازم اداری و دیگر موارد مدیریت کنند.
هدف اصلی کارت شرکتی ساده‌سازی فرآیند پیگیری هزینه‌ها است. به‌جای اینکه کارمندان از جیب خود پرداخت کنند و سپس منتظر بازپرداخت باشند، تمام هزینه‌ها مستقیماً به کارت شرکتی شارژ می‌شود. این انعطاف‌پذیری بازپرداخت را حذف کرده و کنترل مالی را در شرکت شما افزایش می‌دهد.
کارت‌های شرکتی نمای واضح و متمرکزی از تمام هزینه‌های مربوط به کسب‌وکار ارائه می‌دهند. این شفافیت به تیم مالی شما کمک می‌کند تا راحت‌تر هزینه‌های سراسری شرکت را نظارت، دسته‌بندی و مدیریت کنند.
بسیاری از صادرکنندگان کارت شرکتی نرم‌افزار مدیریت هزینه را همراه با کارت‌ها ارائه می‌دهند. این نرم‌افزار به پیگیری آسان تراکنش‌ها و مدیریت کلی کارت‌های شرکتی صادر شده کمک می‌کند.
برای بهینه‌سازی کارایی برنامه کارت شرکتی خود، ابتدا باید تأمین‌کننده مناسب کارت شرکتی را شناسایی کنید و سپس یک سیستم جامع برای صدور و مدیریت مؤثر کارت‌ها توسعه دهید.
در اینجا جنبه‌های کلیدی وجود دارد که باید در انتخاب ارائه‌دهنده مناسب کارت شرکتی برای شرکت خود ارزیابی کنید:
مجوز و اعتبار: اطمینان حاصل کنید که ارائه‌دهنده کارت شرکتی دارای مجوز و تحت نظارت مقامات دولتی مربوطه است. همچنین سعی کنید با بررسی نظرات سایر کسب‌وکارها بیشتر درباره شهرت آن‌ها آگاه شوید.
قابلیت‌های ادغام: بررسی کنید که آیا سیستم کارت شرکتی به‌طور یکپارچه با نرم‌افزار حسابداری شما ادغام می‌شود. ارائه‌دهندگانی را ترجیح دهید که APIهایی ارائه می‌دهند که می‌توانند با سیستم‌های داخلی شما برای جریان داده و گزارش‌گیری خودکار متصل شوند.
سهولت استفاده: رابط کاربری پلتفرم مدیریت کارت باید شهودی و آسان برای ناوبری باشد. این می‌تواند منحنی یادگیری را برای کارکنان و مدیران کاهش دهد. همچنین باید در دسترس بودن برنامه‌های موبایل را برای انعطاف‌پذیری در مدیریت کارت‌ها در نظر بگیرید.
در دسترس بودن منطقه‌ای: اطمینان حاصل کنید که ارائه‌دهنده کارت شرکتی در منطقه‌ای که شرکت شما و کارکنانش مستقر هستند، فعالیت می‌کند. ارائه‌دهندگانی را ترجیح دهید که از تراکنش‌های بین‌المللی پشتیبانی می‌کنند اگر کسب‌وکار شما به‌طور جهانی فعالیت می‌کند.
جوایز و مزایا: برنامه‌های جوایز ارائه‌شده توسط شرکت‌های مختلف کارت شرکتی را ارزیابی کنید. برخی از کارت‌های شرکتی cashback، امتیاز سفر یا سایر مشوق‌هایی را ارائه می‌دهند که می‌تواند به کسب‌وکار شما ارزش افزوده دهد.
در اینجا مراحل لازم برای اطمینان از یک فرآیند روان برای صدور و مدیریت کارت‌های شرکتی آورده شده است:
صدور کارت‌های شرکتی: با یک ارائه‌دهنده معتبر منطقه‌ای همکاری کنید تا ترکیبی از کارت‌های فیزیکی و مجازی را صادر کنید و آن‌ها را متناسب با نیازهای شرکت خود تنظیم کنید. کارت‌های مجازی صدور فوری را برای دسترسی سریع‌تر کارکنان ارائه می‌دهند.
