خلاصه:
در یک پروژه ترکیبی (Hybrid)، ارتباط و هماهنگی به مراتب حیاتی‌تر و چالش‌برانگیزتر می‌شود. ابزارهای دیجیتال و جلسات ممکن است تنها راهی باشد که برخی از اعضای تیم می‌توانند از آن طریق با یکدیگر در تماس باشند. در تجربه نویسنده از اجرای ده‌ها پروژه توسعه وب و محتوا، سه حوزه کلیدی برای مدیران پروژه ترکیبی یا هیبریدی وجود دارد که باید در مورد آنها فکر کنند:
نحوه برنامه‌ریزی و شروع پروژه با افراد و انتظارات مناسب
نحوه راه‌اندازی ابزارها به گونه‌ای که همه افراد تیم بتوانند از آنها استفاده کنند
نحوه استفاده مؤثر از جلسات
فعالیت و کار به عنوان یک تیم ترکیبی یا هیبریدی (Hybrid) می‌تواند خطرات بنیادی هر پروژه را افزایش دهد. گردآوری تیم مناسب در هر پروژه اهمیت زیادی دارد، اطمینان از اینکه همه در مورد آنچه که انتظار می‌رود ارائه دهند، آگاه هستند، هنجارهای ارتباطی را ایجاد می‌کنند و جلسات را به خوبی مدیریت می‌کنند، اما در یک پروژه ترکیبی، این موارد هم مهم‌تر و چالش‌برانگیزتر می‌شوند. ممکن است کار سخت‌تری داشته باشید که همه را در یک چارچوب قرار دهید. شاید تا به حال برخی از آن افراد را شخصا ندیده باشید. ابزارهای دیجیتال و جلسات ممکن است تنها راهی باشد که برخی از اعضای تیم می‌توانند در تماس باشند.
یک مدیر پروژه هیبریدی می‌تواند به این مسائل رسیدگی کند و حتی پویایی یک تیم ترکیبی را به نفع پروژه انجام دهد. در واقع، یک مطالعه اخیر نشان داد که کار هیبریدی حتی می‌تواند اعتماد و اثربخشی تیم را افزایش دهد.
بر اساس تجربیات نویسنده، سه حوزه کلیدی وجود دارد که باید به آنها فکر کرد تا بتوانید کار هیبریدی را به جای اینکه علیه شما کار کند برای شما و در راستای اهداف کار کند: اینکه چگونه پروژه را برنامه ریزی می‌کنید و شروع می‌کنید، چگونه ابزارها را تنظیم می‌کنید. همه می‌توانند از آنها استفاده کنند، و نحوه استفاده شما از جلسات. بیایید به ترتیب به هر یک از این موارد نگاه کنیم.
نحوه مدیریت شروع پروژه به ویژه در تیم‌های هیبریدی بسیار مهم است، زیرا تعیین می‌کند که آیا اعضای تیم شما خود را به عنوان یک گروه اجرا کننده واحد تصور می‌کنند یا به عنوان مجموعه‌ای از اجزا مستقل که در اطراف تیم "اصلی" در دفتر ایفای نقش می‌کنند. برای اینکه خود را برای موفقیت آماده کنید:
هنگام جمع آوری تیم خود، تدارکات را در نظر بگیرید.
اگر قرار است بیشتر کار پروژه مستقل باشد، افرادی را انتخاب کنید که بدون توجه به مکان، آن کار را به بهترین نحو و موثرتر انجام دهند. اگر قرار است بسیاری از کارها عمیقاً مشارکتی باشد و به خصوص، اگر این همکاری باید در زمان در لحظه اتفاق بیفتد سعی کنید اعضای تیمی را استخدام کنید که در منطقه زمانی واحد (یا مشابه) هستند، یا بهتر است بگوییم، در حال کار کردن از همان دفتر واحد هستند. اگر در سازمانی کار می‌کنید که به قدری پیشرفت کرده است که تیم‌های پروژه کاملاً بر اساس مهارت‌ها و تخصص و بدون در نظر گرفتن موقعیت مکانی تعیین می‌شوند، ممکن است حساسیت کمتری لازم باشد.
از سوی دیگر، هنگامی که برروی پروژه‌ای متشکل از وظایف مجزا کار می‌کنید که از یک عضو تیم به دیگری واگذار می‌شود، گسترش و بعد منطقه زمانی می‌تواند به نفع شما باشد و به انجام امور و فرایندها سرعت بخشد.
شرایط و انتظارات را روشن کنید.
