تلاش کردن بدون تعیین اولویت‌ها مثل دویدن روی تردمیل است. فرقی ندارد با سرعت بالایی می‌دوید یا با سرعت پایین چون در هر صورت وقتی که از وسیله نقلیه ثابت خود پایین بیایید، خود را همان جایی می‌یابید که شروع کرده بودید. حسی که در آن لحظه پیدا می‌کنیم ناگوار است. فکرش را کنید که چندین سال از عمر باارزش‌تان را صرف تلاش‌هایی کنید که قرار نیست شما را به جایی برسانند. اینجاست که باید بپرسیم چگونه اولویت‌بندی کنیم تا شکست نخوریم؟ در ادامه این مقاله قصد دارم نه مورد از بهترین سیستم‌های اولویت‌بندی دنیا را به شما معرفی کنم پس تا انتهای این مقاله همراه باشید.
به بیانی ساده اولویت‌بندی یعنی تلاش خود را معطوف به کارهایی کنیم که بیشترین تاثیر را در آینده ما دارند. خیلی ساده به نظر می‌رسد، فقط کافیست به خود زحمت بدهیم و یک کاغذ از قفسه کتاب‌مان برداریم و بعد یک خروار از کارهایی که بیشترین تاثیر را در آینده‌مان ایفا می‌کنند روی آن بنویسیم و از روز بعد مشغول شویم. آیا ماجرا به همین سادگی است؟ بگذارید این قضیه را کمی بیشتر بررسی کنیم.
تعریفی که ارائه دادیم اشتباه نیست ولی کامل هم نیست. می‌توانیم همین حالا خواندن این مقاله را ترک کرده و به سراغ انجام اولویت‌هایمان برویم ولی طولی نمی‌کشد با حالی نزار و خسته در حالیکه به زمین و آسمان فحش می‌دهیم از خود می‌پرسیم که چرا با وجود اولویت‌بندی هنوز هم قادر به رشد نیستم؟ اجازه دهید نقص‌های تعریفی که کردیم را بررسی کنیم:
نقص اول: بیشترین تاثیر در آینده ملاک خوبی به شمار نمی‌رود چون هیچ مرزبندی خاصی را ارائه نمی‌دهد. در واقع همه این ملاک را می‌دانند ولی با این وجود قادر به تغییر آینده نیستند.
نقص دوم: خیلی از کارهایی که انجام می‌دهیم نقش بسزایی در آینده دارند ولی اگر قرار باشد همه آنها را برگزینیم با لیستی از وظیفه‌ها مواجه می‌شویم که عمر نوح نیز کفاف آنها را نمی‌دهد.
به گمانم ذکر همین دو نقص کافی است. در واقع همین دو نقص اساسی هستند که کاربرد این تعریف را به طور کلی ریشه‌کن می‌کنند. حال با این وجود دوباره به سؤال خود بازمی‌گردیم؛ چگونه اولویت‌هایمان را انتخاب کنیم؟
واقعیت آنست که پس از بررسی‌های طولانی فهمیدم اولویت‌بندی متوقف بر اشراف ما بر سه موضوع اساسی است: ضرورت، اهمیت و انتخاب. شاید تا حدودی با این موارد آشنایی داشته باشید ولی ترجیح می‌دهم مقداری در مورد آنها توضیح بدهم.
ترجیح می‌دهم مفهوم ضرورت را با متضاد آن یعنی غیرضروری توضیح دهم. غیرضروری یعنی اگر انجامش ندهی هم به جایی برنمی‌خورد. این تعریف کوتاه تکان‌دهنده است چون دست می‌گذارد روی خیلی از کارهایی که در طول روز انجام می‌دهیم؛ چک کردن شبکه‌های مجازی، تماشای اخبار هولناک و وقت گذراندن با افرادی که هیچ فایده‌اتی ندارند. به گمانم مارکوس اورلیوس بهترین تعبیر را از ضرورت اراده می‌کند، او می‌گوید:
«هر لحظه از خودت بپرس آیا این کار ضروری است؟ چون بیشتر حرف‌هایی که به زبان می‌آوریم و کارهایی که انجام می‌دهیم، ضروری نیستند. بنابراین اگر بتوانی حذفشانم بکنی، زمان بیشتر و در نتیجه آرامش بیشتری خواهی‌داشت.»
اهمیت لزومن جنبه درازمدت ندارد چون بسیاری از کارها با وجود اینکه ضروری هستند ولی از اهمیت چندانی برخوردار نیستند و بالعکس بسیاری از کارها که اهمیت فراوانی دارند لزومن ضرورت ندارند. اهمیت یعنی دید بلند مدت را نیز در تلاش‌های خود در نظر داشته باشیم. عملی که در حال حاضر تغییری ایجاد نمی‌کند ممکن است در بلند مدت زندگی‌مان را تحت شعاع قرار دهد.