تعیین محدودیت‌های استفاده: محدودیت‌های هزینه سفارشی را برای هر کارت بر اساس نقش‌های کارکنان تعیین کنید. خریدها را به فروشندگان تأیید شده محدود کنید و از قفل کردن فروشنده استفاده کنید. جریان‌های تأیید تراکنش را برای هزینه‌های بزرگتر پیاده‌سازی کنید تا نظارت و رعایت بودجه تضمین شود.
نظارت بر تراکنش‌ها: سیستم کارت شرکتی را با نرم‌افزار حسابداری شرکت خود یکپارچه کنید تا ثبت تراکنش به‌طور خودکار انجام شود. از ابزارهای نظارت در زمان واقعی برای پیگیری استفاده از کارت و شناسایی تقلب یا فعالیت غیرمجاز استفاده کنید. برای هزینه‌های خارج از سیاست، هشدارهای فوری دریافت کنید.
گزارش‌دهی و تحلیل: از ویژگی‌های گزارش‌دهی جامع برای تولید گزارش‌های هزینه دقیق استفاده کنید. الگوهای هزینه را تحلیل کنید تا فرصت‌های صرفه‌جویی در هزینه را شناسایی کنید، مانند مذاکره برای نرخ‌های بهتر از فروشندگان یا بهینه‌سازی هزینه‌ها در زمینه‌های خاص.
کارت‌های شرکتی می‌توانند برای پرداخت هزینه‌های مختلف مرتبط با کسب‌وکار استفاده شوند. به عنوان مثال، می‌توانید کارت‌هایی برای کارکنان صادر کنید تا هزینه‌های مرتبط با سفر مانند اقامت در هتل، رزرو پرواز و هزینه‌های سوخت؛ هزینه‌های مرتبط با بازاریابی مانند هزینه‌های تبلیغ و اشتراک نرم‌افزار؛ و هزینه‌های مرتبط با دفتر مانند تنقلات، لوازم‌التحریر و سایر ملزومات را پرداخت کنند.
کارت‌های شرکتی در مقابل کارت‌های اعتباری تجاری در مقابل کارت‌های خرید
کارت‌های شرکتی با کارت‌های اعتباری تجاری و کارت‌های P متفاوت هستند. در اینجا نحوه تفاوت آن‌ها آمده است:
وقتی نوبت به انتخاب یک کارت شرکتی برای کسب و کارتان می‌رسد، چندین عامل کلیدی وجود دارد که باید در نظر بگیرید. اینها هستند:
1- هزینه‌ها و مخارج : یکی از اولین چیزهایی که باید در نظر بگیرید، هزینه‌های مختلف مرتبط با کارت‌های شرکتی است. این شامل هزینه‌های سالانه، هزینه‌های تراکنش و هرگونه هزینه پنهان می‌شود. درک تمام هزینه‌ها مهم است زیرا مستقیماً بر مالیات شما تأثیر می‌گذارد.
2- جوایز و مزایا : کارت‌های شرکتی معمولاً با برنامه‌های جوایز و مزایا همراه هستند. اینها شامل بازگشت نقدی، امتیازهای سفر یا تخفیف در خدمات می‌شود. ارزشمندترین مزایا و جوایز برای کسب و کارتان را در نظر بگیرید.
به عنوان مثال، برخی کارت‌ها مزایای مایل هوایی، برخی مزایای مرحله‌ای و برخی امتیازهای پاداش ارائه می‌دهند. در ALAAN، تا 2% بازگشت نقدی نامحدود بر روی تراکنش‌های کارت شرکتی ارائه می‌شود.
3- مدیریت هزینه : یک کارت شرکتی خوب باید ابزارها و ویژگی‌هایی برای پیگیری و مدیریت هزینه‌ها ارائه دهد. این شامل ادغام با نرم‌افزار حسابداری و گزارش‌گیری در زمان واقعی است. این ویژگی‌ها می‌توانند به ساده‌سازی فرآیند مدیریت هزینه شما کمک کرده و بینش‌های ارزشمندی در مورد هزینه‌های کارکنان ارائه دهند.