زمانی که شما یک پروژه ترکیبی را اجرا می‌کنید، بسیار مهم است که از نظر هدف، ضرب الاجل‌ها و بررسی‌های پروژه کاملاً واضح باشد. آنچه از طریق پیام یا از طریق ایمیل به اشتراک گذاشته می‌شود. چه چیزی یک جلسه زنده را تضمین می‌کند و چه چیزی یک شرایط اورژانس واقعی را تشکیل می‌دهد که انجام آن بعد از ساعت کاری را الزام و تضمین می‌کند.
از همان ابتدا انتظارات خود را برای بررسی‌های منظم که بر ارتباطات درون تیمی برنامه ریزی می‌کنید تعیین کنید. این هنجارها (norms) را به شکلی مستند نگه دارید که به‌روزرسانی آسان‌سازی باشد، به گونه‌ای که یک نکته خوب را برای یک نفر از آن شفاف‌سازی در اختیار کل تیم قرار دهد.
هنجار، که هنجار اجتماعی نیز نامیده می‌شود، قانون یا معیار رفتار مشترک اعضای یک گروه اجتماعی است. هنجارها ممکن است درونی شوند، یعنی در درون فرد گنجانده شوند تا مطابقت بدون پاداش یا تنبیه بیرونی وجود داشته باشد.
همه را برای استفاده از ابزارها متقاعد کنید
تقریباً هر پروژه ای می‌تواند از ابزارهای نرم افزاری همکاری بهره‌مند شود، اما هنگامی که یک پروژه ترکیبی را اجرا می‌کنید، نرم افزار شما نیز فضای کاری مشترک شماست. در سال 2005 در مطالعه تأثیرگذار کار تیمی مجازی در اینتل، محققان دریافتند که انتخاب یک مجموعه متداول از ابزارهای کار دیجیتال و سپس استفاده از آنها به روشی ثابت به موفقیت تیم‌های هيبريدی کمک می‌کند. برای اطمینان از اینکه محیط دیجیتال شما به طور موثر پروژه ترکیبی شما را فعال می کند:
مخاطبين بی رغبت را با خود همراه كنيد.
ترغیب افراد به استفاده از پلتفرم‌های نرم‌افزاری جدید ممکن است سخت باشد، اما اگر به‌عنوان یک تیم ترکیبی کار می‌کنید، نمی‌توانید توسط یک یا چند کاربر بی‌رغبت دچار اختلال شوید. تقریباً هر پروژه توزیع شده به ابزارهای آنلاینی نیاز دارد که مدیریت متمرکز کار، امكان پیام‌های گروهی، جلسات آنلاین و یک منبع اسناد مرکزی را فراهم می‌کند. همچنین ممکن است به ابزارهایی برای فعال کردن وایت برد مجازی، به اشتراك گذاری اسناد در لحظه و ... نیاز داشته باشید. هدف شما این است که حداقل تعداد ابزارهای مورد نیاز برای انجام کار را انتخاب کنید، و با ارائه آموزش یا مستندات، از افراد در یادگیری پلتفرم‌های مربوطه حمایت کنید و در طول عمر پروژه به مجموعه‌ای از ابزارها پایبند باشید.
یکی از استراتژی‌هایی که می‌تواند به تیم شما کمک کند تا ابزار مورد نظر شما را تهیه کنند و مسیر را برای افرادی که تازه با برخی از نرم‌افزارها آشنا هستند آسان کند، این است که ابزارهای خود را با هم انتخاب کنید. فرآیند انتخاب ابزارهای پروژه به اتفاق تیم را می‌توان به عنوان راهی برای ایجاد حس تعلق استفاده کرد.
درخواست از تیم‌هایی مانند توسعه دهندگان برای رای دادن به مجموعه ابزار مورد نظرشان به این معنی که آنها ابزارهایی را انتخاب کنند که حداقل برخی افراد به خوبی به آنها تسلط دارند، و این بدان معنی بود که همیشه کسی وجود دارد که می‌تواند کمی راهنمایی را برای کسانی که تازه وارد یک پلتفرم هستند ارائه دهد.
محوریت‌های فردی را ملاک قرار دهید.
بین ابزارهایی که با هم استفاده می‌کنید و ابزارهایی که جداگانه استفاده می‌کنید تفاوت قائل شوید. در حالی که تعیین (یا رأی دادن به) ابزارهایی که برای کارهای مشترک مانند پیش نویس اسناد استفاده می‌کنید بسیار مهم است، می توانید به افراد اجازه دهید ابزارهای خود را برای هر کاری که به تنهایی روی آن کار می‌کنند انتخاب کنند. نیازی به توافق بر سر ابزارهای همکاری برای کاری که کسی به تنهایی انجام می‌دهد وجود ندارد.