ما ناگزیر از انتخاب هستیم. نمی‌توانیم میان تلاش کردن و تلاش نکردن گزینه سومی به نام نظاره کردن را در نظر بگیریم تا از انتخاب کردن فرار کرده باشیم. به یاد داشته باشید که انتخاب نکردن هم نوعی انتخاب کردن است. از آن نگریزیم در این صورت دیگران برایمان انتخاب خواهند کرد و فرصت را از دست خواهیم داد.
حال با وجود سه ملاکی که ذکر کردیم می‌کوشیم تا بار دیگر اولویت‌بندی را تعریف کنیم:
اولویت‌بندی یعنی در نظر گرفتن بیشترین ضرورت، بیشترین اهمیت و در نهایت انتخاب آن.
صرف آگاهی از معنای اولویت نمی‌تواند ما را در انتخاب آن یاری دهد. به ابزاری احتیاج داریم تا اولویت‌های رام‌نشدنی را کنترل کنیم. به همین منظور در ادامه به هفت مورد از بهترین سیستم‌های اولویت‌بندی اشاره می‌کنیم:
اگر از برنامه‌های طولانی بیزاریم، این روش اولویت‌بندی می‌تواند تاثیر بسزایی در برنامه‌هایمان ایجاد کند. کار با این روش کاملن ساده است. کافیست برای هر روزمان دو اولویت بزرگ و سه اولویت کوچک در نظر بگیریم؛ اولویت‌های بزرگ چیزی بین یک الی سه ساعت و اولویت‌های کوچک کمتر از سی دقیقه زمان می‌برند.
این سیستم همان طور که از نامش پیداست تنها پنج اولویت را برای روز در نظر می‌گیرد و این یک مزیت بزرگ برای کسانی است که لیست بلند بالایی از اولویت‌ها دارند و نمی‌دانند باید کدام یک را انجام دهند.
از طرفی دیگر محدوده‌ی هر پنج اولویت کاملن مشخص و واضح است. اولویت‌های بزرگ یک الی دو ساعت زمان می‌برند و اولویت‌های کوچک نهایتن سی دقیقه. این ویژگی می‌تواند با تکنیک پومودورو انطباق پیدا کند. به عنوان مثال هر اولویت بزرگ دو ساعت زمان می‌برد و این یعنی چهارتا بیست و پنج دقیقه. اولویت‌های کوچک هم با این تکنیک سازگاری دارند چرا که تنها یک جلسه از پومودورو برای انجام آنها کافیست.
این سیستم با مورد قبلی تفاوت چندانی ندارد جز اینکه از انعطاف بیشتری برخوردار است. در سیستم قبلی تنها قادر بودیم روزانه پنج اولویت انجام دهیم ولی در این سیستم اولویت‌ها تا نه مورد افزایش می‌یابند. یک اولویت بزرگ، سه اولویت متوسط و پنج اولویت کوچک. اولویت‌های متوسط کمتر از ۴۵ دقیقه و اولویت‌های کوچک کمتر از ۳۰ دقیقه زمان می‌برند.
همچنین یکی از اشکالات سیستم قبلی هم از بین می‌رود و آن هم تعداد کم اولویت‌های کوچک بود. با این سیستم می‌توانیم مقدار قابل توجهی از اولویت‌های کوچک را انجام دهیم. ناگفته نماند کارهای متوسط هم یکی از مزایای این سیستم برنامه‌ریزی به شمار می‌روند چرا که ما را در کنترل کارها یاری داده و از تلنبار شدن آنها جلوگیری می‌کند.
سیستم «۳-MIT» در واقع نوعی سیستم برنامه‌ریزی بر پایه اولویت‌بندی است که می‌تواند در زمینه فعلی نیز یاری‌مان دهد. این سیستم توسط لئو باباتا ساخته و به شهرت رسید. کار با آن نیز کاملن ساده است، کافیست سه اولویت مهم برای روز خود برگزینید و تا زمانی که آنها را انجام نداده‌اید به سراغ کارهای دیگر نروید.
بیشتر بخوانید: برنامه‌ریزی با سیستم «۳-MIT»
بهترین سیستم برای تشخیص اولویت‌ها ماتریس آیزنهاور است. وظیفه‌های خود را به چهار دسته تقسیم کنید: فوری و مهم، فوری و غیرمهم، غیرفوری و مهم، غیرفوری و غیرمهم. وظیفه‌هایی که در بخش اول قرار می‌گیرند باید هر چه سریع‌تر انجام شوند و جای درنگ کردن ندارند. وظیفه‌هایی که در بخش دوم قرار می‌گیرند فوری نیستند اما باید برنامه‌ریزی شوند تا در آینده‌ای نزدیک انجام شوند. قسم سوم هم به کارهایی اختصاص دارد که مهم نیستند اما فوری‌اند، آنها را می‌توانید به دیگران بسپارید تا برایتان انجامش دهند. قسم چهارم هم حرفی برای گفتن ندارد، رهایش کنید.