محدودیت‌های اعتباری و کنترل‌های هزینه : عامل مهم دیگری که باید در نظر گرفت، انعطاف‌پذیری و سفارشی‌سازی محدودیت‌های اعتباری و کنترل‌های هزینه است. با یک کارت شرکتی، می‌توانید محدودیت‌های هزینه را برای هر کارت تعیین کنید و کنترل کنید که کارت در کجا و چگونه می‌تواند استفاده شود.
امنیت قوی : اقدامات ایمنی سختگیرانه برای محافظت از پول شما در برابر کلاهبرداری یا سوءاستفاده ضروری است.
استفاده از کارت‌های شرکتی برای هزینه‌های تجاری مزایای متعددی برای کارکنان و شرکت دارد. در اینجا برخی از مزایای قابل توجه این کارت‌ها آورده شده است:
کنترل مالی بهبود یافته: کارت‌های شرکتی کنترل بهتری بر روی کسب و کار ارائه می‌دهند با تعیین محدودیت‌های خاص هزینه برای هر کارت. می‌توانید اطمینان حاصل کنید که هزینه‌ها در محدوده بودجه باقی بمانند.
مدیریت بهبود یافته جریان نقدی: کارت‌های شرکتی نمای کلی واضحی از تمام هزینه‌ها ارائه می‌دهند و به شما این امکان را می‌دهند که هزینه‌ها را در زمان واقعی پیگیری کرده و تصمیمات مالی آگاهانه بگیرید.
کارایی اداری: کارت‌های شرکتی بارهای اداری را کاهش می‌دهند، مانند هزینه‌های بازپرداخت و مدیریت پول نقد جزئی. تمام تراکنش‌ها به‌طور خودکار ثبت و در نرم‌افزار مرتبط تجمیع می‌شوند و در نتیجه زمان را صرفه‌جویی کرده و کاغذبازی را کاهش می‌دهند.
پیشگیری از تقلب: با نظارت در زمان واقعی و هشدارها برای فعالیت‌های مشکوک، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که شرکت شما یک لایه امنیتی اضافی برای محافظت از آن در برابر تراکنش‌های غیرمجاز دارد.
صرفه‌جویی در هزینه: کارت‌های شرکتی اغلب با جوایز و مزایا همراه هستند که صرفه‌جویی قابل توجهی در هزینه‌ها به همراه دارند. این شامل بازگشت وجه برای خریدهای واجد شرایط، تخفیف بر روی بلیط‌های هواپیما برای سفرهای شرکتی و پیشنهادات بر روی خدمات مختلف تجاری است. با گذشت زمان، این صرفه‌جویی‌ها می‌توانند به مقدار قابل توجهی جمع شوند و هزینه‌های کلی کسب‌وکار شما را کاهش دهند.
راحتی : کارت‌های شرکتی راحتی قابل توجهی برای کارمندان و کسب‌وکارها فراهم می‌کنند. بعنوان مثال در ، پرداخت‌های بدون تماس را از طریق اپل پی و گوگل پی پشتیبانی می‌شوند و به کارمندان این امکان را می‌دهند که بدون نیاز به کارت‌های فیزیکی، تراکنش‌های سریع و امنی انجام دهند و پرداخت‌ها به‌طور روان و کارآمد انجام شود.
صرفه‌جویی در زمان : کارت‌های شرکتی همچنین با خودکار کردن بسیاری از جنبه‌های مدیریت هزینه، در زمان صرفه‌جویی می‌کنند. به عنوان مثال، ALAAN از قابلیت‌های هوش مصنوعی برای ساده‌سازی این فرآیند استفاده می‌کند. کارمندان فقط نیاز دارند که یک رسید را بارگذاری کنند و هوش مصنوعی به‌طور خودکار هزینه را دسته‌بندی کرده، آن را با رسید مطابقت می‌دهد و تراکنش را در دفاتر حسابداری ثبت می‌کند.