از کار در زمان واقعی Real-Time حداکثر استفاده را ببرید
جلسات هم‌زمان می‌تواند برای انجام کار، رفع تنگناها و به اشتراک گذاشتن دانش بسیار مهم باشد، اما جلسات بیش از حد یا ضعیف می‌تواند منبعی برای ناامیدی و رنجش باشد، به‌ویژه در تیم ترکیبی که در آن برخی از اعضای تیم، اما نه همه اعضای تیم، حضوری ملاقات می‌کنند. تجزیه و تحلیل دقیق الگوهای تعامل در جلسات ترکیبی نشان داده که اصطکاک‌های فنی اغلب با ارتباطات و پویایی تیم تداخل می‌کند و می‌توان با طراحی جلسات برای یکسان کردن زمین بازی به عنوان مثال، با یک فرآیند ساختاریافته برای نوبت‌دهی به آنها پرداخت.
برای اطمینان از اینکه جلسات شما به جای ایجاد فاصله بین اعضای تیم، دلیلی برای انسجام و تعامل در پروژه شما هستند:
جلسات را با هدف مشخص برنامه ریزی کنید، نه با پیش فرض ثابت.
یک جلسه ابتدایی برای کل تیم برگزار کنید و حداقل هر یک یا دو هفته یک بار برنامه ریزی منظمی را رزرو کنید که اعضای تیم در صورت نیاز به جلسه در تقویم خود مسدود شوند. اما گزارش‌های پیشرفت باید خارج از جلسات، از طریق ایمیل، داشبورد پروژه یا پیام‌های گروهی انجام شود. به این ترتیب افراد را مجبور نمی‌کنید فقط برای اطمینان از انجام کارشان در جلسه شرکت کنند و به‌روزرسانی‌ها مستند هستند.
افراد را مسئول خواندن به‌روزرسانی‌های تیم با هماهنگی با نگاه ویژه خارج از جلسه در برنامه‌های جمعی خود و نیاز به اقداماتی از سوی آنها قرار دهید: به افراد اطلاع دهید که هر روز ساعت ۴ تا ۴:۳۰ برای اطلاع از به‌روزرسانی‌های تیم اختصاص داده شده‌اند و از افراد درخواست کنید هر روز تا ساعت ۴:۳۰ یک سوال روشن‌کننده، پیشنهاد یا قدردانی برای یکی از اعضای تیم ارسال کنند.
از ابزارهای جلسه استفاده کنید که زمین بازی را یکسان می‌کند.
برای اطمینان از اینکه جلسات ترکیبی شما شرکت‌کنندگان از راه دور را در مضیقه قرار نمی‌دهند، به جای اینکه فقط به افراد اجازه دهید وقتی چیزی برای اضافه کردن دارند، از هر فرد نظر بخواهید، نظمی را ایجاد کنید. و گسترش جعبه ابزار خود را با فناوری‌هایی در نظر بگیرید که جلسات ترکیبی را جذاب‌تر و فراگیرتر می‌کنند برای مثال، با استفاده از یک تخته سفید دیجیتال.
روی نقاط قوت و قدرت یک به یک تاکید داشته باشد.
هر جلسه کاری بلادرنگ به کل تیم نیاز ندارد: گاهی اوقات یک نقطه تماس انسانی راه کارآمدتری برای انتقال اطلاعات به گروه است.
جلسات را به عنوان معیاری برای توانمندسازی روابط در نظر بگیرید.
وقتی بسیاری از ما بنامه‌ریزی‌هایی مشخص کرده‌ایم، جذاب است که هر جلسه را تا حد ممکن کارآمد نگه داریم و گاهی اوقات، این همان چیزی است که شما نیاز دارید.
اما اساساً، کار بیدرنگ شما با هم فرصتی کلیدی برای ایجاد روابط و اعتماد در میان اعضای تیم شما است به ویژه بین افرادی که از راه دور هستند و افرادی که در دفتر کار می‌کنند. بنابراین تعامل اجتماعی را در جلسات کاری خود ادغام کنید و فضای کافی برای مکالمه خارج از موضوع ایجاد کنید تا افراد فضایی برای مشارکت خلاقانه و ایجاد حس ارتباط داشته باشند.
به جای برنامه ریزی برای پیوند به عنوان یک رویداد جداگانه و ویژه، به دنبال فرصت‌هایی برای ایجاد ارتباط در طول جلسات خود باشید. اگر کسی با عذرخواهی به دلیل انحراف از موضوع، رشته افکار خود را قطع کرد، از او دعوت کنید تا فکر خود را کامل کند.
با تشکر