بیشتر بخوانید: برنامه‌ریزی با ماتریس آیزنهاور
هشتاد درصد نتایجی که به دست می‌آوریم حاصل ۲۰ درصد تلاش‌هایی است که در راه رسیدن به نتایج از خود نشان داده‌ایم. تلاش‌هایی را شناسایی کنید که می‌دانید قرار است نتیجه‌های بزرگی از آنها حاصل شود. این تلاش‌ها در مرحله ابتدایی بزرگ به نظر نمی‌رسند به همین خاطر بسیاری از انجام آنها غافل می‌شویم و به کارهایی می‌پردازیم که ثمره چندانی ندارند. در ادامه به برخی از مصادیق این قانون در اولویت‌بندی اشاره می‌کنم:
در شناسایی عوامل سخت‌گیر باشید. در مراحل ابتدایی ممکن است بخشی از تلاش‌هایمان در راه شناسایی هدر رود ولی در نهایت می‌توانیم با انجام آنچه که مؤثر است به نتایج درخشانی برسیم.
این تکنیک را از برایان‌تریسی نقل می‌کنم. بعید می‌دانم تاکنون نام این تکنیک به گوش‌تان نخورده باشد. به هر حال اولویت‌بندی با این تکنیک کار سختی نیست. تنها لازم است زمان‌گیرترین، چالش‌برانگیزترین و مهم‌ترین فعالیت روز را مشخص کرده و انجامش دهید. انجام اولویتی اینچنینی می‌تواند بخش بزرگی از نگرانی روزمان را برطرف کند.
این تکنیک بیشتر جنبه فهرست‌وار دارد. هر کدام از حروف نشانگر درجه‌ای از اولویت هستند. «A» نشانگر بالاترین میزان اولویت،«B» نشانگر اولویتی در درجه دوم،«C» نشانگر اولویت متوسط،«D» نشانگر اولویت پایین و«E» نشانگر اولویت‌دار نبودن است. مزیت قابل توجه این روش تنها در لیست‌بندی آن نهفته است و کمک خاصی به انجام اولویت‌ها نمی‌کند.
برای انتخاب بهترین شیوه اولویت‌بندی چاره‌ای جز آزمون و خطا ندارید. روش‌های مختلف را امتحان کرده و بهترین گزینه را انتخاب کنید.
بیشتر بخوانید: قانون پارکینسون چیست؟
من معتقدم همان اندازه که اولویت ما را از دام کارهای بیهوده نجات داده، جمع بستن آن به همان اندازه موجب فرسایش ما شده. به عبارتی اولویت باید یک وظیفه باشد یا اینکه می‌توانیم آن را جمع بزنیم و بگوییم من اولویتهایی دارم؟ کدام یک از این موارد می‌تواند ما را در راستای عمل کردن به برنامه‌ریزی‌مان یاری می‌دهد؟
باید اعتراف کنم با جمع بستن واژه اولویت اصلن موافق نیستم. اولویت همیشه یکی بوده و یکی خواهد ماند. ما در لیست برنامه‌هایمان یک کار مهم داریم که بیشترین تاثیر را در زندگی روزمره و چند سال آینده‌مان ایفا می‌کند. باقی کارها نیز یا اهمیتی ندارند یا آنکه ما را در راستای رسیدن به مهم‌ترین مورد یاری می‌دهند.
صد البته که تعیین اولویت به شرایط نیز بستگی دارد. به عنوان مثال اگر شما جیب‌تان خالی است، کار کردن برایتان اولویت دارد یا تمرین موسیقی؟ تمرین موسیقی هم برای شما اهمیت دارد اما نسبت به کار کردن هیچ محسوب می‌شود.
از طرفی دیگر من گمان می‌کنم ضعف به خود ما بازمی‌گردد. ما قادر نیستیم از برخی خواسته‌هایمان بگذریم و دوست داریم همه چیز را به دست آوریم. همان طور که کسب درآمد برایمان اولویت دارد، یادگیری موسیقی و تماشای فوتبال هم برایمان اولویت دارد. نتیجه این اولویت‌ها چیزی جز چندکارگی نیست.
ممکن است با خود بگویید فایده حرفت چیست؟ چه فرقی دارد اگر بگوییم اولویت یا اولویت‌ها؟ در جواب باید بگویم شاید اولویت یا اولویت‌ها روی کاغذ نتیجه خاصی به دنبال نداشته باشد اما به هنگام اقدام دردسرآفرین است. مطمئنا روزی فرا می‌رسد که شما زمان لازم برای انجام همه موارد را ندارید، در این صورت حاضرید از خیر کدام اولویت خود بگذرید؟