انعطاف‌پذیری : کارت‌های شرکتی به کارمندان این امکان را می‌دهند که به راحتی خریدهای مربوط به کسب‌وکار را بدون استفاده از کارت‌های شخصی یا نقدی انجام دهند و بدین ترتیب نیاز به هر نوع بازپرداخت را از بین می‌برند. به عنوان مثال، خرید ملزومات اداری مانند تنقلات، لوازم‌التحریر و سایر ملزومات به راحتی انجام می‌شود، زیرا کارمندان می‌توانند این هزینه‌ها را مستقیماً به کارت شرکتی شارژ کنند.
در اینجا برخی از بهترین شیوه‌هایی که باید برای حداکثر کردن مزایای برنامه کارت شرکتی خود دنبال کنید، آورده شده است:
تعیین سیاست‌های هزینه‌کرد واضح و جامع
سیاست‌های هزینه‌کرد کارت شرکتی شما باید هزینه‌های مجاز، محدودیت‌های هزینه برای هر دسته و فرآیند تأیید هزینه‌ها را مشخص کند. این کار به جلوگیری از سوءاستفاده از کارت کمک کرده و اطمینان حاصل می‌کند که تمام هزینه‌ها با قوانین شرکت هم‌راستا هستند.
نظارت منظم بر هزینه‌ها
با نظارت دقیق بر هزینه‌ها، می‌توانید فعالیت‌های غیرمعمول را زود شناسایی کرده و اقدام اصلاحی انجام دهید. نظارت منظم به اتخاذ تصمیمات آگاهانه درباره بودجه شما کمک می‌کند. به عنوان مثال، اگر افزایش ناگهانی در هزینه‌های سفر مشاهده کنید، ممکن است نشان‌دهنده این باشد که کارمندان شما احتمالاً پروازهای لحظه آخری را رزرو می‌کنند که معمولاً هزینه بیشتری دارند.
آموزش و آگاهی کارکنان
کارکنان باید از سیاست‌های هزینه‌کرد شرکت، فرآیند تأیید و عواقب سوءاستفاده آگاه باشند. آموزش منظم از طریق سمینارها، وبینارها یا جلسات حضوری می‌تواند به اطمینان از رعایت سیاست‌های شرکت و جلوگیری از تراکنش‌های غیرمجاز کمک کند.
بازبینی و تنظیم دوره‌ای برنامه‌های کارت شرکتی
برنامه کارت شرکتی خود را به طور منظم بازبینی کنید تا اطمینان حاصل کنید که همچنان نیازهای شما را برآورده می‌کند. این ممکن است شامل تنظیم محدودیت‌های هزینه، به‌روزرسانی سیاست‌های هزینه‌کرد یا تغییر به یک ارائه‌دهنده کارت دیگر باشد که مزایای بهتری ارائه می‌دهد.
استفاده از ابزارهای مدیریت هزینه
ابزارهای قابل اعتماد مدیریت هزینه می‌توانند به شما در پیگیری هزینه‌ها، شناسایی روندهای هزینه‌کرد و درک بهتر جریان نقدی کمک کنند. استفاده از این ابزارها می‌تواند به شما در مدیریت مؤثر هزینه‌ها و شناسایی زمینه‌های صرفه‌جویی کمک کند.
به عنوان مثال، اگر متوجه شوید که بخش قابل توجهی از هزینه‌ها برای کارکنان مختلف به سمت لوازم اداری می‌رود، ایده خوبی است که برای تخفیف عمده با تأمین‌کننده مذاکره کنید.
بهینه‌سازی هزینه‌های کسب‌وکار با کارت‌های شرکتی
کارت شرکتی مناسب می‌تواند به شما در مدیریت هزینه‌های کسب‌وکار کمک کند و نظارت دقیقی بر نحوه و محل هزینه‌کرد پول داشته باشید.
بعنوان مثال در ALAAN، کارت‌های شرکتی با نرم‌افزار مدیریت هزینه همراه هستند که به شما امکان می‌دهد هزینه‌ها را به صورت لحظه‌ای نظارت کنند. کارت‌های شرکتی همچنین می‌توانند با نرم‌افزار حسابداری شما یکپارچه شوند و اطمینان حاصل کنند که مالیات بر ارزش افزوده و مالیات شرکتی رعایت می‌شود. علاوه بر این، کارت‌ها توسط فروشندگان در بیش از 200 کشور پذیرفته می‌شوند.
